yaritori(ヤリトリ)| チームのための新しいメールサービス

02.メール共有システムの選び方をyaritoriスタッフが教えます!

はじめに


「メール共有システム」は、「複数人でのメール対応を効率化し、対応漏れや二重対応をなくすメールシステム」です。さまざまな使い方ができる便利なサービスなので、導入を検討されている企業さまも多いのではないでしょうか?
一方で、実際に導入しようとすると、たくさんあるサービスのなかから「どれを選べばよいかわからない」と迷ってしまっている方も多いと思います。

そこで、「メール共有システム」を開発・販売している「yaritori(ヤリトリ)スタッフ」が、自社に最適なツールの選び方をご紹介させていただきます。サービスを一度導入すると、変更するにはコストも手間もかかるので、自社の課題にあったツールを選ぶことはとても重要です。各社も機能・価格・使いやすさなど様々な面で違いがあるので、まずはどのようにツールを選ぶのかをご検討いただけると幸いです!


関連記事:

・そもそも「メール共有システムとは何か?」ということが知りたい方は、事前にこちらの記事をお読みいただくことをオススメします。
「【徹底解説】メール共有システムとは?導入メリットと活用事例の紹介」

・既に気になるサービスがある方は、こちらの記事をご覧ください。
「メール共有システム6選!機能・価格・サービスの徹底比較」


システム選定のフロー


それではまず、サービスを選定するときの検討フローからみていきましょう。
弊社がお客さまにご紹介させていただいているサービス導入までの検討フローは、①業務フローの整理、②課題の把握、③各社サービスの機能比較、④導入ハードルの確認、⑤サービスのお試し利用 の5ステップです。

「さすがに業務フローの整理は不要では?」と思ったみなさん!各サービスの詳細な比較をはじめる前に、しっかりと自社の業務フローと課題を整理しておくことはとても重要ですよ。これにより、そもそもどのような目的でシステムを導入し、導入により費用対効果はあるのかを判断することが可能になるからです。

各ステップごとの大まかな検討内容をまとめましたので、「こういうふうに考えていけばいいんだー」という程度に眺めてみてください。次の章では、こちらのステップをもとに具体的な検討ポイントをご紹介させていただきます!


①業務フローの整理

まず、現在どういったフローで業務を行なっているかを整理しましょう。お客さまからメールが届いたあとの対応フローを整理しながら、「何人でメール対応しているか?」「使用しているメールアカウント数は?」「業務環境はどうなっているか?外出先で利用することもあるか?」といった点を整理します。自社の業務フローを整理することから始めておくことで、次のステップで、課題を把握することや必要な機能を決めることに役立ちます。また、実際に導入を検討するとき、システムの互換性はあるのか?ということを知るためにも重要ですよね。


②課題の把握

次に、①で整理した業務フローをもとに、どの業務を行うときにどういった課題があるかを具体的にしましょう。「メール共有システム」はさまざまな課題・用途に活用できる便利なツールです。そのため、誰のどういった課題がどこで発生しているかを明確にしておかないと、導入の目的から逸れたサービスを導入することにもなってしまいかねません。例えば、現場担当者が同じメールに二重に対応してしまうことが課題なのか、管理者が複数アカウントのメール内容をしっかり管理できていないことが課題なのかで、必要な機能は大きく変わるはずです。


③各社システムの機能比較

①②の作業をしたうえで、いよいよ各社のサービスをみるようにします。この際に確認すべきポイントは、御社の課題を解決するために必要な機能がサービスに揃っているかどうかです。「現場担当者が同じメールに二重に対応してしまうこと」が課題なのであれば、二重対応を防止する機能がないと導入する意味がないですよね。また、「本当にその機能は必要か?」という視点でも各社サービスを検討することも重要です。多機能なサービスは高額になってしまう傾向があるのと、実際にサービスを利用する現場担当者にとっては不要な機能となりがちなので、使い辛いサービスとなってしまう可能性がございます。


④導入コストの確認

次に、実際に導入するにあたってのコストを確認します。価格については、サービスごとに、価格体系や使える機能などは異なってくるので、①で整理した現状の業務フローにおけるユーザー数などの条件を適用したさいに、どれくらいの金額になるかを確認します。初期費用が必要か、最低利用期間はあるか、といったことも価格に大きく影響する要素なので忘れずに確認するようにします。また、サービスを習熟するのにかかる期間や手間、導入までにどれくらいの期間がかかるのかもコストとして検討するようにしましょう。料金と違ってこうしたコストは目にみえないですが、料金以上に重要なポイントです。
こうした全てのコストを確認したうえで、自社のご予算と照らし合わせ、十分な費用対効果がでるかを検討するのです。


⑤お試し・トライアル

最後に、実際にサービスを試してみることを強くオススメします。サービスが本当に使いやすいかどうかは、使ってみないことにはわかりません。製品デモで終わらせるのではなく、試しに一定期間使ってみるのがよいでしょう。
弊社としては、事前に試すことができないサービスはむしろ導入すべきではない、というぐらい実際に使ってみることは重要なものと考えています。使ってみることで業務に必要な機能を把握することもできるので、①②の検討が済んだ段階で、とりあえず使ってみるということも良いと思います。


いかがだったでしょうか?
次の章では、さらに各ステップごとの検討ポイントを紹介させていただきます!

