WEBCASとは？使い方やCRM・フォーム機能などの特徴をご紹介

この記事では、株式会社WOW WORLDが提供するWEBCASについて詳しく解説していきます。特に問い合わせメール共有システムである「WEBCAS mailcenter」を中心に使い方や料金などの特徴を詳しくお伝えし、人気のWEBCASのラインナップ製品についても紹介します。

WEBCASとは？

WEBCASとは、7,000社以上の企業に選ばれているCRMツールです。WEBCAS e-mail、WEBCAS mailcenter、WEBCAS formulatorなどの複数のシステムがあり、単体もしくは組み合わせて利用できます。

例えば、WEBCAS mailcenterとWEBCAS formulatorを組み合わせて利用すれば、アンケートの回答結果に合わせて、個別に内容を変えて、メール配信が行えます。
一般的なCRMでは、導入をしても「多機能過ぎて使いきれない」「多機能ゆえに費用がかさんでしまう」という問題が起こりかねません。WEBCASであれば、必要なシステムだけを導入できるため、機能を持て余す心配もなく、ランニングコストをおさえて利用できます。

運営会社

WEBCAS mailcenterの使い方（主な機能） 

WEBCASには様々なシステムがありますが、ここからはWEBCAS mailcenterについて見ていきましょう。WEBCAS mailcenterとは、顧客から届くメールを複数人で一元管理し、適切な対応ができるシステムです。具体的な機能について詳しく紹介していきます。

対応状況の可視化 

顧客からの問い合わせメールに誰が返信するのか担当者を設定できます。また対応状況別にフォルダに振り分けることで、今どういう状況なのか一目で把握することが出来ます。

未対応のものが瞬時に把握できるため、返信漏れが起こりづらくなります。また、編集中のものは別の担当者が対応出来ないようにロックされるので、二重対応も防ぐことが出来ます。
リアルタイムに対応状況が可視化できれば、毎日大量に届くメールの中から対応すべきメールを探す時間を削減でき、効率的にメール対応をすることができます。

メール対応履歴 

対応中のメールから「履歴」ボタンをクリックするだけで、過去の問い合わせ内容やその問い合わせに対する返信履歴を一覧表示させることが出来ます。それにより、これまで誰がどのような対応をしたかを素早く把握することが可能です。

一般的なメールソフトだと、メール対応履歴を見ようと思っても「担当者のパソコンを見ないとわからない」「送信済みフォルダや受信フォルダから探さないといけない」など確認するのに非常に時間がかかります。対応履歴の把握に時間が掛かってしまい、メールの返信が遅れてしまうと、顧客満足度を下げかねません。
株式会社PR TIMESが運営するカスタマーサポートツール「Tayori」が2018年5月に15歳～84歳の男女853名を対象に行った「お問い合わせフォーム対応時間に関するアンケート調査」によると、お問い合わせフォームを利用した回答までの我慢の限界時間は「24時間以内」と答えた人が70.5%にも及ぶという結果が出ました。

このことから、24時間以内には顧客のメールに対して返信した方が良いことがわかります。メール対応履歴がワンクリックで一覧で確認できれば、過去のメールを探す時間が省けるため、迅速にメールの返信ができるようになります。

テンプレート 

顧客から届いたメールに対して、テンプレート（雛形文章）を利用して、返信ができます。 これにより担当者間の対応品質を均一化することに繋がり、誰が返信しても対応品質や内容を一定レベルに保つことができます。

また、同じような問い合わせについては、1からメールを作成する手間や時間もカットでき、返信メールの作成業務をより効率的に行えます。

▼メール共有システムについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介

WEBCAS mailcenterのその他の機能

WEBCAS mailcenterには他にも以下のような機能があります。

承認機能

メール返信時に承認フローを3段階まで組み込めます。各段階で承認者は複数設定でき、そのうちの1人が承認をすれば承認完了となり、メールが送信されます。

例えば、ビジネスメールにまだ不慣れな新入社員のメールや慎重に対応すべきクレームに対するメールなど、複数人でチェックを行う必要のある場合に役立ちます。承認者が確認をしてからメールを送るようにすれば、対応品質の向上に繋がります。もちろん、承認機能を使用せずにメール対応をすることも可能です。

権限設定

WEBCAS mailcenterでは、担当者ごとに操作権限を設定できます。権限が付与されていない場合は、グレーアウトされたり、[×]マークが表示されたりするため、担当者は操作できない機能が一目でわかります。

大切なメールを削除してしまう、テンプレートを削除してしまうなどの誤操作を防ぐことが可能です。

レポート機能

問い合わせメールの内容を期間指定して、CSV形式でダウンロードが可能です。データは自社で活用しやすいように編集でき、商品開発やマーケティングに活かせます。

テンプレート機能と組み合わせれば、件数が多い問い合わせに対して、適切な返信メールのテンプレートを作成し、メール返信業務を効率化できます。
また担当者ごとに、メール件数や対応時間内の返信数なども、CSVファイルでダウンロード可能です。

これにより担当者毎の業務量が確認出来、一部の担当者に負荷がかかりすぎない割り振りに改善することができます。

WEBCASの豊富な製品ラインナップ

WEBCASには、WEBCAS mailcenter以外にもWEBCAS e-mail、WEBCAS formulatorなどのシステムがあります。複数のシステムを組み合わせることで、双方向コミュニケーションプラットフォームとして利用できます。
ここではどのようなシステムのラインナップがあるのか詳しく見ていきましょう。

