ChatGPTでメールを作成するためのプロンプト実例紹介｜書き方や注意点も解説

ChatGPTでは、件名から本文作成、さらには丁寧な言い回しへの修正まで、的確な指示（プロンプト）を出すだけで、あなたの代わりにChatGPTがメールを作成してくれます。

特に、頻繁に定型的なメールを送る営業うやカスタマーサポートの部署ではChatGPTの利用がおすすめです。 メールの本文を考える時間が短くなり、より生産的なタスクにリソースを割けるようになります。

この記事では、ChatGPTでビジネスメールを作成するための効果的なプロンプト例や、より自然な文章に仕上げるためのポイント、利用する際の注意点まで詳しく解説します。 

ChatGPTがビジネスメール業務をどう変えるか

ChatGPTでは、プロンプトを入力して生成ボタンを押せば、約10秒ほどでメールを生成できます。時間を短縮できるのは明らかなことから、ChatGPTを使ってメール業務を効率化することに注目が集まっています。

一般社団法人日本ビジネスメール協会の『ビジネスメール実態調査2024』の調査によると、人がビジネスメールを1通書くのにかかる平均時間は5分57秒です。

ChatGPTをうまく使いこなせると、ビジネスメール業務の手間を大幅に軽減できます。

以下の記事では、ChatGPTでできるメール業務について詳しく解説しています。ChatGPTでどんなことを知りたい方は、あわせてチェックしてみてください。

ChatGPTでメールの本文を作成する方法

ChatGPTでメールの本文を作成する方法はシンプルで、プロンプトを入力して生成ボタンを押すだけです。プロンプトを読み込んだChatGPTが、記載内容に沿ったビジネスメールを自動生成します。

ただし、プロンプトの質を高めないとクオリティに満足できるビジネスメールを作ることは難しいでしょう。

納得のいくプロンプトを作るまでは多少の時間がかかりますが、雛形さえ作成してしまえば使い回しが可能です。以下ではメール本文を作成するためのプロンプトの書き方について、シーン別で解説していますので、参照ください。

ChatGPTでメールの本文を作成するためのプロンプトの書き方

プロンプトの書き方にはコツがあります。ただ思いついたことを書いても、ChatGPTは求めるクオリティのビジネスメールを作ってはくれません。

高品質なメールを生成させたいなら、以下のように具体的な指示を出しましょう。

・命令：どんな目的のメールを作成してほしいか要望を出す
・制約条件：メールの長さや文章の表現などの条件を提示する
・重要な内容：メールに盛り込むべき内容を伝える
・出力形式：メールの構成や形式を指定する

プロンプトの例文は以下です。

出力された文章を見て、完成度が低いと感じたらプロンプトをブラッシュアップしていきます。

ChatGPTでメールの本文を作成する際のプロンプト例

ここでは、より具体的に3つのシチュエーションで使えるプロンプト例を紹介します。

・謝罪メール
・クレーム対応メール
・日程調整メール

例文をアレンジして活用ください。

謝罪メールのプロンプト例

以下の記事では、謝罪メールの書き方や抑えるべきポイントをまとめています。謝罪メール作成に悩んでいる方は、一読してプロンプトのブラッシュアップしてみてください。

クレーム対応メールのプロンプト例

以下の記事では、クレーム対応のメールの書き方や抑えるべきポイントをまとめています。クレーム対応のメール作成に悩んでいる方は、一読してプロンプトのブラッシュアップをしてみてください。

日程調整メールのプロンプト例

以下の記事では、日程調整のメールの書き方や抑えるべきポイントをまとめています。日程調整のメールの作成に悩んでいる方は、一読してプロンプトのブラッシュアップをしてみてください。

ChatGPTでメールの本文を作成する際の注意点

ChatGPTでビジネスメールを作成する際は注意点があります。

・内容の正確性を確認する
・文体の一貫性を調整する
・個人情報を入力しない
・送信前に必ず内容を確認する

順番に解説します。

内容の正確性を確認する

ChatGPTはときに間違った情報を生成します。ChatGPTは膨大な学習データをもとに回答しますが、的確に正しい情報を拾えない場合もあるためです。

誤った情報に気づかずメールを送信してしまえば、誤解や混乱を招き、大きなトラブルを招きかねません。リスクを回避するためにも、出来上がった文章の正確性を確認する工程を入れることが重要です。

文体の一貫性を調整する

ChatGPTは、文体が不揃いな状態で文章を生成するケースもあります。

たとえば、以下は謝罪メールをChatGPTで生成した例文です。フォーマルな表現とカジュアルな表現が混同しており、一貫性に欠けています。

一貫性が欠けたメールは、ビジネスパーソンとしての意識が欠如している印象を与えます。適切なコミュニケーションを図るためにも、不揃いな文体があれば調整しましょう。

個人情報を入力しない

ChatGPTは、ユーザーが入力した情報を学習します。自社や相手先の会社の個人情報を入力すれば、他のユーザーの回答で使われる場合があるでしょう。

情報漏洩すれば、会社の信用が落ちるだけでなく、法的リスクに問われる可能性もあります。会社名や個人の名前、メールアドレスなどは、リスクを最小限にするためにプロンプトに入力するのは避けましょう。

個人情報は、生成した文章に後から手入力で追加すれば問題ありません。

送信前に必ず内容を確認する

送信前には必ずメールの内容を確認しましょう。ChatGPTは精度の高い文章を生成してくれますが、完成度は100%ではありません。

確認するポイント
・情報は正しいか
・誤字脱字はないか
・文体に一貫性があるか
・相手に失礼な表現はないか
・AIっぽい機械的な表現はないか

ミスや不適切な表現があるまま送信してしまうと、相手の信用を損ねる要因になります。トラブルを避けるためにも、最後に必ず人の目でチェックしましょう。

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まとめ｜ChatGPTを活用してメール業務の効率化を図ろう

ChatGPTを活用すると、時間がかかっていたメール業務を大幅に短縮できます。適切なプロンプトさえ作れれば、どんなシュチュエーションのビジネスメールも短時間で生成できます。

とはいえ「うまくプロンプトを作れる自信がない…」と考える方もいるでしょう。そこでおすすめなのが、メール共有システム「yaritori」です。

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