Outlookで業務を効率化するために知っておきたい便利機能５選

Outlookは、ビジネスマンや学生など、幅広い層に利用されているメール・カレンダー・タスク管理ツールです。日常的に使用するサービスのため、日々の業務を効率化するための便利機能を知っておくことは重要です。

この記事では、Outlookをさらに便利に利用できるように以下の機能５つについて説明します。

1. カスタム検索 : 検索条件を絞り込んで、目的のメールをすばやく見つけることができます。

2. スマートフォルダ : スマートフォルダを使用することで、特定のメールをまとめて管理することができます。

3. カスタムショートカットキー : カスタムショートカットキーを使用することで、Outlookの操作を効率化することができます。

4. リマインダー : リマインダーを使用することで、重要なタスクやイベントを忘れないようにすることができます。
5. 連絡先のインポート機能：連絡先をエクセルからOutlookのアドレス帳に登録することができる。

Outlookを使った日々の業務で上記のような便利機能を知っておくことで、タスクやスケジュールの管理をより効率的にすることができます。

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▼メール共有システムについて詳しく知りたい方は、「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」もご参照ください。
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Outlookのカスタム検索で目的のメールをすばやく見つける

Outlookでカスタム検索を利用すると、特定の条件に合致するメールをすばやく見つけることができます。

カスタム検索は検索フォルダーという機能を活用します。例えば、未読のメール検索フォルダーを作成することで、メッセージがメールボックスの複数の異なるフォルダーに保存されている場合でも、すべての未開封メッセージを 1 つのフォルダー内に表示できます。

1. [検索]タブを開き、[検索]をクリックします。
2. [クイック検索]ではなく、[検索フォルダー]を選択します。
3. [新しい検索フォルダ]をクリックします。
4. 検索条件を設定します。例えば、特定の語句を含むメール、特定のアドレスからのメール、特定の期間に送信されたメールなどです。
5. [OK]をクリックし、検索を実行します。

設定した条件に合致するメールが、検索フォルダに表示されます。カスタム検索は、Outlookの管理を効率化するためにとても有効な機能です。

Outlookのスマートフォルダで特定のメールをまとめて管理

Outlookのスマートフォルダは、特定の条件に合致するメールをまとめて管理することができます。例えば、特定のアドレスからのメールだけを集約し、返信する必要がないメールを除外することもできます。また、特定の語句を含むメールだけを集約することで、重要なメールだけを管理することもできます。

スマートフォルダーは、特定の条件に一致したアイテムを自動的に集めるため、毎回検索を実行する必要がなく、常に最新のアイテムが表示されるのが特徴です。一方、先述した検索フォルダーは、検索を実行するたびに更新されます。業務内容に応じて使い分けるのがよいでしょう。

スマートフォルダの作成手順は以下の通りです。

1. [ファイル]> [新しい]> [新しいフォルダ]をクリックします。
2. フォルダ名を入力し、[スマートフォルダ]を選択します。
3. 検索条件を設定します。例えば、特定の語句を含むメール、特定のアドレスからのメール、特定の期間に送信されたメールなどです。
4. [OK]をクリックし、スマートフォルダを作成します。

Outlookのカスタムショートカットキーで操作を効率化

Outlookでは、カスタムショートカットキーを使用することで、日々の操作を素早く実行することができます。

カスタムショートカットキーを設定するには、次の手順を踏むことができます。

1. [ファイル]> [オプション]> [ショートカットキー]タブを開きます。
2. [新しいショートカットキー]をクリックします。
3. カテゴリとコマンドを選択し、ショートカットキーを入力します。
4. [OK]をクリックし、設定を保存します。

例えば、「Ctrl + Shift + R」を新規メッセージに割り当てることで、新規メッセージを作成する操作を素早く実行することができます。また、「Ctrl + Shift + F」を検索に割り当てることで、検索を素早く実行することもできます。

カスタムショートカットキーを使用することで、常用の操作を効率よく実行することができ、作業効率を向上させることができます。

Outlookのリマインダーで重要なタスクやイベントを忘れない

Outlookのリマインダー機能は予定やタスク、メールなどで、特定の時間にアラートを表示する機能です。これにより、重要な予定やタスクを見逃さないように提醒することができます。

Outlook のリマインダー機能を使用するには、以下のように操作します。

1. 予定やタスク、メールなどを作成します。
2. リマインダーを設定するために、予定やタスク、メールなどを選択し、「リマインダー」タブを開きます。
3. リマインダーを設定するための時間を入力します。
4. リマインダーが設定されたアイテムを保存します。

設定した時間になると、Outlookはリマインダーアラートを表示します。アラートをクリックすると、リマインダーが設定されたアイテムを表示します。

Outlookのインポート・エクスポート機能で連絡先を登録、または共有

エクセルで管理していた顧客の連絡先をOutlookの「連絡先」に簡単にインポートできます。

連絡先をエクセルからOutlookのアドレス帳に登録できれば、簡単に顧客のメールアドレスを宛先に追加できるようになります。

また「連絡先」に登録しているアドレス帳を他の人にも使えるようにしたい場合には、Outlookのインポート・エクスポート機能を利用してください。

非常に簡単に連絡先グループを相手に共有することができますのでぜひその方法を使ってみてください。

メール対応の効率化なら「メール共有システム」もオススメ

いかがだったでしょうか？
ここまでoutlookの便利機能を使ったメール対応の効率化を紹介してきました。

営業やカスタマーサポートなど複数人でのメール対応でお困りの場合は、メール共有システムの導入もおすすめです！

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まとめ｜より快適な業務を目指すなら「yaritori」がオススメ

いかがだったでしょうか？

Outlookの日々の業務を効率化する便利機能として、Outlookのカスタム検索、スマートフォルダ、カスタムショートカットキー、リマインダーなどの便利機能を紹介させていただきました。

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