おすすめのAIメール返信ツール11選｜基本機能・選び方まで徹底解説

AIを使って返信メールを作成すると、業務にかかる時間を短縮できます。また、ツールによっては対応者の設定や緊急度に応じたメールの優先表示も可能です。

ただし、AIによるメール返信ツールには、無料から有料まで数多くの選択肢が存在し、「たくさんありすぎて、どれが自分に合っているかわからない」「ビジネスで使う場合、何を確認すれば良いの？」など、選定に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、AIを使ったメール返信ができるおすすめのツール11選ご紹介します。基本的な機能から、自社の目的に合ったツールを選ぶためのポイントまで詳しく解説しますので、ぜひお役立てください。

AIメール返信ツールとは

まずは、AIメール返信ツールとはなにか、概要や機能を確認しておきましょう。

生成AIが返信メールの下書きを作成するツール

AIメール返信ツールとは、生成AIがメール内容を読み取り、返信案を作るツールです。

定型文の差し込みと違い、過去スレッドの流れを拾い本文のニュアンスに合わせて文章を組み立てます。

問い合わせ窓口、営業フォロー、採用応募への連絡、カスタマーサポートなど、日常的に多くのメールをやり取りする場合には業務効率化の効果が期待できるでしょう。

自動送信ではなく、担当者が最終確認する前提の下書き生成として使うと事故を避けやすくなります。特に数字や期限、担当者名などはAIが取り違えやすいため、送信前に目視で照合する運用が欠かせません。

AIメール返信ツールでは数秒でたたき台を作成できる

AIメール返信ツールを使うと、数秒で返信メールのたたき台を作成できます。他にも、次のような内容を出力可能です。

• 長文メールから要点を抜き出して短く要約する
• 読みにくい文章をビジネスに適した文に整える
• 過去のやり取りをふまえて適切なトーンの返信案を出す

資料請求やお礼メールのように構成が似ているメールほど効率が上がりやすくなります。ゼロからメールの文章を作るのに比べると、短い時間で作業を行えるでしょう。

入力時に「相手が求める結論」「確認したい事項」を先に箇条書きで渡すと、たたき台の精度が上がりやすくなります。

リスクが大きいものはAIメール返信に任せづらい

クレーム対応、契約条件の変更、値下げ交渉、人事・労務の連絡は、リスクが大きくAIに任せ切りにしづらい領域です。

こうしたメールは一文のニュアンスで相手の感情が揺れ、誤解が起きたときの損失も膨らみます。さらにAIが事実関係を取り違えたり、社内ルールと異なる約束を作ってしまう恐れもあります。

他のメール以上に「事実整理とドラフト作成までをAI」「最終表現と約束の確定は人」という役割分担を徹底しなければなりません。

社外向けに影響が大きい文面は、法務・上長の承認フローに乗せるなど、人のチェック工程を先に決めておくと安心です。特に社外への約束に関するメールは、社内の決裁範囲と突き合わせてAIメール返信の活用方法を決定しましょう。

AIメール返信を導入するメリット

AIメール返信の導入には、さまざまなメリットがあります。どのようなメリットがあるのか、詳しくみていきましょう。

業務負荷を軽減できる

ビジネスの場では、確認事項の列挙や似た文面の微修正に思った以上の時間を奪われることも少なくありません。

AIで下書きを作ると、1通あたり数分かかっていた返信メールの作成が数十秒程度で完了する可能性があります。月間のメール本数が多い部署ほど削減時間は積み上がり、空いた時間を顧客フォローや提案書作成など、売上や満足度に影響しやすい業務へ回せます。

さらに「返信が終わらない焦り」が減ると、文章の確認が丁寧になりやすい点も見逃せません。特にメール専任ではない兼務担当ほど、文章作成より判断に時間を使えるようになり、仕事全体の詰まりを減らしやすくなります。

対応スピードが向上する

忙しい時間帯はメールを読むだけで手一杯になり、返信が後回しになってしまうこともあるでしょう。

AIが要点を抜き出し、その場で返信案まで提示できると、とりあえず一次返信を返す動きが取りやすくなります。問い合わせ窓口や採用窓口では、返信が遅いだけで相手が他社に流れてしまうこともあるため、特に迅速に対応しなければなりません。

例えば「受領しました。○日までに回答します」と返せるだけで、相手の不安は下がります。未返信の滞留を減らし対応の見通しを渡すことで、信頼維持に役立ちます。

返信目標時間があるチームではAIを導入することで一次返信までの時間を揃えやすくなり、対応遅延の説明コストも下げられるでしょう。

品質の標準化に役立つ

ベテランは丁寧に文章を書けても、新人や兼務の担当者はそれほどスマートにメールを作れないという差が生じることもあります。

共通プロンプトを用意しAIに下書きを作らせると、会社として許容できる水準の文案をまず出しやすくなります。誤字脱字や二重敬語、失礼な言い回しといった初歩ミスが減り、対外的な印象が安定しやすくなるでしょう。

全員を同じ文に寄せるのではなく、一定水準を下回らないための下支えとして活用すると便利です。よくつかう言い回しや敬語の型をプロンプトに固定すると、担当者が変わっても印象が揃いやすくなります。

