【Outlook】エイリアスとは？追加方法や注意点を解説

Outlookエイリアスは、1つのOutlookアカウントで複数のメールアドレスを使い分けられる便利な機能です。用途別にメールアドレスを使い分けることで、受信メールを整理しやすくなります。

しかし、エイリアスが増えすぎると、どのアドレスで登録したのか分からなくなったり、メールの整理が逆に煩雑になってしまう可能性があります。

そこでこの記事では、Outlookエイリアスの追加方法や効率的な使い方、Outlookエイリアスの注意点について解説します。

Outlookエイリアスとは

Outlookエイリアスとは、メインのメールアドレスとは別に、追加で作成できるメールアドレスのことです。

エイリアス機能を利用すれば、複数のアドレスを1つのアカウント（メールボックス）で管理運用できるため、アドレス自体の手間を省き、重要なメールの見落としを防ぐことが可能です。また、共通のパスワードでログインし、同じ管理画面ですべて管理できるため、ログインの煩雑さもなくなります。

ただし、エイリアスは増えすぎると管理が煩雑になるデメリットがあります。ルールを決めた上での使用、メール共有システムの使用でより効率的に運用が可能でしょう。

Outlookエイリアスのメリット

Outlookのエイリアス機能はアイディア次第でさまざまな活用が可能です。

まずはエイリアスを利用するメリットについて簡単に紹介します。

メールの一括管理が容易

エイリアスを使うことで、複数のメールアドレスを1つのアカウントで一元管理できます。

Outlookに登録されたすべてのメールは、1つのメールボックスに届きます。アドレスごとの切り替えも不要で、1つのアカウントにログインしていれば、すべてのメールを参照可能です。

すべてのアドレスを1つのメールボックスに集約することで、確認や返信の手間が大幅に削減されます。

メールの整理ができる

エイリアスを利用することで、アドレス毎に異なるルールを設定することができるため、効率的にメールを確認できます。

重要なクライアントや緊急のメッセージが多い直属の上司用に使うメールアドレスには、届いたメールに自動でピンを付けるようにフィルターを設定するとよいでしょう。

他方、SNSやニュースレターの登録に利用するエイリアスは、「後で読むフォルダ」にでも振り分けると仕事の邪魔になりません。メルマガや情報収集用のアドレスは、プロジェクトごとにタグを付けておくと便利です。

メールアドレスの使い分けや使い捨てができる

エイリアスを用いれば、チーム内情報共有用アドレス、外部の顧客向けアドレス、スマホアプリのアカウント用アドレス、プライベート向けアドレス……など、利用目的によってメールアドレスの使い分けができるようになります。

また、簡単に新しいメールアドレスを追加でき、不要なメールアドレスはいつでも削除可能です。

頻繁に広告などの迷惑メールを送ってくるようなサービスには、一時的に作ったアカウント用メールアドレスを使い、不要になればすぐに削除しましょう。社内で新規のチームプロジェクトが立ち上がった場合も、チーム用のアドレスを発行してプロジェクト中だけ使うことで情報漏洩のリスクも最小限に抑えることが可能です。

Microsoftアカウントのセキュリティ対策

Outlookのエイリアス機能を利用すれば、プライマリメールアドレスを公開せずにメールを送受信できるため、セキュリティリスクを回避できます。

プライマリメールアドレスとは、メール管理ソフトのメインとなるメールアドレスです。Outlookでは、MicrosoftアカウントのIDも兼ねています。

一般的にメールアドレスは、単なるメールのやり取り以外にも、サービスの登録やシステムIDなどに利用します。しかし、重要なメールアドレスを気軽に使い回すと、情報漏洩の危険性やスパムのターゲットになるリスクが高くなります。

Outlookのエイリアス機能を使えば、外部サービスへの登録には新規発行したサブメールアドレスを利用できます。プライマリメールアドレスを隠すことでアカウントIDを守り、プライベート情報を隠すことが可能です。

また利用状況に合わせて、簡単にプライマリメールアドレスを切り替えることも可能です。

Outlook エイリアスの追加方法

では、具体的なエイリアスの追加方法を、Web版のOutlookを使って紹介します。

※2024年10月現在のMicrosoft Outlookを元に解説しています。

手順1:Microsoftアカウントでログイン

エイリアスの設定はOutlookではなくMicrosoftアカウントの設定で行います。

まずは、下記のエイリアス管理ページを開いてください。

[エイリアスを追加する]

Microsoftアカウントのログインが求められますので、パスキーを入れてログインします。

（パスキーがない方は、ID＋パスワードや外部セキュリティキーでもログイン可能です）

手順2: エイリアスを追加する

エイリアスは、どちらかを選んで追加できます。

• 新しい Outlook.com メール アドレスを作成して、それをエイリアスとして追加する
• 既存のメール アドレスをエイリアスとして追加する

今回は、example.YR@outlook.jpという新しいメールアドレスを作成するとしましょう。
以下のように入力して、「エイリアスの追加ボタン」を押します

無事に追加できれば、管理画面に移行します。
以下のように新規のメールアドレスが追加されています。

Outlook エイリアスの削除方法

次に不要になったエイリアスを削除する方法を解説します。

※2024年10月現在のMicrosoft Outlookを元に解説しています。

手順1:Microsoftアカウントでログイン

まずは以下のMicrosoftアカウントの管理画面にログインします。

[Microsoft にサインインする方法の管理]