弊社では、まず①②を詳細にお伺いしたうえで、サービスのご案内をさせていただきます。
通常の業務を行いながら、このような整理・検討を行うことが難しいと感じている方も多いと思いますので、まずはお気軽にお問い合わせください。弊社サービスがお客さまの利用目的に合わないと判断すれば、最適と考えられる他社ツールのご紹介もさせていただきます!


具体的な検討ポイント


それでは、先ほどのフローに沿って、各ステップごとに検討(確認)すべき具体的なポイントについて紹介します。ここからは、実際にメモを取りながら確認していっていただけると、どういったツールが自社にとって必要かがわかるかと思います。

①業務フローの整理

業務フローは、以下のポイントをまとめる形で、整理をしていくのがよいと思います。
下記の項目は、実際に弊社がサービスのご利用を開始いただく前に、よくお伺いさせていただくポイントです。

・使用しているメールサーバー/メールソフトはなにか?
・使用しているメールアカウントは何個か?
・メールアカウントごとの使いわけはなにか?
・問い合わせ対応業務を何人でやっているか?
・対応しているのは正社員かアルバイトか?
・対応しているメンバーの役割の違いは何か?
・業務環境はどうなっているか?
 例)会社で各自PCで対応、自宅での在宅勤務、外出先での利用も必要 など
・お客さま対応をする際に必要な情報(参照すべき情報)はあるか?
 例)ECショップを運営している場合、受注管理システムに記載の受注番号が必要 など 
・メール以外に、お客さま対応で必要なチャネルはあるか?
 例)電話・LINE@ など


②課題の把握

次に、誰の課題か(現場担当者/管理者)を意識しながら、業務フローのなかでどういった課題があるかを出してみます。
課題を洗い出した結果、現状の運用フローを変えることで解決できることや、他ツールの導入も併せて検討する必要があるなどもあると思います。そのため、メール共有システムの比較検討を開始する前に、①②は時間をかけて行うことが大事だと考えています。
なお、下記の課題がひとつでも該当する場合は、メール共有システムを導入することで解決できる可能性がございます。

・二重対応が起きてしまう
・問い合わせメールの対応状況(対応済み・未対応など)がわからない
・複数アカウントの管理が手間
・チャットツールなどメール以外のツールと分断がおきてしまい手間
・大量のメールをさばききれない。返信が遅くなってしまう
・過去の問い合わせ状況がわからない
・メール対応の属人化を防ぎたい
・社内コミュニケーションを活性化したい 


③各社システムの機能比較

ここで、実際に各サービスの機能を検討します。②であげた課題を解決できるかという視点で機能を確認するのがよいと思います。下記に記載している確認ポイントは、②で例示しているメール共有システムで解決できそうな課題がある場合に、確認すべきことです。

・二重対応防止の機能があるか
・メール対応状況を可視化する仕組みがあるか
・複数アカウントをどのように管理することができるか
・社内SNSの代替となる仕組みはあるか
・効率よくメールをさばく機能があるか(テンプレート機能や自動返信など)
・顧客管理システムとの連携はできるか


④導入コストの確認

そして、導入コストの検討です。導入コストとして検討すべきなのは、価格だけではない点を思い出してください!新たにツールを導入することになるというのは、それなりの学習期間がかかります。そうした様々な要素をコストとしてとらえ、費用対効果を検討するようにしてください。

・①の現状の業務フローに沿ったときに必要な月額料金はいくらか?
・初期費用や最低契約期間などは必要か?
・導入までに必要な期間はどれくらいか?
・導入をするさいにどんなサポートをしてもらえるか?
・使いやすいサービス画面になっているか?


⑤お試し

最後に、必ずサービスのトライアルを実施してください。長い付き合いになる可能性のあるツールの導入です。「まずはお試し」をしたうえで導入をすることが必須といっていいでしょう。

・無料お試しはできるか?
・また、その無料お試しは簡単にできるか?
・どれくらいの期間試すことができるか?


少し長くなってしまいましたが、いかがったでしょうか?
この記事では、メール共有システムの導入を検討するさいに、検討すべきフローとポイントをご紹介させていただきました。日常の業務で頻繁に使用するツールは一度導入をするとなかなか変更が難しいため、しっかりとツールの導入目的を整理し、自社の課題にそったサービスを導入することを目指していただけると幸いです!

弊社では、みなさんのツールを選びを無料でお手伝いすることが可能です。サービスサイトよりお気軽にお申し込みください!