Outlookで迷惑メールをフィルター処理する方法｜メールが迷惑判定させてしまう時の対処法も解説

Outlookを使っている際、迷惑メールに悩まされていませんか？

「重要なメールを見逃してしまう」「迷惑メールフォルダに正常なメールが振り分けられてしまう」など、ストレスを感じている方も多いのではないでしょうか。

実は、Outlookの迷惑メールフィルターは、設定やカスタマイズをすることで効率的にメール管理ができます。この記事では、迷惑メールフィルターの設定やカスタマイズの方法について解説します。

迷惑メールとは

迷惑メールとは、受信者の意思に関わらず、一方的に送り付けられるメールのことです。別名「スパムメール」とも呼ばれています。必要のない広告や、詐欺目的で送られてくるメールがこれに該当します。

Outlookには、ユーザーにとって不要と思われるメールをフィルタリングする機能が備わっており、なお、初期設定では迷惑メールフィルターが機能していない場合もあるため、設定を「有効」にしておくことが必要です。

迷惑メールの種類

迷惑メールにはさまざまな種類があり、それぞれ異なる目的や特徴を持っています。以下に、代表的な迷惑メールの種類と、見分け方について解説します。

広告メール

広告メールは、商品やサービス、サイトの宣伝などを行うメールです。受信者の興味のない商品やサービスの宣伝がほとんどで、大量に送信されます。

不自然な日本語や文法で送られてくる場合が多く、送信者情報が不明な点が特徴です。また、「無料」、「今だけ」、「見逃し禁止」などの件名や本文が使われることが多いです。

詐欺メール

詐欺メールは、金銭や個人情報を詐取することを目的としたメールです。近年、さまざまな手口で巧妙な詐欺メールが送りつけられており、被害が拡大しています。代表的な詐欺メールには、「フィッシング詐欺メール」や「架空請求メール」があります。

フィッシング詐欺メールは、金融機関やECサイトなどを装い、偽のサイトへ誘導して個人情報を入力させる詐欺です。架空請求メールは、利用していないサービスの利用料金を請求する詐欺です。法外な金額を請求し、支払いを脅迫するケースもあります。

ウイルスメール

送られてくるメールには、添付ファイルやリンクにウイルスが仕込まれています。送信者情報が偽装されている場合が多く、件名や本文が緊急性や好奇心を煽るような内容になっています。

個人情報の流出や、金銭被害、パソコンのデータ損失などの被害が多いので、身に覚えのないメールは開かないことが賢明です。

迷惑メールを放置することのデメリット

迷惑メールを放置すると、以下のようなデメリットがあります。

それぞれ詳細を解説していきます。

メールを見落としてしまう

迷惑メールを放置することによって、重要なメールを見落としてしまうことがあります。

もし、仕事関係のメールを見落としてしまったら、重要な締切に間に合わないなど、トラブルに見舞われるでしょう。メールの内容次第では、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。メールの見落としによって、企業間の良好な関係が危ぶまれる可能性もあります。

セキュリティリスクが上がる

迷惑メールを放置すると、情報漏洩や金銭被害など、予期していないセキュリティリスクを招きます。フィッシング詐欺メールやウイルス感染を狙ったメールは、個人情報やパスワードを盗み取るための巧妙な罠です。また、架空請求メールや偽サイトへの誘導メールは、金銭を騙し取るための悪質な手口です。

これらのリスクを防ぐためには、迷惑メールフィルタ機能を利用し、送信者アドレスをブロックするなど、対策を講じる必要があります。

容量を圧迫してしまう

迷惑メールを放置すると、メールボックスの容量を圧迫してしまう恐れもあります。メールボックスの容量が一杯になると、新しいメールを受信できなくなり、重要なメールを見逃してしまう可能性があります。

不要な迷惑メールはこまめに削除し、迷惑メール専用のフォルダーを作成するなど、対策を講じましょう。

Outlookでメールを自動削除する方法は以下の記事ご参考下さい。
Outlookの古いメールを自動で削除する方法

Outlookで迷惑メールをフィルター処理する方法

Outlookには、迷惑メールを自動的に処理する迷惑メールフィルター機能が搭載されています。迷惑メールをフィルター処理する方法は、以下の通りです。

①ページの最上部にある、「設定」を選択する

1. ［メール］、［迷惑メール］ の順に選択する

②画面下部の［フィルター］に表示されている［信頼できる差出人とドメインのリストと受信許可メーリングリストにあるアドレスからのメールだけを信頼する］、［信頼できる差出人とドメインのリストにない送信者からの添付ファイル、画像、リンクを拒否する］それぞれのチェックボックスにチェックを入れる

③［保存］を選択する

Outlookで迷惑メールをブロックする方法

Outlookで迷惑メールをブロックする方法は、以下の手順で行います。

①ページの最上部にある、「設定」を選択する
②［メール］、［迷惑メール］ の順に選択する
③ドメインからのメールアドレスまたはすべてのメールをブロックする場合は、［受信拒否送信者とドメイン］で［追加］を選択し、メールアドレスまたはドメインを入力してEnterキーを押す

④［保存］を選択する

Outlookで迷惑メールを自動削除する方法

初期段階で、迷惑メールフォルダーに入っているメールは、10日後に自動で完全削除されるように設定されています。

自動削除の方法を自分で設定したい場合、［ルール］機能で変更が可能です。

変更する方法を、以下で紹介します。

①ページの最上部にある、「設定」を選択する
②［メール］、［ルール］ の順に選択する
③任意の方法をタブで選択して、Enterキーを押す
④［保存］を選択する

Outlookで正常なメールが迷惑メール判定させてしまう時の対処法

正常に届いたメールが迷惑メールと判定されてしまうイレギュラーが起こる可能性もあります。

誤って迷惑メール判定されてしまったメールは、迷惑メールフォルダに移動されています。まずは、迷惑メールフォルダを確認し、誤判定されたメールがあれば受信トレイに移動しましょう。

特定のユーザーまたはドメインからのメッセージを迷惑メールフォルダーに入れたくない場合の対処法は以下の通りです。

①ページの最上部で、設定を選択する
②［メール］、［迷惑メール］の順に選択する
③［信頼できる差出人とドメイン］で、［追加］を選択し、追加するメールアドレスまたはドメインを入力して、Enterキーを押す

④［保存］を選択する

まとめ

迷惑メールは、受信者の意思に関わらず一方的に送り付けられてくる悪質なメールです。

迷惑メールの放置によって、ビジネスやプライバシーに深刻なトラブルを与える可能性があります。迷惑メール対策は、セキュリティ向上、情報漏洩防止、快適なメール環境のために重要です。Outlookの機能を活用し、効率的な対策を講じましょう。

メールの管理にお困りの方は「yaritori」を利用してみるのもおすすめです。

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