Gmailのテンプレート共有方法3選｜初心者向けにわかりやすく解説

メール対応の効率化

2024.08.14

Gmailでメールテンプレート機能を活用できれば、メールの効率的な管理とコミュニケーションのスピードアップが実現します。特にチームやプロジェクトでのメール運用には、テンプレートの共有が欠かせません。

この記事では、Gmailでのテンプレート活用・共有方法について詳しく解説します。初心者でも実施しやすい方法から、プログラミングを用いた方法まで紹介しますので、自社に合う方法を選んでください。

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Gmailのテンプレート機能とは
Gmailのテンプレートは共有できる？
スプレッドシートを使ったGmailテンプレートを共有する方法
スプレッドシート&GASを使ったGmailテンプレートを共有する方法
アドオンを使ってGmailテンプレートを共有する方法
メール共有システム「yaritori」でテンプレートを共有しよう
まとめ

Gmailのテンプレート機能とは

Gmailで同じ内容のメールを繰り返し作成したい場合は、テンプレート機能を活用することで効率化を図れます。

よく使うメールの内容をあらかじめ保存し、必要に応じて簡単に呼び出して利用するシステムで、同じ内容のメールを何度も手動で入力する手間が省け、作業の効率が大幅に向上します。

Gmailのテンプレートは共有できる？

Gmailのもともとの機能では、他のユーザーとのテンプレート共有はできません。

共有したい場合はテンプレートの内容をスプレッドシートやドキュメントなどにコピーし、そのデータを共有するか、メールで内容を送るなどの代替手段を利用する必要があります。

スプレッドシートを使ったGmailテンプレートを共有する方法

スプレッドシートを使う際は、スプレッドシートにメールテンプレートを入力し、シーン別にシートや行を分けて管理する方法がおすすめです。

（シーン例：挨拶・見積もり・請求など）

管理者が作ったスプレッドシートを共有したいメンバーに送り、それぞれのブラウザ上で、書かれている内容をテンプレートとしてGmailに保存します。

スプレッドシートを共有する際は、プライバシーを守るために権限設定に気をつけましょう。「リンクを知っている全員が閲覧可能」にするか、特定のメンバーのみ閲覧可能にするかどうかは注意が必要です。

スプレッドシート&GASを使ったGmailテンプレートを共有する方法

スプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を用いて、Gmailのテンプレートを自動化する方法もあります。ただしプログラミングが必要なため、慣れていない人にとっては難しいでしょう。

手順は以下の通りです。

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【テンプレート管理者の手順】

（1）テンプレート用スプレッドシートを作成する
テンプレート管理者がスプレッドシートを作成します。

・ファイル名：任意・保存場所：任意・シート名：list
・A1セル：No・B1セル：Title・C1セル：Message・A2・B2・C2セル以降：任意の内容

（2）作成したスプレッドシートに権限を設定する
スプレッドシートを更新する人を「編集者」、それ以外の利用者は「閲覧者」とし、スプレッドシートの書き換えを防止するのがおすすめです。

（3）スプレッドシートのURLから「〜〜〜〜〜」部分(スプレッドシートキー)をコピーする
https://docs.google.com/ spreadsheets/d/〜〜〜〜〜/

（4）プログラミングする
以下のコードをコピーし、スプレッドシートの「拡張機能」「Apps Sprict」で「コード.gs」タブに貼り付けます。

4行目の「スプレッドシートのID」はスプレッドシートURLの「〜〜〜〜〜」に書き換えてください。

// mainfunction buildTemplateComposeCard() {  // settings template SpleadSheetID and SheetName (SpleadSheet must be shared)  var ssID = “スプレッドシートのID”;  var ssSName = “list”;  var ssUrl = DriveApp.getFileById(ssID).getUrl();
  // ①. Define Button “Show SpleadSheet”  var showSSButton = CardService.newTextButton()    .setText(‘Show Template’)    .setTextButtonStyle(CardService.TextButtonStyle.FILLED)    .setBackgroundColor(‘#696969’)    .setOpenLink(CardService.newOpenLink()      .setUrl(ssUrl)      .setOnClose(CardService.OnClose.RELOAD_ADD_ON));
  // ②. exists template data. Display tempate list.  var ss = SpreadsheetApp.openByUrl(ssUrl);  var startRow = 1;  var startCol = 1;  var lastRow = ss.getLastRow();  var lastCol = ss.getLastColumn();  var ssData= ss.getSheetByName(ssSName).getRange(startRow,startCol,lastRow,lastCol).getValues();  var buttons = CardService.newCardSection()
  for( var i=1; i<ssData.length; i++ ) {    buttons.addWidget(CardService.newTextButton()      .setText(ssData[i][1])      .setOnClickAction(CardService.newAction()        .setFunctionName(‘applyInsertTemplateAction’)        .setParameters({‘message’: ssData[i][2]})))  }
  // Define UI  var card = CardService.newCardBuilder()    .addSection(CardService.newCardSection()      .addWidget(showSSButton))    .addSection(buttons)    .build();  return [card];}

