Outlookのメール返信をAIで自動化する方法とは？Copilotとおすすめツールを徹底比較

毎日のOutlookをつかったメール返信に時間を取られ、「本当にやるべき仕事」に集中できない——そんな悩みを抱えているビジネスパーソンは少なくありません。しかし、Outlookでメール返信を効率化するAIツールは、Microsoft 365 Copilot以外にも存在します。

今回の記事では、Outlookのメール返信をAIで自動化する具体的な方法と、おすすめのツールを徹底比較します。最適なAI活用の選び方から、各ツールの特徴・料金まで詳しく解説しますので、自社に合った導入方法がきっと見つかるはずです。

Outlookのメール返信をAIで行う3つの方法

Outlookを使ってメール返信をAIで効率化する方法は、大きく3つあります。それぞれの特徴を理解することで、自分たちの環境や予算に最適な選択ができるようになります。

1. Microsoft 365 Copilot（標準AI機能）を使う

Microsoft 365 Copilotとは、Outlookに統合された純正のAI機能です。Outlookアプリ内で直接動作し、メールの要約や下書き作成が可能です。

Microsoft 365 CopilotはMicrosoftのエコシステム内での連携が強力で、Outlook以外のMicrosoft製品との相性も良いです。メールのスケジュール調整提案なども含め、メールに関関連業務の効率化が可能です。

ただし、利用にはMicrosoft 365の特定のプラン（通常はビジネスプランが必要）に加入する必要があり、ライセンス費用や適用条件がある点に注意が必要です。既にMicrosoft 365を導入している企業であれば、追加投資なしで利用開始できる場合もあります。

2. AI連携アドイン・外部ツールを活用する

Outlookと連携できるAI連携アドインや外部ツールでは、日本語の文章生成の精度が高いツールもあります。このようなツールを選ぶと、より自然な日本語メール文の生成ができます。

さらに、AI連携アドインや外部ツールでは、個別の企業が開発しているため、よりビジネスに特化した機能が充実している傾向にあります。例えば、チームでの共有や多言語翻訳などといった機能も搭載されています。

また、AI連携アドインや外部ツールは導入が比較的容易で、ユーザー数に応じた柔軟な料金体系のツールが多く、コストパフォーマンスに優れている点が特徴です。

3. ChatGPT等のWebブラウザ型AIを併用する

ChatGPTなどのWebブラウザで動作するAIを併用する方法もあります。この方法ではメール文をコピー＆ペーストする手間がありますが、無料版を活用することで、手軽に始められるというメリットがあります。

個人利用やコスト重視の場合、まずはこの方法で試してみるのも良いでしょう。ただし、毎回の入出力操作が必要になるため、メール数が多い場合はあまり効率的ではありません。

OutlookでAI返信を導入するメリット

AI返信機能の導入が実際にもたらすメリットは、単なる時間短縮にとどまりません。仕事のやり方そのものを変える可能性を持っています。

返信文作成の大幅な時間短縮

最大のメリットは、返信作成に費やす時間を大幅に削減できることです。AIが生成した文章を修正すると、ゼロから文章を作成するよりも圧倒的に時間短縮につながります。

実際に、メール1通の作成に5分以上要していた場合、AIの案を1～2分で修正するレベルに短縮できれば、年間で半分以上の連絡対応時間が削減できます。

文章のクオリティとトーンの統一

AIは敬語の使い分けや、相手に合わせた適切な表現を瞬時に生成できます。経験年数や個人差に左右されず、常に一定水準以上のメール文が作成できるようになります。

特に新入社員やメール作成に不慣れな社員にとって、メール品質の向上は顧客対応の信頼性向上にも繋がるでしょう。

多言語対応の効率化

英語などの外国語メールへの対応も、AIを活用すれば大幅に効率化できます。翻訳ツールを介さず、スムーズに返信できるようになるため、国際取引を扱う部門での業務効率化が期待できます。

Outlookのメール返信AI「Microsoft 365 Copilot」の設定方法

Microsoft 365 Copilotは、Outlookを含むMicrosoft 365アプリ全体で利用できるAIアシスタント機能です。ここでは、Outlookでのメール返信にCopilotを活用するための設定手順を解説します。

手順1:ライセンスの確認と購入

Microsoft 365 Copilotを利用するにはライセンスが必要です。Microsoft 365 Business Standard、Business Premium、E3、E5などのプランに加えて、Copilotの追加ライセンス(Copilot for Microsoft 365)を購入する必要があります。組織の管理者がMicrosoft 365管理センターから各ユーザーにライセンスを割り当てることで、利用可能になります。

