Gmail/OutlookのメールをLINEへ転送するには？LINE連携で実現する内容も紹介

メールチェックのために、毎回メールソフトを開くのは手間がかかるでしょう。メール対応の工数削減を図る方法には、LINEとの連携があげられます。顧客との関係強化や効果的な情報発信を実現するため、LINEアカウントを持っている企業も多いです。

LINE画面でGmailやOutlookでの受信メールを管理できると、メール管理や対応漏れのリスクを削減できます。LINEと連携するには、どのような作業が必要でしょうか？

この記事では、GmailやOutlookの受信メールをLINEに転送する手順に関して、詳しく紹介します。メール対応の工数増大にお悩みの方は、最後までご覧ください。

LINEとGmail/Outlookの連携によって実現できること

GmailやOutlookとの連携によって、LINE上で実現できる内容は以下の3つです。

LINE上でメールをまとめて管理できるようになり、メール対応の工数削減を図れます。

メールのリアルタイム通知

GmailやOutlookに届いたメールをリアルタイムで把握できます。重要度や緊急度の高いメールが届いた場合、素早い確認/対応が可能です。高品質な顧客対応によって、顧客との信頼関係が深まります。

メールの一元管理

GmailとOutlookのメールをLINE上でまとめて管理できます。1つの画面で内容の確認や返信ができるため、作業効率が高まります。GmailやOutlookの画面を毎回開く必要もありません。また、連絡窓口の集約によって、対応漏れのリスクも軽減できます。

チームでのメール共有

LINEアカウントをチームで運営している場合、GmailとOutlookのメールをチーム全体で管理できます。複数人でのメール対応によって、対応漏れのリスクを抑えられます。

また、メールの返信内容をメンバー同士で相談できる点もプラスです。素早く丁寧な対応によって、良質な顧客体験を提供できます。

GmailをLINEに転送する方法

LINE Notifyでトークンを取得したあと、GAS(Google Apps Script)でLINEへの転送設定をおこないます。LINE Notifyとは、外部のアプリやWebサービスと連携し、通知を受け取れるサービスです。GitHubやIFTTTなどと連携できます。利用に費用はかかりません。

一方、GASとはGoogleのサービス同士を自動で連携させるローコード開発ツールです。Gmailやドキュメント、スプレッドシートなど、複数のサービスを自動で連携し、業務効率改善につなげます。

LINE Notifyでトークンを取得

1.LINE Notifyの公式サイトへアクセスし、右上のログインをクリックしてください。

2.メールアドレスとパスワードを入力します。QRコードを使ってのログインも可能です。

3.右上の名前からマイページをクリックします。

4.「アクセストークンの発行」を開き、「トークンを発行する」をクリックしてください。

5.「トークン名」と「メールを転送予定のトークルーム」を入力します。

メール通知の際、画面上に表示されるため、わかりやすいトークン名を設定しましょう。一方、トークルームに関しては自由に選択できます。特にこだわりがない場合は、「1:1でLINE Notifyから通知を受け取る」を選ぶと、わかりやすいです。

6.「発行する」をクリックしてください。

発行されたトークンは必ずコピーをしておきましょう。トークンのコピーが終わったら、GASの設定作業に移ります。

GASの設定

1.Gmailのアカウントで、GASの公式サイトへアクセスします。画面右上または中央の「Start Scripting」ボタンをクリックしてください。

2.画面左側にある「新しいプロジェクト」を選択してください。

3.画面上で「function myFunction() {}」を削除。

4.画面上のソースコードをコピーし、1行目にLINE Notifyで取得した「トークン」を入力します。

5.画面上のタイトルにプロジェクト名を入力し、保存します。

6.画面上部のメニューバーからアクセス権の設定内容を変更してください。「send_line」→「mail」に変更し、「実行」をクリックしてください。

7.画面右下に表示された「権限を確認」をクリックします。

8.連携予定のGoogleアカウントを入力してください。

9.警告メッセージが表示されます。「LINE-Gmail転送(安全ではないページ)に移動」をクリックしてください。

10.アカウント内容を確認し、問題なければ「許可」をクリックします。

ここでGASの設定作業は終わりです。最後にテストメールをGmailに送信し、正常に動作するかを確認しましょう。

テストメールの送信とトリガーの設定

設定作業が正しくおこなわれたかを確認するため、以下の手順に沿ってテストメールを送信してください。

テストメールをGmailに送信
GASのエディター・コード画面で「▷実行」をクリック
LINE上でメールを確認

Gmailから送信されたメールが、LINEアカウントに無事届いていれば成功です。ただし、上記の設定だと、毎回GASで実行を押さなければメールが転送されません。一定の間隔でメールが転送されるには、トリガーの設定が必要です。

