【例文付き・コピペ可】相手を不快にさせない催促メールを紹介！

ビジネスの場では、業務を滞りなくスムーズに進めるために、どうしても相手に催促・督促メールを送らなければいけない場面が生じます。

しかし、催促メールを送る前の確認が不足していたり、マナーを守れていなかったりすると、相手を不快にさせてしまう恐れがあります。

実際に、催促メールを送ると相手を不快にさせてしまうのではないかと、心配する人も多いでしょう。しかしいくつかのポイントを抑えれば、誰にでも相手を不快にさせない催促メールを書くことができます。

そこで本記事では、催促メールを書く際のポイントやコツを、例文とともにご紹介します。

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▼問い合わせ管理システムについて詳しく知りたい方は、「問い合わせ管理システムとは？主要機能やExcel管理の問題点を解説」もご参照ください。

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催促メール前に事前に確認しなければならないこと

相手に何かを催促するからには、こちらが催促の事前確認を怠ってはいけません。万が一「実はメールが既に届いているのに、気づかずに催促メールを送ってしまった」といった事態になれば、失礼極まりない事になります。

催促メールを送る前にチェックすべき点を解説します。

相手側が期日を守れていないのか

相手からの連絡がないと感じる場合、すぐに期日超過だと決めつけず、本当に相手が期日を守れていないのか確認しましょう。そもそも指定した期日をまだ迎えていなかったり、あるいは、もう既にメールの返信が来ているかもしれません。

催促メールを送る前に、面倒でも一度このように丁寧な事実確認を行いましょう。

自社側の管理不足ではないか

実は返信が届いているのに、迷惑メールに振り分けられているなど、自社側の管理不足により返信に気がついていないだけという可能性があります。

あるいは、そもそも自社側がメールを誤送信していたり、期日の指定日がズレていたなど、こちらのミスが原因であるケースも考えられます。

迷惑メールや送信履歴フォルダをチェックして、自社側の管理不足でないか確認しましょう。

間違えた催促メールは不信感のもとに

もし、既に返信メールが届いていたり、そもそもこちらのメールが正確に送信できていないにも関わらず催促メールを送ってしまうと、不信感のもとになってしまいますので、気をつけましょう。

催促メールはいつ送れば良いか

物品や書類の送付・納品が遅れてしまっている場合

期日が決まっているにも関わらず、納期までに品物が届いていないという場合は、自社のみならずお客様にも迷惑をかける事になりかねないので、即座に催促をして相手の状況を素早く確認しましょう。そして、状況が確認でき次第、スケジュールの再調整を行いましょう。

一方、期日を決めていない物品や書類については、催促メールを送ると相手を焦らせてしまうなど、負担になる可能性があります。このような場合は、「催促をする」というよりも、「恐れ入りますが、m月d日までにご送付いただけますと幸いです」など、あくまでも柔らかい文調で送付を促すのがおすすめです。

期日までにお金の振込がされていない場合

期日までに振込が確認できない場合は、期日を過ぎた段階でメールを送り、相手の状況を確認しましょう。特に相手が法人である場合は、何らかのトラブルが発生している可能性もあるため、遠慮せず即座に確認することが望ましいです。もし単純に振込を忘れているだけであれば、現状を知らせる連絡が入るでしょう。

メールや電話などの連絡が期日までに来ない場合

一般的なビジネスマナーで考えれば、通常のメールに関しては24時間以内の返信が好ましいとされています。しかし、相手側のいろいろな都合が考えられるため、丸2日待っても待ちすぎということはありません。それ以上経過しても返信がない場合は、忘れているか見落としている可能性が高いため、一度連絡を入れて状況を確認しましょう。

しかし、以前から指定していた重要な案件の期日を過ぎている場合や、緊急を要する場合は、即座に催促のメールを入れても仕方のない状況だといえます。

良い催促メールを書くためのマナー・ポイント

期日が大幅に超過しているなど、催促メールを送るのに妥当な状況であったとしても、相手に不快感を与えないようマナーに気をつける必要があります。また、スムーズな入金や納品を促すためにも、過不足ない内容でメールを書くことが重要になります。

ここでは催促メールを書く際のマナーやポイントについて詳しく説明します。

良い催促メールを書くためのマナー４点

相手を不快にさせないように、催促メールを書く際には以下４つのマナーを守り書くのがおすすめです。

マナー①：メール内容には相手のフォローや気遣う言葉を入れる

相手の期日超過を責めるような文調にならないよう、「今一度ご確認いただけると幸いです」のように、あくまでもお願いをするような姿勢が望ましいでしょう。また、「お忙しいところ恐縮ですが」など、相手の都合を考慮した一言を添えることで、印象が柔らかくなります。

