年賀状メールを一斉送信するには？BCCのリスクと安全・確実に送る方法

上司・同僚・部下・取引先等、ビジネス上の関わりがある方にBCCで年賀状メールを送る人も多いでしょう。

しかし、情報漏洩や迷惑メール扱いされるリスク、また送り方やマナーがあるので、注意が必要です。一人前のビジネスマンとしてメールを安全に一斉送信する方法や、失礼がない年賀状メールの送り方を押さえておきましょう。

そこで本記事では、年賀状メールを安全・確実に一斉送信するためにおすすめの方法を紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

メールの一斉送信といえばBCC

BCC（Blind Carbon Copy）は、受信者に他の宛先を見せずにメールを送信する機能です。他の受信者のメールアドレスは隠されるため、年賀状メールもプライバシーを保護しながら一斉送信できます。

BCCは他にも、面識のない人にメールを一斉送信する時や、取引先に「TO」で送信するメールを上司にも共有したい時などに利用します。

年賀状をメールで送るときの3つのマナー

取引先や会社の関係者に年賀状メールを送るときに覚えておきたい3つのマナーを紹介します。

・件名に年賀状メールであることを明記する
・文章に新年の挨拶を書く
・重要な取引先や顧客には個別で送る

件名に年賀状メールであることを明記する

件名にて年賀状メールであることを明記しておきましょう。特に年賀状の場合、通常の業務メールと混同されないように、「年賀状」や「謹賀新年」といった言葉を件名に含めることが重要です。

具体的な例としては、「【年賀状】〇〇株式会社 〇〇より新年のご挨拶」などが挙げられます。

年末年始は多くのメールを受信するため、混雑したメールボックスの中でもひと目でわかるようにしておくと親切でしょう。

文章に新年の挨拶を書く

メールの本文では、新年の挨拶を丁寧な言葉で書きましょう。

時候の挨拶や、旧年中の感謝の気持ち、新年の抱負などを盛り込むのがおすすめです。ただし、長文にならないように注意し、簡潔で読みやすい文章を心がけましょう。また、ビジネス上の関係性に応じて、適切な言葉遣いを選ぶことも大切です。

重要な取引先や顧客には個別で送る

重要な取引先や顧客には一斉送信ではなく、個別に年賀状メールを送るようにしましょう。

個別にメールを作成して、感謝のエピソードなどを盛り込むことで、より相手への感謝や尊重を具体的に示せます。また、大切な取引先との良好な関係を維持する助けにもなるでしょう。

ただし、個別のメール作成には時間や手間がかかるため、本文は同じで宛先だけを変えたい場合は、メール配信システムを使用するのがおすすめです。

年賀状メールをBCCで一斉送信する3つのリスク

BCCで年賀状メールを送ることは可能ですが、リスクが伴うため注意が必要です。

迷惑メールと判定されてしまう

大量にメールを送信すると、相手の受信サーバーが迷惑メールと判断する危険があります。結果として、新年の挨拶が受信者の目に触れることなく、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性もあります。

万が一迷惑メールと判定されていることに気づかなければ、その後の大切なメールも届かず、仕事に支障をきたす可能性もあります。

BCCで一斉送信する場合は迷惑メールに振り分けられてしまう可能性を考慮し、指定ドメインの受信許可設定をお願いしたり、メール配信システムを利用しましょう。

作業ミスで情報漏洩してしまうリスクがある

BCCで一斉送信する際に、間違えてTOやCCに宛先を入れてしまうと、受信者全員にメールアドレスが表示されてしまいます。取引先や社内のメールアドレスが流出し、最悪の場合には訴訟などの致命的な問題に発展する可能性もあります。

BCCなら個人情報を守れるとはいえ、人的ミスで情報を漏洩してしまうリスクがあるため、確実にリスクを防ぎたいなら個別に送信するようにしましょう。

送信先が多く一回で送りきれない

各メーラーでは、1回（1日）に送れるメールの件数の上限が設定されています。BCCで大量のメールを送信しようとすると、この制限を超えてしまい、一回で送信できない場合があります。例えばGmail・Outlookなら500通が限度です。

送信先が多すぎる場合は、送りたい日に送れない可能性があります。複数回に分けて送信するとしても、二重送信や送り漏れなどのミスが起こりやすいでしょう。

年賀メールを確実に・安全に一斉送信したいならメール配信システム

BCCで年賀状メールを一斉送信するのはリスクが大きいため、安全に・確実に送り届けたいならメール配信システムを導入する方法がおすすめです。

メール配信システムは、メールの一斉送信が可能なツールで、宛先の自動入力や開封率の効果測定なども可能です。さらに細かな機能は次の章で解説します。

年賀状メールの一斉送信にメール配信システムを利用するメリット

年賀状メールの一斉送信にメール配信システムを利用すると、BCCの一斉送信で起こりうるリスクを解消できます。

以下の4つのメリットを紹介します。

・宛名を簡単に入力できる
・顧客管理がかんたん
・送信先が多くてもきちんと送信できる
・迷惑メールに認定されづらい

宛名を簡単に入力できる

年賀状メールの本文が全員同じ場合、予約後を設定して宛名を簡単に切り替えられるのは、メール配信システムを導入する大きな魅力です。

受信者がメールを見たときに一斉送信だと感じにくいため、個別に送信されたような好印象を受けます。

メール配信システムを導入しなくても、アドオンやWordを用いて宛名を個別に差し替える方法はありますが、大抵の場合は手間がかかります。メール配信システムを導入すれば簡単な操作だけで自動入力されるので、作業時間が大幅に減少するでしょう。