以下の手順に沿って、トリガーの設定を進めましょう。

1.GASの公式サイトへアクセスします。

2.画面左側のメニューから編集を選び、「現在のプロジェクトのトリガー」をクリックしてください。

3.画面右下の「トリガーを追加」をクリックします。

4.以下の内容にトリガーを設定してください。

実行する関数	実行するデプロイ	イベントのソース	時間ベースのトリガーのタイプ	時間の間隔
main	Head	時間主導型	分ベースのタイマー	コード2行目で設定した時間を入力

時間の間隔はメールを何分間隔で通知したいかによって、異なります。上記の画像ではソースコードの設定上、5分間隔を選択しています。

業務に支障がなければ、以下の画像のように10分や15分間隔に設定しても、問題ありません。

最後に画面右下の保存をクリックすると、設定作業が完結します。

GmailをLINEに自動転送する方法

コーディルテクノロジー株式会社のメール転送サービスを利用するのがおすすめです。最小限の手間で、Gmailに届いたメールをLINEへ転送できます。以下にメール転送サービスの使い方をまとめました。

1.メール転送サービスをともだちに追加してください。

2.メール転送サービスからメッセージが届きます。「利用を開始」をクリックし、利用規約へ同意してください。

3.「あなた専用のメールアドレス」が提示されます。

ただし、現在の状態は、各種サービスからのメールはすべてLINEへ転送される状態です。重要なメールだけ転送するよう、キーワードフィルターを設定しましょう。設定すると、メールの宛先や件名、本文が、設定条件を満たしたメールのみLINEへ転送されます。

また、「転送先メールアドレス」にGmailのアドレスを入力すると、Gmailにもメールが転送されます。以下がメール転送の流れです。

そして、各種サービスの連絡窓口に、Gmailアドレスの登録も可能です。登録した場合、Gmailアドレスからあなた専用のメールアドレスへメールが転送される流れです。上記で手順を紹介したケースとは、逆の流れでメールが転送されます。

キーワードフィルターを設定しておくと、条件を満たしたメールのみLINEへ自動で転送されます。

OutlookをLINEに転送する方法

Gmailと同様、Outlookでの受信メールをLINEに自動転送する機能は搭載されていません。Outlookでの設定作業に加え、IFTTTとも連携しなければなりません。IFTTT(イフト)とはプラットフォームやSNSなど、外部サービスとの自動連携が可能なサービスです。

合計で180種類以上のサービスと連携できます。ノーコードツールのため、操作にプログラミングの知識は必要ありません。IFTTTと連携する際は、LINE Notifyを使用します。

Outlook上での設定

1.Outlookの画面を開き、右上の歯車アイコンをクリックします。

2.画面下の青字で書かれている「View all Outlook settings」をクリックしてください。

3.画面左側から「Rules」をクリックしたあと、「Add new rule」を選択します。

任意の名前を付けたあと、条件とアクションを設定して「Save」を押してください。転送先を「Redirect to」に設定すると、メールをそのまま転送できます。また、転送先は trigger@applet.ifttt.comと入力してください。

以上でOutlook側での設定作業は終わりです。次にIFTTTとの連携作業に移ります。

IFTTTとの連携

1.IFTTTの公式サイトへアクセスし、右上の「Get startd]をクリックします。

画面が切り替わり、メールアドレスとパスワードを入力する画面に移ります。

また、GoogleアカウントやFacebookアカウントを使っても、問題ありません。アカウント情報を登録すると、使用頻度の高いサービスを選ぶ画面に移ります。

GmailやXなど、業務での使用頻度が高いサービスを登録しておきましょう。今後、IFTTTを積極的に活用する場合、設定の手間を省けます。

2.画面右上のアイコンから「Create」をクリックしてください。

3.「IF This Then That」の画面が表示されます。Thisの部分をクリックしてください。

「IF This」はトリガーに該当し、Outlookでのメール受信やXへの投稿など、サービス内での行動を指します。

4.検索フォームに「Emai」と入力し、アイコンをクリックします。

5.左側の「Send IFTTT any email」を選択してください。

6.「IF Then That」の画面からThat をクリックしてください。

「Then That」の部分はアクションを指します。OutlookやGmailでの送信など、自動化する作業の明確化が目的です。

7.4と同じように検索フォームにLINEと入力し、LINEのアイコンをクリックします。

クリックしたあとは、画面に表示された「Send message」を選択します。

8.Recipientでメールの受信先を決めたあと、メールの件名や本文を入力します。入力内容に問題なければ、画面下の「Create action」を押します。

9.入力内容を確認したあと、画面下の「Finish」をクリックすれば完了です。

OutlookをLINEに自動転送する方法

Gmailと同様、コーディルテクノロジー社のメール転送サービスを利用しましょう。Outlookのメールアドレスを登録すると、受信メールをLINEへ自動で転送できます。

