【最新版】メール共有・管理システム11選比較！機能・料金・選び方を解説

メール共有・管理システムは、「info@」や「support@」といった代表アドレスを複数人で共有できるシステムです。

メールの対応状況（未対応・対応済み）や担当者を可視化することで、対応漏れ・二重対応などの事故を防止し、効率的なメール対応を実現することができます。

メール共有・管理システムは営業やCSなどさまざまな部署・業務で活用でき、業務の効率化をかんたんに実現できるシステムです。

この記事では、おすすめのメール共有・管理システムを比較紹介します。機能や価格など具体的に検討すべき比較ポイントをわかりやすく解説するので、メール共有・管理システムの導入でお悩みの方はぜひ最後までご参考ください！

メール共有・管理システムとは

まずは、メール共有・管理システムの概要から確認しましょう！

メール共有・管理システムは「複数人でのメール対応を効率化できる」

メール共有・管理システムは、「info@」や「support@」といった代表アドレスを複数人で共有・管理できるシステムです。

メールの対応状況（未対応・対応済み）や担当者を可視化することで、二重対応や対応漏れなどの事故を防止し、効率的なメール対応を実現することができます。

社内メンバー向けにコメントできるビジネスチャット機能や、テンプレート機能なども充実しており、複数のメールアドレスを一元管理できるため、社内外のコミュニケーションを効率化することができるのが特徴です。

メール共有・管理システムの必要性｜大量のメール対応が発生していなら必須

メール共有・管理システムは、一日20件を超えるメール対応が発生しており、一人での対応では限界がある（複数人で対応をしている）場合におすすめのサービスです。

GmailやOutlookで、CCにメーリングリストを追加し社内メンバーに情報共有する運用をしていたり、代表アドレスのIDやパスワードを共有する運用では、大量のメールを管理するには限界があります。

こうした運用では、メールの返信漏れや二重対応、担当者による対応の質の違い、過去の対応履歴がわからないなどが発生するリスクがあります。

メール共有システムを使うことで、メールの対応状況が可視化され、事故なく効率的な対応が実現できるようになるでしょう。顧客からの問い合わせ対応を効率化できるため、サポートや営業事務など、スピードが重要な業務での活用に適しています。

メール共有・管理システムの主な機能

メール共有・管理システムに備わっている代表的な機能を3つに分けてご紹介します。

①複数人でメールを共有・管理するための機能

まずは、複数人でメールを共有・管理するために必要な機能です。「未対応」「対応済み」などの対応状況を可視化する機能やメールの返信担当者を設定できる機能は必須で備わっています。

そのうえで、社内メンバーと協力して対応するために、コメント機能（メールごとに対応方針の相談など社内向けの相談ができる機能）や、二重対応防止機能（他の人がメールに返信しているとロックがかかり、二重対応を防ぐ機能）などがあります。

②メールの送受信を効率化する機能

メール対応を効率化・標準化するための機能もあります。テンプレート機能はもちろん、最近では生成AIを活用したメール文の自動生成機能などが注目の機能といえるでしょう。

その他、大量のメールを整理するためのラベリング機能（メールごとにラベルを振り分けることができる機能）、メールごとを特定の条件に基づき振り分けることができるフィルター機能などもあります。

③お客様情報を管理する機能

メール対応するうえで、お客様情報を管理する機能もあります。お客様のメールアドレス・電話番号・会社名などの情報を管理できる顧客管理機能や、顧客ごとに過去だれがどのような対応をしたかの履歴を確認できる対応履歴を確認する機能は必須で備わっています。

メール共有・管理システムの選び方・比較ポイント

それでは、メール共有・管理システムをどのように選べば良いでしょうか。メール共有・管理システムの選び方・比較ポイントを機能・価格・使いやすさの3つに絞って、どのような点をチェックすべきか解説します。

①機能｜AI機能やチャネル・ツール連携に違い

まずは、機能面の違いに注目しましょう。

最近では、メール対応の効率化でAI機能の実装・活用が進んでいます。例えば、「yaritori」にはメール文の自動生成・変換を行うAIエージェント機能が実装されています。AI機能の有無は導入効果に大きな違いが生まれるので重要です。

また、メールだけでなく、電話、チャット、LINEなどのSNSからも問い合わせが来る場合、それらのチャネルに対応しているかどうかや、顧客管理システムや受注管理システムとの連携有無を確認します。