顧客管理がかんたん

メール配信システムを利用すると顧客管理のカスタマイズが自在なので、「A社用のメール」「B社用のメール」と分けて年賀状メールを作っておけば、それぞれに簡単な操作でメールを送信できます。

会社ごとにタグ付けしたり、電話番号を管理したりもできるので、日頃の業務でも重宝する機能です。

送信先が多くてもきちんと送信できる

無料メーラーではサーバーへの過負荷によって配送が遅延するケースもありますが、メール配信システムの導入によって「送信先が多すぎて送れない」リスクを低減可能です。

メール配信システムでは、一斉送信するための強力なネット回線・サーバー・ネットワーク機器などを備えているため、届けたいタイミングで相手に送ることができます。多くのシステムでは、毎時100万通のメールを処理できる能力を保持しています。

迷惑メールに認定されにくい

メール配信システムを介して送信されたメールは、迷惑メールに認定されにくいメリットがあります。迷惑メールに認定されにくくなる主な理由は以下の通りです。

・送信者のメールアドレスやサーバーの設定が正しく管理されているから
・正しいフォーマットや適切なヘッダー情報を使用しているから
・スパムフィルターやセキュリティ対策を組み込んでいるから
・誤ったメールアドレスを検出し、修正を促すことによりメールの品質を保っているから

大量にメールを送っても、スパム認定されにくいシステムを持ち合わせているメール配信システムを利用すると、より安全に年賀状メールを一斉送信できるでしょう。

既存のビジネスメールソフトでも解消できない問題点

メールを一斉送信するために役立つメール配信システムですが、解消できない問題点が存在します。

送信数に制限がある

システムによっては「月間10,000通まで」のように送信制限が設けられているものもあり、「有料のシステムを導入したにもかかわらず、送りたいタイミングで送りきれない」というケースがあります。

ビジネスメールソフトを選ぶ際は、送信数に制限がないシステムにすべきでしょう。

文章を考えるのが手間

ビジネスメールを送信する上で、時間がかかるのが文章の作成です。特に年賀状メールのように、特別な時にしか送らないメールを考えるのは時間がかかります。

例えば、年賀状メールを一斉送信する場合は、個別に宛先を入れにくいために、「各位」と送るケースが多いです。本来は「このメールはBCCで配信しております」のように一言説明を入れるのがマナーですが、「本当にこの言い回しで良いのか？」「失礼にあたらないか？」と文章を考えるのに時間がかかってしまいます。

メール配信システムによっては、文章を自動生成してくれる独自のAIを搭載しているものもあるので、仕事効率化のために活用するのもおすすめです。

年賀メールを確実に・安全に一斉送信したいならyaritori

年賀状メールの一斉送信なら、既存のメール配信システムではなかなか解消できなかった問題点にも対処している「yaritori メール配信」がおすすめです。

200社を超える企業にご利用いただいてる「yaritori」が無料で提供している、一斉送信に便利なメール配信システムです。送信制限がなく、AI搭載で文章を自動生成してくれるので、大量のメールを効率よく一斉送信できます。

【yaritori メール配信の特徴】
・無料で通数無制限で送信できる
・独自の「yaritori AI」が文章作成をサポートしてくれる
・送信リストを簡単に作成できる
・メール配信を解除したユーザーがひと目でわかる
・Gmailガイドライン対策を実施しており、メール到達率が安定している
※いずれも無料で利用可能

メール配信システムを利用すれば、迷惑メールに振り分けられるリスクが低減されるだけでなく、ミスの削減やメール作成時間の短縮にもつながります。ぜひ、無料で使える「yaritori メール配信」の導入をご検討ください。

まとめ

年賀状メールの一斉送信にBCCを利用するのは最も身近な方法ですが、スパム判定されたり人的ミスにより情報漏洩したりするリスクが伴います。

送信時のマナーや注意すべきことを守って、安全にメールを送れるように気をつけましょう。

ただし、BCCを利用する限りはいくらチェックしても安全・確実とは言い切れないため、メール配信システムの導入がおすすめです。スムーズなメール送信とトラブル回避のために、ぜひ導入を検討してみてください。

「yaritori メール配信」なら、一斉送信が簡単に・早くできるだけでなく、メール業務全体の時間短縮につながる便利な機能を数多く備えています。無料で送信数に制限がなくご利用いただけますので、ぜひお気軽にお試しください。