【初心者向け】メールサーバーとは？仕組みと種類をわかりやすく解説

メールを送受信する際に裏で動いているのが「メールサーバー」です。メールサーバーは電子メールの受信・保存・送信において重要な役割を持っており、その仕組みを理解することはデータ送信の安全性や効率性を確保する上で不可欠です。

本記事では、メールサーバーがどのように機能しているのか、その基本的な仕組みについて解説します。

「メールサーバー」とはメールの送受信を担うもの

メールサーバーは、インターネット上で電子メールの送受信を処理するコンピュータシステムです。

メール送信者からのメールを受け取り、受信者に配信する役割を担っているほか、メールアカウントを管理し、受信したメールをユーザーがアクセスできるように保存します。

イメージは、郵便局で手紙を発送するのと同様の役割です。

メールサーバーは以上の流れと同様の方法で配送先までメールを届けています。

また多くのメールサーバーはスパムフィルタリングやセキュリティ機能を備えており、インターネット上でのメール通信を円滑に行うための基盤システムともいえます。

メールサーバーがメールを送受信する仕組み・流れ

では、具体的にどのようなメールサーバーが活動してメールを送受信しているのか、仕組みを見てみましょう。

・「SMTPサーバー」がメールを送信する
・「DNSサーバー」がメールの宛先を調べる
・「POPサーバー」「IMAPサーバー」がメールを受信する

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「SMTPサーバー」がメールを送信する

SMTPサーバーは、メールを送信するためのサーバーです。

送信者が作成したメールがSMTPサーバーに届くと、一度DNSサーバーに転送して配送先を調べます。配送先が確定次第、メールはSMTPサーバーに戻り、配送先のメールサーバーに転送されます。

郵便局のシステムでいう、配達員の役割です。

「DNSサーバー」がメールの宛先を調べる

DNSサーバーでは、SMTPサーバーから転送されたメールの宛先を調べます。

DNSサーバーとは、インターネット上のドメイン名（例: example.com）とIPアドレス（例: 192.0.2.1）の紐付けを管理するサーバーです。この紐付け作業がなければ正しい宛先にメールを送れないため、非常に重要なプロセスです。

郵便局で宛先をチェックし、配送先を割り振るのと同様の作業といえます。

以上からわかるように、DNSサーバーはインターネット上のネットワーク通信をスムーズに行うために重要な役割を果たしています。

「POPサーバー」「IMAPサーバー」がメールを受信する

POPサーバーは、電子メールを受信するためのサーバーです。

メール受信者は自分のメールアカウントにログインしたあと、POPサーバーに接続して新着メールをダウンロードします。

通常、受信したメールはサーバーから削除されることが多く、POPサーバーはユーザーがメールを受信するための「一時的な中継点」として機能します。

一方、IMAPサーバーは、電子メールを管理・参照するためのサーバーです。

ユーザーは複数の端末からIMAPサーバーに接続し、受信したメールをサーバー上に保存したまま、いつでもアクセスできます。メールを読んだり、フォルダに整理したり、削除したりする操作もIMAPサーバーを通じて行います。

特徴をわかりやすくまとめると以下のとおりです。

新規でメールアドレスを作成する場合、「POPサーバー」「IMAPサーバー」のどちらかの選択が必要なケースもあるため、違いをはっきり認識しておきましょう。

メールサーバーの特徴

メールサーバーを利用するにあたって、知っておきたい特徴を紹介します。

・複数端末から利用可能
・定期的なメールの整理が必要

複数端末から利用可能

メールサーバーは、複数の端末から利用できる特性を持ちます。

ユーザーのメールボックスをオンラインで管理し、どの端末からでも同じメールデータにアクセスできるため、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、複数端末からアクセスする可能性があるユーザーにとっては特に便利な機能です。

同じメールを違う端末からでも確認できるため、企業の共有アドレス宛に届いたメールを複数人で管理しているケースにおいても便利でしょう。

定期的なメールの整理が必要

メールサーバーでは、定期的にメールの整理が必要です。古いメールを削除したり、整理して保存したりすることで、メールボックスの容量を効率的に管理できます。

一方で、メールの整理を怠った場合、サーバーが重くなってメールの送受信に影響が出る恐れがあるため注意が必要です。定期的な整理さえ実施しておけばパフォーマンスを維持し、データの適切な保存を保証してくれます。

