Outlookで複数アドレスを一括管理する方法をご紹介!|アドレスの追加方法と注意点を解説

Outlookでは、Outlook以外のメールアドレス(YahooやOutlookなど)も一括で管理することが可能です。これにより、アカウントを切り替える手間や、各サービスに都度ログインする手間をなくし、メール対応の効率化を実現できるようになります。

今回の記事では、Outlookで複数のメールアドレスを一括で管理する方法をご紹介します。 以下のケースに当てはまる方はオススメです。  

①仕事用やプライペード用、メルマガ登録用など、用途ごとにメールアドレスを使い分けている
②メールアドレスを変更したが、元のメールアドレスもそのまま使っている
③問い合わせ用の会社代表メールアドレスを持っている   など

「複数のアドレスを一括で管理したい」「もっと効率の良い運用方法を知りたい」とお考えであれば、ぜひ参考にしてみてください。

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Outlookで複数アドレスを管理するメリット

Outlookで複数アドレスを管理するメリットは、主に以下の2点が挙げられます。

メール管理の効率化

Outlookで複数アドレスを管理することで、アカウント管理の効率化を図れます。

OutlookやGmail等の複数のメーラーでアカウントを管理する場合、メールの送受信や閲覧をする際にそれぞれのメーラーにログインする必要があります。しかし、Outlookで複数アドレスを一括管理することで、メーラーを行き来する手間がなくなり、効率よくメールを確認、送受信することが可能です。

見落とし、対応漏れの防止

複数のメールアドレスの個別管理では、問い合わせなどのメールが一定数を超えてしまうと、見落としや対応漏れは起こりやすくなる傾向があります。重要なメールの見落としや対応漏れが多発してしまうと、顧客からの信用を失ってしまい、売上の損失につながることも少なくありません。

Outlookを利用し複数アドレスを管理すれば、すべてのメーラーの「どのメールが未対応か」を一括で確認することができるため、見落としや対応漏れを防止することができます。

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Outlookで複数アドレスを追加、登録する方法

Outlookに複数アドレスを追加、登録する方法は、ご使用するOutlookが「Outlook for Windows」か「Outlook for Mac」かによって異なります。

まずは、「Outlook for Windows」での追加、登録方法についてご紹介します。

  1. Outlook を開き、「ファイル」を選択します。
Outlookで複数アドレスを追加、登録する方法1

引用元:メールアドレスを追加する(POP)|Outlook 2021|Windows|メールサービス | 個人向けOCNお客さまサポート

  1. 「アカウントの追加」を選択します。
Outlookで複数アドレスを追加、登録する方法2

引用元:メールアドレスを追加する(POP)|Outlook 2021|Windows|メールサービス | 個人向けOCNお客さまサポート

  1. メールアドレスを入力して、「接続」を選択します。
Outlookで複数アドレスを追加、登録する方法3

引用元:メールアドレスを追加する(POP)|Outlook 2021|Windows|メールサービス | 個人向けOCNお客さまサポート

  1. メッセージが表示されたら、もう一度パスワードを入力して「OK」を選択します。次に「完了」を選択すれば、アドレスの追加登録が完了です。

続いて、「Outlook for Mac」での複数アドレスの追加、登録方法をご紹介します。

  1. Outlookを開き、「ツール」を選択します。
Outlookで複数アドレスを追加、登録する方法4
  1. 「アカウント」を選択します。
Outlookで複数アドレスを追加、登録する方法5
  1. 「メールアカウントの追加」を選択します。
Outlookで複数アドレスを追加、登録する方法6
  1. 追加するメールアドレスを入力して、「続行」を選択します。画像ではGmailアカウントとしていますが、Outlookメールなど他のアカウントでも追加、登録することが可能です。
Outlookで複数アドレスを追加、登録する方法7
  1. GmailやYahooメールなどのアカウントを追加する場合、それぞれのサイトに移動し、メール、連絡先、および予定表へのアクセスを Outlook に許可するように求められる可能性があります。 その際は、「許可」をクリックして続行します。
  1. 外部サイトでの手順が完了すると、「〜@gmail.comが追加されました」と表記されたOutlookのページに戻ります。「完了」を選択すればアドレスの追加登録が完了です。
Outlookで複数アドレスを追加、登録する方法8

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Outlookで複数アドレスを管理する際に気をつけること

Outlookで複数アドレスを管理する際、以下の3点に気をつけるようにしましょう。

登録アカウントの定期的な整理

複数のメールアドレスを一括管理する際は、アカウント数の適切なコントロールが必要です。必要以上にアカウントを登録すると、ツール画面での視認性が低下し、重要なメールの見落としにつながる可能性があります。