属人化リスクを下げられる

特定の担当者がいないと業務が止まってしまうという状態では、引き継ぎや休暇のたびに混乱が発生する可能性があります。

プロンプトとテンプレートをチームで共有し、誰でも同じ方針で返信しやすくすると、担当交代の摩擦を減らせるでしょう。

さらに、うまくいった返信の型や注意点をテンプレの注記として残せば、個人の経験を企業のナレッジとして蓄積できます。

急な欠勤で別担当が対応しても、最低限のトーンや案内が揃うため、顧客側の不信感も抑えやすいでしょう。AIで返信メールの下書きを作ることで、対応品質が担当者の体調や忙しさに左右されにくくなる点もメリットといえます。

営業時間外の一次対応ができる

夜間や休日に届いたメールが翌営業日まで止まると、相手は状況が読めず不安になる可能性があります。

AIと自動返信設定を組み合わせると、受領連絡と対応予定時期の案内を返信できます。例えば「担当が確認し、翌営業日中に回答します」といった案内もできるでしょう。

ただし金額や契約に触れる内容まで自動で返すと、誤解や約束違反につながりかねません。対象範囲を絞り、一次返信は安心感の提供、本対応は営業時間中に人が行う、と役割分担すると運用が安定します。

自動返信に受付番号や次回連絡の目安を入れると、相手が追い問い合わせをせずに済み、窓口の負荷も下がりやすくなります。

AIメール返信ツールの種類

AIメール返信ツールには、さまざまな種類があります。どのような種類があるのか、それぞれの特徴とともに紹介します。

個人向け無料ツール

個人でAIメール返信を導入したい場合には、まずChatGPTのような汎用AIをブラウザやアプリで利用するところから始めてみるとよいでしょう。

メールの本文をコピーしてツールに貼り付け、返信案を生成することで、導入の準備なしでも気軽に試せます。まずは、返信のスピード感やどの程度まで整った文面が出るかを確認してみてください。

ただし、入力内容が社外に出ると困るケースもあります。社内ルールでAIツールの使用が禁止されていないかを確認し、顧客名や金額などは伏せる、要点だけ渡すといったように、安全面を考えながら運用しなければなりません。

社外に出せない情報が多い部署では、まず匿名化したサンプルでメール返信の作成を試し、どこまで伏せれば実務で使えるかを決めると、導入を進めやすいでしょう。

メールクライアント内蔵機能

OutlookやGmail、iPhoneなどには、返信候補や下書き生成機能が内蔵されている場合があります。

メール画面上に短い返信候補が出たり、本文から長めの下書きを作ったりする機能を使ったことがある方もいるでしょう。追加の導入コストをかけず、今の環境の延長で試せる点は魅力といえます。

一方で、社内の言い回しや承認フロー、FAQ参照などと組み合わせて使うのは難しい傾向があります。個人や小規模で「返信が遅い」という課題をまずを改善したい場合に適しており、組織横断の標準化を行うためには別設計が必要です。

組織管理の観点では、管理者が機能のオン／オフや利用範囲を制御できるかも確認しておくと、現場の暴走を防ぎやすいでしょう。

業務用AIアシスタント

業務用AIアシスタントは、社内のFAQやマニュアルを参照し、標準回答を土台に返信案を作るイメージです。

企業利用を前提に、権限設定、ログ管理、データ保存場所などの管理機能が用意されることが多いのが特徴です。

業務用AIアシスタントを活用することで、担当者が変わっても「会社としての回答」がぶれにくくなり、問い合わせ対応の品質を保ちやすくなります。

システム連携や設定の作り込みが前提になりやすいため、短期の導入効果だけでなく、中長期で運用を育てたい企業に適しています。

監査や情報漏えい対策が求められる業種で利用する際には、学習利用の有無やデータの分離方式を確認しておきましょう。

共有メールボックス型ツール

info@やsupport@のように、一つのアドレスを複数人で見る運用では、担当割り当てと対応状況の管理がボトルネックになるケースがあります。

共有メールボックス型は、誰が担当か、対応済みか、期限はいつか、といった状態を画面で管理可能です。ここにAI返信を組み合わせると、割り当てと同じ画面で下書き作成まで進められます。

例えば「未対応が残る」「二重返信が起きる」「担当が探せない」といった混乱を減らしやすく、チームで窓口対応を回す企業ほど検討価値があるといえるでしょう。

エスカレーションや社内メンション機能があると、返信案の確認依頼や判断の相談が流れに乗り、停滞が減りやすくなります。

AIメール返信ツールの選び方

AIメール返信に使えるツールは数多くあります。ここでは、AIメール返信ツールの選び方を解説します。

利用シーンにあっているか

AIメール返信ツールの選定を始める前に、どの部署が、どの相手に、どのような内容のメールを送っているかを棚卸ししましょう。

営業・サポート・採用・総務などさまざまな部署でメールを活用していますが、それぞれ件数も内容の重さも違います。例えば資料請求や日程調整は定型化しやすく、交渉やクレームは判断が重くなりがちです。

事前に分類を行うことで、AIに任せやすい領域と人が書くべき領域が見えてきます。線引きが曖昧なまま選ぶと、機能があっても使われない、逆に危ない使い方が広がる、といった失敗が起きやすいでしょう。

