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業務の効率化には必要不可欠!?メール共有アプリとは

お客さまとのメール内容をチーム内で共有することは、業務を効率化する上でとても重要です。メールの共有の仕方は色々ありますが、メーリングリストやグループメールをCCに追加し、個人アドレスでメールを返す方法や、単にメールアカウントを共有してメール対応する方法などに比べ、メール共有アプリを利用することは、さまざまな点で有効な方法といえます。

メール共有アプリはとても便利なアプリですが、使用したことがある人はどれほどいるでしょうか。メール共有アプリを業務に活用することで、より効率的に業務を行うことが出来きます。まずはメール共有アプリについて、しっかりと理解する必要があります。

では、具体的にメール共有アプリとはどのようなものなのでしょうか。メール共有アプリの特徴について詳しく読み解き、今後業務にうまく生かしていけるようにしっかりと理解を深めていきましょう。

メール共有アプリとは

メール共有アプリは「info@」や「support@」などの企業側の同じメールアドレスを複数の人で管理し、メール対応を一元管理するものです。問い合わせメールの集計・分析などを容易にし、複数の人が顧客とメールのやり取りを行っても一定の質を保った対応が可能になります。また、複数人でのメール対応を可能にするので、スピーディーな対応で高い顧客満足度を得ることもできます。

メールは社外のお客さまとのコミュニケーション手段としては必要不可欠なものです。メールを中心とした、コミュニケ−ションを円滑にするためにも、メール共有アプリの活用はとても重要なのです。

メール共有アプリには、さまざまな特徴があります。まずは、大量のメールのやり取りが生じる時、メールを見落としてしまったり、管理できなくなってしまったりしますよね。メール共有アプリを使うと、大量のメールを一元化し管理出来るという大きなメリットがあります。

そもそもメールの対応状況を共有していなければ、様々なトラブルや問題が生じます。日頃から大量のメール対応を行っていると、対応漏れや二重対応等の思わぬミスが発生してしまうのです。

また、メール管理を複数人で行っていると、引き継ぎや情報共有にミスが生じてしまいます。どのメールに返信したのか、誰がいつどのような対応を行っているのかなど状況を把握できなくなってしまうのです。そのため、二重対応や返信漏れが生じてしまうという事態に陥ってしまうのです。

ミスが重なってしまうと、相手からの信頼を失くし、クレームにも繋がってしまうのです。それを防ぐには、メール共有アプリを活用し、情報を一元化しておくことが重要です。情報を管理しやすくなり、ミスを防ぐことが出来るのです。

また、メール共有アプリは、メールだけではありません。電話やチャットなどのやり取りも管理することができます。メール共有アプリをうまく活用することができるかどうかは、とても大切なのです。

メールアカウントを共有しないと、業務効率が悪化します。特に、メール対応を他の人に引き継ぐ時に、とても多くの時間を要してしまうのです。担当ではない人がメール対応を行う時、都度過去の履歴などを見返していては、スムーズな対応はできないですよね。そして、ミスへと繋がってしまうのです。

日常的に、メールアカウントを共有していると、何か問題が生じたさいにも、スムーズな対応をすることが出来るのです。複数人でメールを共有し、状況を把握しておくことで、より丁寧な対応をすることが出来るため、信頼度も増すと言えるでしょう。

こうしたことから、新人の教育にも有効です。新人が作成したメールを送る前に、上長が内容を確認することや、テンプレートを活用したメール対応をすることが可能になります。

日常的に、メール共有アプリを使用していると、過去の対応を確認し、自分自身で対応することができるのです。

また、メール共有アプリを使用していないと、チーム全体で対応ナレッジを蓄積することができません。ナレッジとは、企業で蓄積された付加価値のある情報のことを指してします。メール共有アプリを活用して、ナレッジベースを構築することがとても大切なのです。ナレッジベースの活用は、最新の情報を確認することが出来るため、とても効率的な方法と言えるでしょう。メール共有アプリを活用することは、業務の対応を正確に行うためにとても大切なことなのです。