②価格｜初期費用・月額料金・オプション料金などを総合的に判断

次に料金です。メール共有・管理システムを導入するにあたってのコストは、初期費用・月額料金・オプション料金を総合的に判断することが重要です。

初期費用は、①初期費用・最低契約期間がなくすぐに利用を始められるサービス ②初期費用と最低契約期間が設定されているサービスに分かれます。 基本的には手軽に始められて使用感を試すことができる①のタイプがオススメです。

国内サービスでは「yaritori」や「メールワイズ」は初期費用や最低契約期間がないサービスです。「メールディーラー」は初期費用が5-10万円かかるうえに、最低契約期間が6-12ヶ月と設定されているため導入前に慎重な検討が必要です。

月額料金は、①ユーザー課金のサービス ②定額プラン（10名までは3万円など）のサービスがあります。何個のメールアカウントを何名で共有するかがプランの分岐点になることが多く、また上位プランの方が多くの機能が使えるようになっていることが一般的です。

オプション料金は、10GBごとの保存容量や、IPアドレス制限などのセキュリティ機能、外部サービスとの追加連携などがオプションで用意されているサービスが多いです。基本料金にオプション料金を加えた月額料金が毎月の支出になります。

③使いやすさ｜超重要！画面デザイン・操作性・導入のしやすさをみる

メール共有システムは、派遣社員やアルバイトの方などITリテラシーの異なるさまざまな立場の人が日常的に使うサービスのため、「使いやすさ」は導入効果に直結するため重要です。「使いやすさ」は、画面デザイン・操作性・導入のしやすさで評価することがオススメです。

画面デザインは、なにをすべきか直感的に迷わずわかるか、毎日利用するうえでストレスを感じないか確認しましょう。メール共有システムには、ステータス管理や担当者の設定など、通常のメールサービスにはない機能があります。

操作性は、メールを受信してから返信するまでの流れで確認することができます。メールを返信するまでの画面遷移やチャットの使用感、サクサク動くかを確認しましょう。添付ファイルをワンクリックで確認できるかやメールにファイルを添付するさいの動作なども重要です。

導入のしやすさは、メール送受信の初期設定のしやすさや機能の利活用のしやさをみます。メールの受信はメールサーバーからの転送で設定し、送信はサービス独自の送信サーバーから行うことが一般的です。「yaritori」や「zendesk」など最新サービスでは、GoogleやOutlookの認証機能があるため、ワンクリックで現在お使いのメールサービスと完全同期することができるのでオススメです。

その他、テンプレートやルールなどの詳細設定、メンバーの学習コスト、導入時のサポート支援など、サービスを利用開始し、活用できるようになるまでの全てのプロセスで評価することが重要です。

メール共有・管理システムを3つの比較カテゴリーに分類

メール共有・管理システムにはさまざまなサービスがありますが、この記事では、サービスを3つの比較カテゴリー分類します。気になるカテゴリーからサービスをご検討ください。

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①国内の代表的なメール共有・管理システム

まずは、国内の代表的なメール共有・管理システムです。サービスの導入企業が多く、機能リリースなどのアップデートを継続的に実施しているサービスを対象としました。

②海外の代表的なメール共有・管理システム

次に、海外の代表的なメール共有・管理システムです。Zendesk・Freshdeskなどグローバルで認知度が高く、国内でも利用実績が確認できているサービスを対象としました。

③その他 おすすめのメール共有・管理システム

その他、国内のメール共有・管理システムで、サービスサイトなどが確認できているサービスを対象としました。

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なお、メール共有・管理システムは、カスタマーサポート、営業事務、受注処理などメール対応を中心にさまざまな使い方が可能なシステムです。

コンタクトセンターやヘルプデスクのような問い合わせ対応を高度に効率化したい場合は「問い合わせ管理システム」からサービスを探すこともオススメです。

国内の代表的なメール共有・管理システム4選比較

まずは、国内で提供されている代表的なメール共有・管理システムを4つ比較紹介します！

yaritori (ヤリトリ) ｜Onebox株式会社

yaritori（ヤリトリ）は、2020年創業のスタートアップOnebox株式会社が提供するメール共有システムです。問い合わせ対応・顧客管理・メールの一斉配信まで、お客様対応に必要な業務をワンストップで行うことができます。

「個人メールの一元管理」「メールの開封履歴」などメール送受信を効率化する機能や、最新AIを活用した「メールの自動生成機能」などが特徴で、「Slack・Chatwork連携」「Salesforce連携」などの連携機能も充実しています。