手順2:Outlookでの有効化確認

ライセンスが有効化されると、Outlookのメール作成画面にCopilotのアイコンが自動的に表示されます。アイコンが表示されていれば、設定は完了しており、すぐに利用を開始できます。

手順3:メール返信でCopilotを使用する

メールに返信する際は、返信ボタンをクリックした後、画面上部に表示されるCopilotアイコンを選択します。すると、受信したメールの内容をAIが分析し、適切な返信案を自動生成してくれます。

手順4:返信案の編集と調整

生成された返信案は、そのまま使用することも、自分の言葉で編集してから送信することも可能です。また、「もっとフォーマルに」「簡潔に」といった指示を追加することで、トーンや長さを調整した返信案を再生成できます。

手順5:セキュリティ設定の確認(管理者向け)

設定面では特別な操作は不要ですが、組織のセキュリティポリシーに応じて、管理者側でCopilotの機能制限や利用範囲を設定できます。Microsoft 365管理センターから、データの取り扱いやアクセス権限などを細かく管理することで、安全に運用できます。

Outlookと連携できるAIメール返信ツールを選ぶ際の比較ポイント

AI連携アドイン・外部ツールを活用する際、最適なツールを選ぶには、いくつかの重要な比較ポイントがあります。その比較ポイントについて解説します。

日本語精度の高さ

ビジネス特有の言い回しや、文脈を正しく理解できるかどうかは、非常に重要です。特に日本語メールの場合、敬語の使い分けや業界用語への対応が精度に大きく影響します。

そのため、デモ利用やトライアルで、実際のメール文をAIに処理させて試しましょう。

コストパフォーマンス

1ユーザーあたりの月額費用と、削減できる時間のバランスを考慮することが重要です。企業の規模によって、導入効果が大きく異なる場合もあります。

小規模な組織なら無料ツールで十分かもしれませんし、大規模なチームなら、より高度な機能を持つ有料ツールの方が費用対効果が優れている場合もあります。

セキュリティとデータ保護

入力したメール情報がAIの学習に利用されないかは、特に法人利用では必須の確認項目です。顧客情報や機密情報を扱う企業では、セキュリティ対策が万全であるかどうかが選択の大きなポイントになります。

Outlookと連携できるおすすめAIメール返信ツール5選

実際に利用できるAIメールツールの特徴と料金を比較してみましょう。特徴を比較した表は、以下となっています。

yaritori（ヤリトリ）｜Onebox株式会社

「yaritori」は、Onebox株式会社が提供する、日本語特化のAIを搭載したメール管理ツールです。2025年最新のAIモデルを採用しており、文脈を読み取った自然な返信案を1クリックで生成できます。

yaritoriでは、ワンクリックでOutlookとの連携が可能です。メールアドレスをyaritoriに追加した後、yaritoriとMicrosoftの連携認証を行うことで、過去のメールも含めて自動でyaritoriと同期できます。

また、チーム内での対応状況の可視化や二重送信防止など、組織でのメール業務に最適化された機能群を備えています。他にも、日本企業特有のビジネスマナーや言い回しにも対応しており、従来の定型文ツールとは一線を画す柔軟な対応が可能です。

具体的な料金プランは複数あり、1ユーザーあたり月額1,980円からの提供となっています。初期費用は無料で、最低契約期間の縛りもありません。7日間の無料トライアルが用意されており、導入前に機能や操作性を十分に確認できます。

主に複数名でメール対応を行うカスタマーサポート部門や営業チーム、バックオフィス業務など、メールの対応状況を可視化したい組織に最適です。

Microsoft 365 Copilot｜Microsoft

「Microsoft 365 Copilot」は、Microsoft純正のAI機能です。受信メールの要約、返信文の下書き作成、会議のスケジュール調整などがすべてOutlook内で操作でき、複雑な操作は不要です。

また、「Microsoft 365 Copilot」はMicrosoft TeamsやSharePoint、Excel、PowerPointなど他のMicrosoft製品群と連携しています。例えば、Outlookから会議の議事録から自動でフォローアップメールを作成したり、Excelのデータをもとにメールでレポートを送信したりと、複数のアプリをまたいだ業務の自動化も可能です。

Microsoft 365 Copilotの利用には、Microsoft 365 E3、E5、Business StandardまたはBusiness Premiumなどの対象ライセンスが必要です。その上で、Copilotの追加ライセンスとして1ユーザーあたり月額約4,500円(年額契約で月額約4,200円)が必要となります。

