リモートワークに最適なコミュニケーションツール7選!選び方も解説

働き方改革・新型コロナウイルスの影響により、リモートワークを導入する企業も増えてきました。

オフィスに出社せずに自宅やシェアオフィスで勤務するリモートワークを経験している方も多いのではないでしょうか?内閣府が2020年6月に公表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における 生活意識・行動の変化に関する調査」では、全国で34.6%の人がリモートワークを経験しているという結果がでています。

普段と異なる環境で働くことで、さまざまな”やりづさら”が生じていると思います。

なかでも、社内でのちょっとした雑談の減少や、ディスカッション機会の損失など「コミュニケーション」に関することでお悩みではないですか?

本記事では、こうしたリモートワークにおけるコミュニケーションの課題を解決し、より働きやすくするためにオススメのツールをご紹介します。

「yaritori」は、メールごとに社内メンバー向けのチャットができるなど、テレワーク中の課題である「コミュニケーションの不足」や「情報共有のしにくさ」を解決できるクラウド型のメールサービスです。

サービス概要・導入事例などを記載したサービス紹介(無料)は下記よりダウンロードください。

リモートワークとは?

リモートワークとは、従業員がオフィスに出社することなく、会社以外の遠隔の場所で業務を行うことを意味します。「遠隔」を意味するリモートという言葉からわかるように、遠隔で仕事を行うことをリモートワークと呼びます。

似ている言葉として、「テレワーク」がありますが、こちらはほとんど同義と考えて問題ないでしょう。テレワークは、「情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と厚生労働省により定義されています。ICTを使ってオフィス以外の場所で仕事をすることを指します。

リモートワークではコミュニケーションの課題が最多

カオナビHRテクノロジー総研の調査レポートでは、「リモートワークにおける不満」のとして社内外のコミュニケーションに関する不満や課題が多くあることがわかりました。

出典:カオナビHRテクノロジー総研調査レポートリモートワーカーは何を感じている?~リモートワーク実態調査レポート2~

調査結果でわかったリモートワークにおけるコミュニケーションの不満は以下の通りです。

  • 第1位:43.3%「社内の人とのちょっとした相談・雑談がしづらい」
  • 第4位:30.0%「社内の人と会議やディスカッションがしづらい」
  • 第6位:28.7%「顧客や業者など社外の人とコミュニケーションが取りづらい」

それぞれ、詳しくみていきましょう。

社内の人とのちょっとした相談・雑談がしづらい

まず、一番多かったのが43.3%の方があげた「社内の人とのちょっとしたコミュニケーションのしずらさ」でした。

リモートワークにより、移動時間や休憩時間などのすき間時間に社内メンバーとするちょっとしたコミュニケーションがなくなってしまい、カジュアルなコミュニケーションのとりづらさを感じていることが伺えます。

また、注目すべきなのは「孤独感やさみしさを感じる」が上位に来ていないことから、情緒的な側面からの不満ではなく、業務遂行上に支障をきたしていることが推測されることです。


▼関連記事
リモートワークにおけるコミュニケーション課題の解決には、別記事「メールとチャットの良いところ取り?業務効率化にオススメのサービスとは」も合わせてご参照ください。


社内の人との会議やディスカッションがしづらい

次に、コミュニケーションに関する課題として多かったのが「社内の人との会議やディスカッションがしづらい」でした。

リモートワークにおける会議やディスカッションなどの打ち合わせは、「Web会議システム」を利用している方がほとんどだと思います。Biz Hits社が実施した調査によると、Web会議をしている人の85%は困ったことがあるという調査結果がでています。

なかでも、Web会議で困っていることの第1位は「音声や映像の不具合」でした。

話の途中で画面が止まってしまったり、声が途切れてしまうことを経験したことがある方も多いのではないでしょうか?

また、「話すタイミングが難しい」「反応がわかりづらい」といった項目からは、音声や参加する人数が増えると話す人と聞く人に分かれてしまったり、表情や雰囲気など非言語コミュニケーションがしづらいといった状況が伺えます。

顧客や業者など社外の人とコミュニケーションがしづらい

他にも、リモートワークにおけるコミュニケーションの不満として、「社外の人とのコミュニケーションのしずらさ」もあげられています。

これは、会社によってリモートワークの実施状況が異なっていたり、導入しているITツールの違いなどが考えられます。


▼関連記事
リモートワーク全般でツールをお探しなら、別記事「【2021年最新版】リモートワークにオススメのツール7選をカテゴリー別に厳選紹介」も合わせてご覧ください。