画面デザイン・操作性・導入のしやすさによる「使いやすさ」で評価されており、業界・規模問わず250社超の企業が利用しています。

初期費用・最低契約期間もなく、国内最低価格水準の1ユーザー月額1,980円〜で、すぐに利用を開始することができます。

メールワイズ（Mailwise）｜サイボウズ株式会社

メールワイズ（Mailwise）は、中小企業向けのグループウェアなどを提供するサイボウズ株式会社が提供しているメール共有・管理システムです。

メールの共有管理に必要な汎用的な機能は備わっていながら、安価に導入しやすいことが特徴です。サイボウズ製品のkintoneと併することでkintoneアプリから顧客にメール配信などをすることも可能です。

国内で最も古い2000年から提供されている老舗サービスで、15,000社以上の企業に導入されています。

料金プランは、「スタンダードコース」「プレミアムコース」の2つあり、スタンダードの場合、1ユーザー月額600円〜（※最低利用人数5名〜）利用することが可能です。

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メールワイズについて詳しく知りたい方は「メールワイズ(Mailwise)とは？主要機能や使い方・導入のメリットなどをご紹介」もご参考いただけると幸いです。

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メールディーラー（Mail Dealer）｜ 株式会社ラクス

メールディーラー（Mail Dealear）は、中小企業向けクラウドサービスを提供する株式会社ラクスが提供しているメール共有・管理システムです。

対応状況を業務内容ごとに合わせ柔軟にカスタマイズすることができたり、メール送信前の承認フローを組み込むことができるなど自社の業務内容に沿った柔軟な設定ができることが特徴です。セキュリティ機能や連携できるサービスも豊富にあり、お客さまごとに専属のサポートがつくなど充実したサポートも得られます。

メールディーラーは、利用ユーザー数や保存通数に応じて料金プランが変動します（非公開）。複数ECモールに出店している企業や比較的売り上げ規模の大きなECショップさまにオススメのツールです。

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メールディーラーについて詳しく知りたい方は「メールディーラー(Mail Dealer)とは？主な機能やおすすめの使い方・プラン毎の料金をご紹介」をご参考ください。

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Re:lation （リレーション）｜株式会社インゲージ

Re:lation（リレーション）は、大阪に本社がある株式会社インゲージが提供するメール共有・管理システムです。 2014年にサービスの提供を開始し、5,000社を超える企業に導入されています。

メール、LINE、Twitter、チャット、電話などさまざまなチャネルからのお問い合わせを一括管理することができ、顧客管理、オペレータ教育、分析・改善までをワンステップで行えるのが特徴です。

対応漏れのアラート機能、スヌーズ機能などの送受信を効率化する機能や、自動返信、AIによるテンプレートのレコメンド機能なども充実しています。

料金プランはフリープランと有償プランに分かれており、有償プランは18,000〜になります。売上規模が大きく、メールだけでなく、twitterやLINEなども問い合わせチャネルとして活用している企業にオススメのツールです。

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Re:lationについて詳しく知りたい方は「Re:lation(リレーション)とは？使い方や主要機能・料金・api連携などをご紹介」をご参考ください。

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海外の代表的なメール共有・管理システム3選比較

次に、海外の会社が提供しているメール共有・管理システムを3つ比較紹介します！

海外のメール共有・管理システムは「問い合わせ管理システム」としての特色が強く、問い合わせ対応全般を効率化する高度かつ柔軟な機能が搭載されていることが特徴です。

問い合わせをチケット単位で管理するチケット管理システムを採用していることが多く、ヘルプページやチャットボットの構築も一つのサービスで完結することが可能です。

Zendesk（ゼンデスク）｜株式会社Zendesk

Zendesk（ゼンデスク）は、メールやチャットなどあらゆるチャネルからの問い合わせを1つの画面から管理することができる統合型カスタマーサービスソリューションです。

よくある質問（FAQ）をまとめたヘルプセンターの構築や、チャットボットにも対応し、AIエージェントをはじめとした最新のAI・自動化機能も充実しています。

Zendeskは、2007年にデンマークで創業し、米国に本社があるグローバル企業で、世界10万社以上に利用されています。日本では2013年よりサービスの提供を開始し、ヤマト運輸やNTT docomoなどの企業に導入されています。

料金は「カスタマーサービスSuiteプラン」「Employee Service Suite」の２つが用意されており、それぞれ使用できる機能ごとにプランが分かれています。最も安いプランは1ユーザーあたり月額19ドル（年払いの場合）で、全てのプランで無料トライアルが可能です。

