大量のメールを効率的に管理する方法！メール管理のコツやおすすめのツールをご紹介

日々、大量の問い合わせメールに悩まされていませんか？

特に複数のアカウントでメール管理をしている場合、メールの未対応や返信ミスといったトラブルが起きがちです。企業担当者の中には、もっとチームで効率よくメール管理をしたいと考えている方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、メール管理を効率的に行うためのコツや活用できる機能など、すぐに実践できるメール管理法をご紹介していきます。

また、チームでのメール管理におすすめな「メール管理システム」についても紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

1⃣メール管理をしないと生じる問題

①二重対応

二重対応とは、一度対応したメールに別の担当者が再度対応してしまうことを指します。1つのアカウントを共同で使用している企業に起こりがちなトラブルです。

二重対応をしてしまうと、やり取りをしている相手に不信感を募らせてしまうだけでなく、対応方法の違いによるトラブルが生じてしまう可能性があります。

②対応漏れ

メール管理が不十分であると、メールを見落としてしまったり、その場で返信せずに保留して返信するのを忘れてしまう「対応漏れ」に繋がってしまいます。当然、顧客や他社からの信頼や評価を損なってしまう原因になってしまうため、注意が必要です。

原因としては、メールが大量であるが故に重要なメールが埋もれてしまうことや、誰が対応するべきか曖昧で結局誰も対応しなかったなどが挙げられます。

③メールの数が多く管理しにくい

メールは至る所から次々に送られてくるため、メールだけをベースとした情報共有をしてしまうと、メールの数が多く管理が難しくなってしまいます。同時に、返信文の言い回しなどにも気を使うため、かなりの時間が必要となります。

また、送られてくるメールの数を削減する工夫や用途に合わせて複数のメールアドレスの作成だけでなく、メール以外のツールの検討も視野に入れておくと良いでしょう。

2⃣メール管理をする理由

①必要なメールを探しやすくなる

受信メールを内容ごとにフォルダ分けするなど、メール管理を効率化することによって、どのような内容のメールがどこのフォルダに入っているかが判別できるため、必要なメールを容易に探すことができるようになります。

そして、対応漏れなどに陥る心配が無くなるため、顧客や他社からの信頼や評価を得ることができるでしょう。

②重要度を把握しやすくなる

対応の優先順位を可視化することができれば、重要度をすぐに把握することが可能になるため、効率的に対応することができます。また、必要なメールかどうかを判断することもできるため、メール量の削減（不必要なメールの削除）にも繋がります。

フォルダ分けやアーカイブ保存、迷惑メール（不要なアドレス）のブロックなど工夫を施すと良いでしょう。

③業務スピードの向上

対応の優先度が明確になれば、メールを探す時間を削減することができるため、効率的に業務を進めることができます。そして、メール対応にかける余分な時間を無くすことができれば、他の重要なタスクに時間を多く割くことができるでしょう。

3⃣メール管理を行うコツ

①メールをうまく整理する

具体的には以下の4点が挙げられます。

・重要なメールと不要なメールを分ける

受信メールには、返信が必要なものや自分がCcに入っているメール、メルマガやシステムからの通知といった返信不要のメール、迷惑メールといった不必要なメールなどに分類することができます。それらをフォルダ分けすることによって、重要なメールだけを効率的に抽出する事ができるでしょう。

・フォルダの中身が一目で分かるようにする

重要なメールと不要なメールをフォルダに振り分けることに加え、フォルダ名を分かりやすくすることで更に分かりやすくなります。特に、会社や部署別、重要度別などに細かく細分化してフォルダを多く作成する場合は、文言など工夫を凝らしましょう。

・重要なメールは削除せず、アーカイブで保存する

重要なメールに関しては、アーカイブで保存して受信トレイから別の場所に移動させるという手段もあります。このようにすれば、見落としや対応漏れの心配がなく、自動削除の恐れもありません。

・不必要なメールは自動既読やブロックをする

メルマガやシステムからの通知といった返信不要のメールは、自動で既読されるように設定しておくと良いでしょう。また、迷惑メールなどと判断できるものは、ブロックをするのも1つの手段であると言えます。

②担当者やメール対応の進捗状況を明確にしておく

誰がどのメールを担当するのか、そして誰に確認してもらうのかなどを予め決めておく必要があります。また、返信が必要なメールに関しては、常に進捗（対応）状況を共有しておく事で、誰も気づかなかったということがないようにしましょう。

③メール対応にかける時間や対応日時を決めておく

Googleカレンダーなどを通して対応時間や日時を共有することで、対応漏れや二重対応を防ぐことができます。予め計画を立てる習慣をつけましょう。

④テンプレートや対応マニュアルを作成しておく

返信文を考える際に余分な時間が取られないように、予めテンプレートを作成しておくと良いでしょう。そして、テンプレートとフォルダを紐づけて管理することで、メール作成やテンプレートを探す時間を削減することができます。