リモートワークに最適なコミュニケーションツールとは

リモートワークにおけるコミュニケーションの課題としてあげられるのは、

  • 第1位:43.3%「社内の人とのちょっとした相談・雑談がしづらい」
  • 第4位:30.0%「社内の人と会議やディスカッションがしづらい」
  • 第6位:28.7%「顧客や業者など社外の人とコミュニケーションが取りづらい」

でした。

それでは、これらを解決する具体的なコミュニケーションツールをみていきましょう。

1. Webメールサービス

Webメールは、Webブラウザから、メールのチェックや送受信ができるサービスです。
メールは99.1%に使われている、ビジネスで最も使われているコミュニケーション手段です。(日本ビジネスメール協会 「ビジネスメール実態調査 2020」)

社内外全ての連絡をメールで行なっているという方も多いのではないでしょうか?
メールソフトがPCにインストールされていないと利用できない環境の方(Thunderなど)は、まずはメールサービスから見直すことをオススメします。


▼関連記事
Webメールについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
Webメールサービスのオススメ3選!選び方や特徴も解説


2. ビジネスチャット

ビジネスチャットは、 LINEやSNSのような私用で使っているチャットコミュニケーションにセキュリティや検索機能などを加えて、ビジネスでも使いやすくしたツールです。

メールや電話よりも、気軽で迅速なコミュニケーションを実現することができるので、リモートで不足している社内コミュニケーションの活性化などを目的に使われることが多いです。

3. Web会議システム

Web会議システムは、複数の遠隔拠点をインターネットでつなぎ、映像・音声のやり取りや、資料の共有などを行うことができるコミュニケーションツールです。

対面で実施していた会議や打ち合わせをweb上で効率よく実施するために必要な機能が備わっています。

4. バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、Web上に仮想オフィスを構築し、実際にオフィスに出勤する感覚でリモートワークができるツールです。

リモートでも、まるで実際のオフィスで働いているかのような距離感でチームメンバーと雑談や相談など気軽なコミュニケーションをとることができます。また、チーム間のコミュニケーションを可視化し、気軽に参加したり開催する事ができるので、組織の一体感やチームワークが生まれやすくなります。

いかがだったでしょうか?

自社の業務やリモートワークでの課題を解決するにはどのツールがご判断いただけたかと思います。それでは、具体的にリモートで活用できるオススメのツールをカテゴリー別にみていきましょう。

厳選カテゴリー別!リモートワークにオススメのコミュニケーションツール7選

ここでは、各カテゴリーごとのオススメのコミュニケーションツールをご紹介します。

国産ツールを中心に、導入社数の多いサービスを選定しました。

Webメール –  yaritori|Onebox株式会社 


yariori」は、シンプルで使いやすいクラウド型のメールサービスです。

メールの対応状況を表示する機能や、メールごとに社内メンバー向けのチャットができるなど通常のメールサービスにはない便利な機能がついています。

「スピーディーなコミュニケーションがしづらい」や「情報共有がしにくい」といったリモートワークの課題を、メールコミュニケーションを中心に解決することができます。

▼このような企業におすすめ!

  • お客さまとの連絡などメールを使ったコミュニケーションが多い
  • 共有メールアカウントを複数人で管理している
  • 営業担当者のメールを別のメンバー(アシスタントなど)が代理で送るケースがある

では、yaritoriを使うことのメリットを具体的にみていきましょう。

社内への情報共有はチャットで解決

メールごとに、チャットを使った相談や雑談が可能になります。

社内メンバー向けに、メールを転送して情報共有をするなどの必要がなくなり、コミュニケーションがスムーズになります。

誰がメールを見たのかが分かる機能や、特定の人の確認を促す@メンションなどの機能も使えます。

メールの対応状況を可視化する機能

メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理することができます。さらに、誰がメールを返すのかの「担当者」設定もできるので、
これにより二重対応や対応漏れなどの課題を解決します。


▼「yaritori」について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介


ビジネスチャット –  Chatwork|Chatwork株式会社

出典:Chatwork

Chatworkは、ビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールとして、300,000社以上の企業が導入しています。

チャット機能に加えて、ファイルの共有などビジネスでの利用をスムーズにするための機能が充実しており、タスク管理などをすることも可能です。音声通話やビデオ通話にも対応しているため、リモートワークにおいてとても役に立つサービスです。

【料金】
フリー・ビジネス・エンタープライズプランがあり、それぞれ無料・¥500・¥800からご利用いただけます(※年間契約の場合の月額料金)

