メールテンプレート管理はビジネスに必須！メリットや注意点を解説

メールテンプレートとは、あらかじめ定型化されたメールのフォーマットや内容のことです。よく使うメールの形式や文言を保存しておくことで、効率よくメールを作成するために使います。

メールテンプレートは、お礼メールやよくある質問への回答など、さまざまな業務で活用できます。メールテンプレートは、業務にかんたんに取り入れることができ、導入効果も高いため、ビジネスでの活用は必須といえるでしょう。

便利なメールテンプレートですが、効果的に活用するためには「管理」が重要です。項目番号を振りすぐに参照できるようにする、最新状態にするため更新タイミングを設定するなどの管理方法がオススメです。

この記事では、メールテンプレートを効果的に活用するための管理方法を紹介します。メールテンプレートを活用するメリットなど、基礎的な情報と合わせて紹介するのでぜひ最後までご覧ください。

メールテンプレートとは

メールテンプレートとは、あらかじめ定型化されたメールのフォーマットや内容のことをいいます。お礼メールやよくある質問への回答などさまざまな業務で活用できます。

よく使うメール形式や文言を保存しておくことで、メール文を一から作成する手間を省くことができます。また、メールの作成を効率化するだけでなく、メール内容やトーン＆マナーの一貫性を保つこともできます。

メールテンプレートはGmailやOutlookなどのメールソフトの標準機能として備わっているため、業務に取り入れることもかんたんです。かんたんに取り入れることができて、導入効果も高いため、ビジネスでの活用は必須といえるでしょう。

メールテンプレートの活用シーン

メールテンプレートはさまざなシーンで活用することができます。

カスタマーサポート

カスタマーサポートでは、よくある質問への回答、クレーム対応、お詫び、アフターフォローなどで活用することができます。

メールテンプレートを使用することで、迅速かつ丁寧な問い合わせ対応ができるようになるので、顧客満足度向上と業務効率化を同時に実現できます。

営業・セールス活動

営業・セールス活動では、アポイント獲得、提案書送付、クロージング、セミナー案内などで活用することができます。

メールテンプレートを使用することで、営業担当者の負担を軽減し、より多くの見込み客へのアプローチを可能にします。担当者ごとの属人性を排除し、営業効率の均一化にも繋がります。

メールテンプレートを使用するメリット

メールテンプレートを使用することで、メールを作成する時間を削減できることはもちろん、さまざまなメリットがあります。

メールテンプレートを使用するメリットについて、「メール文の作成時間の削減」「メールの誤送信リスクがなくなる」「メール内容の均質化」に沿って確認します。

メール文の作成時間の削減

メールテンプレートを活用することで、メール文の作成時間を大幅に削減することができます。定型的な内容や形式があらかじめ用意されているため、毎回同じ内容をゼロから書く必要がなくなります。

必要な情報をテンプレートに入力するだけで迅速にメールを作成でき、業務の効率化が図れる点は大きなメリットです。時間を節約し、他の重要なタスクに集中できるようになるため、生産性の向上・品質改善・業務全体の成果向上などの結果も期待できます。

メールの誤送信リスクがなくなる

メールテンプレートの使用により、誤送信のリスクが大幅に減少します。テンプレートにはあらかじめ正確な情報が入力されているため、送信ミスや不適切な情報が含まれるリスクが低くなるためです。

急いでいるときでも送信ミスが防げるため、迅速な対応でも安心してコミュニケーションが取れるでしょう。

メール誤送信リスクを下げる対策について、さらに詳しく知りたい方は「メール誤送信を防ぐおすすめの対策｜原因を踏まえた改善方法の紹介」もご覧ください。

メール内容の均質化

メールテンプレートを使用すれば内容の均質化が実現します。定型のテンプレートに基づくため、メールの内容や形式が一貫し、ブレがなくなるためです。

受け手に対して統一感を持たせ、ブランドイメージの維持や情報伝達の誤解を防げるのは大きなメリットです。また、テンプレートを使用することで全社員が同じ基準でメールを作成できるため、組織全体でのコミュニケーションも効率的になるでしょう。

チーム内でのメールテンプレートの共有方法について、さらに詳しく知りたい方は「メールテンプレート共有の方法は？メリットと注意点も【実例付き】」もご覧ください。

メールサービスごとのメールテンプレートの設定方法

Gmail・Outlookなどメールサービスごとのテンプレートの設定方法をご紹介します。

Gmailでのメールテンプレートの設定方法

Gmailでのメールテンプレート設定方法は以下の通りです。

具体的な設定・使用方法は「Gmailでのテンプレートの使い方｜テンプレートに宛先を組み込む方法を解説」で操作画面付きで解説しています。あわせてご覧ください。

Outlookでのメールテンプレートの設定方法

Outlookでのメールテンプレート設定方法は以下の通りです。

具体的な設定・使用方法は「Outlookでのテンプレートの作り方とは？呼び出し方や注意点なども紹介」で操作画面付きで解説しています。あわせてご覧ください。

Thunderbirdでのメールテンプレートの設定方法

Thunderbirdでのメールテンプレートの設定は3ステップで簡単に行えます。

手順は以下の通りです。

メールテンプレートが作成されると、メールフォルダの中に「テンプレート」という項目が追加されます。使用したい時はワンクリックでメール本文に挿入されるので、業務時間の短縮に効果的です。

