商談メールとは？【例文コピペOK】読まれる文章の書き方と注意点を解説

商談メールはビジネス拡大のために重要であり、適切な訴求、タイミングで送信することで商談の成功率を大きく向上させられます。効果的な商談メールを作成して相手の関心を引き、信頼感を築き、ビジネスチャンスを創出しましょう。

本記事では、商談メールのケース別例文を紹介しているので活用してみてください。また、成功させるためのポイントや注意点について詳しく解説します。

商談メールとは

商談メールは、自社の商品やサービスを知ってもらい、商談につなげることを目的としたメールです。

主に取引先や見込み客に向けて送信するもので、内容にはメールを送っている理由・提案事項・問い合わせ先などが含まれます。

ビジネスシーンでは毎日膨大な量のメールが届くため、商談メールを送る際には相手が読みやすい・興味を持ちやすい・利用したいと思える内容にすることが重要です。

商談メールの書き方のポイント

ここからは、受信者に「メールを開いて読んでみたい」と思わせる商談メールの書き方のポイントを紹介します。

1.開封したくなる件名をつける
2.送り先のどんな課題を解決するのかを明確にする
3.面談の日程を提示する

開封したくなる件名をつける

商談メールの件名は開封率に直結するため、慎重に考える必要があります。

大切なポイントとしては、件名は簡潔で具体的にすることです。受信者が一目でメールの内容を理解できるように、興味を引く言葉を使いましょう。

以上のように、要点を含む件名が効果的です。

このとき気をつけるべきポイントは、件名が長すぎると表示が切れるケースがある点です。40文字以内を目安に作成し、受信者がストレスなく件名を読み切れるようにしましょう。

さらに、過剰な営業やスパムのように感じられる表現は避けることも重要です。受信者が関心を持ちやすく、開封したくなる件名にすると開封率の上昇につながります。

送り先のどんな課題を解決するのかを明確にする

商談メールでは、送り先の課題を明確にすることが重要です。

受信者の具体的な課題やニーズを理解し、その解決策を明示することで「一度会って話を聞いてみよう」と思わせられます。

例えば、「貴社の在庫管理の効率化を支援するソリューションをご提案します」といった形で、相手にとっての具体的なメリットを示すと効果的です。

ただし課題の理解に基づいた提案内容が具体的でなければ、受信者にとって説得力が欠けてしまいます。受信者にとって実際に役立つ解決策を提示し、信頼を築きましょう。

面談の日程を提示する

商談メールで面談の日程を提示する際は、複数の候補日を提案しましょう。

受信者の都合に合わせやすくするため、1～2週間以内の具体的な日時をいくつか示し、柔軟性を持たせます。また、時間帯や場所の選択肢も提供すると、さらにスムーズです。

メールに記載する際は、「◯月△日（×）」と、曜日まで入れておき、受信者の日程調整が容易になるように気を配りましょう。

場合によっては、提案する日程が受信者の業務時間や慣習に合わないことがあります。その際には「いずれの日程もご都合が悪いようであれば、〇〇様の調整が付く日をお知らせいただけますと幸甚です。」のように、他の日程で調整できるような文言を付け足しておくと親切です。

さらに返信期限を設けると、早期の調整が可能です。礼儀正しく、かつ明確な日程提案で、商談のスムーズな進行を目指しましょう。

商談メールの例文

パターン別に商談メールの例文を紹介します。

・既存顧客に向けた商談メール例
・新規顧客に向けた商談メール例
・資料請求や問い合わせに対する商談メール例

これらのどのシーンにおいても、メールの基本構成は同じです。

構成に則ったメールの例文を紹介します。

既存顧客に向けた商談メール例

既存顧客に向けた商談メールでは、顧客の既存のニーズや過去の取引を踏まえ、感謝の意を示しながら新たな提案を行うことが大切です。

具体的な価値や改善点を明確にしながら提案しましょう。

新規顧客に向けた商談メール例

新規顧客に向けたメールは、不審に思われないように「自分がどこの誰で何をしている人なのか」と、メールを送った目的に関する丁寧な説明が必要です。

資料請求や問い合わせに対する商談メール例

資料請求や問い合わせをもらった際は、成約のチャンスです

すでに自社の商品やサービスに興味を持ったうえで、アクションを起こしてもらっているため、他社に乗り換えたり興味の熱が冷めたりしないよう迅速にメールを送りましょう。

できる限り早く商談を取り付けるのがポイントです。

商談メールを送る際の注意点

商談メールは細心の注意を払って作成しなければなりません。ここでは3つのポイントを紹介します。

・誤字脱字をしない
・明確かつ簡潔に書く
・送信後電話でアプローチする

誤字脱字をしない

商談メールにおける誤字脱字は、プロフェッショナルな印象を損ない、信頼性に影響を与えます。商談の際には特に正確さと信頼性が重要視されるため、誤字脱字があると「不注意」や「信頼性の欠如」を印象付けてしまいます。

また、誤字脱字によってメッセージの意図が誤解される可能性があるため、正確な情報伝達を行うためには、絶対になくさなければなりません。

注意すべきポイントは以下の通りです。
・校正を徹底する：メール送信前に内容を複数回確認し、誤字脱字をチェックする
・自動校正ツールを利用する：文書作成ツールのスペルチェック機能を活用する
・他の人に見てもらう：別の人に内容を確認してもらい、見落としを防ぐ

これらの注意点を守ることで、商談メールの信頼性を確保できるでしょう。

明確かつ簡潔に書く

商談メールでは、明確かつ簡潔に書くことが重要です。メールの内容は具体的でわかりやすくしましょう。

重要な情報や提案は、箇条書きや短い段落で整理し、受信者が一目で理解できるようにしましょう。

以上のような工夫により、受信者の興味を引きやすく、返信を促進します。

冗長な説明や無関係な情報を含めると、受信者の関心が薄れる可能性があるため、要点を絞り適切な文量で伝えることが大切です。

また、専門用語や複雑な言い回しは避け、誰が読んでも理解できる言葉を使用することが望ましいです。簡潔で明確なメールが、商談の成功につながります。

送信後電話でアプローチする

商談メールを送信した後に電話でアプローチすることで、関心を引くことができます。

ビジネスマンは日々、仕事上のメールやメルマガなども含めて膨大な量のメールを受信しているため、商談メールを見落とされてしまう可能性も低くありません。

そのため、商談メール送信後にはそのまま放置するのではなく、電話でもメールを送した旨を伝えておきましょう。

メール送信から1～2営業日後に電話をかけるのが効果的です。相手の業務に支障をきたさないよう配慮し、「昨日、弊社の商品・サービスに関するご提案のメールをお送りいたしました。ご確認のほどよろしくお願いいたします。」と簡潔に述べるに止めましょう。

電話とメールを組み合わせることで、商談の成功率が高まります。

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まとめ

商談メールの成功は、相手にとって価値ある提案を明確に伝えることにかかっています。適切な言葉遣いや具体的な情報提供を心がけ、まずはメールの開封率アップを目指しましょう。

本記事で紹介したポイントを踏まえて、メールの内容を練り直し、より効果的な商談メールを作成してください。

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