問い合わせ対応や求人応募、提携先との業務連絡など、目的別にメールアドレスのアカウントを複数作成し管理している企業も増えているのではないでしょうか。
メールアドレス別に複数アカウントを作成したときに困るポイントが、受信トレイの管理です。
今回の記事では、メーラーアプリ「Thunderbird」を使用して複数アカウントを作成した場合に、受信トレイを集約する方法について解説します。
複数のアカウントを作成してメール業務を管理する場合にはメール共有システムツール「yaritori」を利用するのがおすすめです。
メール共有システムを活用すれば、複数アカウントを複数人で共同利用する際には分担がしやすくなるためオススメです。
Thunderbirdで複数アカウントを設定する方法は?
まずは、Thunderbirdで複数アカウントを作成する方法からおさらいしましょう。
アカウントの追加方法
- ウィンドウの右上にあるメニューボタンから「新規作成」をクリック
- サブメニュー内から「既存のメールアカウント…」をクリック
- 「既存メールアカウントのセットアップ」というウィンドウが表示されます。
- 名前、メールアドレス、パスワードを入力して「続ける」をクリック
- 次の画面でサーバー設定を行い「完了」をクリック
以上の手順でアカウントの追加が完了します。
受信トレイに追加したメールアカウントのフォルダが追加されていることを確認しましょう。
アカウントを追加した場合の受信トレイの仕様
Thunderbirdで複数アカウントを追加した場合は、受信トレイがメールアカウント毎に作成されます。
受信したメールはそれぞれのアカウントの受信トレイに自動的に振り分けられるので、アドレス毎に受信トレイを分けたい場合には非常に便利です。
メールアカウント毎に条件を設定して、フォルダを増設して受信メールを振り分けることも可能です。
Thunderbirdで複数人でメールを共有することについて詳しく知りたい方は「【Thunderbird】複数人でメールを共有するには?設定方法やデメリットを解説」をご覧ください
複数のアカウントを作成してメール業務を管理する場合にはメール共有システムツール「yaritori」を利用するのがおすすめです。
メール共有システムを活用すれば、複数アカウントを複数人で共同利用する際には分担がしやすくなるためオススメです。
Thunderbirdの複数アカウントで受信トレイを集約するメリット
Thunderbirdの複数アカウントでは受信トレイが分けられますが、集約できた場合には次のような2つのメリットがあります。
メール確認作業の複雑化防止
受信トレイが分けられてしまうと、その分メールの確認先が増えてしまいます。メールを見落としてしまうリスクが高まることは、受信トレイが分けられてしまうデメリットでしょう。
受信トレイを集約することができれば、受信メールの確認先は一つになります。
メールの確認作業が複雑化することを防ぐことができ、メールの見落としリスクを軽減できます。
メール対応のスピード向上
複数アカウントの受信トレイを一つに集約すると、メールの確認作業が簡略化できて対応スピートを向上できます。
重要なメールを見落とさず、優先的に対応する順序立てをすることも容易になるでしょう。
メール対応のスピード向上は、組織としての信用度アップにも繋がります。
Thunderbirdの複数アカウントで受信トレイを集約する方法
それでは、Thunderbirdの複数アカウントで受信トレイを集約する方法をご紹介します。
- ウィンドウの右上にあるメニューボタンから「アカウント設定」をクリック
- 出てきたウィンドウから集約させたいアドレスのアカウントを選択し、メニュー内の「サーバー設定」をクリック
- 画面上の「詳細…」ボタンをクリックして「アカウントの詳細設定」ウィンドウで以下の設定を行います。
①新着メッセージを次のフォルダに保存する:「別のアカウントの受信トレイ」を選択
②受信トレイはドロップダウンから「ローカルフォルダー」を選択
③「新着メールの取得時にこのサーバーも同時に受信」にチェックマークを入れる
④「OK」ボタンで設定完了
- Thunderbirdを終了して、再起動する
再起動後に、ローカルフォルダーに設定を行ったアドレスの新着メールが受信されるようになります。
3-②の手順で、ローカルフォルダー以外の受信トレイを選択すれば、任意のフォルダに受信設定をすることが可能です。
3-③の手順でチェックマークを外しているアカウントは、一括受信の対象外になります。集約させたいアカウントとそうでないアカウントを仕分けて設定できるので、使い分けをしてメールを管理しましょう。
Thunderbirdの複数アカウントで受信トレイを集約する場合の注意点
Thunderbirdの複数アカウントで受信トレイを集約した場合には、アドレス別の受信先が一つのフォルダで確認できてしまうため、返信先の管理に注意する必要があります。
返信の誤送信などが起こらないように、注意を払ってメールを管理する体制が求められます。
特定のアドレスにしか関与しない連絡先からの受信メールも一括で閲覧できるようになることは、受信トレイを集約するメリットでありながら危険性をも孕む機能と言えるでしょう。
複数アカウントの受信トレイを一括管理し、より安全に、分かりやすく仕分けをするならメールの一元管理を可能にした「yaritori」の導入もおすすめです。
複数アカウントの受信トレイを一括管理するなら「yaritori」がおすすめ
メール共有システム「yaritori」では、複数のメールアカウントの一括管理をより直感的な仕様で分担することができます。
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まとめ|受信トレイを集約してメール管理をスムーズに!
いかがでしたか? 今回は、Thunderbirdで複数アカウントの受信トレイを集約する方法についてまとめました。
メール管理はそれぞれの用途に合わせた対応スピードや管理方法に向き不向きがあり、複数人でメール対応を分担する場合には明確なルールを設けることが重要です。
受信トレイの集約化を必要に応じて使い分けることで、メールの確認・対応を見落としの無いように確実に積み重ねていきましょう。