メール管理ソフトとは？おすすめサービス・選び方を解説

メールソフトとは

メールソフトとはメールの送受信や閲覧などを行うことができるシステムソフトウェアです。端末にインストールして利用します。インターネット環境がなくてもメールの閲覧や整理ができます。メールソフトに搭載されている機能はメールの送受信、連絡先の管理、メールの仕分け機能です。また、一斉送信や画面カスタマイズ、スケジュール管理機能など、メールソフトによって搭載されている機能はさまざまです。

メールソフトとWebメールの違いは？

メールソフトは端末にダウンロードするため、保存されているメールはオフラインでも閲覧できます。Ｗebメールはブラウザ上で使うため、異なる端末からアクセスができるメリットがあります。しかし、オフラインでは閲覧できず、データ容量には制限があります。Webメールはフィッシングやマルウェアといった迷惑メールが届くため、セキュリティ面に少し不安があります。1つのメールで社内全体に危険が及ぶこともあるため、しっかりセキュリティ対策がされているツールを選びましょう。

使いにくくなったと評判の　Windows10標準メールソフト（アプリ）

Windows10の標準メールソフトはメールの削除やファイルを開くなど、よく使用する機能が使いにくい設計のためユーザー評価がよくありません。他にも、セキュリティ面の設定を変更できない、emlファイルを開けれないなどの問題点があります。Windows8まで対応していたWindows liveメールはシンプルで使いやすい設計だったこともあり、Windows10の標準メールソフトは使いにくくなったとする評判が目立つようになりました。

よく使われている無料メールソフト・Webメールはこの5つ！

ここからは、Windows10の標準メールソフトに代わって、よく使用されているメールソフトを5つ紹介します。

Googleの他のサービスも使えるGmail

Gmailは、Googleが提供するWebメールです。Gmailの利用にはGoogleアカウントを取得する必要がありますが、一度作成すればオンライン上のファイル保管サービスであるGoogleドライブなど他のGoogleサービスでも利用できるようになります。また、Googleアカウントは2段階認証機能で保護され、メール送受信時にはデータが暗号化されるなどセキュリティ面も充実しています。Gmailは、データ保存容量上限が15GBです。

初心者にも使いやすいYahoo!メール

Yahoo!メールは、Yahoo!が提供するWebメールです。国内ユーザー向けに作られているため、直感的に操作がしやすい設計が施されています。画面が見やすく操作もシンプルなので、パソコンをあまり使ったことのない方におすすめです。利用にはYahoo!IDを取得する必要があります。Yahoo!メールのデータ保存容量上限は無料利用で10GB、有料会員登録すると容量上限無制限で使用できます。

windowsが提供するOutlook.com

Outlook.comは、Microsoftが提供するWebメールです。Microsoft Officeの一部として含まれていたメールソフトであるOutlookのWebメール版という位置づけです。Outlookは、アドレス帳やメールのデータをPCに保存して利用しますが、Outlook.comはデータを全てMicrosoftのサーバーに保存します。クラウド化しているため、WindowsPCだけでなくスマートフォンやタブレットなどのデバイスでも使用できますが、不正アクセスの危険が増し、セキュリティ面に不安が残ります。

利用にはMicrosoftアカウントを取得する必要があります。Outlook.comのデータ保存容量上限は15GBです。

拡張機能が豊富なThunderbird

Thunderbirdは、Firefoxなどを提供するMozilla Corporationが開発したメールソフトです。複数のアドレスに届いたメールの管理が簡単に行えます。Thunderbirdは定型文の呼び出し機能や送信の予約機能などの拡張機能が充実しています。

新しくメールアドレスを取得する必要はなく、既存のメールアドレス情報を入力し設定する必要があります。Thunderbirdのデータ保存容量上限は4GBです。

操作性が快適なSylpheed

Sylpheedは、日本人のプログラマーがLinux上で使うために開発したメールソフトです。Linuxだけではなく、Windowsでも動作可能です。スムーズな動作と操作性の快適さが人気を集めています。1つのメールを1つのファイルとして保存するため、ウイルスによる被害やアプリの障害による被害を最小限にとどめることができます。

新しくメールアドレスを取得する必要はなく、既存のメールアドレス情報を入力し設定する必要があります。Sylpheedのデータ保存容量上限は500MBです。

無料メールソフトと有料メールソフトどちらを使うべきか

無料メールソフトと有料メールソフトの違いは以下の通りです。

個人・プライベート用に使うなら無料メールソフトで充分

無料メールソフトの最大の利点はコストがかからず、気軽に使えるという点です。ただし、デメリットも存在します。有料ソフトに比べ機能が少なく、セキュリティ対策も万全とは言えません。例えばGmailではメールの文章データが解析され、ターゲット広告の表示に利用されています。

特に機密情報を取り扱うことが多い企業・法人にとって、セキュリティに不安が残るメールソフトの使用は大きなリスクです。また、サービスによっては利用中に広告が表示されるメールソフトもあります。無料提供である以上仕方ないとは言え、広告表示でスムーズにソフトを使えなければかえって業務効率が低下する恐れもあります。