棚卸しでは件名の型だけでなく、資料請求や日程確認など、最終的に相手に取ってほしい行動まで整理すると、選定基準が明確になります。

自社のセキュリティポリシーに合っているか

情報管理の観点では、データの保存場所、送信時の暗号化、管理者権限、ログの閲覧範囲を確認する必要があります。

クラウド利用では、どの国のデータセンターに保存されるかが論点になることもあります。自社のセキュリティポリシーや業界ルールと照合し、満たさないものは候補から外す線引きを先に作りましょう。

現場が便利だと感じたツールであっても、情報管理部で差し戻されてしまうと導入の手戻りが増えます。導入前にきちんと条件を詰めておけば、運用開始後の摩擦を減らせるでしょう。

加えて、入力データがサービス改善や学習に使われるかを確認し、必要に応じて入力した内容をAIに学習させない「オプトアウト」を設定しておくことも重要です。

自社に合う料金体系が用意されているか

製品の料金体系は、ユーザー数課金、メールアドレス数課金、問い合わせ件数課金などさまざまなスタイルがあります。

現状の利用規模だけで判断すると、窓口追加や増員で想定外の費用が発生してしまうケースもあるでしょう。半年後〜1年後の利用想定を置き、どのモデルが予測しやすいかで比べると判断がぶれにくくなります。

無料トライアルや無料枠、初期費用、解約条件も同時に確認しておくと、想定外の出費を減らすとともに、効率のよい製品比較が可能です。

運用コストは支払い額だけでなく、設定や管理の手間も含めて見積もりましょう。

オプション連携や管理機能が別料金になる場合もあるため、見積もり時点で、料金内に必要機能が全部含まれているかを確認しておくと安心です。

社内運用フローとの相性は良いか

ツールを選定する際には、社内の運用フローとの相性を確認しておかなければなりません。現行の業務フローを文章化すると、導入後につまずきそうなポイントを見つけやすくなります。

例えば「代表アドレスに届く→目視で振り分け→各人が返信→上長が確認」という流れが考えられるでしょう。

その場合、誰がメールを拾い、誰が下書きを作り、誰が送信を確定するかを、候補としているツールの機能を確認しながら具体的にシミュレーションしてみてください。

ヘルプデスクや営業支援システム、チャットツールと連携できれば、二重入力を減らせる可能性もあります。

逆に、画面が増えて操作が増える設計だと、忙しい現場ほど使われなくなるため、手数の増減を見逃さないことが大切でしょう。承認が必要な組織では、下書きを共有しやすいか、コメントや差し戻しがどこで行えるかまで見ておくと、導入後の混乱を避けやすいでしょう。

カスタマイズが可能か

自社の業務に合わせてツールを活用するためには、カスタマイズ性の高さも重要です。

AIメール返信ツールの運用が回り始めると、問い合わせカテゴリの増加や新サービス追加で、設定変更が必ず発生します。

プロンプト、テンプレート、ラベル名、ステータスなどを自社側でどこまで変更できるかは必ず確認しておきましょう。

例えば、頻繁に設定の変更が必要になるにも関わらず、都度ベンダー依頼が必要となると、改善のサイクルが遅くなり、現場の不満も溜まりやすいでしょう。

逆に、自社で設定を変えられる範囲が広いと、現場の気づきをすぐ反映できます。将来の変更頻度を想定し、必要十分な設定自由度を見ておくと安心につながります。

導入後のサポート体制は整っているか

導入初期は、設定でつまずくと現場の熱量が下がりやすくなります。キックオフ説明会、設定代行、オンボーディング資料の有無など、立ち上げ支援の範囲を確認しましょう。

また、チャットやメール、電話などどのような方法で問い合わせを受け付けているのかも確認してください。対応スピードについてもチェックしておくとよいでしょう。

さらに、機能アップデートや障害情報の共有方法、ユーザーコミュニティの有無も判断材料になります。

ツールは導入して終わりではなく、運用しながら活用の幅を広げていくものであるため、伴走してもらえるかどうか確認しておくと安心です。

AIを使ったメール返信ができるツール11選

ここでは、AIを使ったメール返信ができるおすすめのツールを紹介します。

yaritori｜Onebox株式会社

yaritori(ヤリトリ)は、代表アドレスや複数窓口のメールを1画面で共有管理できる問い合わせ管理システムです。

ステータスと担当者を可視化することで対応漏れや二重返信を防ぎながら、メールごとのチャット機能や@メンションを使ってチーム内で気軽に相談できる環境を実現します。

下書き共有による承認フローとテンプレート機能を組み合わせれば返信品質を統一でき、送信予約や開封通知といった機能で顧客フォローもスムーズです。

また、返信がない場合にはフォローアップ通知が届くため、追客の手間を大幅に削減できます。

さらにワークフロー機能を活用すれば問い合わせ内容に応じた自動振り分けが可能です。

返信文の作成からテンプレート選択、クレーム検知、翻訳・丁寧語変換までyaritori AIが幅広いサポートをしてくれるツールです。

LINE公式アカウントやSlack、Chatwork、Salesforceといった外部ツールとも連携可能で、顧客ごとの対応履歴はタイムライン形式で一目で把握できます。

