メールテンプレート共有の方法は？メリットと注意点も【実例付き】

メールテンプレートは、よくある質問などに素早く回答するのに便利な機能です。一からメール文を作成する手間を省き、正確な回答ができるため、業務効率化には必須の機能です。

カスタマーサポートや営業などチームでメール対応を進める部署では、メールテンプレートを共有することがオススメです。メールテンプレートを共有することで、組織全体の生産性向上やメール応対の均質化を図ることができます。

この記事では、メールテンプレートを複数人で共有する具体的な方法について紹介します。メールテンプレートを共有するメリットや運用時の注意点についてもふれるので、メール対応の効率化・応対品質の向上にお悩みの方にオススメです。

メールテンプレートの共有とは？

メールテンプレートは、よくある質問などに素早く回答するのに便利な機能です。一からメール文を作成する手間を省き、正確な回答ができるため、業務効率化には必須の機能です。

メールテンプレートの共有とは、業務内容や質問内容ごとなどに汎用的なメールテンプレートを作成し、複数人で参照・管理できる状態にしておくことです。

Googleドキュメントやスプレッドシートなど、オンライン上でテキストデータを複数人で共有できるツールを使い、カテゴリーごとに分類整理し活用することが一般的です。

カスタマーサポートや営業などチームでメール対応を進める部署で、メールテンプレートを共有することがオススメです。組織全体の生産性を向上することができるなどさまざまなメリットがあります。

メールテンプレートを共有する3つのメリット

まずは、メールテンプレートを共有するメリットから確認しましょう。

① 組織全体の生産性向上

メールテンプレートを部署・社内で共有することで、それぞれのメンバーが毎回1からメール文を作成する手間が省けます。

一人当たりが送るビジネスメールは一日平均14通、メールを一通作成するごとに平均5分ほどかかるといわれています。これらの時間をメール対応をしている人数分減らしていくことができるので、組織全体の生産性向上に大きく繋がります。

②メール応対品質の均質化

メール応対品質の均質化が図れることも、メールテンプレートを共有するメリットです。

よくある質問に対する回答内容でぶれや間違いが発生しなくなるため、誰が対応しても同じ応対品質を保ちやすくなります。また、すべてのメールのトーンやスタイルが統一されることで、企業イメージの一貫性が保たれることも重要です。

③新人教育コストの削減

メールテンプレートの共有は、属人化を廃することができるため、新人教育コストの削減にもつながります。

業務内容の理解が乏しい新人でもテンプレートを活用することで回答をすぐに探すことができるようになります。また、メールの書き方を指導する時間なども少なくなるため、新人教育にかける時間を短縮できます。間違ったメールの送信による二度手間やクレーム対応の時間を減らすことにも繋がります。

メールテンプレートの共有を積極的にするべき部署

メールテンプレートを共有することで、さまざまなメリットがあることがわかりました。具体的にメールテンプレートの共有を積極的にするべき部署と業務内容を紹介します。

営業 ｜営業プロセスの標準化をテンプレートで実現

営業部門では、商談・フォローアップ・提案書のメール送付など一連の営業プロセスにあわせてテンプレートを共有することで、営業プロセスの効率化・標準化を実現することができます。

一貫したメッセージ作成と効率的なコミュニケーションが可能になるので、本来の提案活動に注力しやすくなるのもポイントです。結果、成約率の向上や顧客満足度の改善が期待できます。

営業現場でのメール対応業務を効率化する方法については「営業支援でメール業務を効率化する方法 | オススメのツールも解説」もご参考ください。

カスタマーサポート ｜問い合わせ対応をテンプレートで効率化

カスタマーサポート部門では、よくある問い合わせへの回答をテンプレートで共有することで、迅速かつ一貫したサポートが可能になります。

回答の品質が均一化され、対応時間の短縮にもつながります。また、新しい製品やサービスに関する情報を迅速に反映させることができ、常に最新かつ正確な情報を顧客に提供できます。顧客満足度の向上と業務効率の改善につながるでしょう。

カスタマーサポートでよく使うテンプレートについては「【コピペ可】カスタマーサポートですぐに使える！メール例文を状況別に紹介 」もご参考ください。

人事・総務｜社内規約・規定などをテンプレートで回答

人事・総務部門では、社内外からのよくある問い合わせへの対応テンプレートを共有することで、迅速かつ一貫したサポートが可能です。

採用関連の問い合わせや福利厚生に関する質問、社内規定の説明など、幅広いトピックに対して統一された回答を提供できます。情報の正確性が保たれ、社員満足度の向上にもつながります。また、業務の効率化と標準化が進み、部門全体の生産性向上が期待できます。

メールテンプレートを部署・チームで共有する方法

それでは、具体的にメールテンプレートを共有する方法をご紹介します。

オンラインでドキュメント（テキスト）を共有できるツールを使う

メールテンプレートの共有には、オンラインでドキュメントやテキストを共有できるツールを使うことがオススメです。

Google Workspaceを使っている会社であれば、スプレッドシードやドキュメント、Office365を使っている会社であればワードやエクセルを活用するのがよいでしょう。その他、notionのようなサービスもあります。