個人がプライベートで使う分には充分かもしれませんが、企業がビジネスシーンで使うには大きな効果を見込むことはできません。

ビジネス用はセキュリティレベルが高い有料メールソフトを導入すべき

有料メールソフトはメーラーの基本的な機能に加え、業務効率・品質を向上させるための便利機能が複数備わっています。セキュリティレベルも高く、ビジネス利用を想定した大容量のストレージを備えているため、ビジネスシーンでの利用にも最適です。

初期費用・月額料金がかかってしまう点が唯一のデメリットですが、メール管理の無駄を削減し、その分他の業務に注力できることを考えると、コストパフォーマンスも優れていると言えます。チームでメール対応にあたっている企業・法人はビジネス向けの有料ソフトを導入すべきでしょう。

また、有料メールソフトの中には複数人でのメール対応に特化した「メール管理ソフト」というツールが存在します。メール管理ソフトについては以下で詳しく解説します。

メール管理ソフトとは

出典：yaritori

メール管理ソフトとは、複数人での問い合わせ対応業務をサポートするクラウドサービスです。お問い合わせの対応状況をメンバー全員に可視化し、複数人での問い合わせ対応・メール管理を効率化します。

単にメールの作成・閲覧・送受信を行うためのメールソフトとは異なり、複数人でたくさんの問い合わせメールに対応するための機能がついているのが特徴です。

複数アドレスの一括管理

さまざまな目的で作成した複数のメールアドレスをまとめて管理することが可能です。複数のアドレスに届くメールを、すべて1つの画面で管理できます。そのため、メールに気づかず返信が遅れるといったミスを防ぐことができます。

メールの対応状況をステータス表示

メール相手とどのようなやり取りをしたのかを確認できる機能です。わざわざ遡って確認する手間を省くことができます。また、前回のやり取りから日にちが空いていても、やり取りが嚙み合わないというトラブルを防ぐことができます。スムーズな対応を行うことができるため、相手に好印象を与えることが可能です。

重複対応の防止機能

一人がメールの返信を開始すると、ほかの人が返信できないようにロックをかける機能です。ほかの人がメールの返信をしていることに気づかず、返信が重複してしまうことを防ぐことができます。

メール送信補助機能（テンプレート・送信予約など）

送信予約は、特定のメールを何日の何時に送信するかを予約できる機能です。テンプレート機能ではよく使う言葉を登録しておけば、自動で文章を入力してくれます。そのため、より素早い対応が可能になります。時間を必ず守らなければいけない場面や、急を要する場面で役に立つ機能です。

メール管理ソフトのメリット

メール管理ソフトのメリットはメール対応・管理を効率化するだけではありません。複数人での問い合わせ対応におけるさまざまな課題を解決する役割が備わっています。

具体的なメリットは以下の3つです。

• メール対応・管理業務の負担軽減
• 対応トラブルの防止
• 対応品質・お客さま満足度の向上

それぞれ解説します。

メール対応・管理業務の負担削減

メール対応・管理における業務を効率化することで、従業員の負担を削減します。その分、他の業務に時間を割くことができるため、生産性の向上にもつながるでしょう。また、労働時間そのものの削減にもなり、人員コストの観点から見ても大きなメリットと言えます。

対応トラブルの防止

1日に数十件以上のお問い合わせが来るような問い合わせ対応業務では、メール対応におけるトラブルはつきものです。特に複数人で対応にあたっている場合など、別々の担当者が同じメールに返信してしまう「重複対応」、対応状況がわからずメールを見逃してしまう「対応漏れ」など、さまざまなミスが発生します。その結果、自社に対する不信感による顧客離れやクレームに繋がってしまう恐れもあります。

問い合わせの件数が少ないうちは問題なく対処できていたとしても、件数が増えるにつれトラブルが起きる可能性は高まるでしょう。メール管理ソフトは同一のメールアドレスを複数人で管理でき、1つの画面で共有することができます。誰がどのメールに対応しているか、対応漏れのメールはないかを瞬時に把握できるため、対応トラブルを事前に防ぐことが可能です。

対応品質・お客さま満足度の向上

メール管理ソフトは対応業務を効率化すると同時に、対応品質の向上を実現します。よくある質問の回答を瞬時に呼び出せる「テンプレート機能」、メールごとにメンバーと気軽に相談しあえる「チャット機能」など、対応品質を向上させるために役立つ機能が多数搭載されています。的確で素早い対応をすることで、お客さま満足度の向上も期待できるでしょう。

