【例文あり】謝罪メールの書き方とは？｜ビジネスで使える件名・締め・シーン別マナーも解説

ビジネスにおける謝罪メールは、信頼関係を回復・維持するための大切なコミュニケーションです。

一刻も早い対応が求められる中で「件名は何と書くべきか」「誠意が伝わる文章になっているか」と、不安や焦りを感じる方も多いのではないでしょうか。対応を一歩間違えると火に油を注ぎ、さらなる関係悪化につながりかねません。

この記事では、シーン別にそのまま使える謝罪メールの例文を紹介します。また、相手に誠意が伝わる件名や締めの言葉、絶対に守るべきマナーについても詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

謝罪メールの基本構成と書き方

まずは、ビジネスにおける謝罪メールの基本構成と書き方について解説します。

わかりやすい「件名」をつける

件名には、受信トレイを見た瞬間に「謝罪のメールであること」と「何の件か」が分かるように記載しましょう。

トラブルが発生している際、相手は状況を把握しようと焦っている場合が多いため、曖昧な件名は避けるべきです。「こんにちは」や「〇〇の件」だけでは緊急度が伝わらず、見落とされかねません。

たとえば以下のように、【お詫び】などの隅付き括弧を使い、用件と送信者名を明記するのがマナーです。

【お詫び】見積書の記載ミスにつきまして（株式会社〇〇 山田）

【重要】商品納期遅延のお詫び（株式会社○○）

構成1：謝罪の言葉

メールの冒頭（書き出し）は、時候の挨拶や「お世話になっております」といった定型句は最小限にし、お詫びの言葉から始めます。

通常のビジネスメールでは季節の挨拶を入れるのがマナーですが、緊急の謝罪時には「のんびりしている」という悪印象を与えかねません。まずは不快な思いをさせたことに対し、以下のような文章を用いて謝罪しましょう。

この度は、弊社の不手際により多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。

〇〇の納品に遅れが生じておりますこと、誠に申し訳ございません。

構成2：経緯と原因の説明

次に、「なぜミスが起きたのか」という経緯と原因を説明します。ここで重要なのは、言い訳ではなく事実を伝えることです。

「忙しかったため」「体調が悪く」といった主観的な理由は言い訳に聞こえます。「確認フローの漏れ」「システムのエラー」など、客観的な事実に基づき、自社にどのような非があったのかを正直に伝えてください。以下に具体例を示します。

担当者間の連携ミスにより、ご依頼いただいた内容の共有が漏れておりました。

システムの不具合により、誤った請求書が自動送信されておりました。

構成3：今後の対応・解決策

原因の説明に続いて、現在発生している問題をどう解決するか、具体的な対応策を提示します。

相手が最も知りたいのは「謝罪の言葉」以上に「この後どうなるのか」です。以下のように、「いつまでに」「何をするか」を明確に示して、相手の不安を解消しましょう。

本日中に正しい商品を再発送いたします。最短で明日の午前中に到着予定です。

至急修正したデータを添付いたしますので、ご確認いただけますでしょうか。

構成4：再発防止策

今回のミスを二度と起こさないために、どのような対策を講じるかを記述します。

恒久的な対策を示すことは、失いかけた信頼を取り戻すために欠かせません。「今後気をつけます」といった精神論ではなく、仕組みとしての改善策を伝えると説得力が増します。以下に例文を示します。

今後はダブルチェック体制を徹底し、再発防止に努めてまいります。

管理システムの設定を見直し、同様の誤送信が起きないよう対策を講じました。

構成5：結び・締めの言葉

メールの最後は、改めて謝罪の言葉で締めくくります。

通常のメールであれば「今後ともよろしくお願いいたします」で終わりますが、謝罪メールの場合は「重ねてお詫び申し上げます」といった表現を使うのが基本です。相手に許しを請う姿勢で、以下のように丁寧に文章を閉じましょう。

本来であればお伺いしてお詫びすべきところ、まずはメールにて恐縮ではございますが、深くお詫び申し上げます。

改めまして、この度は誠に申し訳ございませんでした。

謝罪メールを送る際に守るべきポイント・注意

次に、謝罪メールを作成・送信する際に必ず守るべき5つのポイントについて解説します。

ミスが発覚した時点ですぐに送る

謝罪メールにおいて重要なのは「スピード」です。ミスが発覚した時点で、可能な限り早く第一報を送りましょう。

対応が遅れれば遅れるほど、相手は「軽視されているのではないか」と不信感を募らせます。たとえ詳細な原因が調査中であっても、まずはミスを認識していることと、現在対応中であることを伝えるのがマナーです。

たとえば「現在、原因を調査中ですが、取り急ぎ状況のご報告とお詫びを申し上げます」と一報入れるだけで、相手の安心感は大きく変わります。このように、迅速な初動対応こそが、誠意を伝えるための第一歩となるのです。

言い訳をせず、自社の非を素直に認める

こちらの過失でトラブルが起きた際は、言い訳をせず、素直に非を認めて謝罪します。

「忙しかったため」「担当者が不在で」といった事情はこちらの都合であり、相手には関係ありません。保身のための言い訳を並べると、反省していないと受け取られ、火に油を注ぐ結果になりかねません。

潔く非を認める姿勢を見せることで、相手も「こちらの言い分を理解してくれている」と感じ、冷静な話し合いに進めるようになるのです。

原因と事実関係を明確にする

なぜそのようなミスが起きたのか、原因と事実関係を明確に説明しましょう。

被害を受けた相手は「なぜこんなことになったのか」という不安や疑問を抱えています。これに対し、曖昧な説明で済ませようとすると、不信感は拭えません。

たとえば「システム設定の入力ミスにより、誤った日付でメールが配信されました」のように、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識して客観的な事実を伝えます。

事実を包み隠さず報告することは、事態を重く受け止めている証拠となり、信頼回復への足がかりとなります。

具体的な対応策・再発防止策を提示する

謝罪の言葉だけでなく、具体的な解決策と、二度と同じミスを起こさないための再発防止策をセットで提示します。

ビジネスにおける謝罪のゴールは、相手の損害を最小限に抑え、安心してもらうことです。「今後気をつけます」という精神論だけでは、相手の不安は解消されません。

具体的な行動を示すことで、相手に「この会社なら今後も取引を続けても大丈夫だ」と思ってもらえる可能性が高まります。

送信前に宛名・本文を必ず再確認する

謝罪メールを送る前には、宛名や本文に誤りがないか、細心の注意を払って再確認してください。

謝罪メールで相手の名前を間違えたり、誤字脱字があったりすると、「謝罪する気がない」「適当な仕事をしている」と判断され、致命的な二次クレームに発展しかねません。焦っている時ほどミスは起きやすいものです。

送信ボタンを押す前に一度深呼吸をし、一文字ずつ指差し確認をする、あるいは上司や同僚にダブルチェックを依頼するのも有効です。最後まできめ細やかな配慮を忘れないことが、誠意ある謝罪メールを完成させるための最後の鍵となります。

【社外・お客様向け】シーン別 謝罪メールの例文集

ここからは、実際にそのまま使える謝罪メールの例文を、シーン別にご紹介します。社外（取引先・お客様）へ送る際は、自社の非を認めつつ、今後の対応を明確にすることで信頼回復を目指しましょう。

納品の遅延・納期遅れ

納品や対応が遅れてしまった場合の例文です。遅延の事実を詫びるとともに、「いつなら納品できるのか（リカバリー）」を具体的に提示することが重要です。

件名：【お詫び】商品「〇〇」の納期遅延につきまして（株式会社〇〇 山田） 本文： 株式会社△△ 営業部 △△様 いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇の山田でございます。 この度は、〇月〇日にご発注いただきました商品「〇〇」につきまして、 本来の納期である本日中の納品が間に合わない状況となってしまいました。 多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。 配送手配の不備により、商品到着に遅れが生じております。 現在、至急配送の手配を進めており、 明日【〇月〇日（火）午前中】には貴社へお届けできる見込みでございます。 今後このような事態を招かぬよう、管理体制を強化してまいる所存です。 本来であればお伺いしてお詫びすべきところ、まずはメールにてご報告とお詫びを申し上げます。

商品の不具合・サービス等のトラブル

商品に欠陥があった場合や、サービスの不具合で迷惑をかけた場合の例文です。検品ミスやシステム障害など、原因を簡潔に伝え、交換や復旧の手順を案内します。

件名：【重要】商品「〇〇」の不良に関するお詫びと交換対応につきまして 本文： 〇〇様 平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。 株式会社〇〇 サポート担当でございます。 この度は、お届けいたしました商品「〇〇」に一部不具合がございましたこと、 心よりお詫び申し上げます。 社内調査の結果、製造工程における検品漏れが原因であることが判明いたしました。 つきましては、早急に良品を再送させていただきます。 お手元の不具合品につきましては、大変お手数をおかけしますが、 同封の着払い伝票にてご返送いただけますでしょうか。 ご不便とご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 今後は品質管理を徹底し、再発防止に努めてまいります。

請求書や見積書の内容間違い

金額や条件などの数字に関わるミスは、相手の経理処理にも影響を与える重大な問題です。ミスを認めて正しい書類を再送するだけでなく、古い書類の破棄をお願いする一文を添えましょう。

件名：【お詫び】ご請求書内容の誤りと訂正につきまして（株式会社〇〇 山田） 本文： 株式会社△△ 経理担当 △△様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の山田です。 先ほどお送りいたしました〇月分のご請求書におきまして、 記載内容に誤りがございました。 私の確認不足により、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 正しくは「ご請求金額：〇〇円」でございます。 修正した請求書（PDF）を本メールに添付いたしましたので、 ご査収いただけますでしょうか。 尚、誤った請求書につきましては、大変お手数ですが破棄していただけますようお願い申し上げます。 今後は確認作業を徹底し、正確な事務処理に努めてまいります。 何卒よろしくお願い申し上げます。

メールの誤送信・添付ファイル間違い

宛先間違いや添付ファイルの添付漏れなど、メール自体のミスに対するお詫びです。特に情報漏えいにつながる誤送信の場合は、速やかな削除依頼が必要です。

件名：【お詫び】メールの誤送信につきまして（株式会社〇〇 山田） 本文： 株式会社△△ △△様 株式会社〇〇の山田です。 先ほど、〇〇時〇〇分にお送りいたしましたメールにつきまして、 本来お送りすべき内容とは異なるメールを誤って送信してしまいました。 私の不注意により、△△様に混乱を招いてしまいましたこと、 深くお詫び申し上げます。 大変勝手なお願いではございますが、 先ほどのメールは開封せずに削除していただけますようお願い申し上げます。 今後は送信前の確認を徹底し、再発防止に努めてまいります。 誠に申し訳ございませんでした。

返信が遅れてしまった場合

問い合わせへの回答が遅れた場合のお詫びです。「失念していた」と正直に言うと角が立つため、「確認に時間を要した」「私の不手際で確認が漏れており」といった表現を用いつつ、遅れた非を詫びます。

件名：【お詫び】お問い合わせの件につきまして（株式会社〇〇） 本文： 〇〇様 株式会社〇〇の山田です。 先日はお問い合わせをいただき、ありがとうございました。 ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。 社内での確認に時間を要してしまい、本日までの回答となってしまいました。 お待たせしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。 お問い合わせいただいた件につきまして、以下の通り回答いたします。 （回答内容） 今後は迅速なご連絡を心がけてまいります。 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

【社内・上司向け】シーン別 謝罪メールの例文集

社内向けの謝罪メールは、形式的な挨拶を省き、事実関係の報告と反省の意を簡潔に伝えるのがポイントです。上司や関係者は事態の収拾を最優先に考えているため、状況がすぐにわかるように書きましょう。

業務上のミス・不手際

自分のミスを上司に報告・謝罪する場合の例文です。「何が起きたか（事実）」と「どう対応するか（対策）」をセットで報告します。

件名：【お詫び】〇〇社への見積書誤送付の件について（営業部 山田） 本文： 〇〇部長 お疲れ様です。営業部の山田です。 自身の不注意により、〇〇社様へ送付する見積書の金額に誤りがあるまま 送信してしまうミスが発生いたしました。 ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。 先方には直ちに電話にて謝罪し、 正規の見積書を再送する旨をお伝えしてご了承いただいております。 原因は、最終版データの確認漏れによるものです。 今後は送信前のダブルチェックを徹底し、再発防止に努めます。 本件、ご心配をおかけし申し訳ございません。

会議や提出物の遅刻・遅延

会議への遅刻や、資料提出の遅れに対するお詫びです。遅れる理由が何であれ、まずは迷惑をかけることへのお詫びを述べ、いつなら参加・提出できるかを伝えます。

件名：【お詫び】本日の企画会議への遅刻につきまして（山田） 本文： チームメンバー各位 お疲れ様です。山田です。 本日14時からの企画会議ですが、 前の訪問先からの移動にて電車遅延が発生しており、 開始時間に15分ほど遅れる見込みです。 皆様の貴重な時間を無駄にしてしまい、大変申し訳ございません。 14時15分には到着予定ですので、 遅れての参加となりますが、何卒よろしくお願いいたします。

勤怠連絡（遅刻・欠勤）

体調不良などで急に休む場合の連絡です。業務の引き継ぎが必要な場合は、その旨も併せて伝えると周囲の負担を減らせます。

件名：【勤怠連絡】体調不良による欠勤のご連絡（山田） 本文： 〇〇課長 おはようございます。山田です。 早朝より大変申し訳ございません。 昨晩より発熱があり、本日はお休みをいただきたくご連絡いたしました。 急な欠勤でご迷惑をおかけし、申し訳ございません。 本日予定していた〇〇社への連絡につきましては、 昨日のうちにメールで済ませております。 緊急の案件はございませんが、何かあれば携帯までご連絡ください。 明日は出社できる見込みですが、改めてご連絡いたします。 よろしくお願いいたします。

謝罪メールの「締め・結びの言葉」の書き方と文例

謝罪メールにおいて、最後の「締め・結びの言葉」は、相手に残る印象を決定づける重要な要素です。ここでは、状況や相手との関係性に合わせた、適切な結びの言葉を3つのパターンで紹介します。

重ねてお詫びをする場合の結び

最も基本的で、どのようなシーンでも使えるのが「最後にもう一度謝罪する」パターンです。また、本来であれば直接訪問すべきところをメールで済ませる非礼を詫びる定型句もよく使われます。

具体例は以下のとおりです。

本来であれば拝眉の上お詫び申し上げるべきところ、メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎお詫び申し上げます。

多大なるご迷惑をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

略儀ではございますが、まずはメールにてお詫びとご報告を申し上げます。

相手への配慮を示す場合の結び

相手に手間を取らせてしまった場合や、心配をかけた場合には、相手の状況や心情を気遣う言葉で締めくくると、誠意が伝わりやすくなります。特に、修正作業や確認作業を依頼する場合は、相手の貴重な時間を奪っているという認識を示すことが大切です。

具体例を以下に示します。

ご多忙の折、お手数をおかけし誠に申し訳ございません。

多大なるご心配とご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

こちらの不手際により、〇〇様のお時間を頂戴してしまい、誠に申し訳ございません。

再発防止を誓う場合の結び

トラブルの解決策を提示し、今後は安心して任せてほしいという意思を伝える場合の結びです。単に謝るだけでなく、前向きな姿勢で締めくくることで、ビジネスパートナーとしての信頼関係を維持したい場合に有効です。

以下に具体例を示します。

今後はこのような事態がないよう、管理を徹底してまいる所存です。

二度とこうしたミスを起こさぬよう、肝に銘じて業務に励んでまいります。

甚だ勝手なお願いではございますが、今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

お詫びに対する返信への対応（返信の返信）

謝罪メールを送った後、相手から返信が届くことがあります。相手からのリアクションに対して、どのように「返信の返信」を送るべきか、状況別に対応方法を見ていきましょう。

相手が許してくれた場合のお礼メール

相手から「分かりました」「次回から気をつけてください」といった許しの言葉をもらった場合、安堵して返信を怠ってしまうのはNGです。寛大な対応をしてくれたことへの感謝と、改めて再発防止を誓う言葉をすぐに送りましょう。

件名：Re:【お詫び】～（相手の返信件名をそのまま使用） 本文： 〇〇様 株式会社〇〇の山田です。 ご多忙の中、ご返信いただき誠にありがとうございます。 この度は私の不手際により、多大なるご迷惑をおかけしたにも関わらず、 温かいお言葉（寛大なお取り計らい）をいただき、恐縮の極みでございます。 〇〇様のご厚情に報いることができるよう、 今後は二度と同様のミスを起こさぬよう、業務管理を徹底してまいります。 引き続き、ご指導ご鞭撻のほど何卒お願い申し上げます。

さらにクレームが続いた場合の対応

謝罪メールを送っても相手の怒りが収まらず、さらに厳しいお叱りの返信が来た場合、メールだけで解決しようとするのは危険です。文字だけのやり取りは感情の行き違いを生みやすく、事態をさらに悪化させる可能性があります。

この場合は、メールでの弁解は最低限にし、「直接お話ししてお詫びしたい（電話・訪問）」という意思を伝えるのが誠実な対応です。

件名：Re:【お詫び】～（相手の返信件名をそのまま使用） 本文： 〇〇様 株式会社〇〇の山田です。 ご返信いただき、誠にありがとうございます。 私の認識の甘さにより、〇〇様に不快な思いをさせてしまい、 弁解の余地もございません。深く反省しております。 本件につきまして、メールの文章のみでお伝えすることは大変失礼かと存じますので、 改めまして、直接お電話（または訪問）にてお詫びとご説明をさせていただきたく存じます。 本日、この後〇時頃にお電話を差し上げてもよろしいでしょうか。 ご都合が悪い場合は、ご指定の時間に改めてご連絡いたします。 重ねてご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

謝罪メールでお悩みなら「yaritori」がおすすめ

謝罪メールは一刻を争う対応が求められますが、焦って作成すると誤字脱字や二重送信といった新たなミスを誘発しがちです。こうしたメール対応の課題を解決し、リスクを最小限に抑えるには、問い合わせ管理システム「yaritori」がおすすめです。

テンプレート機能やAIで、謝罪対応の品質を均一化

yaritoriには、よく使う文面を呼び出せるテンプレート機能や、適切なメール文を瞬時に生成できるAIエージェント『yaritori AI』が搭載されています。

テンプレート機能を活用すれば、ベテラン社員が作成した模範的な謝罪文を共有できるため、担当者のスキルに依存せず、常に丁寧でミスのないメールの作成が可能です。

また、『yaritori AI』を使えば、状況に応じた謝罪メールの本文を自動で作成・推敲してもらえるため、急いでいる時でも冷静かつ適切な文章を作成できます。

これにより、「文章を考えるのに時間がかかって返信が遅れる」という事態を防ぎます。

問い合わせ対応状況を可視化し、対応漏れ・遅れを防ぐ

謝罪が必要なトラブル対応において、避けなければならないのが「返信漏れ」や「対応の遅れ」による二次クレームです。

yaritoriには、対応状況を可視化するステータス管理機能が搭載されています。全てのメールに「未対応」「対応中」「完了」などのステータスを付与でき、チーム全員がリアルタイムで状況を把握可能です。

「誰かが対応しているだろう」という思い込みによる放置や、逆に複数人が同時に返信してしまう「二重送信」をシステム的に防止できるため、ミスの許されない謝罪対応においても、組織として確実な対応を実現できます。

謝罪メールは迅速・丁寧に！ミスを防ぐ仕組みづくりも重要

この記事では、ビジネスにおける謝罪メールの書き方を、基本マナーやコピペで使える例文とともに解説しました。

謝罪メールは、ミスが発覚した時点ですぐに送ることや、言い訳をせずに自社の非を認めることが基本です。本記事で紹介した例文を参考に、具体的な原因と再発防止策をしっかりと明記し、相手に誠意が伝わる丁寧なメールを作成しましょう。

一方で、どれだけ気をつけていてもミスは起こり得るものであり、個人の注意力だけで全てのトラブルや再発を防ぐには限界があります。対応漏れや誤送信といった管理上の課題解決には、「yaritori」の活用がおすすめです。

この記事を参考に、迅速かつ誠実な謝罪対応を行い、ピンチを信頼回復のチャンスに変えていきましょう。