マナー②：プレッシャーを与えないよう、「クッション言葉」を使う

メールの内容が催促だけだと冷たい印象になるため、「恐れ入りますが」といったクッション言葉を利用しましょう。他にも、クッション言葉としては

• 【再送】（※件名に使用）
• その後いかがでしょうか
• ～頂ければ幸いです
• お力添え頂ければ～
• ご不明点などございましたら〜
• 念のためご確認させていただきました

などがあります。悪い印象を与えがちな催促メールだからこそ、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

マナー③：催促の理由を記載する

ただ納品や振込を促すよりも、理由を添えた方が早急に対応してもらいやすくなります。

「最悪の場合、お客様にご迷惑をかけることになりかねません」や、「m月n日までに納品を完了していただけた場合、互いにより多くの利益が見込めますので」など、理由を伴った催促の方が、相手の心にも響きやすくなります。

マナー④：行き違いの可能性を考慮した一言を添える

十分確認したつもりでも、実は既に先方から振込や納品は行われており、こちらがそれに気がついていないだけという可能性もあります。そのような場合を考慮し、

「なお、本メールと行き違いになっている場合は、何卒ご容赦くださいませ。」

といった文を必ず最後に添えておきましょう。

良い催促メールに含まれるべきポイント４点

ポイント①：件名は、一目で要件がわかるものにする

相手にメールを開封してもらうためには、件名を見て一目で要件がわかるものにする必要があります。

「【再送】m/d〆切の●●入金のご確認」

などのように、短く簡潔に、かつ期日がある場合は記載して件名を書きましょう。

ここで気をつけたいのは、「催促の件」などとすると相手に必要以上のプレッシャーを与え、不快感を与えかねないので避けた方がいいでしょう。

また、1通目のメールを相手が見ていない可能性があるときは、「【再送】」と付けると相手にも何の要件かわかりやすくなり親切です。

ポイント②：前回連絡時の日付や内容を具体的に記す

催促メールでは、冒頭の挨拶後に

• 前回連絡時の日付と要件
• 前回指定した期日（ある場合）

を記さなければなりません。ただ「先日の件で」「前回の件について」と書くだけでは、こちらが思っている以上に、内容が相手に伝わりにくくなってしまいます。

そのため、「いつ・何の要件についての連絡なのか」を丁寧に明示しましょう。

また、相手に前回のメールを参照して欲しい場合は、

「m月d日yy時mm分に送付した」など、前回メールを送付した時刻まで詳細に記載すると、相手も過去のメールを遡り確認してもらいやすくなります。

ただし、必要でない場合は、詳細すぎる情報は不快感を与えてしまうかもしれないので気をつけましょう。

ポイント③：前回連絡時に資料などを送付した場合は、再度添付する

前回連絡時に添付ファイルで資料などを送付した場合は、親切に再度前回と同じものを添付しましょう。相手が前回の資料を保存しているとは限りませんし、こちらから再送メールに資料を併せて送る方が、相手に手間をかけさせることもなくなります。

ポイント④：相手に求める対応内容や次回の期日を具体的に記す

相手が期日を守れていない場合は、催促を「再度ご確認いただけますと幸いです」で終わらせず、次に相手に求める対応の内容やその期日を具体的に示しましょう。

どのように対応するべきか提示された方が相手も動きやすいですし、何より期日を再設定することで、期日超過による損害を最小限に留めることができます。

良い催促メール文の例

ここでは、実際のメールで使える文例を、催促のシチュエーションや、メールの送付相手ごとにいくつかご紹介します。

取引先からメールの返信がない場合の催促メール

件名：

【再送】●●ご提案書 【本文】 株式会社○○ ▲▲様 平素より大変お世話になっております。 ◉◉株式会社の△△です。 m月d日に●●についてのご提案書をメールでお送りいたしましたが、 ご確認いただけましたでしょうか。 念のため再送させていただきますので、ご確認ください。 なお、ご多忙の折、大変恐縮ですが、 M月D日までにご返答をいただければ幸いです。 ご不明点やご要望がございましたら、お気軽にお尋ねください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 署名 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

取引先から入金がされていない場合の催促メール

＜入金の催促メール文例＞

件名：

m月d日付の入金のご確認 【本文】 株式会社○○ ▲▲様 平素より大変お世話になっております。 ◉◉株式会社の△△です。 先月末に、先月分の請求書をお送りしておりますが、ご確認いただいておりますでしょうか。 今月末、m月d日がお支払い期限となっておりましたが、本日yy時現在、○○社様の入金確認がとれておりません。 恐れ入りますが、再度請求書を本メールに添付させて頂きましたので、状況をご確認の上、明日の16時までにお知らせくださいますようお願い申し上げます。 なお、本メールと行き違いでご送金手続きを行っていただいていた場合は、何卒ご容赦くださいませ。 どうぞよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 署名 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