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Zendeskについて詳しく知りたい方は「Zendesk（ゼンデスク）とは？主要機能や使い方・導入のメリットなどをご紹介」をご参考ください。

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Freshdesk（フレッシュデスク）｜Freshworks株式会社

Freshdesk（フレッシュデスク）は、​​マルチチャネルの問い合わせ管理、FAQサイトやコミュニティフォーラムの構築まで、カスタマーサポートに関するあらゆる業務を効率化できるカスタマーサポートプラットフォームです。

問い合わせへの回答に期限を設ける「SLA」（サービス品質保証）機能や、自動振り分け、過去履歴を学習し優先付けの自動提案ができる「Freddy AI」、CRMやビジネスチャットとの連携など多様で柔軟な機能が魅力です。

Freshdeskは、インドで創業し、米国カリフォルニアに本社があるグローバル企業「Freshwork」により提供されており、世界中で73,000社以上の企業に利用されています。

料金は、1ユーザーあたり月額15ドル〜99ドル（年払いの場合）で、「Growth」「Pro」「Pro＋AI Copilot」「Enterprise」の4段階に分かれており、14日間の無料トライアルをすることができます。マルチチャネルの管理をしたい場合は「Freshdesk Omni」 、チャットボットや電話を利用したい場合は別プランの購入が必要です

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Freshdeskについて詳しく知りたい方は「Freshdesk(フレッシュデスク)とは？使い方や機能・日本語対応など気になるポイントを解説」をご参考ください。

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Service Cloud｜Salesforce

Service Cloudは、アメリカのサン・フランシスコに本社を構えるセールスフォース・ドットコムが提供する、コールセンター・カスタマーサポート向けのクラウドサービスです。

Service Cloudは、コールセンターまたはリモートで働くサービス担当者が顧客からの問い合わせに迅速かつ適切に対応できるよう、メールを含むお問い合わせの管理、ライブチャット、ナレッジベースなどを提供するサービスです。

​​さまざまなカスタマーサービスを指向している顧客に対応できるよう、多様な機能をとりそろえています。

また、CRM（顧客関係管理）システムとしての機能を持ち合わせており、CRM上の顧客情報をメール画面でスムーズに参照したり、ワンクリックでメール作成画面を開いたりすることが可能です。

機能

・問い合わせへの対応画面を開いたまま、顧客情報や対応履歴を詳細に表示可能
・メールの返信、項目の更新、タスクの割り当てなどのワークフローは自動化可能
・電話・メール・チャット・SNSなど、複数チャネルに対応
・Salesforceの各種サービスと連携

料金

初期費用	なし
最低契約期間	原則１年単位
月額利用料	3,000円/ユーザー　【Essential】 36,000円/ユーザー　【Unlimited】
お試し期間	14日間無料トライアル

その他 おすすめのメール共有・管理システム4選比較

その他 おすすめのメール共有・管理システムについて4つのサービスを比較紹介していきます！

問いマネ｜クロスセル株式会社

問いマネは、複数人でのメール対応に特化したメール共有・管理システムです。

メールを複数人で共有管理するための基本機能を中心に、未対応メールの警告機能や、スタッフのログイン画面にメッセージを強制表示させる伝言機能などユニークな機能も備わっています。

料金プランは、「スタンダードサーバープラン」と「アドバンスサーバープラン」の2種類あります。スタンダードサーバープランは初期費用11,000円＋月額3,124円(税込)で利用することが可能です。

「クロスセル株式会社」が2005年にリリースし、2,510社の導入実績があります。利用者の半数以上がネット通販企業となっています。

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問いマネについて詳しく知りたい方は「問いマネとは？機能・料金・メリットなどをご紹介」をご参考ください。

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WEBCAS mailcenter｜株式会社エイジア

WEBCAS mailcenterは、問い合わせメール対応に関するトラブルを解決する、メール共有・管理システムです。

1995年に創業の「株式会社エイジア」より提供されており、10,000社以上が導入する「メール配信システム」・「顧客管理システム」などのマーケティングコミュニケーションシステム「WEBCAS」シリーズのひとつとして展開されています。

料金プランは大きく3つで、クラウド型（ASP型とSaaS型）とオンプレミス型となっています。一番安いASP型のプランの場合、初期費用3万円＋月額5,000円から利用することが可能です。

