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オープンソースを活用しよう!?問い合わせ管理システムの重要性

大量のお客さまからの問い合わせに対応する業務で、問い合わせ管理システムはとても重要です。お客さま情報を一元管理しながら、チームで対応することが可能になるので、対応漏れなどの事故を防ぐだけでなく、質の高いお客さま対応を実現することが可能になります。複数人でメールアドレスを共有しながら、お客さま対応をし、顧客情報や対応情報をExcelでデータを管理する方法もありますが、問い合わせ量が増えてきてしまうと、効率性や管理の点でさまざまな問題がでてきてしまいますよね。

問い合わせ管理システムを導入することで、こうした管理や共有を効率的に行うことが可能です。さまざまなシステムがありますが、なかにはオープンソースで提供されているシステムもあります。オープンソースで提供されているシステムには、様々な特徴があるので。詳しくみていきましょう。

オープンソースで提供されている問い合わせ管理システムの特徴

顧客情報や問い合わせ情報などを管理・共有する時、問い合わせ管理システムはとても重要です。その中でも、オープンソースの問い合わせ管理システムがあることをご存知でしょうか。

オープンソースとは、「公開されたプログラムのソース」のことをいいます。プログラムを実行するソースが公開されているので、自社の利用目的にそった開発などがしやすいのが特徴です。「Word Press」もオープンソースの一つと言えるでしょう。では、オープンソースはどのような場面で活用するべきものなのでしょうか。

まずは、ソフトウェアのコストを抑えたい時です。オープンソースには、プログラムを無料で使用できるものが多くあります。また、自社向けのソフトウェアを開発したいと考えている時にも適していると言えるでしょう。自社向けのソフトウェアを開発することは、多くの時間と労力を要します。オープンソースを活用することで、その手間や時間を短縮化することができるのです。

既に公開されているソースコードを活用し、自社用にカスタマイズして使用することが可能なので、短い時間で、自社に合ったソフトウェアを活用することができるという点は、とても大きな利点です。

オープンソースを活用するためには、いくつかのメリットやデメリットがあります。自社のニーズと合っているかどうかをしっかりと検討していきましょう。

オープンソースの問い合わせ管理システムの活用方法


顧客情報や対応情報を管理し、共有する上で、問い合わせ管理システムはとても重要なものです。企業の業務内容や環境によって、管理する内容は変わってきます。オープンソースの問い合わせ管理システムならば、自社のニーズに合わせてカスタマイズできるという特徴があります。問い合わせ管理システムの中には、画面操作で設定するだけで、カスタマイズできるシステムもあるため、難しい操作ばかりではないのです。 そして、データの集計も容易になり、大量のデータをまとめたい時には、とても便利です。集計する時間も短縮できるため、とても効率的な活用方法と言えるでしょう。 また、APIで自社のホームページと連携し、データを取り込む事も出来ます。管理データは膨大になってしまうことはありますよね。

そんな時は、問い合わせ管理システムを活用すると、とても便利なのです。 そして、ソフトウェアにバグなどのトラブルが生じた場合、ソースコードが公開されているため、自社で原因究明ができるという点でも、迅速な対応ができるため、使用しやすい点として挙げられます。対応が遅くなってしまうと、ますます与える影響が大きくなります。トラブルの時に、迅速な対応で素早く解決できる環境にあることはとても重要なことです。
オープンソースの問い合わせ管理は、柔軟に業務にあった管理システムにカスタマイズで、業務に合わせた仕組みを構築することができる方法なのです。

オープンソースの問い合わせ管理システムを比較

オープンソースの問い合わせ管理システムも様々なものがあります。システムごとに詳しく見ていきましょう。

まずは、「CuMAS」です。「CuMAS」は、問い合わせメールや対応状況を管理できるシステムです。問い合わせ情報を自動登録することができるWEBインターフェイスなのです。対応内容を一元化し管理できるため、とても容易に管理し共有することができるのです。「CuMAS」を活用することで、対応漏れや二重対応を防ぎ、過去対応を参照し、対応に反映させることで、対応の質を統一し、差をなくすことが出来るのです。十分な管理がされていない状況では、このような問題が発生してしまうのです。

しかし、あまりにも大量のデータを管理しなければいけない場合、excelなどで管理するのは、とても大変であり難しい状況となってしまいます。問い合わせ管理システムを上手く活用することで、効率的且つ迅速な対応をすることが可能となるのです。

「CuMAS」は、管理のみならず通知をすることも可能です。メールで通知を行い、注意喚起をし、対応漏れを防いでいるのです。

「CuMAS」は、無償でダウンロードすることが可能です。コスト面で導入できないと考えている企業にとっては、導入しやすい要素なのではないでしょうか。

次に、「プリザンター」です。「プリザンター」は、顧客情報や対応情報を共有できるWebデータベースです。国産であり、無料でダウンロードし使用することが出来ます。

「プリザンター」は、業務によってカスタマイズし、Excelのように項目を管理することが出来ます。ニーズに合わせて、柔軟に変化させながら使用することができるため、とても使用しやすいシステムなのです。

その他にも、表の結合とデータを紐づけし、項目の計算結果も自動更新することが出来ます。また、使用する上での使用制限をかけることができるため、管理者が管理する上ではとても使用しやすいシステムです。

データ集計にも活用することができるため、会議資料などの作成にはとても役に立ちます。また、「プリザンター」は、動作が高速という特徴があります。動作が遅くなっては、日常的に使用する時に、ストレスとなってしまいます。「プリザンター」は動作が素早いため、ストレスを感じることはありません。また、「プリザンター」は、メールなどに自動通知を行うことが出来るため、ミスを防ぐこともできるため、とても便利です。

オープンソースの問い合わせ管理システムの中にも、さまざまな特徴があります。それぞれをしっかりと分析し、最適なシステムを選択していきましょう。

まとめ

さて、オープンソースの問い合わせ管理システムについて、詳しくみていきましたが、いかがでしたでしょうか。問い合わせ管理システムは、顧客情報や対応情報を管理、共有する上では、とても重要なシステムです。従来のExcel管理に比べても、大きな時間短縮となり、業務の効率化を実現させることができるのです。

その中でも、オープンソースのシステムは、ソースコードが公開されているため、無料でダウンロードができたり、カスタマイズしたりできるという点は、とても大きなメリットです。

無料のシステムならば、容易に導入をすることができますよね。業務を効率的に進めることはとても重要です。無駄な時間ばかりでは、業務の発展には繋がらないのです。より効率的且つ迅速な対応をすることが、顧客満足度の向上へと繋がっていくのです。

自社に合った問い合わせ管理システムを見つけていきましょう。