株式会社 瑞季さまは、神社仏閣のお客さまを中心に、web制作・紙媒体・撮影まで幅広く事業を展開されている会社で、yaritoriを顧客サポート対応やプロジェクト管理にてご活用いただいております。

メール共有システム「yaritori」をご導入いただいている企業さまとして、今回は「株式会社 瑞季」さまに取材をさせていただきました！

御社の業務内容について教えてください。

瑞季（旧Digital Style）は、創業25年、会社としては設立3年の会社です。

神社仏閣のお客さまを中心に、web制作・紙媒体・撮影まで幅広く事業を展開しています。
お客さまごとの要望に応じて、さまざまなサービスを提供するため、専門領域が異なる全国のフリーランスの方とお仕事をしています。千葉と仙台をメインの拠点に、10名程度で業務を行っています

「yaritori」をどのようにご活用いただいておりますでしょうか？

yaritoriでは、チーム*を4つ作成し、メールアドレスを14個程度管理しています。
チームは、「顧客サポート」「スタッフ個人アドレス管理」「経理上管理」「代表者用」とそれぞれの業務ごとに作成しています。

まず、「顧客サポート」のチームでは、複数の共有アドレスを管理しています。
HP更新などのご依頼を受け付けている総合的な問い合わせ窓口と、七五三やお宮参りの写真撮影などを受け付ける共有アドレスを管理しています。

また、継続的な業務を受け付けている企業さまも多く、そうした企業さまは担当者がそれぞれ対応することも多いので、「スタッフ個人アドレス」チームで、スタッフそれぞれの個人アドレスを管理しています。

「顧客サポート」と「スタッフ個人アドレス」のチーム合わせて、常時20-30ほどの案件が動いているイメージです。

その他、「経理管理」チームでは、請求書の発行・処理や、雇用に関する手続きを対応するメールアドレスを管理しています。こちらは、誰が対応してもような仕組みになっています。また、「代表者用」でチーム全体に共有する必要のない税理士とのやりとりなどをしています。

*チームとは、メールアドレス・アクセスできるメンバーを管理できるyaritori上の管理単位です。

なぜ「yaritori」を導入しようと思ったの教えてください。

もともと20年くらい前に開発した独自のシステムで大変手間のかかるメール対応をしていました。

顧客リストからメールの送信先を選択し、フォーム（件名・本文・添付ファイル）でメールを送るということをしていて、メールの受信機能はないので、受信用のメールアドレスをそれぞれ作り、転送設定をするという運用をしていました。そもそも、メール対応に手間がかかりすぎるという問題はあったのですが、メール対応を共有するということが上手くできていないということが大きな課題となっていました。

フリーランスの方との仕事も多くあり、物理的に近くにいる人と仕事をするわけではないので、コミュニケーションが上手くいっておらず、対応スピードや管理の面でも問題がありました。

「yaritori」を導入してみてどうでしたか？

昔のやり方が古かったのもありますが、業務が劇的に変わりました。yaritoriで全員の業務内容が見える化されたのと、遠くにいるメンバーとのコミュニケーションもスムーズになりました。

特に気に入っているのが、メールごとにメンション（チャット）ができる機能です。
お客さまからの連絡に対して、社内でディスカッションしながらメール送ることができるのでとても気に入っています。他社サービスでは、メールに紐づいた別画面に遷移して、コメントを残す仕様になっていましたが、目の前でパッとみて判断することができるので大変便利です。

フリーランスの方も多いので、ひとりで業務を進めがちな方も多いが、みんなで協力しながら仕事をするという意識付けができたのもよかったです。

「yaritori」導入の決め手はありましたか？

yaritoriは、メール対応を効率化することに特化しているのが、シンプルでよいなと思いました。他社サービスは色々と機能がついているが、使わない機能の方が実際は多いなという印象でした。

また、新しいサービスのため、今後のサービスの充実に期待できると思ったのも決め手です