コロナウィルスの拡大をきっかけに、今後、テレワーク時代が本格的に到来すると言われています。働く場所や時間にとらわれず、好きなタイミングで好きなように働くようになるなど、今までの働き方から大きく変化することは必然です。そうした新しい働き方が始まる今後のテレワーク時代に、メール共有ツールはとても重要なツールとなります。
メール共有ツールは、メールでのお客さま対応をはじめとした社内外のコミュニケーションを効率化する上で、必要な機能が多く備わっています。さまざまな業界・業種で利用されているツールになりますが、業務内容によりメール共有ツールに必要な機能は様々です。また、どういった課題を解決するために導入するかという観点や、事業規模によって、メール共有ツールの導入にどれほどの費用をかけることが出来るのかは企業により違うと思います。
メール共有ツールの中には、有料で高機能なものから、機能や条件は限られるが無料で使えるもの、また一定期間の無料お試しを設けているものなどさまざまなツールがあります。もちろん、無料プランや無料のお試しで利用できるものには機能に制限があるなど、必ずしも有料プランと同じ条件で利用出来るとは限りません。自社のニーズと条件にあったメール共有ツールを選択する必要があるのです。
では、メール共有ツールの必要性とはどれほどのものなのでしょうか。導入を判断する上で無料サービスをどのように活用することが出来るのでしょうか。メール共有ツールについて、詳しく見ていきましょう。
無料のメール共有ツールとは？
ビジネスシーンにおいて、メール共有ツールは業務を効率化する上でとても重要なツールです。メール共有システムの中にも無料期間や無料プランを設けているツールもあります。メール共有ツールを活用するかどうかを検討している人は、無料サービスを利用し、まずはどのような機能があり、どのように活用することが出来るのかを体験することもとても大切なことです。
社内でのメール共有やメール管理に、困っている人は多いのではないでしょうか。複数の人で情報を共有したり、管理することは容易なことではありません。しっかりと管理出来るシステムや仕組みを構築しなければ、うまく運用することはできないのです。
うまく管理できていない状況を続けてしまうと、人為的ミスが生じる要因となってしまいます。特に、メール対応となると、メールのやり取りをしている担当者しか状況を把握していないという事態に陥ってしまいます。そのため、その担当者の不在時に、何かトラブルが起こっても、誰も対応できないのです。
情報共有されていない状況は、何かトラブルが生じた時に、社内で対応することができないのです。ビジネスにおいて、情報や状況を共有し、把握することはとても重要なことです。一人しか知り得ない情報はあってはならないのです。
しかし、日頃から大量のメールのやり取りをしている業務は、なかなか従来のやり方では、全てをスムーズに把握することは難しい状況となります。そんな時、メール共有ツールを活用することで、大きく業務を効率化へと導くことができるのです。
メール共有ツールでは、全ての状況を一覧化し確認できるため、都度の状況説明の時間が短縮されます。無駄な時間が削減されることはとても良いことです。時間は無限にあるわけではありません。いかに時間を効率的に使用できるかどうかは、業務を成功させるために、とても重要なことなのです。
社内で管理された共有ツールの構築により、一人一人の業務の質が向上します。そのため、顧客の満足度アップにも繋がり、仕事を円滑に進めることが可能となるのです。
メール共有ツールをいかに有効に活用出来るかどうかは、仕事全体にも大きく影響を与える重要事項であるということを自覚する必要があるのです。
無料でも利用できる！？メール共有ツールのメリット
メール共有ツールは、無料で利用することも出来るため、スムーズに導入することも可能です。メール共有ツールの導入を悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。では、メール共有ツールのメリットを詳しく読み解いていきましょう。
まずは、二重対応を防ぐことが出来るという点です。二重対応は、メール対応では、起こる可能性はありますよね。複数の担当者が二重で問い合わせをしてしまうと、顧客を混乱させてしまうため、場合によっては顧客の信頼を失くしてしまいます。
メール共有ツールを導入することで、メール対応状況が明瞭化されるため、二重対応してしまうというトラブルを防ぐことができます。無駄な時間が減ることにも繋がるため、業務を効率的に行うことにも繋がります。
また、対応履歴を確認し、それぞれが把握することで、人によって対応に差が出てしまうというリスクも低くなるのです。対応の内容を共有することは、そういった内容のズレを回避することができます。
また、メール共有ツールは対応漏れのリスクも回避します。対応状況が不透明な場合、お互いの連携がスムーズに行うことができず、対応漏れが生じてしまうリスクがあるのですメール共有ツールは、この問題を回避することが出来きます。案件をステータス管理し共有することで、何を優先すべきなのか、何が未対応のままなのかをリアルタイムで把握することができます。