メールサーバーの設定手順

実際にメールサーバーを利用する方に向け、初心者におすすめの「レンタルメールサーバー」に限定して設定方法を紹介します。

1,送信メールサーバーを設定する
2,受信メールサーバーを設定する
3,SSL暗号化を適用する

具体的な作業方法は選ぶメールサーバーやメールソフトによって異なるため、参考としてご覧ください。

送信メールサーバーを設定する

まず、設定に必要な情報を入力して、送信メールサーバーを設定します。

受信メールサーバーを設定する

続いて、POPかIMAPを指定し、受信サーバーに必要な情報を入力します。

SSL暗号化を適用する

最後にSSL暗号化の設定を行います。

SSL暗号化は、第三者にメールを不正に傍受される被害を回避するために必要なセキュリティです。情報漏洩やデータ改ざんのリスクを減らすためにも、SSL暗号化に対応したメールサーバーを利用して設定しておきましょう。

メールサーバー選びの5つのポイント

自社に合うメールサーバーを選ぶにあたって、重要な5つのポイントを紹介します。

将来の使い勝手にも大きく影響するため、以上の5つのポイントは必ずチェックしておくことをおすすめします。

発行可能なメールアドレスの数

企業の成長を考慮して柔軟性を確保するために、発行可能なメールアドレスの数を確認しておきましょう。

新しい従業員やプロジェクトに対応するためには、追加のメールアドレスが必要です。部門ごとにメールアドレスを管理することで、組織の管理やセキュリティを強化できるため、将来性を見越した発行可能なメールアドレスの数のチェックは必須です。

セキュリティ

セキュリティをチェックする理由は単純で、重要なコミュニケーションを扱うメールサーバーでは、データ漏洩や不正アクセスのリスクを最小限におさえる必要があるためです。

SSL/TLSの利用や認証機能の強化・スパムフィルタやウイルス対策の実装など、適切なセキュリティ対策が取られているか確認することで、機密性やデータの完全性を保護し、サービスの信頼性を確保できます。

取引先からの信頼獲得のためにも、メールサーバーのセキュリティは重要です。

コスト

予算内で最適なサービスを選ぶためにコストをチェックしましょう。初期費用・月額料金・追加オプションの価格など、コストを隅々まで確認してください。

安価なサービスはコスト削減につながる反面、サポートやセキュリティ機能が不足する場合があります。一方で、高価なサービスは機能の充実や信頼性が高い傾向がありますが、予算オーバーになる恐れもあるので注意するようにしましょう。

コストとパフォーマンスのバランスをよく考慮し、自社のニーズに最適なメールサーバーを選びましょう。

メールアーカイブ機能の有無

メールアーカイブ機能は、法的要件やコンプライアンスに対応するため、メールの長期保存や検索をしなければならないシーンで必須です。また、重要な情報の保管やシステムエラー・災害時の復旧にも不可欠です。

適切なアーカイブ機能を備えたサーバーを選べば、データの保全とアクセス管理を効果的に実施でき、業務の効率化とデータ管理に大いに役立ちます。

共用タイプ・専用タイプ

企業のニーズやセキュリティ要件に応じた適切なサーバーを選ぶため、共用タイプ・専用タイプのどちらが必要かを見極めましょう。

共用タイプは複数人が同じサーバーを共有する形式で、コストを抑えられますが、リソースの競合やセキュリティリスクが懸念されます。

一方、専用タイプは個別に割り当てられたリソースで、パフォーマンスやセキュリティの管理がより柔軟にできますが、コストが高くなる傾向があります。

どちらのタイプにするか、企業の規模・重要度・予算に応じて選びましょう。

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まとめ

メールは複数のメールサーバーを介することで正しい配送先まで届けられます。このメールサーバーは、すなわち郵便局の役割と同様で、それぞれが異なる働きをしてメールを運んでいます。

また、企業で使用するメールサーバーを選ぶ際には、特に気をつけるべきポイントがあるため、ぜひ本記事の内容をしっかり理解してください。

自社に合うものを選べなければ、業務に支障が出るリスクもあります。

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