Outlookでは、Outlook以外のメールアドレス（YahooやOutlookなど）も一括で管理することが可能です。これにより、アカウントを切り替える手間や、各サービスに都度ログインする手間をなくし、メール対応の効率化を実現できるようになります。
今回の記事では、Outlookで複数のメールアドレスを一括で管理する方法をご紹介します。 以下のケースに当てはまる方はオススメです。
①仕事用やプライペード用、メルマガ登録用など、用途ごとにメールアドレスを使い分けている
②メールアドレスを変更したが、元のメールアドレスもそのまま使っている
③問い合わせ用の会社代表メールアドレスを持っている など
「複数のアドレスを一括で管理したい」「もっと効率の良い運用方法を知りたい」とお考えであれば、ぜひ参考にしてみてください。
「yaritori」は、複数のメールアドレスを一画面で表示し”見落としや対応漏れをゼロにする”メール共有システムです。Outlookで複数アドレスを一括管理する場合の、メールが混在/誤送信や見落としが発生しやすくなるデメリットを解決できます。
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Outlookで複数アドレスを管理するメリット
Outlookで複数アドレスを管理するメリットは、主に以下の2点が挙げられます。
メール管理の効率化
Outlookで複数アドレスを管理することで、アカウント管理の効率化を図れます。
OutlookやGmail等の複数のメーラーでアカウントを管理する場合、メールの送受信や閲覧をする際にそれぞれのメーラーにログインする必要があります。しかし、Outlookで複数アドレスを一括管理することで、メーラーを行き来する手間がなくなり、効率よくメールを確認、送受信することが可能です。
見落とし、対応漏れの防止
複数のメールアドレスの個別管理では、問い合わせなどのメールが一定数を超えてしまうと、見落としや対応漏れは起こりやすくなる傾向があります。重要なメールの見落としや対応漏れが多発してしまうと、顧客からの信用を失ってしまい、売上の損失につながることも少なくありません。
Outlookを利用し複数アドレスを管理すれば、すべてのメーラーの「どのメールが未対応か」を一括で確認することができるため、見落としや対応漏れを防止することができます。
Outlookで複数アドレスを追加、登録する方法
Outlookに複数アドレスを追加、登録する方法は、ご使用するOutlookが「Outlook for Windows」か「Outlook for Mac」かによって異なります。
まずは、「Outlook for Windows」での追加、登録方法についてご紹介します。
- Outlook を開き、「ファイル」を選択します。
引用元：メールアドレスを追加する（POP）｜Outlook 2021｜Windows｜メールサービス | 個人向けOCNお客さまサポート
- 「アカウントの追加」を選択します。
引用元：メールアドレスを追加する（POP）｜Outlook 2021｜Windows｜メールサービス | 個人向けOCNお客さまサポート
- メールアドレスを入力して、「接続」を選択します。
引用元：メールアドレスを追加する（POP）｜Outlook 2021｜Windows｜メールサービス | 個人向けOCNお客さまサポート
- メッセージが表示されたら、もう一度パスワードを入力して「OK」を選択します。次に「完了」を選択すれば、アドレスの追加登録が完了です。
続いて、「Outlook for Mac」での複数アドレスの追加、登録方法をご紹介します。
- Outlookを開き、「ツール」を選択します。
- 「アカウント」を選択します。
- 「メールアカウントの追加」を選択します。
- 追加するメールアドレスを入力して、「続行」を選択します。画像ではGmailアカウントとしていますが、Outlookメールなど他のアカウントでも追加、登録することが可能です。
- GmailやYahooメールなどのアカウントを追加する場合、それぞれのサイトに移動し、メール、連絡先、および予定表へのアクセスを Outlook に許可するように求められる可能性があります。 その際は、「許可」をクリックして続行します。
- 外部サイトでの手順が完了すると、「〜＠gmail.comが追加されました」と表記されたOutlookのページに戻ります。「完了」を選択すればアドレスの追加登録が完了です。
Outlookで複数アドレスを管理する際に気をつけること
Outlookで複数アドレスを管理する際、以下の2点に気をつけるようにしましょう。
アカウントを増やしすぎない
Outlookで複数アドレスを管理する際は、アカウントを増やしすぎないようにしましょう。アカウントを増やしすぎてしまうと、かえって管理が面倒になってしまい、重要なメールの見落としや対応漏れにつながってしまうおそれがあります。
また、Outlookでは、1つのメールボックスあたり最大100GBのストレージ上限が設定されています。ストレージ上限を超えたまま対策を取らずに放置してしまうと、重要なメールを送受信できない、動作不良に陥ってしまうなどのリスクがあるため、注意が必要です。
万が一、アカウントが増えすぎてしまう場合は、不要なメールは都度削除したり、使わないアカウントはアカウントごと削除したりするなどして、常に管理しやすい状況にしておくことを心がけましょう。
誤送信
Outlookで複数アドレスを管理する場合、メールを送信する際に差出人のメールアドレスを都度切り替える必要があります。仕事に関するメールをプライベート用のアカウントで送ってしまうなどの誤送信を招くおそれがあるため、注意が必要です。
メールの誤送信は、個人情報や機密情報の漏洩に繋がり、顧客からの信頼を失ってしまうといった重大な損失にもつながりかねません。複数アドレスを一括で管理する際は、メール送信時に宛先や本文だけでなく差出人にも誤りがないか確認する習慣をつけるようにしましょう。
また、Outlookには一定時間メールの送信を遅らせる「送信保留機能」があります。送信保留機能を使えば、メールを送る前に対応を取ることができるため、合わせて活用すると良いでしょう。
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また、「未対応」「対応済み」などのステータス管理や担当者の可視化が可能なため、二重対応や対応漏れを防ぐことができます。
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まとめ
Outlookで複数アドレスを追加登録する方法や管理するメリット、一括で複数アドレスを管理する際の注意点についてご紹介しました。Outlookで複数アドレスを管理すれば、それぞれのメーラーを行き来する手間がなくなり、メール管理を効率化することが可能です。
その一方で、アカウントが増えすぎるとかえって管理が面倒になってしまったり、誤送信してしまったりするなど、既存のメールサービスでは限界があります。
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