Outlookでタスク管理する方法｜3つの便利機能やコツを紹介

複数のプロジェクトやタスクをミスなく管理するには、日々届く大量の情報を効率よく整理することが重要です。

・もっとタスク管理をしてミスを防ぎたい
・スケジュール登録が面倒

と感じている方には、Outlookがおすすめ。

Outlookは単なるメーラーではなく、優れたタスク管理機能を持っています。メールに記載されたスケジュールやタスクを直接ToDoリストに落とすことで、アプリ間の連携が不要になり、見落としを防げます。

この記事では、Outlookを使ったタスク管理の方法やコツ、意外と知らない3つの便利機能をわかりやすく解説します。参考にして、タスク管理の効率化にお役立てください。

Outlookでタスク管理する方法

Outlookでタスク管理をする方法は、大きく以下の3つに分けられます。

・タスクを登録する
・タスクを表示する
・タスクを消化する

上記3つの機能を使いこなせれば、基本的なタスク管理は可能になるでしょう。それぞれどのように行うかを解説します。

タスクを登録する

新しいタスクを追加する方法は、主に3つです。

まずは、受信したメールリストから作成する方法です。

どのメールでもよいので、リスト上で右クリック。

アクションリストが表示されるので、一番下にある「高度なアクション」から「タスクを追加」を選べば、To Doリストが表示されます。

上記画像にあるように、「＋　タスクを追加」をクリックして入力すれば、追加は完了です。

また、直接To Doリストを表示させ、タスク追加を行うことも出来ます。

ウインドウの右上にあるチェックマークがついたボタンをクリックしましょう。

タスクのリストが表示されるので、「＋　タスクを追加」をクリックして入力すれば、追加できます。最後に、大きなウィンドウでタスクを追加させる方法です。

画面左側のバーに並んだアイコンから、チェックマーク「レ」（To Do）のアイコンをクリックしましょう。

メインウィンドウが切り替わり、タスクリストが表示されるので「タスクの追加」から入力します。

なお、同時に期限やアラームも設定が可能です。

タスクを一覧で表示する

タスクを表示させるには、画面右上のボタンをクリックしましょう。

一目ではわかりづらいですが、、チェックマーク「レ」がついたボタンになります。デフォルト設定であれば、画面の右上にあるベルのマークの左側です。

クリックすると、受信メールの横にタスク一覧が表示されます。

タスクだけを詳しくみたい場合は、画面左側のバーに並んだアイコンから、チェックマーク「レ」（To Do）をクリックしてください。

クリックすると、タスク一覧が大きく表示されます。

タスクを消化する

タスクを消化するには、まずタスクリストを確認し、優先度の高いものから取り組むとよいでしょう。

タスクを消化したあとに完了させる方法は2つ。簡単なのは、To Doリストを表示させて、◯にチェックを入れる方法です。

まずは、画面右上のチェックマークのあるボタンをクリックしましょう。

通知（ベル）ボタンの左にあります。

タスクが表示されたら、表示の先頭の◯にチェックを入れれば完了です。

また、表示されたタスクの上で右クリックして「完了としてマーク」を選ぶ方法もあります。

ひと手間増えますが、確実に完了させられます。

なお、右クリックした場合、期限やリマインダーの設定も表示されるので、必要に応じて利用しましょう。

Outlookでタスク管理時に使える3つの便利機能

ここまで紹介した3つの操作に加え、以下の3つの便利機能も知っておくとタスク管理がしやすいです。

・定期的なイベント
・アラーム
・タスクリストの共有

定期的なイベント

定例の会議や朝礼など、繰り返し行われるスケジュールがある場合は、定期的なイベントを設定しましょう。

曜日や日付を見ながら設定したい場合は、画面左側のバーからカレンダーのアイコン（予定表）をクリック。

メインウィンドウにカレンダーが表示されるので、追加したい日付をクリックします。

タイトルや内容とともに、繰り返すかどうかを入力するタブがあるので、選びましょう。

毎日はもちろん、毎週や毎年なども設定可能です。定期的なイベントを設定することで、繰り返し行われるイベントを毎回カレンダーに登録する手間を省けます。

アラーム

Outlookでアラームを設定するには、まず「タスク」タブでタスクを表示させましょう。

画面の右上のボタンをクリックするか、画面左側のバーからアイコンをクリックします。

表示されたタスク上で右クリックすると「アラームを設定」の項目があるので、希望の日付と時刻を選択すれば完了です。

タスクの下に小さく、アラームの時刻が表示されます。