社内の上司への催促メール

件名：

【再送】〇〇のご確認 【本文】 〇〇課長 お疲れ様です。××です。 m月d日にお伺いしておりました、××の件はその後いかがでしょうか。 期日が近くなって参りましたので、お忙しいところ大変恐縮ですが、 本日中にご回答いただければ幸いです。 なお、前回のメール内容は下記のとおりです。 ――――― （前回のメール内容） ――――― お手数をおかけいたしますが、ご確認・ご返答いただきますよう、よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 署名 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

催促しても連絡がない場合の催促メール（２回目以降の再催促）

件名：

【再送】〇〇のご確認 【本文】 株式会社○○ ▲▲様 平素より大変お世話になっております。 ◉◉株式会社の△△です。 度々のご連絡となり恐れ入ります。 m月d日に、〇〇の件について、再度ご確認のお願いをさせていただきましたが、その後ご状況はいかがでしょうか。 大変失礼とは存じますが、本日yy時時点で〇〇について確認できていないため、ご連絡させていただきました。 なお、本メールと行き違いになっておりましたら、何卒ご容赦くださいませ。 お忙しいところ恐れ入りますが、今週末、M月D日までにご確認の上ご返答いただきますと幸いです。 何卒、よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 署名 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

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▼関連記事「カスタマーサポートですぐに使える！メール例文を状況別に紹介」もご参照ください。

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メール共有システム「yaritori」のご紹介

相手に不快にならないような催促メールの書き方について解説させていただきました。

しかし、日々いろんなメールを処理していると他の社員と重複して催促メールを送ってしまったり、相手からしっかりメールの返信が来ていたのにそのメールが漏れてしまって気づかずに催促メールを送ってしまうケースもあると思います。

そんな時は、二重対応やメール見落としを防ぐ対策が必要です。しかし、受信量の多さによる見落としなどは、注意するだけで完全に防ぐことは現実的ではないので、工夫が必要になります。具体的には、

• 始業前の30分など、１日のうちにメールをチェックする時間を毎日用意する
• メールの色分けやタグによる振り分け
• yaritoriなどのメール対応効率化ツールを導入する

などの工夫が考えられます。

特にメール対応の効率化ツールを導入することは、二重対応や見落としを防ぐ以外にもさまざまなメリットがあります。

以下では、メール対応の効率化ツールの代表例として、yaritoriによって可能になる、

1. メールの見落とし・重複対応を防ぐ
2. メール対応品質の向上・統一化ができる
3. チャット機能で担当者に気軽に相談できる

という３つのメリットについて詳しくご説明します。

頻発するメール対応でお悩みなら、メール共有システム「yaritori」もオススメです。「yaritori」を活用することで、メール対応の属人化を防ぎ、複数人で効率の良いメール対応を実現できます。 サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。 CTA

1.メールの見落とし・重複対応を防ぐ

出典：yaritori

yaritoriを使うことで、さまざまなメールアドレスに届くメールの対応状況を可視化することができます。それぞれのメールがどういった対応状況（未対応・対応済みなど）にあるかに加え、誰がメールを担当しているかといったステータスまで表示されます。

これにより「対応漏れ」や、既に対応済みのメールに返信してしまう「重複対応」を防止することができ、複数人でのメール対応を効率化することができるのです。

2.メール対応品質の向上・統一化ができる

出典：yaritorip

さらに、カテゴリーごとに複数のテンプレートを保存でき、お客さま名を自動で挿入する予約語機能などが備わっている豊富なテンプレート機能を活用可能です。

これにより、よくある質問に対する素早い返信や、担当者によって対応のクオリティが異なるという「対応の属人化」の防止を実現できます。メール対応の品質が向上することで、顧客・取引先からの印象も良くなり、企業のイメージアップにつながりやすくなるでしょう。

3.チャット機能で担当者に気軽に相談できる

出典：yaritori

もしも自分に答えられないお問い合わせが来た場合は、上司や同僚に確認をとる必要がありますよね。その際、近くに上司や同僚がいればすぐに相談できますが、そうでない場合はその都度メールやチャットで連絡を取る必要があるため、業務効率が低下してしまいます。

しかし、メール共有システムならこの問題を解決することが可能です。メールごとに設定されているチャット機能を使えば上司や同僚に気軽に対応方針の相談ができるため、スムーズに業務を進められます。テレワーク・リモートワークにも最適です。

まとめ：催促メールは焦らずミスがないように

催促メールを書くときは急ぎの案件が多くついつい焦ってしまいがちですが、その焦りが文面にでてしまうと、相手に必要以上にプレッシャーを与えることになり、不快な思いをさせてしまうかもしれません。

そのような失礼を防ぐためには、本記事でご紹介したような、相手を気遣う一文を添えたり、前回連絡時の内容を再度明示したりなど、丁寧な対応が重要になります。

また、本当に相手からの返信や納品がまだ来ていないのか、催促メールを送る前に注意深く確認し、こちらのミスが出ないように気をつけることで、相手に不快感を与えるのを防ぐことができます。