メールテンプレートを管理するさいの注意点

メールテンプレートを効果的に使用するためには、正しく管理することが重要です。ここでは、メールテンプレートを管理するうえでの注意点を3つ紹介します。

定期的にテンプレートを見直す必要がある

メールテンプレートは定期的に見直さなければなりません。古いテンプレートを使い続けると、情報が不正確になったり、適切でない表現が残ったりする可能性があります。

定期的な見直しにより、最新情報を反映させ、効果的なコミュニケーションを維持することができます。

適切なテンプレートを見つけることが難しい

また、適切なメールテンプレートをすぐに見つけることが難しくなりがちです。テンプレートの数が増えすぎてしまい探すのが難しくなる、パッと見でどのテンプレートを使えばよいかわからないなどがあります。

カテゴリーごとの分類や番号管理などで適切なテンプレートにすぐに辿り着けるようになります。

メール文脈にそった形でカスタマイズする必要がある

メールテンプレートはあくまで雛形のため、それぞれの文脈に合わせてカスタマイズすることが重要です。テンプレートをそのまま使用してしまうと、機械的で冷たい印象を与えたり、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。  

顧客からの問い合わせに対して返信する場合、名前や問い合わせ内容、過去のやり取りなどを踏まえて、テンプレートを適切に修正し、パーソナルな対応を心がける必要があります。

メールテンプレートを管理するおすすめの方法

それでは、具体的にメールテンプレートを管理する方法について解説します！

カテゴリー別の整理

メールテンプレートをカテゴリー別に整理することで、効率的な管理と迅速な検索が可能です。

例えば、「顧客対応」「営業活動」「社内連絡」などの大分類を設け、さらに細分化して「問い合わせ対応」「クレーム処理」「見積り送付」といったサブカテゴリーを作成しましょう。必要なテンプレートを素早く見つけ出せ、業務効率が大幅に向上します。

また、新しいテンプレートの追加や既存テンプレートの更新も容易になります。

バージョン管理

メールテンプレートのバージョン管理は、品質維持と内容改善に有効です。

各テンプレートの更新履歴を記録し、変更点を明確にすることで、最新版の把握や以前のバージョンへの復帰が容易になります。管理は複数の担当者が編集する場合、誰がいつどのような変更を行ったかを追跡できるようにしましょう。

また、定期的に見直し、必要に応じて改訂することで、常に最適化されたテンプレートを維持できます。

柔軟性がある形で作成する

メールテンプレートをそのまま使うのではなく、個々のメールの文脈に合わせてカスタマイズする必要があるという課題を解消するためには、テンプレート自体を柔軟性がある形で作成しておくことが重要です。

例えば、「〇〇さま」や「お問い合わせいただいた〇〇について」など、顧客ごとに変更すべき内容が明示的にわかるようにするのはおすすめです。

また、テンプレートだけではカバーできない内容を追記できる欄を設けるのも有効です。テンプレートを使用しながらも、個々のメールの文脈に合わせた柔軟な対応が可能になります。

メールテンプレートの管理なら「yaritori（ヤリトリ）」

「yaritori（ヤリトリ）」は、問い合わせメールの対応状況（未対応・対応済みなど）を可視化し、複数人での対応を効率化するメール共有システムです。業種・業界問わず200社以上の企業に利用されています。

メールテンプレートを共有・管理できる機能も豊富に備わっているため、メールテンプレートの共有でお悩みなら「yaritori」がオススメです！

複数人でメール対応をするのに便利

 「yaritori」では、個人のメールアドレスとは別に、複数の共有メールアドレス（sales@など）を一元管理することができます。

共有メールアドレスに届く問い合わせメールの対応状況（未対応・対応中など）を可視化し、メールごとに社内メンバーとチャットをしながら、担当者を割り振ることができます。

これにより、複数人でのメール対応を事故なく・効率的に行うことができるようになります。

メールテンプレートを共有・管理する機能も充実

 「yaritori」には、メールテンプレートを、「資料請求」「商談の御礼」など、カテゴリごとに整理し、複数人で共有・管理する機能がついています。

メールサービスの機能としてテンプレート機能がついているため、返信文にテンプレートをワンクリックで挿入することができます。また、お客様の名前や宛先などを自動挿入できる「予約語」機能もついており、効果的なメールテンプレートの活用が可能です。

生成AIでテンプレート対応できないメールを生成することもできる

さらに、生成AIを活用した最新AI機能も充実しており、指示内容を与えるとAIが文章を自動生成する機能や、かんたんな文章からビジネス敬語に変換する機能など、さまざまなAI機能が備わっています。

クレームメールの返信などを生成AIに作らせるなど、メールテンプレートでは対応できないメール対応業務の効率化を実現できます。

「yaritori（ヤリトリ）」は、初期費用無料・最低契約期間なし、月額1ユーザー1,980円から利用することができます。

サービス概要や導入事例がわかる資料を無料で提供していますので、ぜひ資料をダウンロードしてください。メールテンプレートの共有でお悩みならオススメです！

まとめ

メールテンプレートの管理は、業務の効率化と品質向上に不可欠です。テンプレートを適切に設定し、定期的に見直すことで、迅速かつ正確なコミュニケーションが実現します。

反復作業が減り重要な業務に集中できる時間が増えることで、業務の効率とクオリティが高まり、全体の生産性も向上するでしょう。コストがかかるデメリットはありますが、ぜひバランスを考慮しながら導入してください。

「yaritori」なら、一目で分かりやすいメールテンプレート管理が実現しており、テンプレート更新の手間も最小限に抑えています。メール業務全体の効率化を図りたい方は、ぜひ導入をご検討ください。