二要素認証やIP制限、権限管理などセキュリティ対策も万全で、7日間の無料トライアル、月額1,980円〜(1ユーザー)、初期費用・最低契約期間なしという手軽さも魅力です。

iPhone（Apple Intelligence）｜Apple

iPhoneのApple Intelligenceは、メールアプリでの返信作業を効率化する機能を備えています。

スマートリプライ機能が受信メールから質問点を自動で抽出し、要点を押さえた返信案を提示してくれるため、簡単な問い合わせや日程調整への返信時間を大幅に短縮可能です。

作成した文章は作文ツールを使って推敲や言い換え、トーン調整が可能で、送信前に読みやすく整えられます。

また、受信メールや長いスレッドを自動で要約する機能や、優先順位の高いメールを優先表示する機能も搭載されており、重要なメールの見落としを防げます。

基本的に処理を端末内で完結させ、必要な場合のみユーザー個人のみがアクセスできるクラウドを利用する設計になっているため、プライバシー面が気になる場合でも使いやすいでしょう。

なお、この機能はiPhone 15 Pro以降などの対応端末で利用でき、日本語はiOS 18.4以降でサポートされています。

Outlook（Copilot）｜Microsoft

OutlookのCopilotは、メール業務を効率化する複数の機能を備えています。

受信メールを開いた状態で「要約」を使えば、長いスレッドの要点や決定事項を短時間で把握でき、「下書き」では「誰に・何を・どんなトーンで」返信するかをプロンプトで指示するだけで返信文を自動生成してくれます。

さらにコーチング機能を活用すれば、文章のトーンや明確さについて改善提案を受けられるため、失礼な表現や誤解を招く言い回し、言い過ぎた表現を事前に修正可能です。

「優先順位付け」で重要度の高いメールを優先表示させることができるため、どれから読むべきか迷う時間を削減でき、大量のメールの処理を効率化できます。

さらに、 Copilotに優先順位を教えることもできるため、自分の使い方や好みに合った順番に優先度をカスタマイズすることも可能です。

データの取り扱いはMicrosoft 365 Copilotの枠組みに準じており、やり取りの内容は暗号化して保存され、基盤となるLLMの学習には使用しない方針が示されています。

Gmail（スマートリプライ）｜Google

Gmailの「スマートリプライ」は、受信メール（またはスレッド）の文脈をもとに短い返信候補を自動で提示し、選ぶだけで返信文に挿入できる機能です。

定型寄りの返答（了解・お礼・確認など）で返信の初速を上げやすく、毎回ゼロから文章を組み立てる手間を減らせます。

利用するには、Gmailの設定にある「スマートリプライ」をオンにする必要があり、不要なら同じ設定からオフにもできます。 

 なお、Google Workspace環境ではGemini連携により、従来の短文候補よりも文脈に沿った長めの下書きを提案する「コンテキストに応じたスマートリプライ機能」も案内されており、用途によっては下書き作成の比重をさらに下げられます。 

AIメール返信ジェネレーター｜Chatsimple

「AIメール返信ジェネレーター」は、受信メールの本文を貼り付けるだけで、文脈に沿った返信文を自動生成できる無料ツールです。

画面上で返信トーンを「中立」「フォーマル」「フレンドリー」「アサーティブ（断定的）」「謝罪」の5種類から選べるため、同じ内容でも「丁寧に」「強めに」「謝罪寄りに」といった使い分けが簡単にできます。

生成された文章はそのままコピー&ペーストして利用できますが、問い合わせ管理や承認フローといった運用機能は備えていないため、返信作成のスピードアップに特化したツールといえるでしょう。

なお、プライバシーポリシーでは、提供したファイルやチャットの会話内容を収集・保存する可能性があること、またAWSやOpenAI、Azureなどのサブプロセッサを利用していることが明記されています。

業務で機密情報を扱う場合は、貼り付ける内容の範囲を限定するなど、社内ルールを整備したうえで利用することをおすすめします。

返信文の作成ツール｜株式会社インフォリオ

「返信文の作成ツール」は、相手からのメッセージと自分が伝えたい内容を入力するだけで、メールやチャットの返信下書きを自動生成してくれるフォーム型ツールです。

必須項目は「メッセージで伝えたい内容」のみで、必要に応じて「あなたの立場・相手の立場」「事情や背景」「書き出しの文章」「追加指示(言語・文字数・口調・絵文字の有無)」などを指定することで、より精度の高い下書きを作成できます。

さらに、相手の意図を分析した結果や本文のみの表示、AIに送信されるプロンプトの確認機能も備えており、どのような指示で文章が変化するのかを学びながら使える設計です。

気に入ったプロンプトをお気に入りにストックすることや、自分用に編集したプロンプトを「自分用ノート」に保存しておくことも可能です。

各入力欄は500文字以内(推奨は50〜500文字)で、サイト内ツールの利用は1人1日合計10回までに制限されています。

生成された文章はそのまま送信するのではなく、あくまでヒントとして自分で見直して使うことが推奨されています。

AltoMail｜メディアリンク株式会社

AItoMailは、問い合わせメールに対してRAG(検索拡張生成)技術を活用し、社内ナレッジを参照しながら返信文を自動生成するAIメール自動返信システムです。

ナレッジベースにはPDF、WebページのURL、テキストファイルなどを登録でき、自社の情報に基づいた根拠のある返信下書きを作成できます。

返信動作は柔軟に設定可能で、下書き保存の段階で止めて人が確認するか、そのまま自動返信まで実行するかを選べるため、最初は確認フローを挟みながら運用し、精度が高まった領域から段階的に自動化を進めることもできます。

また、問い合わせ用のWebフォーム作成機能も備えており、問い合わせの受付から返信までの流れを一貫して整えられる点も特徴です。

さらに、チャットボットやFAQ検索システムと共通のナレッジベースを利用できるため、チャネルごとに情報を二重管理する手間を省きながら、マルチチャネルでの自動応対を展開できます。

AIライター｜INNOVATE AI PTE. LTD.