ログインできれば、追加したときと同様に管理画面に移行します。

手順2:エイリアスを削除する

管理画面の不要なエイリアスを、削除ボタンで削除します。

今回は、先ほど追加したエイリアス「example.YR」を削除してみましょう。

削除ボタンを押すと、削除警告が出ます。
削除するエイリアスに間違いがないか再度確認した上で、左下の削除ボタンを押してください。

エイリアスの管理画面から削除したエイリアスが消えれば、無事に削除できています。

Outlookエイリアスの注意点

Outlookのエイリアス機能は便利ですが、利用する際にはいくつか注意すべき点があります。いくつか代表的な注意点を紹介しますので、活用する際の参考にしてみてください。

プランによって追加できる数に制限がある

officeのプランによって、追加できるエイリアスの個数が大きく異なる点には注意が必要です。

例えば、Microsoft 365 Businessプランを契約しているユーザーならばユーザー1人年間400アカウントまで新規追加可能です。しかし、ビジネス用途ではないPersonalプラン向け Outlookでは、年間10個で合計10個までとされています。使い捨てエイリアスを大量に発行するという活用法は、Personalプランユーザーには不向きです。

Outlookを利用する場合は、自身が契約するOfficeのプランと、現在追加できるエイリアス上限を確認したうえで活用方法を検討するよう注意が必要です。

Microsoftアカウントで事前設定が必要

Outlookを利用するためには、先にMicrosoftアカウント内でエイリアスを事前に設定しておかなければなりません。メールボックスやOfficeツールの機能ではなく、アカウント本体の設定となるため、ある程度の知識が必要です。

Gmailでは設定無しでエイリアスが利用可能なので、この点はOutlookの大きな注意点と言えるでしょう。Outlookのエイリアス設定については、上述の「Outlook エイリアスの追加方法」にて、詳しく解説しているため是非参考にしてみてください。

メールの管理が複雑になる場合がある

Outlookに限りませんが、エイリアスを増やしすぎると逆に管理が難しくなるため運用には注意が必要です。

エイリアスは簡単に追加できるため、気がつくと管理できないほど膨大な数のサブメールアドレスを作ってしまうケースがよく起こります。エイリアスが多すぎると逆に重要なメールを見逃す危険性がありますし、メールボックス内が煩雑化します。

エイリアスを作る際には、なんの用途で使うのかをはっきりと決めてから追加しましょう。また作ったエイリアスには必ずフィルタリング条件やフォルダ振り分け設定、スター付け条件の設定を行い、自動で整理されるようにすることが大切です。

複数メールアドレスを管理するならyaritori

Outlookエイリアスはたしかに便利ですが、汎用的な機能に重点が置かれておりチーム管理機能はあまりリッチではありません。プランによってはエイリアスの数も絞られ、共同作業においても見落としや二重対応などを防ぐ機能が限られています。

もし複数人でメールを管理したい場合、よりチームアップ機能に重点をおいたメール管理ソフト「yaritori」がおすすめです。チームでの共同作業には欠かせない対応状況確認機能や、メンバー向けの相談用機能が充実しています。

「yaritori」に備わっている業務で活躍する機能とその魅力をまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

1.メールの対応状況がわかる

yaritoriには、メールの対応状況が人目でわかる機能が搭載されています。メール毎に「未対応」「対応済み」「返信担当者」などを可視化することができ、チーム内の対応状況を素早く共有できます。

複数アドレスを一元管理できる機能も搭載されているため、自身のメールを一元管理しながら、チームの二重対応や対応漏れなどの課題にも対処可能です。

2.社内メンバー向けの相談が簡単

yaritoriでは、メールごとにチームメイトとリアルタイムでチャットを行うことができます。

メール対応において、確認事項や返信内容のチェックなど、チームの協力が必要な場面は意外と多くあるでしょう。リアルタイムチャット機能を使えば、口頭で確認する手間を省き、情報共有をスムーズに進めることが可能です。

さらに、一般的なビジネスチャットとしても利用可能なので、社内の相談や雑談などのちょっとしたやり取りも気軽に行えます。

3.テンプレートで効率化

メール対応には、よく使う定型文が多数存在します。yaritoriでは、事前に用意したテンプレートをカテゴリー別に整理し、案件ごとの情報やお客様の名前などを自動で挿入できる便利な機能が備わっています。テンプレート機能を活用することで、よくある質問に対して迅速かつ的確な返信が可能です。

サービス概要・導入事例などの紹介がわかる資料を無料でお送りしておりますので、お気軽にダウンロードしてください。

まとめ

用途別にメールアドレスを分け、一元管理できるエイリアス機能はビジネスには欠かせないメール管理機能です。エイリアス機能を導入することで、受信メールの自動整理による業務効率化やサブアドレスによるセキュリティ向上といったメリットが期待できます。

更にOffice for Businessプランをお持ちならば、多数のエイリアスを使い捨てしながらビジネスに活用することが可能です。

とはいえOutlookは汎用的な機能に重点が置かれ、チームでの共同作業機能についてはやや物足りないでしょう。

そこで、よりチーム機能や顧客対応機能をお求めの方には、より共同作業に優れたメール管理ソフトyaritoriをおすすめしております。「yaritori」は、「問い合わせ対応を効率化し、対応漏れを0に。」をキーワードに、メール対応に悩む企業様をサポートいたします。

メールの一括管理や共有はもちろん、メールを介したチーム内チャット機能や対応状況確認機能など、より複数人での顧客対応に便利な機能が備わっています。また、個人用のアドレスも一元管理可能です。

より効率的なメール管理をしたい企業様や、Outlookのチーム機能に不足を感じている企業様は、ぜひこの機会に「yaritori」をご検討ください。7日間の無料トライアルや、詳しい資料も用意しております。
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