info@とは？代表メールアドレスにするリスクと代替案を紹介　

info@は、会社の代表メールアドレスとしてよく使用されますが、実は多くのリスクが潜んでいます。

スパムメールの標的になりやすい・対応漏れが生じやすいなど、info@について正しく理解しておかなければ業務に支障が出てしまうかもしれません。

本記事では、info@について解説し、使用がもたらす具体的なリスクと、より効果的な代替案について詳しく解説します。企業のメール運用を改善し、より安全で信頼性の高いコミュニケーションを目指しましょう。

info@とは

info@とは、企業や団体が問い合わせ用に使用する一般的なメールアドレスです。例えば、問い合わせ対応や広報・宣伝など、広範囲の問い合わせを一元管理するために使用されるケースが多いです。

しかし、効率を考えると代表メールアドレスに向いていない側面もあります。具体的な例を次に紹介します。

安易にinfo@の使用をおすすめしない理由

「会社の代表メールだからinfo@でいいだろう」と安易に決めてしまうと、期待に反して業務が煩雑になったり、非効率になったりする可能性があります。

その理由は大きく分けて2つです。

迷惑メールが大量に届く

info@は、企業の問い合わせ窓口として広く知られているため、メールアドレスが公開されていると、スパムメールやフィッシング攻撃が大量に届く可能性があります。

スパムメール業者は、手に入れたドメインリストにinfo@をつけてメールアドレスを生成し、機械的に無差別でメールを送信します。その中からエラーメールが返ってこなかったアドレスに向け、集中的にスパムメールを送信するのです。

受信トレイがスパムメールで溢れてしまうと重要なメールが埋もれてしまったり、手動でスパムメールを削除しなくてならなかったりするため、業務効率が低下します。

送信したメールが迷惑メールに分類される

スパムメール業者がinfo@を利用してメールを大量送信するケースも多いです。フィルターが「info@はスパムメールだ」と判断してしまうため、悪意のないメールだとしてもスパムフィルターに判定されることがあります。

結果、受信者のメールサーバーで迷惑メールに分類されてしまい、重要な連絡もできなくなってしまうかもしれません。

送信したメールが届かなくなるリスクも考えておきましょう。

info@に代わる代表メールアドレスの種類と決め方

info@の代わりに代表メールアドレスに使えるアドレスを紹介します。使用シーンの例を見て自社に最適なものを選んでください。

他にも部署やチームによって使い分けられるメールアドレスを紹介します。

上記の代表的なメールアドレスは「一般的に、このようなシーンで使われていることが多い」と浸透しているため、受信者はアドレスを見ただけでメールの内容を大まかに推測します。そのため、的外れなアドレスを使用すると、受信者が混乱する恐れがあります。

使用シーンを参考にして、自社の状況やチームに最適なものを選びましょう。

info@などの代表メールアドレスの正しい運用方法

info@などの代表メールアドレスをミスなく運用するための方法を3つ紹介します。

・共有用メーリングリストに登録する
・ExcelやGoogleスプレッドシートで進捗管理表を作成する
・メール共有システムを利用する

共有用メーリングリストに登録する

info@などの代表メールアドレスを効率的に運用するため、メールの対応者をメーリングリストに登録しましょう。これにより、代表メールアドレスに届いたメールが、メーリングリストに登録されたメンバー全員に共有されます。

各担当者の役割に応じて対応を分担すれば、素早いメール対応に繋がり、対応漏れや二重返信を防ぐことも可能です。

ExcelやGoogleスプレッドシートで進捗管理表を作成する

ExcelやGoogleスプレッドシートで管理表を作成すると、info@のような代表メールアドレスに届くメールの対応進捗を効率的に管理できます。

各メールの受信日・担当者・対応状況・締め切りなどの項目を設け、リアルタイムで更新できるようにします。

ただし、誤ってデータを削除したり、データが消えてしまったりする可能性もあるため、十分に注意しましょう。

メール共有システムを利用する

info@のような代表メールアドレスを最も確実に、効率よく管理する方法として、メール共有システムがおすすめです。

システム導入にコストがかかるデメリットはありますが、複数の担当者がリアルタイムでメールを共有・確認できる機能が搭載されています。また、メールごとの担当者割り振り機能などによって二重返信や対応漏れを防ぐ仕組みが確立されています。

他にも、メールの対応状況が可視化されたり、AIによるメール文章を生成できたり、導入によりメール業務の時間が半分にまで削減された企業もあります。

info@の代表メールアドレスを複数人で管理するリスク

個人向けのGmailやOutlookなどの無料メーラーで代表メールアドレスを使用しており、複数人で対応・管理している際にはミスが発生するリスクがあります。

二重返信してしまう

info@のような代表メールアドレスを複数人で管理する際、二重返信が起こるリスクがあります。

二重返信が起こってしまう理由は、複数の担当者が同じメールを確認し、各自が返信対応を進めてしまうためです。この結果、同じ問い合わせに複数人の担当者から重複した返信が送信され、受信者の混乱を招く可能性があります。

二重返信を防ぐためには、担当者の対応状況の管理を徹底し、返信前に他の担当者と情報を共有するか、専用の管理ツールを活用して担当者を明確にすることが重要です。

対応漏れが発生する

複数人で代表メールアドレスを管理していると、対応漏れが発生するリスクがあります。メールに対して誰が対応するのかが明確に決まっていない場合、担当者同士で返信のお見合いになることも多いでしょう。

対応漏れを防ぐためには、担当者の割り当てを明確にし、誰がどのメールに対応するかを共有する仕組みを導入することが重要です。

info@の代表メールを漏れなく確実に対応したいならyaritori

GmailやOutlookのような無料メーラーで代表メールを管理すると、ミスが発生し、思いがけないトラブルに発展する可能性もあります。

そのようなリスクを解消し、代表メールアドレスをより安全に管理するために、「yaritori」のようなメール共有システムの導入がおすすめです。

【yaritoriの特徴】
・メールの対応状況がひと目でわかる
・メールごとに担当者を振り分けできる
・社内の誰がメールを見ているのかがわかる
・二重返信のロック機能がついている
・代表メール・個人メールを簡単に切り替えられる
・独自のyaritori AIがメール文章を自動生成してくれる

200社以上が利用する「yaritori」は、月額1,980円から利用でき、7日間の無料トライアルで使用感のお試しも可能です。ぜひお気軽にお試しください。

まとめ

info@アドレスは便利な反面、リスクも伴います。対応漏れ・二重返信・担当者の不明確さなどにより、取引先やお客様との信頼関係に影響を及ぼす可能性があります。

これからメールアドレスを決める方は、本記事で紹介した代替アドレスの使用を検討してみてください。既にinfo@などの代表メールアドレスを使用しており、ミスやトラブルにお困りの方は管理方法を見直してみましょう。

最もおすすめなのは、メール共有システムを導入することです。例えば「yaritori」なら、月額1,980円からと安価で利用でき、二重返信ロック機能やメールごとの担当者振り分け機能など、代表メールアドレスの運用で役立つ機能を備えています。

メール業務効率化により、業務時間が月に80時間以上削減に繋がった実績もあるシステムのため、ぜひお気軽に無料トライアルからお試しください。