このようにメール対応で最も避けなければいけないことが、複数人で状況を把握していないという事態です。メールのやり取りは、同じ職場環境にいたとしても、不透明であり、担当者以外が把握することは、とても難しいことですよね。メール共有ツールを活用することで、今誰が、どのような対応をしているかどうかが一覧化され、すぐに確認することができます。
担当者が休みなどで不在の時は、必ずありますよね。そんな時にトラブルが生じてしまうと、他の人では何も対応することが出来ないという状況に陥ってしまうのです。メール共有ツールを上手に活用し、そのようなミスを防ぐ必要があります。
メール共有する上では、誰でも対応出来るように情報を共有しておくことがとても重要です。メール共有ツールを有効に活用していきましょう。
無料でも活用できる！？メール共有ツールの管理方法
メール共有ツールには、有料ツールの中にも、無料期間や無料プランがあるものもあります。メール共有ツールを導入する上でコスト面もとても重要ですが、費用以外にも、注目すべきポイントがいくつかあります。メール共有ツールには代表的な機能があり、自社のニーズと照らし合わせることがとても大切なのです。では、メール共有ツールにはどのような機能が備わっているのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
まずは、対応漏れを防ぐためのアラートです。アラート機能を活用し、メール対応の対応漏れを防ぐことが出来るのです。特に、大量のメール対応をしている業務では、対応漏れが生じてしまうリスクが高くなりますよね。そんな時はアラート機能を活用していくべきなのです。
また、頻度の高い問い合わせ内容のテンプレートを活用することも出来ます。担当者によって対応内容や言い方に違いがあることはあまり好ましくないことですよね。対応を統一するためにも、テンプレートの有効活用はとても重要なことなのです。
メール共有ツールを比較！？無料ツールとは？
メール共有ツールには様々な種類があるため、自社に合ったサービスを選択することが必要です。もちろん費用面もとても重要な事項となるでしょう。サービスによっては、無料期間や無料プランを設けているものもあるため、有料と無料のツールを比較し検討してみてはいかがでしょうか。では、無料サービスや無料プランのあるツールを見ていきましょう。
まずは、「メールディーラー」です。メール共有ツールの中でも知名度が高く、実績も高いツールとなります。メールディーラーは年に数回バージョンアップをしており、日々改善に努めているやり方にも好感が持てますよね。無料のオンラインセミナーも活用することが出来るため、サポート面でも安心です。また「メールディーラー」では、無料トライアルを体験する事もできます。
次に紹介するのは、「Re:lation（リレーション）」です。「Re:lation（リレーション）」の特徴は、リアルタイムに情報共有する点です。チームで一元化し管理することで、対応漏れなどを防ぐことができるのです。また、「Re:lation（リレーション）」では機能に制限なく、２０日間の無料お試しを利用することが出来ます。試した上で、導入するかどうか検討することもできるのです。また、送受信可能なメール数や使用アカウント数など、有料のプランと比べると利用出来る機能に制限はありますが、月額料金無料のフリープランを利用することも可能です。まずは、フリープランから利用し、試すこともできます。
「OKWAVE IBiSE」は、チャネルごとの問い合わせの集約をするヘルプデスクツールとなっています。文章の構造化や装飾を容易に行うことが出来るサービスとなっており、初期費用が無料であることもとても大きなメリットです。「OKWAVE IBiSE」は、30日間の無料期間を設けています。
「Zendesk Support」は、国内外で支持を得ているツールです。顧客対応業務に適しており、対応を柔軟に設定することができ、業務の効率化を図ることができます。このツールも初期費用が無料のため、コスト面でも良心的なサービスのため、導入検討しやすいのではないでしょうか。「Zendesk Support」では、無料トライアルを設けています。一定期間無料で試す事ができます。
このように様々なメール共有ツールがあり、それぞれの特徴があります。それぞれをしっかりと分析し、自社のニーズに合ったツールを導入出来るように、準備していきましょう。
まとめ
さて、無料のメール共有ツールについて詳しく見ていきましたが、いかがでしたでしょうか。メール共有ツールには、様々なサービスや機能が備わっているのです。今現代のテレワーク時代には、必要不可欠なツールと言えるのではないでしょうか。
メール共有ツールを、どのように活用し、どのように導入していくかどうかをしっかりと分析し、理解を深めることがとても重要なことなのです。
メール共有ツールを有効に活用することで、業務の効率化、迅速化へと繋げることが出来るのです。今後のテレワーク時代の心強い味方となるように、メール共有ツールを有効活用していきましょう。
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| 記事の執筆者：メール共有システム「yaritori」メディア編集部 営業・CSなど対外的なメール対応が多い方向けにメール対応を効率化するポイントなどの情報を発信します。複数人でのメール対応や、社内メンバーとのコミュニケーションのお悩み解決をします。 |
