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テレワーク時代の武器!?メール管理システムの強み

メール管理システムを活用することは、これからのテレワーク時代には、必要不可欠なことです。メール管理システムを活用したことがある人はどれほどいるのでしょうか。

メール管理システムは、お客さまの問い合わせ内容を一元化し、対応状況をステータス管理することで、対応漏れや二重対応を防ぐことができます。複数人で大量の問い合わせを管理する時に、ミスが生じるリスクを軽減し、業務の効率化や対応の質の向上のために役立つ必要不可欠なシステムなのです。メール管理システムを活用し、業務を円滑に進めることはとても重要なことです。

では、メール管理システムをどのように活用することが一番効果的なのでしょうか。メール管理システムについて、深く理解しどのような強みがあるのかを読み解いていきましょう。

メール管理システムの仕組み

メール管理システムは、複数人でのメール対応を効率化し、メールの対応状況などをチームメンバーみんなで管理することができるので、業務を効率化するためにも、非常に重要なシステムになっています。「だれが対応するのか」や「だれがメール対応をしたのか」がわかるだけでなく、「未対応」「対応済み」などのメール対応状況も含めて一覧で共有することができます。そのため、対応漏れや、同じメールに二度対応してしまうといった問題を解決することができるのです。特に顧客対応に特化した業務ではとても適しているシステムです。

メール管理システムの仕組みは、システムによりさまざまですが、GmailやOutlookなどのメールソフトや、メールサーバーからのメールを転送する設定をすることで使うことができます。そのため、既存のメールアドレスなどは変更することなく、そのまま使用できます。また、POPやIMAP設定をして利用することができるシステムもあります。新しくシステムをするさいの懸念点として、導入の手間・コストがありますが、基本的にはかんたんに利用できるシステムが多いです。

メール管理システムの特徴

メール管理システムには、様々な特徴があります。利用する上でその特徴をしっかりと理解し、活用することはとても重要なことです。

そもそも業務効率の向上のために、メール管理を行う仕組みの構築は必要不可欠なことです。特に、複数人でメール管理をする時や大量の問い合わせメールを管理する時は、注意が必要ですよね。そのため、ヒューマンエラーを防ぐためには、メール管理システムを有効に活用することが大切なのです。

メール管理システムでは、対応状況の一覧を確認することができます。大量のメールが届く場合、見落としてしまい、対応に遅れが生じてしまうこともあるでしょう。業務上、メール管理が連絡ツールとして主流になっている場合、このようなヒューマンエラーは防ぐ必要があります。また、大量にある過去履歴の中で必要な情報を探すことは容易なことではありません。しかし、メール管理システムを活用することで、過去の対応履歴をワンクリックで確認することも可能なのです。

メール管理では、緊急性の高いものや内容をじっくりと精査する必要のあるものなどメール内容によって対応も異なります。メール管理をする上で、メールの内容を瞬時に把握し、優先度を決める必要があります。しかし、大量のメールがある中で、的確に判断し迅速に進めることはとても難しいことです。メール管理システムは、対応状況をステータス管理することができるため、一覧をみれば瞬時にメールの優先度を把握することができるのです。

そのため、対応も迅速化されます。メール管理システムを活用することは、ミスを減らし、時間の効率化を実現させるのです。

メール管理システムのメリット

メール管理システムには、様々なメリットがあります。メールは、重要なコミュニケーションの手段です。管理するメールの中には、すぐに返信が必要なものや大切な情報を含むものなど様々なメールがあります。対応を誤ってしまうと、信頼を失ってしまいかねないため、注意が必要です。

メール管理を正確且つ迅速に行うために、メール管理システムを有効に活用する必要があります。メール管理システムを有効に活用するためには、そのメリットを正しく理解し、活用することがとても重要なことなのです。では、メール管理システムのメリットについて詳しく読み解いていきましょう。

メール管理システムのメリットとして挙げられるのは、対応漏れや二重対応を防ぐことです。対応状況をステータス化することで、それぞれの対応状況を瞬時に把握し、共有することができます。特に、複数人で大量のメールを管理する時は、ミスが生じるリスクが高くなります。メール管理システムを活用し、正確に管理することで正確に対応することができるのです。

また、適切な業務分担や過去履歴活用による対応スピードの向上を見込むことができます。メール管理システムは、業務内容によって適した担当者を選別することにも大きく貢献しているのです。それは、仕事自体の効率化・スピードアップにも繋がります。さらに、メール管理システムを活用し、過去履歴の対応を共有することで、対応の質の向上にも役立ちます。メール管理をし内容を共有できていない場合、同じ内容の対応であっても違う対応をしてしまうこともありますよね。先輩スタッフの過去の対応を確認することで、新人スタッフの教育にも役立つことができます。