会員登録の仕組みを作る

会員登録の仕組みを作るためのシステムとして、WEBCAS CRMがあります。WEBCAS CRMは、データベース作成や顧客管理機能はもちろん、それ以外にも以下の3つの機能が使える包括的なシステムです。

1. Web登録フォーム作成
2. メール配信
3. Webアンケート作成

データベースはテンプレートを活用すれば簡単に作成できます。また一度作成してしまえば、顧客が会員登録をしたときのデータやアンケートに回答したときのデータなどを自動的にデータベースへ蓄積できます。
顧客が情報を変更した場合も自動的に新しい情報が古い情報に上書きされるため、管理にも手間がかかりません。

データベースを活用して顧客に合わせた最適なメール配信可能です。オプションを利用すれば、LINE配信やSMS配信もできます。

メッセージを届ける

メッセージを届けるためのシステムは以下の3つです。

• WEBCAS e-mail
• WEBCAS taLk
• WEBCAS SMS

WEBCASのメッセージ配信システムは、顧客の属性データや行動履歴などをもとに、一人ひとりに合ったメッセージを送れるOne to One配信が特徴です。例えば、以下のような条件を設定してメッセージが配信できます。

• 女性顧客にだけ女性向けコンテンツを送る
• 過去に配信したメール内にあるリンクをクリックした人にだけ送る
• 顧客の誕生日月に誕生日キャンペーンのメールを送る

メール全体に条件を設定できるだけではなく、メールの一部に条件設定をし、ターゲットごとにコンテンツの内容の一部を変更して配信できます。

またメールの件名にも条件を設定し、ターゲットによって送りわけることも可能です。

声を集める・理解する

声を集める、理解するためのシステムとして、WEBCAS formulatorがあります。WEBCAS formulatorは、「誰でも簡単に、思い通りのWebアンケートや各種Webフォームを作成できる」システムです。
例えば、以下のようなアンケートやWebフォームが作成できます。

• 顧客満足度調査アンケート
• 社内向けアンケート
• キャンペーン応募フォーム
• 問い合わせフォーム
• 資料請求フォーム

テンプレート機能もあるため、アンケートやフォームを作り慣れていない人でも、簡単に作成可能です。
集まったアンケート回答やフォーム回答は、ワンクリックで集計でき、リアルタイムでグラフ化されます。

顧客情報を紐付ければ、集計結果をより詳細に分析することができ、ターゲットにより合わせた商品開発やサービスの提供ができるようになるでしょう。WEBCAS formulatorで作成できるフォームの例が公式ページに挙げられていますので、こちらも参考にしてみてください。

マーケティング・コミュニケーション支援

WEBCASでは、以下のようなサービスも提供しています。

• メルマガ制作サービス
• WEBアンケート制作代行サービス
• インターネットリサーチサービス
• eギフトを活用したアンケートキャンペーンサービス

この中で自社で行うのが困難なものがあれば、WEBCASに代行依頼することも検討してみましょう。

WEBCAS mailcenterの利用料金

「WEBCAS mailcenter」は、月々5,000円から利用できる上、利用ユーザ数は無制限です。プランは2つ用意されており、累積メール保存数や最低利用期間、利用できるグループ数が異なってきます。

どのくらいのメールを運用する予定があるか、運用規模を元にプランは選択するようにしましょう。

ASP型以外の運用方法もある

メール共有システムには、ASP以外にも以下の2種類の運用方法があります。

1. SaaS型
2. 導入型

クラウド型の運用方法で初期費用を安く、規模も小さい場合はASP型、運用規模が100,000通以上になる場合はSaaS型がおすすめです。SaaS型の料金プランは以下の通りです。

導入型はクラウド上での運用が難しい場合に検討するようにしましょう。導入型は企業専用のパッケージになるため、それぞれでカスタマイズが可能です。ライセンス購入費用は350万円〜ですが、保守費用などは株式会社WOW WORLD社と相談して決める形になります。

WEBCASを使うメリット・デメリット

WEBCASを利用するメリット・デメリットについて詳しく見ていきましょう。

メリット

WEBCASを利用するメリットは以下の通りです。

• 豊富なラインナップ
• 官公庁などにも利用されるセキュリティ環境

WEBCASには、メール共有のシステムだけではなく、WEBCAS e-mailやWEBCAS formulatorなどの豊富な製品ラインナップがあり、必要なものを必要なだけ組み合わせて利用することができます。
また定期的に第3者機関から脆弱性診断を受けているのはもちろん、ペネトレーションテスト（疑似攻撃を行い侵入を試みることで、システムに脆弱性がないかどうかを検証するテスト）も定期的に実施しています。陸上自衛隊や奈良県などの官公庁や自治体でも活用されるほど、万全のセキュリティ環境が整っています。

デメリット

WEBCASを利用するデメリットは以下の通りです。

• UIが古く使いにくい
• 料金が高額

WEBCASはUIが古く使いにくい部分があります。直感的に操作できるものではなく、使いこなすには慣れが必要です。またWEBCASはどれかひとつのシステムを使うだけでも最低5,000円はかかるため、料金が高額と言えます。例えば、メール共有システムだけを使うのであれば、もっと低額の料金プランを提供しているツールもあります。

その点、メール共有システム「yaritori」なら月々1980円から利用でき、導入コストをおさえられます。また2週間は無料で利用できるため、自社に合うかどうか実際に利用して検討できるでしょう。