【初心者向け】メールの仕組みを徹底解説！メールソフトと送受信の基本

メールの送受信は、手紙を配送する郵便局と同じような仕組みになっており、理解するのは難しくありません。

本記事では初心者に向けて、以下の内容をわかりやすい言葉で紹介します。

メールの送受信の仕組みがわかれば、新規メールアドレスの作成時にも役立ちますので、理解を深めておきましょう。

メールの送受信にはメールソフトとメールサーバーが必要

メールソフトとは、電子メールを作成・送受信するためのソフトウェアです。例えば、OutlookやGmailなどがあります。

対してメールサーバーとは、電子メールを送受信するためのサーバーです。送信されたメールを一時的に保存し、受信者のメールボックスに配信します。

メールの送受信にはメールソフト・メールサーバーが必要不可欠で、この連携によりスムーズなメールの送受信が実現します。

メール送受信の流れは以下の通りです。

メールソフトが郵便ポストの役割で、メールサーバーが郵便局と同様に送受信を担っていると考えるとわかりやすいでしょう。

メールソフトについてさらに詳しく知りたい方は「メールソフトとは？仕組みや種類などの基本知識を徹底解説」も参考にしてください。

メール送受信の仕組み

先ほど大まかな送受信の流れを紹介しましたが、本章ではさらに細かく、さまざまなサーバーの役割とともに仕組みを解説します。

メールサーバーは郵便局と同じ役割をしていると前述しましたが、郵便局の中にも大勢のスタッフがいるのと同様に、シーンごとに活動するサーバーは異なります。

各サーバーの役割は次の章で詳細に解説します。

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メールの送受信で使用する4つのメールサーバー

メールの送受信にはいくつかのメールサーバーを介します。本章では、4つのメールサーバーの役割を具体的に解説します。

1,SMTPサーバー：メールを送信する
2,POPサーバー：メールを受信する
3,IMAPサーバー：メールを受信する
4,DNSサーバー：宛先のIPアドレスを調べる

SMTPサーバー：メールを送信する

SMTPサーバーは、電子メールの送信を担当するサーバーです。

送信するメールを、送信先メールアドレスを管理するサーバーまで届けるのが役目です。

POPサーバー：メールを受信する

POPサーバーは、電子メールの受信を管理するサーバーです。SMTPサーバーから送られたメールを受信者のパソコン・スマートフォンなどのデバイスにダウンロードします。

メールをダウンロードして閲覧・管理するため、POPサーバーからメールデータは削除されるのが特徴です。

IMAPサーバー：メールを受信する

IMAPサーバーも同様に、電子メールの受信と管理をするサーバーです。

メール受信者はIMAPサーバーに接続し、サーバー上で受信トレイのメールを確認・編集・整理できます。

メールはサーバー上に保持されるため、いつでもアクセス可能。パソコンやスマートフォンなど複数のデバイスでメールを管理できるのが特徴です。

受信サーバーはここまでに紹介したように、POPとIMAPの2種類があるため、違いの詳細は後ほど紹介します。

DNSサーバー：宛先のIPアドレスを調べる

DNSサーバーは、インターネット上での電話帳のような役割を持っています。

インターネット上の住所である「IPアドレス」と、メール上の住所である「ドメイン名」を紐付けて、送信先を割り出します。

【DNSサーバーの働き】

1,メールアドレスのドメイン名を確認する
2,それがどのIPアドレスに対応するか調べる

以上の流れでメールの送信先情報を割り出し、SMTPサーバーに「この住所へ送って」と指示を出すのがDNSサーバーです。

受信サーバー「POP」「IMAP」の選び方

ここで、受信の役割を持つPOPサーバーとIMAPサーバーの違いについて明確にします。

受信サーバーを選ぶ際には、主に使用するデバイスやメールの管理方法に合わせて選択しましょう。

メールに頻繁にアクセスしたり、複数のデバイスで使いたい場合はIMAPが適しています。一方、メールをローカルで管理し、ストレージを節約したい場合はPOPが便利です。

エラーメッセージが届く仕組みと対処方法

エラーメッセージは、メール送信中に問題が発生した場合に自動的に生成されます。

一般的なエラーは受信者のメールサーバーが一時的に利用できないケースや、送信されたメールアドレスに誤りがあるケースで発生します。

他にも、よくある主なエラーメッセージと原因を表にまとめました。

以上のようなエラーに対処するには、まずエラーメッセージの内容を確認し、エラーの原因を特定する必要があります。次に、「正しいアドレスを使用しているか」や「受信者のメールサーバーは稼働しているか」などの状態を確認し、問題を修正しましょう。

特にビジネスにおいては、メールに重要な情報が記載されていることも多いため、メールがうまく運用できなければ取引先からの信用を損ねかねません。

企業としては、エラーの発生を未然に防ぐこと・エラーが起きた際には迅速に対処することが重要です。ビジネスメールの運用には細心の注意を払いましょう。

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まとめ

メールの送受信には、メールソフトとメールサーバーが必要です。メールソフトはメールの作成・送受信を担当し、メールサーバーは送信されたメールを一時的に保持して受信者のメールボックスに配信します。

以上の仕組みを理解し、メールの運用で問題が発生した際には正しい対処ができるように備えておきましょう。

特にビジネスにおいてはメールの運用は大変重要な業務です。ミスを未然に防ぎ、さらには業務の効率化を図れるメール運用の方法も同時に検討してください。

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