yaritori(ヤリトリ)| チームのための新しいメールサービス

新たなコミュニケーションツール!?無料のメール共有サービスを知る

新たなコミュニケーションツール!?無料のメール共有サービスを知る

メール共有サービスを使用したことはありますか?メール共有サービスは今後のビジネスにおいて、とても重要なツールといえると思います。お客さま対応の効率化や満足度の向上など、問い合わせ対応全般の業務価値を高めることができるだけでなく、情報共有やコラボレーションを可能にするため、在宅勤務に必須のコミュニケーションツールとしても注目されています。

ただし、さまざまなサービスがあるため、自社のニーズや課題に適した機能が備わっているか、そうした課題を解決するために妥当な価格かということを検討することが重要です。特に価格については、無料で使えるか・お試し期間はあるかなど、一番みなさまが気にするところだと思います。

では、そもそもメール共有サービスとは具体的にどのようなサービスなのでしょうか。メール共有サービスを深く読み解き、自社の業務に有効に役立てられるかを考えましょう。そのうえで、無料で使えるメール共有サービスとはどのようなものか、高額なものとは何が違うのか詳しくみていきましょう。

無料のメール共有サービスとは

メール共有サービスを導入する上で、一番気になる条件は価格面だと思います。メール共有サービスの中には、ユーザー数やご利用条件などによってさまざまなプランが用意されており、条件よっては無料でご利用できるサービスもあります。また、価格に関わらずお試しの無料期間を設けているサービスもあるため、無料期間や無料プランを利用し、今後の本格的な導入に向けての、大きな判断材料とするのがよいのではないでしょうか。それでは、詳しく見ていきましょう。

まず、複数のサービスで設けているプランが、無料お試し期間です。利用開始方法は、サイト内の必要事項を入力し、その後アカウントが発行されるという流れが多い傾向にあります。無料期間を設けているほとんどのサービスでは、無料期間に登録しても、期間終了後自動的に更新され、課金となることはないため、安心して利用できます。

無料期間はサービスにより様々ですが、2,3日で終了してしまうことはほとんどありません。少なくとも14日間以上は設けられていることが多く、中には30日間の無料期間を設けているサービスもあります。

さらに無料期間中に不明な点があれば、電話やメール、チャットなどで質問することも可能であり、無料期間といえどサポート体制も万全のため、実際に導入を想定し、試すことができます。また、サービスの中には、機能に制限なく無料期間を利用できるサービスもあり、お試しという言葉以上の無料期間のサービスの充実を感じます。

また、無料プランを利用できるサービスもあります。無料プランを設けているサービスは無料期間を設けているサービスに比べて少なくなりますが、例をあげると、「Re:lation(リレーション)」というサービスです。無料のフリープランを設けており、小規模での導入スタートには適しています。しかし、利用できる機能や使用条件は、有料プランと比べるととても少ない印象を受けます。登録ユーザー数も限られており、ストレージも100MBと有料プランと比べてもとても少なくなります。

メール共有サービスを無料で利用するには、様々な方法があり、無料で利用できるサービスもありましたね。自社のニーズや導入条件を分析し、無料サービスを上手く活用していきましょう。

確実性の向上!?メール共有サービスを無料で活用する方法

メール共有サービスを導入するにあたって、まずは無料でサービスを上手く活用し、大きな判断材料とすることは、自社に合ったメール共有サービスを選択する上でも、とても重要なことです。

前章では、具体的な無料のメール共有サービスについて見ていきました。では、実際に無料サービスを利用してみようと考えた時、どのように無料サービスを活用していけばよいのかと悩む人もいるでしょう。ここでは、無料のメール共有サービスの活用方法を詳しく見ていきましょう。

無料サービスには、お試しの無料期間と無料プランがあります。まずは、お試しの無料期間についてです。無料期間は、期限付きのものがほとんどです。しかし、数日で終わるようなことはなく、筆者が調べただけでも14〜30日間利用できます。数日の利用では具体的イメージを掴むことは難しいですよね。一定期間利用することで、実際に導入し利用しているイメージを具体化することができ、無料期間を通して、自社のニーズを再認識することができます。