スタッフ同士の連携にもトラブルが生じるものです。「メールを送った」「送っていない」「自分は共有されていない」など、関係悪化の原因となってしまいます。それは、顧客満足度低下にも繋がってしまいます。

メール共有アプリを活用し、情報を共有する環境をつくることで、トラブルやミスを減らすことが出来るのです。

メール共有アプリの選びのポイント

メール共有アプリとは、とても便利なアプリであり、便利な機能を活用し業務の効率化をすることができます。その大きな特徴の一つとして、データを一元化し管理することです。メール共有アプリは、同じメールアドレスを複数人で管理します。また、メールの集計や分析をすることにも役立つため、迅速な対応が可能となるのです。メール共有アプリを活用することは、顧客満足にも大いに役立つものなのです。

メール共有アプリには、とても便利な機能がいくつもあります。メール共有アプリの機能について、詳しく見ていきましょう。

まずは、問合せ管理です。全ての案件をそれぞれの案件ごとに管理出来る機能があります。その機能は、メールのやり取りだけではありません。FAXや電話、チャットなど、メール以外のやり取りを記録することが出来るのです。過去の情報を整理、管理するためには、とても便利な機能と言えるでしょう。

メールのステータス管理と対応期限を設定することができることも大きな特徴です。メール対応の状況ごとにステータスを付けることができる機能がメール共有アプリには備わっているのです。

ステータスを付けることで、メールの状況を容易に把握し、管理することが出来るため、対応漏れなどのトラブルを防ぐことにも繋がるのです。とても安心できる機能と言ってもよいでしょう。

メール共有アプリには、他にも担当者の自動振り分けやテンプレート機能、情報漏洩機能もあります。特に、メール共有において、情報漏洩の防止はとても重要なことですよね。しかし、メール共有アプリには、情報漏洩対策機能が備わっているのです。具体的には、送信キャンセル機能やアクセス権限を設定する機能です。それぞれの機能をしっかりと把握し、うまく活用することがとても重要なことなのです。

メール共有アプリの選択ポイントとは

メール共有アプリを活用するためには、それぞれ希望や用途に合ったアプリを選択することがとても大切なことです。メール共有アプリを導入したいと考えていても、「どのアプリを選べばいいのか分からない」「何がいいのか分からず悩んでしまう」と困っている人も多いのではないでしょうか。では、メール共有アプリを選択する上でのポイントを詳しく見ていきましょう。

まずは、メール共有アプリの機能をしっかりと理解することです。メール共有アプリの導入は時間とお金がとてもかかります。しかし、じっくりと観察し、自社に合った必要な機能が備わったアプリを選択することがとても大切なことなのです。

実際に使用する対応スタッフが使いやすく、必要な機能が備わっているのかどうか、実際の使用している状況をしっかりと想定し、検討することがとても大切です。メール共有アプリによっては、無料トライアルを実施しているものもあるため、一度試してみてはいかがでしょうか。メール共有アプリを使用する上で、費用面を検討することはとても大切なことです。自社のニーズと費用面をしっかりと分析し、検討する必要があるのです。

また、メール共有アプリの過去の導入実績を確認することはとても重要です。導入実績は、大きな判断材料となります。

メール共有アプリには、さまざまな特徴があるため、自社に合ったアプリを選択できるようにしっかりと分析していきましょう。

まとめ

さて、メール共有アプリについて詳しく見ていきましたが、いかがでしたでしょうか。メール共有アプリには様々な特徴があり、使用する上でのメリットも多くあります。ビジネスにおいて、メール共有をすることは必要不可欠なことなのです。

メール共有アプリを使用することで、業務をより効率的に進めることができます。メール共有アプリを有効に活用するためには、メール共有アプリについて、しっかりと理解し、活用することが求められるのです。

メール共有アプリを使用する人が、理解出来ていなければ、上手く活用することは出来ないのです。メール共有アプリについてしっかりと理解し、うまく運用出来るように努めましょう。