アラームの設定を行うことで、重要なタスクを忘れてしまうなどの事態を防げるでしょう。

タスクリストの共有

チーム全体でタスク内容を把握するには、共有機能を活用しましょう。

まずは画面左側のバーに並んだアイコンから、チェックマーク「レ」（To Do）をクリックしてください。

タスク一覧が大きく表示されたら、左側のリストから共有したいリストを選択します。

共有したいリストが表示されたら、画面右上にある「共有」をクリックします。

場所は「並べ替え」「グループ」の右側です。

クリックすると、招待状のリンクを作成するボタンが表示されるので、共有したい相手のメールアドレスを入力しましょう。

なおその他のメンバーとも共有したい場合は「アクセス許可の管理」から「アクセスは現在のメンバーに制限されています」をオフに切り替えます。

以上でリスト共有ができるので、複数の目でタスクを管理でき、ミスを減らせます。

Outlookでタスク管理をする際の2つのコツ

Outlookでタスク管理をする際は、以下2つのコツもぜひご活用ください。

・フラグ機能の活用
・予定表の活用

フラグ機能の活用

フラグ機能を活用すれば、重要なメールやタスクを、優先度や期限に応じて管理できます。

まず、Outlookの受信トレイで重要なメールを選択し、メールの右側に表示されるフラグアイコンをクリックします。

位置はメールマークの右側、ピン留めマークの左側です。

フラグを付けたメールは、メール一覧の上にある三本線の「三」マークをクリックして「フラグ付き」をクリックすればソートできます。

予定表の活用

Outlookが新しいUIに変更され、予定表（カレンダー）の表示が簡単に見られるようになっています。

タスクをいつ行えば良いか直感的に把握できるので、活用してミスを防ぎましょう。

予定表の表示方法は2つあります。

まずは画面右上のチェックマーク「レ」（今日の予定）がついたボタンをクリック。

デフォルト設定であれば、画面の右上にあるベルのマークの左側です。

表示されたウインドウの上部に「To Do」があるので、こちらをクリックすれば直近1週間の予定が表示されます。

もう1つは、左側のバーからカレンダーを選択して表示させる方法です。

縦に並んだアイコンのうち、上から2つ目のカレンダーマーク（予定表）をクリック。

大きなカレンダーで表示されるので、予定を直感的に把握できます。

なお、画面左側アイコンはドラッグすれば入れ替えられるので、使いやすい順に並び替えも可能です。

メールのタスク管理をするならyaritori

Outlookを活用すれば、メールを読んでそのままタスク管理にデータを落とせます。しかし、メールが大量に届いてしまうと、Outlookを使っても効率よくタスク管理を行うのは難しいでしょう。そこで、メール対応をより効率化するために、yaritoriの導入がおすすめです。

yaritoriとは、Onebox株式会社が提供するメール共有システムで、複数のメールアドレスに届いたメールを1つの画面で管理できます。サービスを提供してから約4年で、導入実績は200社を突破しました。

ステータス管理、誰がどのメールに対応しているのかなどの業務状況がわかりやすくなるので、メールの対応漏れを防ぎ、業務状況がわかります。

また、メールごとにリアルタイムでメンバーとチャットできるので、スムーズにメール対応が進められます。口頭での確認や別のチャットツールの使用が不要となり、業務効率が向上します。AI機能も導入されているため、文章生成をスムーズに行えます。

初期費用や最低利用期間もなく、月額1,980円で利用できるため、導入コストも削減できます。

まずは7日間の無料トライアルを使ってyaritoriの使いやすさを体験してください。

まとめ：Outlookのタスク管理機能を活用して抜けもれをなくそう

Outlookは単なるメーラーではありません。タスク管理の効率化につながる便利な機能が搭載されており、複数のプロジェクトやタスクを抜け漏れなく把握できます。

メール内容を見ながら、そのままタスクリストに入力したり、期限の日時にアラームを設定したりするのも可能です。どれもシンプルな機能ですが、必要十分と言えるでしょう。

複雑な操作が必要なソフトウェア・アプリはスタッフへの教育コストもかかります。まずはこの記事で紹介した、タスクの「登録」「表示」「消化」の3つを使ってみましょう。

なお、メールへの対応とタスク管理をさらに効率化させたいならyaritoriの導入がおすすめです。対応ステータスによってメールを自動的に分類し、対応のもれや重複も防げます。

複数のアドレスを一括で管理したり、担当者によらず対応を一元化できるメリットもあるため、yaritoriの導入を検討してみてください。