無料トライアルも実施可能で、申し込み日から翌月末までのトライアルになります。「WEBCAS」シリーズとの連携など、既に「WEBCAS」シリーズをお使いのお客さまが導入を検討されるさいにオススメです！

mi-Mail（エムアイ・メール）｜未創システム株式会社

mi-Mailは、2004年に創業の「未創システム株式会社」さまが提供しているサービスです。さまざまなシステム開発を提供している企業さまならではの、大企業でも安心して導入できるシステムです。

エムアイ・メールは、業界最大クラス300万件のメール保存数を実現しており、バックアップ体制や自社内サーバーで運用するオンプレミス型への対応も可能です。そのため、大規模コールセンターなど高頻度でのサービス利用や、高いセキュリティ要件などを満たす必要がある企業におすすめです。

機能

・対応期限設定機能、参照・承認の細かな権限設定機能
・関連メールの自動紐付け、添付ファイルの自動ZIP暗号化
・メール・電話・FAXに対応

価格

「クラウドプラン」(2種)と、オーダーメイド可能な「パッケージプラン」(1種)。
クラウドプランの料金は以下の通りです。　※パッケージプランは要お見積りとなります。

「スタンダードプラン」の場合

初期費用	24,800円〜
最低契約期間	6ヶ月～
月額利用料	9,800円〜
お試し期間	20日間の無料トライアル付き

※５ユーザー

「仮想サーバープラン」の場合

初期費用	50,000円〜
最低契約期間	1年～
月額利用料	66,800円〜
お試し期間	20日間の無料トライアル付き

※ユーザー数無制限

Grp Mail（グループメール） by キー・ポイント株式会社

Grp Mailは、1997年創業の「キー・ポイント株式会社」さまが提供している、メール共有・管理に特化したサービスです。月額2,200円(税込み)から利用可能で、情報漏洩やメール誤送信の対策が可能です。

機能

・新人権限設定、送信前二重チェック、放置メール警告機能、禁止ワード機能
・営業時間外の自動返信機能、自動振り分けフィルタ機能、メール作成自動保存機能
・楽天あんしんメルアドサービスに対応

価格

初期費用	22,000円〜
最低契約期間	1年～
月額利用料	2,200円〜　（5ユーザー・1アドレス）
お試し期間	30日間の無料トライアル付き

※追加1アドレスごとに2,200円、1ユーザーごとに440円ウイルスチェック（3,300円）など

無料・オンプレで使えるメール共有・管理システムはある？

メール共有システムを検討するさいのよくある質問として「無料で使えるサービスはあるか？」「オンプレミスはあるか？」などがあります。気になる方は以下に回答を記載しますのでご確認ください。

無料で使えるメール共有システムは複数ある

メール共有システムのなかには無料プランを用意しているサービスもあるため、結論、無料で使えるメール共有システムはあります。

しかし、サービス提供者としてはあくまで有料プランを使ってもらうための「お試しプラン」という位置付けのため、機能や用途が制限される点は注意しましょう。また、使用感を確認するという点では無料トライアルで十分です。

無料プランを提供しているメール共有システムは「Freshdesk」「Re:lation」があります。無料トライアルは「yaritori」「zendesk」をはじめ各サービスより提供されています。

オンプレミスで使えるメール共有システムは1社のみ

オンプレミスで使えるメール共有システムとして「webcas mailcenter」があります。オンプレミスとは、企業や組織が自社で保有する施設内にサーバーやソフトウェアなどのITインフラを設置し、運用管理を行う形態のことです。

自社でシステムを構築・管理するため、高いカスタマイズ性やセキュリティレベルを確保できるメリットがある一方で、初期費用や運用コスト、専門知識を持つ人材が必要となるなどのデメリットもあります。

昨今メール共有システムと接続するGoogleやMicrosoftのグループウェア製品がクラウド化しています。機能の利便性・セキュリテイの観点からもメール共有システムクラウドで提供されているサービスが一般的といえるでしょう。

おすすめのメール共有システム徹底比較！11選まとめ

この記事では、複数人でのメール対応を効率化するメール共有システムについて11個のサービスを比較紹介させていただきました。

メール共有システムはサービスごとに特徴があるため、自社での活用イメージを明確にしていただき、最も自社に適したサービスをご検討いただくことが重要です。

yaritoriは、多くのお客さまに「使いやすさ」で選ばれているメール共有システムです。7日間無料でお試しできますので、是非この機会にお試しいただけると幸いです。