後回しにされない見積依頼メールの書き方をご紹介【パターン別の例文付】

見積依頼メールとは、仕事の発注や商品の購入などに必要な見積書の作成を、取引先の相手に作成してもらうためのメールです。

見積依頼メールを書く際には、ただ金額を確認するだけでなく、具体的な条件を述べることが重要です。また、回答期限の設定を行うことで、スムーズに見積もりを進めることができます。

見積依頼をしっかりと書面に残しておくことで、互いの認識を一致させ、トラブルを防止することができます。また、依頼の内容が具体的であれば、社内での予算調整にも迅速に役立てることができるでしょう。

この記事では、見積依頼メールの書き方とポイントを解説し、打ち合わせの見積依頼メールなど状況別の例文をご紹介します。

見積依頼メールを送るさいのポイント

1. 件名は簡潔にわかりやすく：件名で見積依頼であることが分かるようにしましょう。件名の分かりやすさは、開封してもらう順番に影響します。簡潔で分かりやすい件名にするには、用件や依頼内容を明記することが大切です。

2. 内容や条件は具体的に提示する
   1. 希望する商品やサービスの内容
   2. 必要な数量
   3. 納期
   4. 見積もりに至った経緯・理由（条件の優先度などを読み取ってもらうため）
   5. 現状の検討段階（他社にも見積もり依頼をしているなど）
   6. 予算（可能であれば）

など、取引条件を細かく提示しましょう。

3. 背景や現状を記載する：見積もりを依頼する背景や、現状どの程度まで検討が進んでいるかなども合わせて記載すると、相手側も見積もりの重要性を把握しやすくなります。

4. 回答期限を設定する：「相手は忙しいだろう」と遠慮して回答期限を設けずにいると、回答を後回しにされる可能性があります

5. 相手の都合を考慮する：「お手数をおかけしますが」「お忙しいところ申し訳ございませんが」など、相手を気遣う言葉を添えると良いでしょう。

見積依頼メールの相手別（新規・既存取引）例文

【例文①】初めて連絡する相手への見積依頼メール

【例文②】既存の取引先への見積依頼メール

見積依頼の内容別（急ぎ）例文

【例文③】急ぎで見積依頼する場合のメール文例

見積依頼の返信別（一次回答・断るなど）例文

【例文④】一次回答し見積もりを後送する場合

【例文⑤】返信と合わせて見積もりを送付する場合

【例文⑥】お断りする場合

【例文⑦】見積送付後、返信がないときの例文

いかがだったでしょうか？

一言で見積依頼といっても様々なケースが考えられるので、その時の状況に合った形式で日程調整を行うのが良いでしょう。但し、例文はあくまで基本なので、ポイントを押さえながら自社の業務にそったメールを作成することが重要です。

メール共有システム「yaritori」のご紹介｜見積依頼にも

yaritoriは1ユーザー1,980円から利用できる問い合わせ一元管理システムです。

1. 使いやすさ
2. 特徴的な機能 
3. 導入のしやすさ

で支持されており、利用社数は150社を突破しています。

部署で使用するsales@やsupport@などの共有アドレスを使った、複数人での効率的なメール対応を実現することが可能です。

メールの対応状況（未対応・対応中など）や担当者の設定を行うことができ、メールごとのチャット機能や豊富なテンプレート機能が備わっています。

以下では、yaritoriを利用することで可能になる、

• メールの対応漏れ・重複対応を防ぐ
• メール対応品質の向上・統一化ができる
• チャット機能で担当者に気軽に相談できる

という３つのメリットについて詳しくご説明します。

メールの対応漏れ・重複対応を防ぐ

出典：yaritori

yaritoriを使うことで、さまざまなメールアドレスに届くメールの対応状況を可視化することができます。それぞれのメールがどういった対応状況（未対応・対応済みなど）にあるかに加え、誰がメールを担当しているかといったステータスまで表示されます。

これにより「対応漏れ」や、既に対応済みのメールに返信してしまう「重複対応」を防止することができ、複数人でのメール対応を効率化することができるのです。

メール対応品質の向上・統一化ができる

出典：yaritori

さらに、カテゴリーごとに複数のテンプレートを保存でき、お客さま名を自動で挿入する予約語機能などが備わっている豊富なテンプレート機能を活用可能です。

これにより、よくある質問に対する素早い返信や、担当者によって対応のクオリティが異なるという「対応の属人化」の防止を実現できます。メール対応の品質が向上することで、顧客・取引先からの印象も良くなり、企業のイメージアップにつながりやすくなるでしょう。

チャット機能で担当者に気軽に相談できる

出典：yaritori

もしも自分に答えられないお問い合わせが来た場合は、上司や同僚に確認をとる必要がありますよね。その際、近くに上司や同僚がいればすぐに相談できますが、そうでない場合はその都度メールやチャットで連絡を取る必要があるため、業務効率が低下してしまいます。

しかし、メール共有システムならこの問題を解決することが可能です。メールごとに設定されているチャット機能を使えば上司や同僚に気軽に対応方針の相談ができるため、スムーズに業務を進められます。テレワーク・リモートワークにも最適です。

見積依頼の効率化にも

見積依頼は迅速に行うことが理想的ですが、日々のメール数が多かったり、担当者が不在だったりすると、なかなかスムーズには進められない場合も考えられます。

さらに対応が滞ったり対応漏れが出てしまうと、取引相手の信頼にも響いてしまいます。

もし現在使っているメールプラットフォームに非効率を感じるようであれば、対応漏れの防止や対応品質の向上を可能にするyaritoriを導入することも１つの手段です。

まとめ｜見積依頼は、ポイントを抑えてスムーズに

メールで見積もりを依頼するときには、具体的な条件や回答期限の記載といったポイントを抑えて書くことが重要です。

メールでは、文面でしか相手の気持ちがわかりません。相手にとってわかりやすい表現を心がけ、丁寧に書くことで、互いの認識が一致しやすくなり、結果的に見積もりがスムーズに進むことに繋がります。

また、見積書を受け取ったら感謝の気持ちを伝え、速やかに社内で確認しましょう。

スピーディーかつ丁寧な対応は、双方の認識不一致などによるトラブルを防止するためにも重要です。

メール共有システムについてさらに詳しく知りたい方は「【最新版】メール共有システム10選比較！選定ポイントや活用事例も紹介」もご覧ください。