使用頻度の低いアカウントを定期的に整理・統合することで、効率的な運用につながるでしょう。

また、Outlookでは、1つのメールボックスあたり最大100GBのストレージ上限が設定されています。ストレージ上限を超えたまま対策を取らずに放置してしまうと、重要なメールを送受信できない、動作不良に陥ってしまうなどのリスクがあるため、注意が必要です。

万が一、アカウントが増えすぎてしまう場合は、不要なメールは都度削除したり、使わないアカウントはアカウントごと削除したりするなどして、常に管理しやすい状況にしておくことを心がけましょう。

誤送信

Outlookで複数アドレスを管理する場合、メールを送信する際に差出人のメールアドレスを都度切り替える必要があります。仕事に関するメールをプライベート用のアカウントで送ってしまうなどの誤送信を招くおそれがあるため、注意が必要です。

メールの誤送信は、個人情報や機密情報の漏洩に繋がり、顧客からの信頼を失ってしまうといった重大な損失にもつながりかねません。複数アドレスを一括で管理する際は、メール送信時に宛先や本文だけでなく差出人にも誤りがないか確認する習慣をつけるようにしましょう。

また、Outlookには一定時間メールの送信を遅らせる「送信保留機能」があります。送信保留機能を使えば、メールを送る前に対応を取ることができるため、合わせて活用すると良いでしょう。

チーム内での対応状況を可視化する

複数アドレスを複数人で管理する場合には、チームにおける対応状況の把握が求められます。「誰がどのメールに対応しているか」「どの段階まで進んでいるか」が不明確だと、対応漏れや重複対応が発生するリスクがあるため、注意するようにしましょう。

チーム内で定期的に対応状況をレビューする時間を設け、重要メールについては複数メンバーで進捗を確認するなどの工夫が必要になります。

複数アドレスの共有・管理は「yaritori」がおすすめ

yaritori」は、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。メール対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能、複数アドレスの一元管理などスムーズなメール対応を実現する機能が備わっています。

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サービスの特徴や主要な機能などをまとめた資料を無料でお送りさせていただきますので、ぜひご活用ください。

それでは、実際のサービス画面をみながらオススメの理由をみていきましょう。

理由①メールの対応状況を可視化

メールアドレスを複数人で共有していると、「誰が対応しているかわからない」「対応が終わっているのかわからない」といった問題が発生します。これにより、二重対応や対応漏れなどのクレームや失注に繋がる事故が起きてしまいます。

yaritoriでは、メールを未対応・確認中・対応済みなど対応状況に応じて分類・可視化することができます。さらにメールの担当者も設定できるので、こうした課題をスマートに解決できます。

yaritori管理画面

理由②社内コミュニケーションがスムーズに

社内メンバー向けの相談もメールごとのチャットでかんたんにすることができます。メールの転送や口頭で行なっていた社内メンバーへの相談が気軽にできるので、メール対応を効率化することが可能です。

yaritori チャット機能

理由③定型業務を効率化するための機能が充実

本来の目的である業務効率化を達成するためには、定型業務の効率化も欠かせません。例えば、1日20件以上発生するような問い合わせへの対応は、よくある質問など定型化できる業務が多く発生します。そのため、メール分類のルール設定や回答のテンプレート化による対応の効率化が重要です。

yaritoriでは、件名や宛先などの詳細条件を指定し、自動でステータス・担当者・タグなどを付与することできます。 また、カテゴリーごとに大量のテンプレートを分類して用意でき、お客さま名などを自動で入力できる予約語も使うこともできます。これらの機能により、手動で行う作業が自動化されるので、業務効率を大幅に高めることが可能です。

yaritori メールテンプレート機能

まとめ

Outlookで複数アドレスを追加登録する方法や管理するメリット、一括で複数アドレスを管理する際の注意点についてご紹介しました。Outlookで複数アドレスを管理すれば、それぞれのメーラーを行き来する手間がなくなり、メール管理を効率化することが可能です。

その一方で、アカウントが増えすぎるとかえって管理が面倒になってしまったり、誤送信してしまったりするなど、既存のメールサービスでは限界があります。

「複数アドレスの管理をどうすれば良いか困っている」「もっと簡単にメールアドレスを管理したい」とお考えの方は、「yaritori」をご利用ください。

yaritori」を利用すれば、メール対応の状況を可視化することで見落としや対応漏れを防止できるだけでなく、テンプレートを利用することでメール対応を効率化することが可能です。

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