AIライターは、メール返信をはじめとする幅広い文章作成を支援するオールインワン型のAIライティングツールです。

マーケティングコピー、ブログ記事、学術文書など、用途別のツールを統一されたインターフェースで扱えるため、ブラウザから手軽にアクセスできます。

ブラウザ拡張機能をインストールすれば、Web上の入力欄で「//」と入力するだけでAIを呼び出し可能で、メール作成や返信をスピーディーに始められます。

メール作成では「AIメール作成」として機能し、要件を伝えるだけで下書きを自動生成してくれます。生成後は、リライトや文章の短縮・拡張、再生成といった調整も可能です。

トーンは13種類から選択でき、よくある返信パターンに対応したテンプレートも用意されているため、相手や状況に応じた適切な文面を作りやすくなっています。

LeapMe｜LeapMe

LeapMeは、iPhoneで使えるAIキーボード/AIアシスタントです。GmailやLINEなど、今開いているアプリの入力欄で直接、文章作成を支援してくれます。

キーボード上からAIモードを呼び出し、指示に沿った文章作成はもちろん、文面の添削、場面に合わせたトーン変更、翻訳などもまとめて利用できるため、「書く→整える→送る」の一連の流れをスムーズに進められます。

メール返信では「返信作成」機能を使い、相手のメールに対して正確で迅速な返信の下書きを作成可能です。必要に応じて敬語や言い回しを調整してから送信できる設計です。

たとえば、カジュアルな文章をビジネス向けの丁寧な表現に変換する敬語変換ツールも搭載されており、社外へのメールや目上の方への連絡で、適切な文面に整えたい場面で役立ちます。

チームで運用する問い合わせ管理システムというよりも、個人の返信・文章作成のスピードと品質を向上させるためのツールといえるでしょう。

Monica｜Monica

Monicaは、ブラウザ拡張機能としてWeb上の入力欄に直接AIを組み込み、DM返信、コメント、投稿文、メール文面の下書きを画面を切り替えずに作成できるコミュニケーション支援ツールです。

タブを移動することなく文章作成、返信、翻訳まで完結できるため、SNSでのやり取りや海外の相手との連絡を効率化できます。

メール以外にもFacebook、Instagram、X(旧Twitter)、Reddit、LinkedIn、WhatsAppなどでの利用を想定しており、返信、投稿、レビュー、コメント作成まで幅広くカバーしています。

メール機能では、GmailやOutlookなどと連携し、メール内容の要約、タスクや重要な日付の抽出、文脈に沿った返信の生成、多言語での作成・翻訳に対応しているのも特徴です。

また、複数のAIモデルを比較しながら利用できるマルチモデル機能、高精度な翻訳機能、用途別のカスタマイズなど、高度な機能も備えています。

楽々自動応対

楽楽自動応対は、企業の問い合わせ対応を効率化するメール共有管理ツールです。対応漏れや二重返信といったトラブルを防ぎながら、AIによる返信案の自動生成で担当者の業務負担を軽減します。

未対応、対応中、完了といったステータス管理機能により、代表メールアドレス宛のメールでも誰が何を対応すべきかが一目で分かります。担当者への自動振り分けや返信期限の通知機能もあるため、対応遅れを防ぐことができます。

また、重要なメールは送信前に上長の承認を得られる申請・承認フローを設定可能です。ダブルチェック体制でクレーム対応などのリスクを低減できる点も魅力です。

テンプレートや社内Q&A、ラベル機能を活用すれば、よくある問い合わせへの対応を標準化できます。さらに、SlackやMicrosoft Teamsへの通知機能により、チーム全体での情報共有もスムーズです。

セキュリティ面では、SSO(シングルサインオン)やIP制限によるアクセス制御、暗号化通信、国内データセンターでの運用など、企業利用に必要な要件を満たしています。

無料トライアル期間と無償サポートが用意されているため、初めてメール管理ツールを導入する企業でも安心して始められます。

AIメール返信の運用手順

AIメール返信を運用する際には、順を追って導入することで混乱を避けられます。AIメール返信の運用手順について詳しく紹介します。

手順1：AI使用範囲のルールを決める

最初に「AI下書きを使うメール」と「使わないメール」を明確に区別し、運用ルールを策定しましょう。たとえば、資料請求への返信はAIツールを利用する対象とする一方で、値下げ交渉は対象外にするといった基準を設けます。

重要なのは、自動送信を許可するのか、それとも必ず人の確認を経てから送信するのかという点です。受領確認メールだけは自動返信にするなど、メールの種類ごとに細かく設定する必要があります。