メール管理ソフトの選び方

メール管理ソフトにもさまざまな種類があります。

ただ闇雲に導入してしまっては、必要な機能が搭載されていなかったり、かえって業務効率が低下してしまったり、満足行く結果を得られないかもしれません。

メール管理ソフトは「機能」「操作性」「価格」を重視して選ぶようにしましょう。具体的にどのような点をチェックすればいいのか、詳しく解説します。

自社に必要な機能が備わっているか

まずは自社の課題を明確にし、それを解決できる機能が備わったソフトを選びましょう。

例：既存の受注管理システムと連携したい→外部システムとの連携機能が搭載されているか

また、メール管理ソフトは機能が豊富であるほど、価格も高くなる傾向にあります。不要な機能にまでお金を払ってしまうのは非効率的です。「この機能は本当に必要か？」という視点でソフトを選ぶことも大切です。

従業員全員が扱えるシンプルな操作性か

メール管理ソフトは従業員が毎日使うことになるため、操作性は重視したいポイントです。使う人によってITリテラシーも異なるので、誰でも扱えるようなシンプルなソフトを導入すべきでしょう。

具体的には「管理画面の見やすさ（ひと目で対応状況を把握できるか）」「直感的に操作できるか」をチェックしてみてください。

自社の予算に対して適切な価格設定か

導入前に自社の予算とコストを照らし合わせ、月額料金が適切かどうか検討しましょう。プランによって料金も異なるため、プランごとの詳細にも目を通し、初期費用の有無や最低利用期間の確認も忘れないようにしましょう。

また、導入後のミスマッチを防ぐためにも、無料トライアルが実施されている場合は必ず体験しておきましょう。

ビジネス向けのメール管理ソフト

それではおすすめのメール管理ソフトを紹介します。

今回紹介するのは国内でのシェア率が高く、操作性や機能性に定評がある3つのメール管理ソフトです。

yaritori

出典：yaritori

「yaritori」はOnebox株式会社が提供する「使いやすさ」で選ばれているメール管理ソフトです。「ひと目でわかる画面デザイン」「直感的な操作性」「シンプルかつ強力な機能」でスムーズなメール対応を実現します。

yaritoriの管理画面（出典：yaritori）

対応状況を可視化する「ステータス管理」、複数アカウントに届くメールを1つの画面で管理できる「複数アカウントの一元管理」など、メール対応を効率化するための機能が搭載されています。さらに、社内メンバーとの情報共有をかんたんにする「コラボレーション機能」が複数搭載されているのも特徴的です。

料金も月額1,980円～（1ユーザー）と業界屈指の最安値。初期費用も30,000円で気軽に導入しやすくなっています。

【サービスの特徴】

・シンプルなUI
・強力な機能
・国内最安値水準の低価格
・「使いやすさ」でお客さまから高評価

【料金】

・初期費用：30,000円
・月額料金：1ユーザー1,980円〜
・最低契約期間：なし
・無料トライアル：14日間無料

メールディーラー

出典：メールディーラー

「メールディーラー」は、株式会社ラクスが提供する、業界シェアNo.1のメール管理ソフトです。累計導入社数は7,000社以上、12年連続で業界シェアNo.1を獲得しています。

専任スタッフによるサポートも充実しています。7,000社の導入実績から培ったノウハウで、企業に合った運用方法を提案してくれるでしょう。

メール以外にもLINE、メッセージ、チャットなど、複数チャネルに対応しているため、チャネルを複数設置している企業にもおすすめです。

【サービスの特徴】

・業界シェアNo.1の実績
・メール、チャット、LINEメッセージを一元管理
・サポート体制が充実
・外部システムの連携先が豊富

【料金】（ライトプラン）

・初期費用：50,000円
・月額料金：20,000円～
・最低契約期間：3ヶ月
・無料トライアル：有

Re:lation

出典：Re:lation

Re:lationは、法人向けクラウドサービスの開発・提供を行っている株式会社インゲージが提供するメール管理ソフトです。メール、電話、SMS、LINE、Twitter、チャットなど、さまざまなチャネルからのお問い合わせを一元管理できるのが特徴です。

メール管理・対応を効率化する機能に加え、オペレータ教育や集計・分析も行える、画期的なメール管理ソフトです。また、UIがシンプルで扱いやすく、2019年には優れたデザイン性が評価されグッドデザイン賞を受賞しています。

【サービスの特徴】

・複数チャネルのお問い合わせを一元管理
・多機能
・シンプルな操作性

【料金】（スタンダードプラン）

・初期費用：50,000円
・月額料金：29,800円
・最低契約期間： 3ヶ月
・無料トライアル：20日間無料

まとめ｜メール管理ソフトで対応業務を効率化

最後に内容をおさらいしましょう。

• 無料のメールソフトは個人・プライベート向け
• 有料のメールソフトはビジネス向け
• メール管理ソフトは複数人でのメール対応に特化

個人でメーラーを利用する分には無料のメールソフトで充分ですが、ビジネスシーンで利用する際は機能面・セキュリティ面からみても有料メールソフトがおすすめです。

「チームでお問い合わせ対応しているが、対応状況がわからず困っている…」といった課題を抱えている場合は、複数人でのメール対応に特化した「メール管理ソフト」がおすすめです。自社に合ったメール管理ソフトを導入して対応業務を効率化しましょう。

▼「メール管理ソフト」について詳しく知りたい方は「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください