この記事では、yaritoriの社内での活用事例をご紹介します。

yaritoriは、IT業界である弊社においても、主にインサイドセールスの場面で大活躍しています。

yaritoriの機能を隅々まで把握していることを活かし、弊社ではyaritoriをフル活用することで、インサイドセールス業務の大幅な効率化を実現しています。

実際に、セールスの他マーケティングやカスタマーサポートも兼任するたった２名の社員で、１日に60件ほどのメール対応を漏れ無く効率的に行っています。

この記事では、社内での具体的なyaritori活用方法や、業務効率化の秘訣についてご紹介します。

「yaritori」の実際の社内での運用方法

弊社は「yaritori」というメール共有システムの開発と運用を行っています。

このシステムは月額制のサブスクリプションサービスで、新規のお客様からの資料ダウンロードや無料トライアル相談のお問い合わせメールを、１日に約60件ほど頂いています。

このメール対応にyaritoriを使っており、約10名のメンバーで4つの共有メールアドレスを管理しています。「セールス」「採用関連」「コンタクトメール」の３つの「チーム」を作っており、それぞれの「チーム」が受信したメールは別々の受信トレイに届くようになっています。

実際のメールの対応業務は、主に社員２名で担当していますが、担当業務は見込み顧客とのメール対応などのインサイドセールスだけでなく、マーケティングやカスタマーサポートなどの事務業務全般です。

そのため、これらの業務と並行してメール対応を行う必要がありますが、そのメール対応にyaritoriの各種機能を活用することで、効率的な問い合わせ対応を実現しています。

社員の考える、業務効率化を支える
「yaritoriの推し機能」とは

yaritoriを使いこなす社内メンバーが特にオススメする機能について、ご紹介します。

他社にはない「Slack通知」で即時対応が可能に

弊社では、社内用コミュニケーションツールとしてSlackを使用しています。

そのためSlack画面を常時PCで開いている状況です。yaritoriでiメールを受信すると、あらかじめ指定しておいたSlackの特定のチャンネルに通知が来るので、即座にメールに反応する事ができます。

この画像は、メール受信の通知が、社内のSlackの「#general」に届いている様子です。このように、Slack画面上でメールの全文を読む事ができます。

それだけでなく、Slack上でメールの返信や対応状況の変更（「未対応」→「対応済み」など）を行うこともできるため、Slack画面から離れずにメール対応をする事ができています。

他にも、中小企業向けビジネスチャットとして国内利用者数No.1を誇るChatworkとの連携も可能となっています。

テンプレートの巧みな使い分けによる「秒返信」

メールを書く際には、あらかじめ用意しておいた文章をメール作成に使える「テンプレート機能」を多用しています。

例えば、弊社のセールス部門におけるメール作成のシチュエーションとしては、主に

1. 見込み顧客から資料請求があった際の資料送信
2. トライアル申し込みへの対応
3. サービスの導入および解約の案内
4. 料金などのプラン変更があった際のお知らせ
5. 振込依頼や確認の報告

があります。これらのジャンルごとにテンプレートを用意しているため、メール作成のほとんどのケースで、メールを１から書かずに済んでいます。

また、上記のジャンルそれぞれを、さらに場合分けしたテンプレートが作成済みです。例えば、「1.見込み顧客から資料請求があった際の資料送信」を、資料請求のあったチャネルの種類の違いや、着電の有無によって一つずつ場合わけされたテンプレートを用意しています。これにより、テンプレートの内容をほぼ変えることなくメールを送信することができています。

さらに、送信者の名前やメールアドレスなどを「予約語」としてテンプレートに埋め込んでおけるので、メールを書く時間を大幅に短縮できています。

「yaritori」の効果を最大限発揮するには？

社内メンバー全員で使うことでチームワークを強める

yaritoriにログインする人数が多ければ多いほど、yaritoriの効果は最大限に発揮されます。

「担当者」の設定機能のおかげで、受信したメールに誰が対応するのかを、ログインユーザー全員が一目でわかるようになっています。また、誰かが返信メールを作成している間はロックがかかり、他のメンバーはそのメールに返信ができないようになっています。

これらの機能により、もし仮に社内にカスタマーサポートメンバーが数十人いたとしても、同じメールに複数人が対応してしまうという「二重対応」を防ぐ事ができます。

フィルタ機能でメールの振り分けを自動化

yaritoriには、送信元アドレス・キーワード・宛名といった条件を指定すると、自動でタグ付けや担当者設定などの振り分けをしてくれる「フィルタ機能」が備わっています。このフィルタ機能を活用すると、メール対応業務をさらに効率化する事ができます。

《フィルタ活用例：Z社からのメールに「最重要」のタグを付け、担当者を「花子」にする場合》

1. 「最重要」タグを作成する
2. 条件に合うフィルタを作成する
   • 「条件」で「Fromが」「@zcompany.com」「と一致する」を指定する
   • 「処理」で「タグを付ける」「最重要」と「担当者を設定する」「花子」を指定する

このようにフィルタを作成することで、対応するべきメールに優先順位をつけたり、対応可能な社員が限られる案件のメールの担当者をあらかじめ設定したりすることができます。

担当者が設定されたメールの右側には、その担当者のアイコンが表示されるため、大量の受信リストの中でも、誰が対応するのかが一目瞭然になっています。

さらには「自分が担当」トレイもあるので自分が担当すべきメールを探す事なく、メール対応に集中する事ができます。

ユーザーグループ作成で、情報共有や相談を円滑に

yaritoriでは、任意のメンバーを指定した「ユーザーグループ」を複数設定する事ができます。

ユーザーグループ設定をすることで、@メンション時などに任意のメンバーをまとめて指定できるので、一人ひとりの名前を入力する必要がなくなり、業務時間の短縮を図る事ができます。

例えば、弊社では３人のメンバーから成る「開発部門」と、４人のメンバーから成る「ビジネス部門」の２つのグループを作成しています。メールの返信内容を相談したい時に、

のように、グループ単位で@メンションを行うことで、一度に複数人に対して呼びかける事ができます。