LINEとGmail/Outlookの連携する際の注意点

GmailやOutlookからのメールをLINEへ転送する前に、以下2つの注意点を把握しておきましょう。

メール転送の設定手順に、多くの手間と時間がかかります。また、特定のメールだけを転送するよう、追加で設定作業を実施しなければなりません。すべてのメールを転送した場合、業務効率の悪化や対応漏れのリスクが高まります。

連携の設定にコストがかかる

GmailやOutlookで受信したメールをLINEへ転送するには、手間がかかります。双方とも受信メールをLINEへ直接転送する機能は、搭載していません。LINE NotifyやGAS、IFTTTでの設定作業が必要です。

従業員は担当業務をこなしつつ、設定作業の時間を確保しなければなりません。慣れない作業をこなすため、想定以上に時間がかかる可能性もあるでしょう。LINEとの連携設定によって業務負担が増大し、通常業務への支障や体調不良を招くリスクが高まります。

重要なメールのみLINEに通知されるようする

GmailやOutlookから転送するメールは、特定の条件を満たしたメールだけに絞りましょう。受信メールをすべて転送した場合、他のメールに埋もれて逆に見落としのリスクが高まります。

また、対応の優先順位を付けるため、メールを整理しなければなりません。メールの内容把握に多くの時間を割くことになり、業務効率が悪化します。Gmailで受信した特定のメールをLINEへ転送する手順を以下にまとめました。

Gmailでの設定

1.Gmailを開き、転送したいメールにチェックを入れます。その他アイコンをクリックし、「メールの自動振り分け設定」を選択してください。

2.画面下の「フィルタを作成」をクリックすると、入力したメールアドレスのメールだけ自動で転送されます。件名でメールを振り分けたい場合はメールアドレスを削除し、転送したい件名を入力してください。

3.「ラベルを付ける」をクリックします。付けたラベル名は次の設定作業で使うため、必ずメモを取っておきましょう。

また、ラベルを付ける以外に必要な条件があった場合は、チェックを入れておきます。3でGmailでの設定作業は終わりです。次にGASでの設定に移ります。

GASの設定

1.GASの公式サイトへアクセスしてください。画面右上または中央の「Start Scripting」ボタンをクリックします。

2.画面左側の「自分のプロジェクト」をクリックします。Gmailの受信メールをLINEへ転送する際に使用したプロジェクト名を選択します。

3.半角でvar words = “”;を3行目に追加してください。また、22行目のコードを以下の画像と同じ内容に変更します。

label:～subjectの間に、先ほどGmailで作成したラベル名を入力します。3まででGASの設定は終了です。Gmailからテストメールを送り、正常に動くかどうかを確認してください。テストメールを送る手順は、LINEの転送手順を設定した際と同じです。

メール対応の効率化なら「yaritori」

GmailやOutlookでのメール管理を効率化するには、yaritoriの導入がおすすめです。yaritoriとは、Onebox株式会社が提供するメール共有システムです。GmailやOutlookを含め、複数のメールアドレスで受信したメールを1つの画面で管理できます。

LINE公式アカウントとも連携しており、チャネルを問わず顧客からの問い合わせに素早く対応できます。yaritoriの画面上からはメールとLINEの対応状況をまとめて把握できるため、ツールを切り替える必要がありません。以下の画像は実際の操作画面です。

引用：yaritori

LINEでのメール管理は運用方法を間違えると、煩雑になってメールを見落とすリスクが高まります。また、LINEには対応状況の可視化やスレッド機能などは搭載されておらず、複数人でのメール管理には向いていません。

一方、yaritoriの場合、対応状況は「返信済み」や「未対応」など、メールごとにステータスが自動で表示される仕組みです。優先して対応すべきメールをすぐに把握できるため、対応漏れによるトラブルを避けられます。

さらに、スレッド表示では返信履歴を確認できるため、メンバー全員がこれまでの経緯や現在の状況を素早く把握できます。

メール対応や顧客対応の工数増大にお悩みの方は、yaritoriの導入をご検討ください。

まとめ

GmailやOutlookとLINEを連携した場合、LINE上でメールをまとめて管理できます。1つの画面で内容の確認や返信をおこなえるため、作業効率が高まります。ただし、LINEと連携するには、LINE NotifyやGAS、IFTTTなどで設定作業を進めなければなりません。

本業が忙しく、設定作業の時間を十分確保できない企業も多いでしょう。メール対応の工数削減や業務効率改善を実現するには、yaritoriの導入がおすすめです。GmailやOutlookを含め、複数のメールアドレスをまとめて管理できます。テンプレートや自動返信、AIなど、メール対応を効率化する機能を多数搭載しています。

1ユーザー月額1,980円から利用できる安さも魅力です。初期費用や最低利用期間は発生しません。7日間の無料トライアルも用意されており、はじめてメール共有システムを利用する方も安心できます。

GmailやOutlookでのメール管理にお悩みの方は、yaritoriの導入をご検討ください。