こうしたツールを使うことで、テンプレート内容を複数人でリアルタイムに共有・更新することができます。テンプレート内容を同時に編集でき、変更履歴を残すことも可能です。だれがいつ更新したかがわかるのでバージョン管理もしやすいです。

メールテンプレートは業務フローごとなどで整理する

メールテンプレートをオンラインで共有する仕組みをつかったうえで、業務フローごとなどでカテゴリーを整理し、管理することがおすすめです。

業務フローごとのカテゴリー分けについてはさまざまなパターンが考えられます。営業では、案件獲得・商談設定・契約締結・請求書送付など、採用では、応募受付・面接日程調整・合否連絡、社内向けでは、会議案内・業務連絡・勤怠関連などがあるでしょう。

カスタマーサポートでの問い合わせ対応であれば、よくある質問、クレーム対応、解約などが大カテゴリーとして考えられます。さらに、それぞれの業務フロー内で、テンプレートを細分化して管理します。

具体的なメールテンプレートの管理イメージは以下の通りです。

カテゴリーごとに通し番号をふる、テンプレートを更新したさいには更新日や変更点を明記するなどの運用もあります。また、テンプレートの数が多い場合は、シートを分けて管理することもあります。

メールテンプレートを共有する際の注意点

メールテンプレートの共有にはメリットが多い一方、運用にはいくつかの注意点があります。

適切なテンプレートを探すのが難しくなる

メールテンプレートの数が増えてくると、適切なテンプレートを探すことに時間がかかってしまいます。業務内容ごとにカテゴリーや番号付けを行い整理しておくことが重要です。

適切なテンプレートを探せないと、誤ったテンプレートを選択してしまうリスクも高まります。誤ったテンプレートで回答をしてしまった結果、お客様の負担を増やしてしまっては信頼を失いかねません。

メンテナンスコストがかかる

メールテンプレートを共有して運用するのには、常に最新の状態にしておく必要があります。担当者や更新日を決めておくことをオススメします。

製品やサービスの仕様変更にあわせて、テンプレート内容を更新し、更新後は全員が最新のテンプレートを使用できるような運用を行いましょう。

メールテンプレートの共有なら「yaritori（ヤリトリ）」

「yaritori（ヤリトリ）」は、問い合わせメールの対応状況（未対応・対応済みなど）を可視化し、複数人での対応を効率化するメール共有システムです。業種・業界問わず200社以上の企業に利用されています。

メールテンプレートを共有・管理できる機能も豊富に備わっているため、メールテンプレートの共有でお悩みなら「yaritori」がオススメです！

複数人でメール対応をするのに便利

 「yaritori」では、個人のメールアドレスとは別に、複数の共有メールアドレス（sales@など）を一元管理することができます。

共有メールアドレスに届く問い合わせメールの対応状況（未対応・対応中など）を可視化し、メールごとに社内メンバーとチャットをしながら、担当者を割り振ることができます。

これにより、複数人でのメール対応を事故なく・効率的に行うことができるようになります。

メールテンプレートを共有・管理する機能も充実

 「yaritori」には、メールテンプレートを、「資料請求」「商談の御礼」など、カテゴリごとに整理し、複数人で共有・管理する機能がついています。

メールサービスの機能としてテンプレート機能がついているため、返信文にテンプレートをワンクリックで挿入することができます。また、お客様の名前や宛先などを自動挿入できる「予約語」機能もついており、効果的なメールテンプレートの活用が可能です。

生成AIでテンプレート対応できないメールを生成することもできる

さらに、生成AIを活用した最新AI機能も充実しており、指示内容を与えるとAIが文章を自動生成する機能や、かんたんな文章からビジネス敬語に変換する機能など、さまざまなAI機能が備わっています。

クレームメールの返信などを生成AIに作らせるなど、メールテンプレートでは対応できないメール対応業務の効率化を実現できます。

「yaritori（ヤリトリ）」は、初期費用無料・最低契約期間なし、月額1ユーザー1,980円から利用することができます。

サービス概要や導入事例がわかる資料を無料で提供していますので、ぜひ資料をダウンロードしてください。メールテンプレートの共有でお悩みならオススメです！

まとめ｜メールテンプレートの共有で業務を効率化しよう！

メールテンプレートの共有は、組織の生産性を向上することができるなどさまざまなメリットがあり、営業やカスタマーサポートなどで積極的に活用すべき理由がおわかりいただけたかと思います。

メールテンプレートの共有は、オンライン上でテキストデータを複数人で共有できるツールを使うことなどで実現できますが、管理・運用では最新の状態にしておく必要があるなど注意が必要です。

メールテンプレートの数が多い場合は、メール対応全般を圧倒的に改善できるメール共有システム「yaritori」も検討してみてください。