社内規程やマニュアルとの整合性を保つため、情報管理部門・現場担当者・経営層の三者で合意形成を図ることが欠かせません。

線引きが曖昧なままだと、担当者が不安で使用を避けるか、逆にリスクの高い使い方が広がる恐れがあります。対象外となるメールの具体例を示しておくことで、現場が判断に迷った際の基準を統一できます。

まずは判断が明確なカテゴリから導入を始めると、現場への定着がスムーズに進むでしょう。

手順2：プロンプトを設計する

基本となるプロンプトには、会社名、部署名、署名、敬語のスタイル、使用を避けるべき表現などを盛り込んでおくと、AIの出力品質を安定させやすくなります。メールの構成も事前に指定しておくと効果的です。

たとえば「要約→回答→詳細説明→次のアクション」という順序で記載するよう、構成をあらかじめ固定します。

営業部門では提案性を重視したい、サポート部門では安心感を優先したいなど、部門ごとに異なる要望が出てくるでしょう。共通部分と部門別の差分を分けて管理することで、更新の手間を減らしつつ現場のニーズに対応できます。

プロンプトは作成して終わりではなく、実際のメール運用を通じて改善していく前提で設計しましょう。署名や改行ルールまで細かく指示しておくと、メール送信前の整形作業を大幅に削減できます。

現場で発生する小さな手戻りを一つずつ解消していくことで、実感できる効果が高まります。

手順3：テンプレートを整備する

資料請求、見積依頼、納期問い合わせ、採用応募など、頻繁に発生するメールカテゴリはテンプレート化することで高い効果が期待できます。

件名、冒頭の挨拶文、締めの定型文など、毎回ほぼ同じ内容となる部分を固定し、必要な部分だけを変数として差し替える形式にすると利用しやすいでしょう。

テンプレートは共有フォルダやナレッジ管理ツールで一元管理し、更新履歴と担当者を明確にしておきましょう。最新版がどれか分からない状態になると、メールの品質が低下してしまいます。

さらに、NG表現や注意すべきポイントを注記として残しておくと、新人スタッフでも迷わず対応できるようになります。

テンプレートの整備は、運用の再現性を高めるための基盤整備と捉えると良いでしょう。添付資料の案内文や回答期限の記載方法などもテンプレートに含めることで、対応漏れを防ぎ、確認作業の工数も削減できます。

手順4：効果を検証する

導入効果は感覚的な判断ではなく、具体的な指標で測定することで継続的な改善につなげられます。

返信までの平均時間、担当者1人あたりの対応件数、対応漏れの発生件数、クレーム件数などを導入前後で比較しましょう。

定量データだけでなく、現場担当者の声を集めることも重要です。使いにくい点や不安に感じる部分が明らかになれば、プロンプトの修正やテンプレートの見直しに活かせます。

検証→修正→再検証というサイクルを回すことで、AI導入が一時的なイベントで終わらず、継続的な業務改善として定着しやすくなります。

担当者が「実際に業務が楽になった」と実感できる場面を具体的に収集すると、社内での説得材料としても有効です。

週次で数通のサンプルメールをレビューし、質の高い返信例をテンプレートに反映していくことで、現場の納得感を保ちながら改善を続けられます。

AIメール返信で利用するプロンプト作成のコツ

AIメール返信の質はプロンプトに左右されます。ここでは、AIメール返信で利用するプロンプト作成のコツを紹介します。

役割を設定する

プロンプトの冒頭で「あなたは◯◯株式会社のカスタマーサポート担当です」のように役割を明記すると、メールの文面における立場がブレにくくなります。

AIは立場が曖昧だと、過度に丁寧な表現になったり、逆に踏み込みすぎた内容になったりすることがあります。事前に役割を指定しておくことで、適切なトーンの文章を生成可能です。

また、上司名や部署名を含める場合は、誤った肩書きが生成されないよう最終確認を必須にしましょう。

役割を固定することで、トーン調整の手間が減るだけでなく、担当者ごとの言い回しの差が縮まり、チェック作業の負担も軽減されます。

プロンプト例

あなたは{会社名}の{部署名}で{役割}を担当しています。以下の受信メールに対する返信文を作成してください。- 目的：{目的}- トーン：{丁寧/落ち着いた/簡潔}- 出力：メール本文のみ（件名不要）- 署名：{署名を末尾に入れる} 【受信メール】{ここにメール本文を貼る}

あなたはBtoB企業のカスタマーサポート担当です。やり取り相手は顧客（社外）です。過度なへりくだりは避け、誠実で事務的な丁寧さを優先してください。以下に返信文を作成してください（本文のみ）。 【受信メール】{本文}

あなたは{会社名}の{担当者名}として返信してください。注意：役職・部署名は入力した内容のみを使用し、推測で作らないでください。出力は「挨拶→要点→次アクション→締め→署名」の順で。 【受信メール】{本文}