また、メール対応に関するマニュアルを作成しておけば、社内で統一した対応を取ることができ、属人化を避けることにも繋がります。

4⃣メール管理におすすめの機能

メール管理の効率化に繋がる具体的な機能をご紹介したいと思います。

①メールのフォルダ分け機能

メールのフォルダ分け機能とは、メールをフォルダに分ける機能です。メールの内容やメールアドレスごと、対応状況や案件ごとに振り分けることができます。

そして、フォルダの名前は自分で設定することができるため、業務内容や案件などの形態に応じて、可視化しやすいフォルダを作成するのがポイントです。具体的なフォルダの分け方としては、「未対応」「対応中」「対応済み」といった具合に分けると良いでしょう。

②メールの自動振り分け機能

メールの自動振り分け機能とは、特定のメールやアドレスにフィルターをかけて、そのフィルターにかかったメールに自動でフラグをつけたり、フォルダに移動したり、受信トレイに表示されないようにしたりする機能です。

メールを自動振り分けするメリットは、手動で振り分けるよりも時間を短縮できること、受信トレイを整理することができること、必要なメールをすぐに探し出せることなどが挙げられます。

③テンプレート作成機能

大量のメールに返信する場合、決まった文言を使い回しても問題がないケースが少なくありません。その際、文章を打ち込んだりコピペしたりする作業を減らすことができるのが、メールのテンプレート作成機能です。

テンプレートがあることで、作業スピードが大幅に上がるでしょう。

５⃣おすすめのメール共有システム

個人でのメール管理がしっかりしていても、複数人のチーム全体で情報が共有できていないと、対応漏れや重複対応などのトラブルが発生してしまいます。そこでおすすめなのが「メール共有システム」の導入です。

メール共有システムとは、送受信したメールをシステム上でまとめて管理することで、複数のユーザーに対応状況をリアルタイムでシェアできるシステムです。迅速なメール対応を可能にし、対応漏れや重複対応などの返信トラブルを防止することができます。

ここでは、おすすめのメール共有システムを2つ紹介します。

①yaritori

yaritoriでは、メール対応を効率化するための機能が盛り込まれており、メールごとのステータス管理（未対応や対応済みなど）や担当者設定、CCの自動追加、1人が返信を始めると別の人が返信を出来ないようにロックを掛ける機能などを兼ね備えています。

そのため、二重対応防止やCCの入れ忘れなどを回避できたり、担当を明確に割り振れるため効率よくメールタスクを処理することが可能となります。

また、メールごとに個人間チャットも可能で、返信内容を相談したり、お客様の対応情報をメモしたりすることもできます。加えて、国産ツールであることからサポートが日本語で受けられるのもポイントです。

主な機能
・メールの対応状況の可視化（未対応・対応済などのステータス管理）
・メールの担当者割り振り機能
・複数アドレスの一元管理（個人アドレスと代表アドレスの管理が可能）
・メールごとの社内向けのチャット機能（開封確認やメンションなども可能）
・外部サービス連携（Slack・Chatwork連携・Salesforce連携など）
・文章生成やクレーム検出できるAI機能「yaritori AI」など

価格
初期費用：なし
月額利用料：1ユーザー1,980円〜
最低契約期間：なし
お試し期間：7日間無料

②メールディーラー　

メールのステータス管理による二重対応防止機能はもちろんのこと、メール送信時に申請・承認のフローを組み込むことができるため、新人のメールを上長がチェックして送付する手間が容易になります。

LINEや他チャットツールを一元管理することもできるため、オンライン接客に向いているツールとなります。

主な機能

・ステータス管理
・対応履歴の管理/検索
・申請/承認機能
・コメント機能
・集計レポートなど

価格

初期費用：50,000円
月額料金：20,000円（保存メール数〜10,000通・10ユーザーの場合）
最低契約期間：3ヶ月
お試し：サービス画面がみれる無料トライアルあり

6⃣メール管理に関する注意点

①あまりにも細かく分類分けをしない

フォルダの振り分けを細分化しすぎた故に、必要なメールをすぐに探すことができないという状況に陥る可能性があります。適度な量に振り分け、常に探しやすい状態にしておくことが重要であると言えるでしょう。

②メール処理をする場合は慎重に行う

不必要なメールを整理することは大切ですが、本当にそのメールが不必要なのかをしっかりと確認する必要があります。大量にメールを処理する場合は特に注意が必要で、複数人で必要か不必要かを確認するなど慎重に行うようにしましょう。

7⃣まとめ

本記事では、メール管理をする理由、おすすめの機能やツールなどについてご紹介しました。

メール管理をする場合、メールに備わっている機能を活用して、いかに迅速に対応し「未対応」や「返信漏れ」といったトラブルをなくすかが大事です。ぜひ、メール共有システムの導入なども検討し、メール管理を向上させましょう。