さらに、メール管理システムには、ビジネスチームでの情報共有による属人化の防止も可能となります。メールを管理する上で、複数人で情報を共有することはとても重要です。メール管理システムでは、一覧化し瞬時に対応状況を把握することができるため、一人のみが情報を保持しているという状況を回避します。リアルタイムでメールの対応状況を共有することで、チームでの対応が可能となります。そのため、休みや外出などで担当者が不在の場合も、他のスタッフが対応をスムーズに行うことができます。チームで対処するための心強い味方なのです。

そして、コロナ禍の現代において、リモートワークやテレワークが重要視されています。今までは、毎日顔を合わせる職場環境が当たり前とされてきました。直接声を掛け合うことができる環境は、メールを管理する上で、不足した共有部分を補っていたのです。しかし、コロナ社会となった今、その価値観や概念を大きく変えなければいけません。リモートワークやテレワークの推進には、メール管理システムは導入すべきシステムです。

そのため、必要な度にメールをチェックする従来のやり方では、非効率であり、ヒューマンエラーを引き起こす要因となってしまいます。また、今までのように直接声を掛け合い、意思疎通をすることができないため、離れた場所でいかに円滑に情報を共有し、意思疎通を行うかどうかはとても重要です。

メール管理システムを利用することで、離れた場所から仕事での情報共有を容易にすることができます。リアルタイムで迅速的且つ効率的に対応できるようになるのです。リモートワーク・テレワークを推進したいと考えている企業にとっては、メール管理システムはとても大きな武器となるでしょう。ビジネスになくてはならないメールを正しく効率的に管理することが求められています。メール管理システムのメリットを理解し、有効に活用できるよう努めていきましょう。

メール管理システムの比較

メール管理システムには、様々な種類があります。自分の仕事にはどのシステムが合っているのか悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。では、メール管理システムについて、詳しく見ていきましょう。

まずは、対応チャネルの幅の広さが挙げられます。メール管理システムを利用する上では、利用目的に合わせたサービスを選択することが必要不可欠です。メール管理システムと言っても、電話応対を記録するサービスもあれば、チャットやSNSに対応したシステムもあります。自社のニーズをしっかりと分析し、自社に合ったシステムを選択する必要があるのです。

また、メール管理システムを活用する上で注意すべきことがあります。それは、メールの誤送信です。メール誤送信を防ぐためにも、直後であればキャンセルできる機能や、添付ファイルの暗号化、ダブルチェック機能など様々な機能を利用することが出来るのです。複数の相手と頻繁にメールのやり取りをするならば、とても有効な機能と言えるのではないでしょうか。

また、顧客に対して、一斉送信を行うこともありますよね。従来の方法ならば、CcやBccを活用していたのではないでしょうか。しかし、BccをCcで送信してしまうようなヒューマンエラーを引き起こすリスクが常にあったのです。その情報漏洩を防ぐという意味でも、メール管理システムは、とても有効なシステムと言えるでしょう。

また、業務アプリケーションとの連携もとても重要なポイントと言えるでしょう。業務によっては、ECサイトとの連携により、一括管理することが可能となるのです。とても効率的なシステムと言えるのではないでしょうか。

メール管理システムは、受発注システムと連携することも可能です。発注状況を一括で管理することが出来るため、対応を効率化させることが出来るのです。業務の質の向上や迅速化には大きく力になるシステムなのです。

メール管理システムには様々なものがあります。それぞれに特徴があり、自社にはどれが合っているのか、しっかりと分析をし選択していく必要があるのです。

まとめ

さて、メール管理システムについて詳しく見ていきましたが、いかがでしたでしょうか。メール管理システムは、今後の社会において必要不可欠なものです。従来では、毎日出勤し顔を合わせて会話をしながら仕事をしてきました。しかし、コロナ禍となった今、その働き方は変える必要があるのです。

リモートワークやテレワークの時代には、メール管理システムはとても大きな役割を果たすことでしょう。離れた場所にいても、容易に情報を共有することができるからです。メール管理システムは、ヒューマンエラーを減らすことも出来るため、リアルタイムで、新しい情報を共有し、現在進行形の情報を共有し把握することも出来るのです。一人が情報を保持しているという状況をなくすことが出来るのです。テレワーク時代の新しいコミュニケーションの形と言えるのではないでしょうか。

しかし、メール管理システムを上手に活用し、新しいテレワーク時代に対応するためには、メール管理システムをしっかりと理解し、活用出来る知識が必要です。メール管理システムの中でも、システムによって特徴が違うため、自社に合ったシステムをしっかりと探すことが求められているのです。自社に合わないシステムを使用しても、業務の効率化へと繋げていくことは出来ないのです。

メール管理システムは、使い方次第では、テレワーク時代の大きな武器となることでしょう。武器を上手に活用することが出来るかどうかは、使う方次第なのです。