目的を明確にする

プロンプトには「何を達成したいか」を一文で記載すると、返信案が具体的な行動につながりやすくなります。

謝罪を伝えたいのか、日程を確定したいのか、追加情報を依頼したいのかによって、必要な要素が変わってくるためです。

目的が曖昧なままだと、丁寧な表現だけが並んだ文章が生成され、相手が次に何をすればよいのかが不明確になってしまいます。

「このメールを読んだ相手にどう行動してほしいか」を先に言語化し、目的として明示すると効果的です。

目的が明確になると、メールの分量調整もしやすくなり、読み手の負担も軽減されます。

目的が複数ある場合は優先順位も記載し、主目的に対する結論を先に提示するよう指示することで、読み手が迷わず理解できるメールになります。

プロンプト例

以下の受信メールへの返信文を作成してください。 【主目的】{例：日程確定／追加情報の依頼／謝罪と代替案提示}【副目的】{例：次回からの手順共有}（任意）【相手にしてほしい行動】{例：候補日から1つ選んで返信}【制約】{例：200〜300字程度／結論先出し／箇条書き可}【出力】本文のみ 【受信メール】{本文}

目的は「謝罪」ではなく「次の一手を進めること」です。相手が次にやることが1回で分かる返信にしてください。- 最初の2行で結論とお願い- こちらができること／できないことを明確化- 最後に相手の返信アクションを1つに絞って提示 【受信メール】{本文}

目的：追加情報を2点回収したい回収したい情報：1) {確認したいこと1}2) {確認したいこと2}お願いの書き方：相手が答えやすいように質問は箇条書きで、Yes/Noか選択式を優先本文のみで作成してください。 【受信メール】{本文}

文脈情報を書き出す

AIに渡す情報は、メール本文の貼り付けだけでは不十分な場合があります。相手との関係性や今回のやり取りに至った経緯が欠けていると、トーンがずれたり、必要な確認事項が抜け落ちたりします。

プロンプトでは、新規顧客、既存顧客、パートナー企業などの関係性を一言で記載し、経緯や約束した事項を箇条書きで渡すとより理想に近い返信が生成されやすいでしょう。

例えば「前回は○月○日に見積書を送付」「追加で確認したい点は2つ」のように具体的に記載してみてください。

機密性の高い情報は概要に留め、社内の情報管理ルールに沿って入力することも欠かせません。

相手が急いでいるのか、困っているのか、不満を抱えているのか、といった状況をメモとして追加すると、表現への配慮が適切に反映されやすくなります。

プロンプト例

返信文を作成してください。メール本文だけではなく、以下の文脈情報も必ず反映してください。 【関係性】{新規/既存/パートナー}【これまでの経緯】- {箇条書きで3〜5行}【約束・合意事項】- {箇条書き}【今回の争点（ズレ）】- {箇条書き}【相手の状態】{急いでいる/不満/困っている/通常}【機密】固有名詞や金額は伏せ字（例：◯◯）にする【出力】本文のみ 【受信メール】{本文}

以下の条件で返信文を作成してください。- 相手：既存顧客。今回の遅延で不満がある- 事実：{いつ}までに{何}を渡す予定だったが遅れている- こちらの対応：今日中に{代替案/暫定対応}を提示できる- 目的：相手の不満を増やさず、次の合意（期限or手順）を作る- 禁止：言い訳っぽい表現／曖昧な濁し 【受信メール】{本文}

文脈メモを最優先で反映し、メール本文の書きぶりに引っ張られないでください。不足情報がある場合は、返信文の最後に「確認事項」として質問を最大2つまで追加してください。 【文脈メモ】{箇条書き} 【受信メール】{本文}

文体を指示する

文体は「丁寧に」という指示だけでは出力がブレてしまいます。

社外向けの敬語を使う、フランクすぎない表現にする、分量は簡潔にする、結論を先に書く、といった指示をセットで記載すると、現場で実際に使える下書きになりやすいでしょう。

箇条書きの使用可否、専門用語の扱い方、謝罪文の入れ方なども、必要に応じて明記します。

毎回同じ指示を記載するのが手間になる場合は、基本となるプロンプトを保存しておき、案件ごとに差分だけを追記する運用が便利です。

さらに「避けたい言い回し」を数個入れておくと、社内の文体ルールからのズレを減らしやすくなります。

例えば社名の敬称ルールを統一するなど、細かい指示を入れるほど現場での修正時間を削減できます。

プロンプト例

以下の受信メールへの返信文を作成してください。 【文体ルール】- 敬語：社外向けの標準敬語- トーン：落ち着き／簡潔／丁寧- 長さ：{200〜350字}- 構成：結論→理由（必要なら）→依頼/次アクション→締め- 箇条書き：可（質問や手順は箇条書き優先）- 禁止：過度なへりくだり（「恐れ入りますが」の連発など）／強い断定／不要な前置き- 望ましい言い回し：{社内ルールがあれば記載} 【受信メール】{本文}

「丁寧だが回りくどくない」メールにしてください。- 1文は長くしすぎない（最大60字目安）- 同じ敬語表現を連続させない- こちらの責任範囲と次の期限を明記本文のみで出力してください。 【受信メール】{本文}

以下のNGワードを避けて返信文を作成してください：- {NG1}- {NG2}- {NG3}代わりに、次の表現を優先してください：- {推奨1}- {推奨2}本文のみ。 【受信メール】{本文}

