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メールの活用術をマスターするべき!?メールで情報共有するには

ビジネスにおいて、メールはもっとも重要なコミュニケーション手段といえるでしょう。コロナの影響で同じ場所で仕事をするオフィスワークのスタイルが崩れつつあるため、メールは社内外への情報共有ツールとしても重要です。

では、どのようにメールを活用すれば、正しく情報共有することが出来るのでしょうか。メールで情報共有する方法について、詳しくみていきましょう。

メールで情報共有とは?

ビジネスにおいて、メールは主流な連絡ツールとなっているため、日常的に多くのメールのやり取りをしている業種は数多くあるのではないでしょうか。社外の方とのコミュニケーションに使ったり、営業メールを送ることにも利用します。

一方で、ビジネスでメールを活用する時、そうした社外の人とメールでやり取りした内容を社内に適切に情報共有することもとても大切なことです。

お客さまとのやり取りについて、うまく引き継ぎが出来ていなかったり、チームで取引状況や案件の進捗を把握出来ていなかったりしてしまうと、様々な問題が生じてしまいます。そのため、メールをうまく活用するためには、迅速かつ効率的に情報共有が出来るかどうかはとても重要なことなのです。

日頃、当たり前のように情報共有をしているつもりでも、正しく情報共有できている人はどれほどいるのでしょうか。複数の人で情報共有をすることは、簡単なことではありません。また、リモートワークが進む昨今においては、意識して情報共有をしていくことは重要です。まずは、情報共有をする目的をしっかりと明確にし、何をどのように伝えるかを自分の中で順序だてることが必要となっているのです。

メールでの情報共有の目的とは

情報共有とは、自分の得た情報を整理し、他の人に共有することです。例えば、メールでのお客さまからの問い合わせ対応に関する情報共有では、どういったお客さまから、どういった経緯で問い合わせがあり、それに対して現在どういったアクションを取っているかを共有することが必要です。また、情報共有は、共有して終わりではありません。その情報を共有することで、どのようにその情報を生かしていくかも考えるべきなのです。情報を共有し、その情報の価値を理解し、活用できなければいけないのです。

また、メールの対応状況などをみんなで共有することで、情報の属人化を防ぐこともできます。情報を共有していない場合、一つの案件について当事者である一人しか把握していないという状況に陥ってしまう可能性があるのです。この状況はとても危険なことです。その担当者が不在の時に、トラブルが起こってしまうと、誰も代わりに対応することができません。会社としての信頼を失ってしまいます。

このように、メールを活用した情報共有をしていくことは、ビジネスにおいては必要不可欠なことです。メールが社内外を問わず重要なコミュニケーションツールとなっているので、メールを通して、情報共有をすることで、社内でのコミュニケーションの活性化にも繋がるのです。

組織が成長するためには、チームとして、情報共有をし、仕事の質や向上心を同じレベルで仕事をする環境や意識が必要なのです。そのためには、お互いが得た情報を共有し、お互いが取り組んでいる業務の状況を把握しておくことで、お互いを支え合い、仕事をすることが出来ます。チームとして活性化することで、組織としての成長へと繋がっていくのです。

情報共有には欠かせない!?ビジネスメールのルール

メールを通して、いかに効率的に情報共有が出来るかどうかはとても重要なことです。

今では、ビジネスシーンで毎日のように使用している連絡手段はメールです。顧客とのやり取りや、社内での連絡事項など、社内外での重要な連絡ツールであり、ビジネスにおいて、とても重要なコミュニケーションツールとなっているのです。

ビジネスメールは、いかに相手に丁寧に分かりやすく、簡潔に伝えることが出来るかどうかがとても大切です。では、ビジネスメールを書く上で、注意すべきルールやマナーについて、詳しくみていきましょう。

まずは、メールを書く前に準備することです。メールを作成する前にしっかりと準備することはとても重要なことなのです。メールの送信者である自分について、しっかりと記載しておきましょう。自分自身の所属や連絡先など、しっかりとした自分自身の情報を記載することで、相手の手間を省くこともでき、また丁寧なメールという印象を与えることも出来るのです。

