会社を設立する際の支援や官公署に提出する書類作成や手続き代行の事業を展開するスーゴル行政書士事務所。日々、多くの方とメールでやりとりをするのが業務のベースである中で、お客様とのメール対応においていくつかの課題感を持っておりました。

そこで導入したのがメール共有システム「yaritori」です。

導入の結果、メールの仕分けの効率化やメール対応スピードの改善に繋がりました。今回は、「yaritori」導入を主導した鈴木様にお話を伺いました。

「いい会社」をたくさんつくる会社｜経験とノウハウを活かした経営支援

貴社の事業内容について改めて教えて下さい。

私たちは行政書士事務所として、会社を設立する際の必要書類の相談や作成の代行を主な業務としています。

その中でも、「いい会社」をたくさん生み出すことをミッションに掲げ、設立後も中小企業の経営者の皆さまを幅広くサポートできる体制を整えています。

会社が目指す姿を実現するために、経営に関する多様なサービスを展開し、お客様のステージに応じた最適な提案を行うことが、強みの企業です。

メール共有や確認の手間を無くすことが導入の背景

ご導入いただいた背景としてどのような課題感をお持ちでしたか？

私たちの業務では、月に数百件の会社設立に関する書類作成のご依頼をいただいており、コミュニケーションの約9割がメールで行われています。そのため、メール対応は業務全体に大きな影響があり、生産性向上の観点からもその効率化は業務改善のポイントとなっていました。

今までの運用の仕組みとしては、チーム全員でOutlookで1つのメールアドレスに対応している状態であり、特に送信メールでは、ccに自分のアドレスを入れるなどの形を取っていました。管理者がメール対応の有無や優先度などを1件1件手作業でフラグを付けて管理をしていたので、とてもメールの管理に手間がかかっていました。

また、休んだ人の代わりに返信しておくという作業でも、メールの前後のやり取りや担当者を別のシステムで確認するなど何度も確認するといった手間がかかっていました。

この手間や時間をなくすために、新しいシステムを探していく中で「yaritori」に出会いました。

「yaritori」導入の経緯はなんだったのでしょうか？

Outlookで対応していて、1件1件メールの担当確認や送信メールの確認でCC入れたりする古いやり方をしていたので新しいシステムを探したのがきっかけでした。

自社の課題を解決できる機能があり、料金の安いサービスという点で「yaritori」が適任でした。

お話を伺う前から、「yaritori」が1番見やすい印象があった中で、イメージ通り必要なものがきちんと揃っていて、コスパも良かったので実際に利用しても非常に満足度が高かったです。

そして、お話させていただいた営業の樋浦さんの人柄が良かったのも覚えています。

メールの仕分けや精査の時間が「0」に改善！負荷も大幅に軽減

「yaritori」を利用してみて特に良かった点や機能があれば教えてください。

前提として「yaritori」の全部が好きです！一番つけるのが難しいので好きなところをたくさん言わせてください(笑)

まず、全体がシンプルで見やすいという部分がとても良いと思っています。常日頃確認するため、シンプルでスッキリしていることでストレスなく扱うことができています。

加えて、テンプレートがたくさん用意できる点が、業務改善に大きく繋がったと感じています。おそらく100程度、パターンごとに分けて用意しているのですが、本当に便利です。予約語機能と合わせて活用することで、ボタン1つで全てできてしまう点がとても助かっています。

導入前はExcelでまとめたテンプレからお客様などのデータをコピーして、作るのが本当に大変でした。あとは、担当者ごとの割り振りもフローで設定でき、誰が担当なのかを一目で把握することができるため、確認作業に時間をかけることもなくなりました。

メールの下書きの共有機能も非常に助かっています。新人の子のメールの添削依頼がチャットで来た際に、代わりに編集ができるので添削がしやすく有難いです。

「yaritori」導入によりどんな効果があったのか教えてください。

メールの仕分けや精査の作業や来ているメールのチェックに時間がすごくかかっていましたが、極端に言うと今は「0」になったと感じています。以前のように精査しなくても、未対応に入っているものを確認すれば良くなったので非常に楽になりました。

リモートになったことも影響して、漏れがないかと確実に確認をしていたのですが、1つのアドレスをチームで共有できるようになったため、1時間ぐらい毎日かかっていたメールの精査がなくなりました。

また、テンプレートと予約語機能で事前に準備できることで他の場所からデータをコピーして貼り付けする作業が不要になり、メール作成に割く時間を大きく削減できたと感じています。テンプレートにデータも事前に添付できるので、添付漏れも防げるようになりました。

これにより、今まで1件2〜3分くらいかかっていたものが5秒くらいでできるようになり、細かな時間短縮の積み重ねで、心理的な負荷も大幅に減りました。こうした1件1件の対応時間の短縮が、全体の業務効率向上に大きく貢献していると実感しています。

これからの事業拡大には「yaritori」も必須

今後「yaritori」をどんな形で利用していきたいなどあれば教えてください。

本当に「yaritori」には満足しているので、もっと早く知りたかったサービスでした！

弊社には、税理士法人、行政書士部門、そしてWEBマーケティング部門があり、社内でさらに「yaritori」を広めたいと考えていました。そこで、密かに他部署に紹介していたところ、このたび他部署での導入が決定しました！

早速、使い方や機能を共有したところ、「yaritoriはシンプルで使いやすそうだから、今までの業務がより効率的になりそうだね！」と、非常に好感触です。

今後はさらに案件自体も増やしていきたいと考えており、それに伴って人員も増やしていくとなると、全体のメールが増えることになるため、「yaritori」は必須だと思っています。

「yaritori」なしではなし得ないと思っているので、引き続き継続して使っていきたいと思っています！