また、メール共有サービスの中には、導入後のように電話やメール、チャットで問合せることもできるため、サポート体制も万全です。実際に使用を始めた時、サポート体制が充実しているかどうかはとても重要です。無料期間でもサポートを体験することができるため、大きな判断材料となるのです。

次に、無料プランです。無料期間は、機能の制限なく使用できるという条件が多い傾向にありました。しかし、無料プランの場合、有料プランと比べると、使用条件や使用機能は制限されてしまいます。例えば、新規業務などメール共有サービスに求める機能やストレージがどの程度なのか実際に使用しないと判断が難しいという状況もあるでしょう。その場合に、まずは無料プランの使用で、スモール導入をし、必要であれば、有料プランへ切り替えるということも可能です。

どのように無料サービスを活用するかどうかは、自社のニーズにより様々です。まずは、自社のニーズをしっかりと分析していきましょう。

無料のメール共有サービスのメリット・デメリット

メール共有サービスの無料サービスについて、詳しく見ていきました。導入検討する上で、無料サービスを活用するべきなのか迷う人も多いのではないでしょうか。では、無料と有料のメール共有サービスのメリット・デメリットを詳しく見ていきましょう。

まずは、無料のメール共有サービスについてです。無料サービスの最大のメリットは、やはり価格負担がないということです。企業により、メール共有サービスにかけるコストの条件は様々でしょう。「あまりコストをかけられない」という企業には、無料プランがお勧めです。価格が無料のため、スモール導入には最適です。ただし、無料プランは使用できる条件や機能に制限があるため、有料プランと比べるとできることは少なくなります。

また、無料お試し期間を設けているメール共有サービスは多くあります。ほとんどの無料期間には、使用できる期間の制限があります。あくまでもトライアルとしての活用という位置づけなのです。ただし、無料期間中は全ての機能を使用することができ、制限がないという傾向にあります。そのため、限られた期間とはなりますが、実際の導入後と同じ条件下での使用が可能となるため、無料期間での経験は、導入に向けて大きな判断材料となります。

一方、有料のメール共有サービスについて見ていきましょう。有料のメール共有サービスのデメリットとしては、やはり月額の費用がかかり、コスト面での負担が生じるということです。導入時は、初期費用も発生するメール共有サービスもあります。費用が高額となる場合もあるため、導入は慎重に検討する必要があります。

ただし、有料のメール共有サービスの大きなメリットは、全ての機能を制限なく活用することが出来ることですよね。有料のメール共有サービスには、様々な機能が設けられています。また、追加の料金を支払うことで、ストレージやユーザーなどの追加や外部連携など、機能を追加し、自社に合ったサービスにカスタマイズすることも大きなメリットと言えるでしょう。

まとめ

さて、メール共有サービスについて詳しく見ていきましたが、いかがでしたでしょうか。メール共有サービスには、有料サービスだけではなく、無料お試し期間や無料プランなどの無料サービスを活用できるものも多くあります。

メール共有サービスは、単なる情報共有のツールではありません。メール共有サービスを活用することで、業務全般の価値を高め、業務の効率化を実現します。また、今後増えてくる在宅勤務には、必須のコミュニケーションツールとなり得る重要なツールなのです。

そのため、メール共有サービスの導入は、慎重に検討し、自社に合ったサービスの選択が求められます。そんな時、活用できるものが無料サービスです。無料サービスを活用することで、改めて自社のニーズを確認することができます。

無料サービスを通して、自社の業務に役立てられるサービスなのかどうかを、しっかりと判断していきましょう。

メール共有サービスは、社内外問わず、有効に活用出来るコミュニケーションツールとなっているのです。このサービスをいかに有効に活用できるかどうかは、業務を効率的に進めることにも繋がっていくのです。

従来の都度共有や引き継ぎをしているやり方では、今後の新しい社会形式には対応しきれない部分が生じてきます。今後の社会に柔軟に対応出来るような仕事の環境つくっていかなければいけないのです。