主に、既にMicrosoft 365を利用している企業やユーザーに最適です。

ChatGPT Outlook Add-in｜OpenAI

「ChatGPT Outlook Add-in」は、OpenAIが提供するChatGPTをOutlookのアドインとして組み込むことで、メール画面のサイドパネルからChatGPTを直接操作できるようにしたツールです。

汎用性の高いChatGPTの機能を活用しながら、Outlookとの連携によってコピー&ペーストの手間を削減できる点が特徴です。

合わせて、プロンプトのカスタマイズ次第で幅広い用途に対応できるため、メールの下書き作成だけでなく、文章の要約や翻訳、トーンの調整など、さまざまな用途に対応できます。

 ChatGPT自体は無料プランから利用可能です。より高度な機能を求める場合は、ChatGPT Plus(月額20ドル)やChatGPT Team(1ユーザーあたり月額25ドル)といった有料プランが用意されています。

主に、個人利用やコストを重視するユーザー、ChatGPTをすでに活用しているユーザー、またはまずは気軽にAIでのメール作成を試してみたい方に最適です。

Catchy（キャッチー）｜株式会社デジタルレシピ

Catchyでは、国内最大級のAIライティングアシスタントとして、メール文面作成に特化したテンプレートを豊富に用意しています。問い合わせ対応、お詫びメール、営業メールなど、シーン別のテンプレートから選べるため、文章作成の効率化ができます。

また、Catchyでは日本語に最適化されたAIエンジンを採用しており、ビジネスメールに求められる丁寧さと分かりやすさを両立した文章を作成できます。

主に、個人からチーム利用まで幅広く対応しています。特に、メール以外のライティング業務も効率化したい方や、豊富なテンプレートから選んで文章を作成したい方におすすめです。

Shortwave｜Shortwave

「Shortwave」は、AI機能を前面に押し出した次世代メールクライアントとして注目を集めています。メールの自動整理、優先度の判定、そしてAIによる返信生成まで、メール業務全体をAIで最適化する思想で設計されています。

従来のメールクライアントとは異なるUIを採用しており、受信トレイの管理からメール作成まで、すべてがAIアシスタントによってサポートされます。メールを重要度別に自動分類したり、関連するメールをスレッドとしてグループ化したりと、メールの整理にかかる時間を大幅に削減できます。

また、AIによる返信案の生成機能も優れており、過去のメールのやり取りから学習して、ユーザーの文体や表現に近い返信文を作成できます。

Shortwaveは基本機能を無料で利用できます。より高度な機能が必要な場合は、Standard版が月額9ドル(約1,000円)で提供されており、ワークスペース機能や無制限の検索・メール履歴などが利用可能になります。チーム利用向けの高度な機能も提供されています。

主に最新のAI技術を積極的に取り入れたい個人ユーザーや、従来のメール管理に限界を感じているユーザーにおすすめです。

企業・法人がAIメール返信機能を導入する際の注意点

企業がメール返信AI機能を導入する際には、いくつか重要な注意点があります。

生成された情報の正確性確認

AIが誤った情報を生成する「ハルシネーション」への対策が必要です。すべてのAI生成メールを最終チェックする体制を整備し、誤った情報が顧客に届かないようにすることが重要です。

特に営業やカスタマーサポート部門では、顧客情報に関わる返信は慎重に確認する必要があります。

社内の運用ルールの策定

AIを使って良い範囲や、最終チェックの責任所在を明確にすることが、トラブル防止に繋がります。どのような重要度のメール返信ならAIに任せられるのか、社内で基準を決めておくことが重要です。

新しいツール導入時には、導入担当者やリーダー層へのトレーニングに加え、全社的な周知を心がけましょう。

まとめ｜OutlookのAI活用でメール業務を劇的に変えよう

2025年はAIメール活用が当たり前の時代へと移行しつつあります。メール返信の自動化は、単なる時間短縮を超えた、働き方全体の改革をもたらす可能性を持っています。

まずは自社の規模や用途に合わせて、最適なツールを選ぶことが重要です。個人利用ならChatGPTで試してみるのも良いでしょうし、チーム利用を想定しているなら、よりチーム利用に特化したツールの導入を検討しましょう。

チーム全体でのメール業務効率化を目指すなら、yaritoriのような日本語に特化し、チーム機能が充実したツールの活用が最適な近道となるでしょう。ぜひ7日間の無料トライアルを活用して、その効果を実感してみてください。