AIメール返信に利用するプロンプトの例

AIメール返信に利用するプロンプトの具体的な例を紹介します。プロンプトを作成する際の参考にしてください。

クレームへの返信

クレーム対応は感情の温度が高く、情報整理と配慮ある表現の両方が求められます。以下のようなプロンプトを活用すると、適切な返信文を生成しやすくなります。

あなたは株式会社◯◯のカスタマーサポート担当者です。既存顧客からのクレームメールに対して返信を作成してください。 【事実関係】- 商品名:△△△- 購入日:2024年12月10日- 問題点:商品到着時に破損があった- 相手の要望:交換または返金を希望 【目的】お客様の不快な思いに対して謝罪し、具体的な対応方法を提示する 【構成指示】1. 経緯の整理と状況確認2. 不快な思いをさせたことへの謝罪(必須)3. 具体的な対応内容の提示4. 再発防止への取り組み5. 今後の連絡手段 【文体指示】- 社外向けの丁寧な敬語を使用- 断定的な約束は避ける- 返金や補償条件は「確認後にご連絡します」とする- 結論を先に、詳細は後に記載

このプロンプトを使用することで、感情に配慮しながら事実関係を整理した返信文が生成されます。送信前に担当者が事実関係と対応条件を確認する運用も併記すると、現場で判断に迷いにくくなるでしょう。

日程調整メールの返信

日程調整は定型的な要素が多いため、AIが得意とする領域です。相手の候補日程が合う場合と合わない場合で、プロンプトを分けて用意します。

日程が合う場合

あなたは株式会社◯◯の営業担当者です。商談の日程調整メールに返信を作成してください。 【入力情報】- 相手の候補日:12月25日(水)14:00-15:00、12月26日(木)10:00-11:00- 自社の候補日:第1候補 12月25日(水)14:00-15:00、第2候補 12月27日(金)13:00-14:00- 実施方法:オンライン会議(Zoom)- 所要時間:1時間- 参加者:当社2名、先方2名 【目的】日程を確定し、次のステップに進める 【構成指示】1. 候補日提示へのお礼2. 12月25日14:00で確定する旨を記載3. オンライン会議のURL送付予定を明記4. 参加者の最終確認 【文体指示】- 社外向けの敬語- 簡潔に要点をまとめる- 確定事項は明確に記載

日程が合わない場合

あなたは株式会社◯◯の営業担当者です。商談の日程調整メールに返信を作成してください。 【入力情報】- 相手の候補日:12月25日(水)14:00-15:00、12月26日(木)10:00-11:00- 自社の候補日:いずれも先約あり- 代替候補:12月27日(金)13:00-14:00、12月28日(土)10:00-11:00、1月6日(月)15:00-16:00- 実施方法:オンライン会議(Zoom)- 所要時間:1時間 【目的】丁寧に状況を説明し、代替候補を提示する 【構成指示】1. 候補日提示へのお礼2. ご提示いただいた日程での調整が難しい旨を丁寧に説明3. 代替候補日を3つ提示4. 再調整への協力をお願いする 【文体指示】- 社外向けの敬語- 断りの表現は「あいにく先約がございまして」など柔らかい表現を使用- 申し訳ない気持ちを適度に表現

オンライン開催の場合は、相手のタイムゾーンや参加URLの記載方法に差異が出やすいため、必須項目として明記しておくとよいでしょう。

問い合わせメールへの返信

問い合わせ返信では、相手が知りたい情報を優先的に提示しつつ、次に取るべき行動も示す必要があります。

あなたは株式会社◯◯のカスタマーサポート担当者です。製品に関する問い合わせメールに返信を作成してください。 【入力情報】- 問い合わせ内容:製品Aの対応OSについて- 対象製品:製品A(型番:XXX-001)- 参照情報:FAQ「対応環境について」セクション- 回答内容:Windows 10/11、macOS 12以降に対応 【目的】相手の疑問を解決し、必要に応じて購入や資料請求につなげる 【構成指示】1. 問い合わせへのお礼2. 質問への直接的な回答(対応OS情報)3. 関連情報の案内(動作環境の詳細ページURLなど)4. 不明点があれば再度問い合わせを促す5. 資料請求や商談を希望される場合の導線を記載 【文体指示】- 社外向けの敬語- 結論を先に記載- 専門用語は必要最小限に- 過剰な説明は避け、詳細は関連ページへ誘導- 分量は10行程度に収める

回答に含める範囲と、別途案内する範囲を分ける指示も加えることで、過剰な説明を避けやすくなります。

商談や資料請求につながる可能性がある場合は、最後に資料URLや問い合わせフォームへの導線を入れるよう指示すると、ビジネス機会の損失を減らせます。

まとめ

AIメール返信は、返信を自動化する道具というより、下書きを高速に用意して判断に集中する時間を増やす仕組みと捉えると運用しやすくなります。

まずはメールを「AIに任せやすい領域」と「人が対応すべき領域」に分類し、ルールとプロンプト、テンプレートを整備してみましょう。

担当者不明、未対応メールの滞留といったチーム窓口での混乱が課題であれば、共有メールボックス型とAIの組み合わせから検討すると、改善ポイントが見えやすくなります。

一方、個人の返信効率向上が目的であれば、メールクライアントの内蔵機能やブラウザ型ツールで使用感を確認し、要件が明確になってから業務用システムへ移行する流れも選択肢となるでしょう。

yaritoriは、複数窓口のメールを1画面で共有できるシステムです。AIによるサポートを受けられるだけでなく、対応漏れや二重返信を防ぐ仕組みも搭載しています。

ぜひ、この機会に一度お試しください。