ビジネスチャット – Lineworks|ワークスモバイルジャパン株式会社

出典:LINE WORKS

LINE WORKSはLINEの使いやすいチャット機能に加え、掲示板やカレンダーなどビジネスに必要な機能が1つのアプリで完結するコミュニケーションツールです。

私用で使われているLINEとの違いは、ファイル検索、外部サービスとの連携、ノートの共同編集、仕事とプライベートの使い分けなどができることです。

また、LINE WORKSは社内メンバーと利用できるのはもちろんの他、取引先や顧客ともコミュニケーションをとることが可能です。


【料金】
フリー・ライト・ベーシック・プレミアムプランがあり、それぞれ無料、¥300、¥500、¥1,000でご利用いただけます。(※年間契約の場合の月額料金)

Web会議システム – V-CUBE ミーティング|株式会社ブイキューブ

V-CUBE ミーティングは、PCやモバイルなど様々な環境で、かつソフトウェアのインストール不要な高品質のクラウド型Web会議サービスです。HD対応の映像と高い接続性を利点としています。

V-CUBE ミーティングはWeb会議のクラウド市場で高いシェア獲得しており、 ASP/SaaS情報開示制度に認定され高いセキュリティを誇ります。

ビデオ会議に加え、画面共有機能やレコーディング機能があります。また、PCスマートフォンなど様々な端末からワンクリックでWeb会議に参加できます。ホワイトボード機能により、 資料共有や書き込みも可能です。

【料金】
料金体系に関しては、要問い合わせですが、導入前に無料トライアルを利用する事ができます。

Web会議システム – bellFace|ベルフェイス株式会社

出典:bellFace

bellFaceは、BtoBセールスに特化したオンライン商談システムです。

音声は電話を使用し、アプリケーションのインストールやRL発行など一切不要で接続可能です。電話を利用することによりストレスのない安定した通信環境で営業することができます。

主な機能としては、資料・画面共有、トークスクリプト機能、レコログ機能などがあります。またSlackやSalesforceなどのCRM連携も可能で、共有メモ機能もあります。

【料金】
料金体系は、初期費用+月額費用(定額)となっており、ご利用ID数によって月額費用が変わります。運用支援費用や他ツールとの連携サポート、オンライン営業の定着支援などはセットなっており、費用はかかりません。また導入前に試してみたい場合は、無料デモを希望できます。

バーチャルオフィス – Remotty|株式会社ソニックガーデン

出典:Remotty

Remottyは在宅勤務で行いにくい、雑談や相談などの気軽なコミュニケーションを実現するためのバーチャルオフィスツールです。

Web上に「オフィス」を構築し、物理的なオフィスにいるのと同じような感覚で「リアルタイムのオープンコミュニケーション」を取ることができるのが最大の特徴です。

2分間隔でカメラがメンバーの写真を自動撮影したり、雑談がSNSのようにタイムラインに流れたり、他のカメラアプリケーションと連携することで、予定が分かります。また、入退室ログが見えるため、従業員の勤怠管理にも活用できます。

【料金】
料金体系は、最大収容人数10名の¥20,000(20GB)から10名増えるごとに、¥20,000ずつ増加していき、最大収容人数100名の場合は¥200,000円となります。(※月額料金で、最低契約期間は6ヶ月)

また、オプションとして導入支援があり、導入支援期間は3ヶ月ですが、4ヶ月以降も継続する場合は、別途月額10万円がかかります。

バーチャルオフィス – CLOUD OFFICE RISA|株式会社OPSION

出典:CLOUD OFFICE RISA

CLOUD OFFICE RISAとはリモートワークによる雑談などの激減を解消する、アバターやバーチャル空間を活用した新しいワークプレイスです。

オリジナルアバターを作成し、3Dバーチャル空間で臨場感を体験したり、高品質な音声通話による気軽な雑談やミーティングの実施、画面共有機能などがあります。

またステータス機能により、「取り込み中」や「離席中」など自分の状況を表示させることで、テレワーク中にもチームの動きを相互に認識しやすくなります。

【料金】
1IDあたり¥2,000(税別)となっています。(※月額料金)

また7日間の無料トライアルが利用できます。

まとめ|リモートワークにおけるコミュニケーションの課題はツールで解決を

いかがだったでしょうか?

この記事では、リモートワークにおけるコミュニケーションの課題を解決し、より働きやすくするためのオススメのコミュニケーションツールをカテゴリーごとにご紹介しました。

業務効率化や生産性向上のため、リモートワークに限らず、社内の様々な業務をクラウド化することが主流になってきています。皆さまがツールを検討する際の一助になれたら幸いです。


▼「yaritori」について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介


チームでのメール対応かんたんに。

yaritoriは、月額980円から利用できる
シンプルで使いやすいクラウド型のメールサービスです

チームでの

メール対応かんたんに。

yaritoriは、月額980円から利用できる

シンプルで使いやすいクラウド型のメールサービスです。