// functions// Define template Buttonsfunction applyInsertTemplateAction(e) {  var messages = e.parameters[‘message’];  var sp_messages = messages.split(String.fromCharCode(10)).join(”); // ”\n” convert HTML format.  var response = CardService.newUpdateDraftActionResponseBuilder()    .setUpdateDraftBodyAction(CardService.newUpdateDraftBodyAction()      .addUpdateContent(        sp_messages,        CardService.ContentType.MUTABLE_HTML)      .setUpdateType(CardService.UpdateDraftBodyType.IN_PLACE_INSERT))    .build();  return response;}

（5）「コード.gs」タブの隣に「 appsscript.json」タブが表示されたら、以下のコードをコピーして貼り付けます。

{ “timeZone”: “Asia/Tokyo”, “dependencies”: { }, “exceptionLogging”: “STACKDRIVER”, “oauthScopes”: [ “https://www.googleapis.com/auth/gmail.addons.execute”, “https://www.googleapis.com/auth/gmail.addons.current.action.compose”, “https://www.googleapis.com/auth/gmail.addons.current.message.metadata”, “https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets”, “https://www.googleapis.com/auth/drive” ], “gmail”: { “name”: “gmail_share_template”, “logoUrl”: “https://www.gstatic.com/images/icons/material/system/1x/label_googblue_24dp.png”, “primaryColor”: “#45c4bf”, “secondaryColor”: “#0000FF”, “composeTrigger”: { “selectActions”: [ { “text”: “Build Mail Share Template”, “runFunction”: “buildTemplateComposeCard” } ] } }}

（6）「Deployment ID」の値をコピーし、共有テンプレートを利用するメンバーに共有します

【Gmailへの組み込み手順】

ここからは、各ユーザーが自身のブラウザで設定する手順です。

（1）「設定」→「アドオン」→「デベロッパーアドオン」画面で、「Deployment ID」の値を貼り付け、「インストール」する

（2）Gmailをリロードし、「インストール済みのデベロッパーアドオン」に「gmail_share_template」が表示されたら完了

手順通りに実施すれば、「難しすぎてできない」というほどの難易度ではありません。

実装にかかる手間とコストを踏まえて検討してみてください。

アドオンを使ってGmailテンプレートを共有する方法

本文だけでなく、宛先や件名もテンプレート化してしまいたい人には、アドオンを用いた共有方法もおすすめです。

Chromeウェブストアから「Briskine」を追加し、実施してみましょう。

テンプレートの作成・共有方法は以下の通り。

【テンプレートの作成・使用方法】
（1）Briskineに登録する
（2）「New template」から、テンプレート名・メール本文・テンプレートのショートカットキー（任意）を入力
（3）必要な場合は「Show more fiellds」から件名や宛先を入力
（4）「Save template」で保存
（5）Gmailで新規メッセージを立ち上げ、任意の場所でクリック
（6）「B」のアイコンが表示されたらクリックし、テンプレートを選択

Briskine の拡張機能がインストールされているブラウザが同じであれば、Gmailアカウントを個人用・ビジネス用に切り替えても同様の手順で同じテンプレートを使用できます。

反対に言えば、異なるブラウザを使用している場合はテンプレートを共有できません。

とはいえ無料プランでも30個のテンプレートが保存できるので、個人のメール業務を効率化したいならビジネスでの利用にも便利です。

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メール共有システム「yaritori」でテンプレートを共有しよう

デフォルトのGmailではメールテンプレートの共有ができないため、設定しようとすると難しく、手間やコストがかかってしまいます。

そこで、ビジネス用メールサービス「yaritori」を使ってメールを共有し、複数人でのメール業務も簡単に・安く・効率的にしてみてはいかがでしょうか。

・カテゴリごとにテンプレートを予約できる
・チームメンバーでテンプレートを共有管理できるので常に最新のテンプレートを使える
・送信先の名前を自動挿入できる
・メールの対応状況を「未対応」「対応中」など可視化できる
・メールごとに返信担当者を設定できる
・メールごとにチャット機能が使え、対応を相談できる
・作成中の下書きをリアルタイムで共有できる

他にも、独自の「yaritori AI」を用いたメール文自動作成やクレームメールへのアラート機能が使えるので、業務効率化だけでなく質の高いメール対応が可能です。

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