メール共有において、To、Cc、Bccをしっかりと使い分けることはとても重要なことです。メール作成時には、正しく使い分け、メール共有をするようにしましょう。

まず、「To」は送信する相手のアドレスを設定します。そして、「Cc」は、「To」以外の他の関係者にもメールの内容を共有することが出来るのです。つまり「Cc」には、共有するという意味や、参考にしてほしいという意味が込められるのです。ただし、注意が必要です。「To」でメールを送信した時は、全ての受信者にメールアドレスが知られてしまうのです。お互いにメールアドレスを知っている社内のメールならば、適しているのではないでしょうか。

「Bcc」は「Cc」と同じ機能ですが、他の受信者にメールアドレスを表示させないようにすることができるのです。メールアドレスを共有できない場合には、「Bcc」を活用するとよいでしょう。

ビジネスメールを作成する時は、相手の宛名や名前を間違えないように、十分なチェックをし、送信するようにしましょう。基本的には、一つのメールに一つの要件のみです。複数の要件をまとめて送ることは極力避けるべきなのです。

また、添付ファイルを使用する時は、添付ファイルの容量に注意が必要です。あまりに容量の大きいものを添付してしまうと、受け取れなかったり、ファイルを開けなかったりと相手に迷惑をかけてしまうのです。添付するファイルの容量が大きいときは、ファイル転送サービスなどを上手に活用し、相手に配慮するべきなのです。

メールを受け取る相手に思いやりの気持ちを持ち、丁寧なメールを送るように心がけていきましょう。

情報共有のメール作成の注意点

ビジネスにおいて、メールは代表的な情報共有ツールとなっています。メールを共有することで、様々なことを共有し、把握することができるのです。では、情報共有のツールとして活用するビジネスメールとはどのようなものなのでしょうか。ビジネスメールについて、詳しく見ていきましょう。

ビジネスメールには、注意すべき大きなポイントがあります。まずは、件名です。件名で共有内容や共有すべき分野を見た人が把握できるように、要約することがとても大切なことです。メールを開かなくては、どのような案件のものなのか分からない件名の場合、共有したとしても、非効率であり手間ですよね。件名を要約しておくことで、件名の一覧を見るだけで、どのような内容のメールなのかを把握することができるため、とても効率的なのです。

また、メールの内容は簡潔にまとめて記載しましょう。文章を長々と記載しては、相手にも分かりづらく、共有する相手にも伝わりづらいものです。極力、文章を簡潔にまとめ、目的や要望をはっきりと記載しましょう。

メールの内容によっては、緊急度や重要度の高いものだと知らせることも重要です。件名に記載したり、メール文の中に、分かりやすく記載したりする工夫が必要なのです。相手に、どれほどの重要度があるものなのかを知らせるビジネスメールを作成するようにしましょう。

どのようなビジネスメールを作成するかにより、共有がどれほどスムーズに行えるかどうかが決まるのです。スムーズに迅速な情報共有ができるように、メール作成は注意して行いましょう。

まとめ

さて、メールでの情報共有について詳しく見ていきましたが、いかがでしたでしょうか。ビジネスシーンにおいて、メールは主流な連絡ツールであり、コミュニケーションツールとなっているのです。メールで重要な情報や緊急度の高い情報を共有することもあります。いかに、情報共有を分かりやすくスムーズにできるかどうかはとても重要なことなのです。

情報共有を的確に行うためにも、まずは、情報共有をする目的や流れをしっかりと把握し、理解しておく必要があります。目的を明確にすることで、重要なメールの内容も、簡潔に分かりやすく記載することができるのです。

今後のテレワーク時代には、メールでの情報共有は必要不可欠なものとなるでしょう。しっかりと適応できるように、メールを作成する準備をし、正しく情報共有をして、効率的に進めていきましょう。