メールソフトとは？仕組みや種類などの基本知識を徹底解説

メールは、約98％以上の企業で利用されているというデータがあるほど、ビジネスで主要なコミュニケーションツールです。

この記事では、メールを送受信するさいに必要となる「メールソフト」の基本知識から、その仕組みや種類、選び方までを詳しく解説します。

ビジネスで使えるおすすめのメールソフトについては、「ビジネス・法人で使えるメールソフト比較5選｜有料・無料など選び方を解説」で比較解説しております。

メールソフトとは？

メールソフトとは、電子メールの送受信・管理を行うアプリケーション・ソフトウェアの総称で、「メーラー」とも呼ばれます。ソフトウェアをパソコンやスマホ等のデバイスにインストールし、アカウント設定を行うことで使うことができます。

メールソフトは、正確にはユーザーが自身のサーバーやデバイスにソフトウェアをインストールして利用するオンプレミス型のものを指し、クラウド上でメールの送受信を行うWebメール（クラウドメール）と区別されます。

ただし、これら2つは基本的な機能が同じで使用企業も増えているため、まとめて「メールソフト」と呼ぶことも少なくありません。この記事でも、オンプレミス型とクラウド型のものをまとめて「メールソフト」と定義し、その仕組みや種類について解説します。

Webメールとメールソフトの厳密な定義やおすすめのWebメールについては、以下の記事でご参照ください。
Webメールとは？無料・有料版サービス、メールソフトとの違いも解説
Webメールサービスのオススメ3選！選び方や特徴も解説

メールソフトの仕組み

メールソフトは、どのような仕組みでメールの送受信を可能にしているのでしょうか。

そもそも電子メールの送受信は、サーバーを介して行われます。その際、サーバーへの送信にはSMTP、サーバーからの受信にはPOP3やIMAPというプロトコル（通信を行うためのルールのようなもの）の規格に従う必要があります。

メールソフトは、これらのプロトコルを理解し、ユーザーがスムーズにメールのやりとりを行えるようになっています。

また、メールソフトによっては、通信を安全なものにするため、SSL/TLSなどのセキュリティプロトコルを使用し通信を暗号化することができます。

メールソフトの種類

さまざまなメールソフトが存在しますが、ビジネスシーンにおいては、用途によって大きく以下のような3種類に分けることができます。

• 無料で使うことができ、機能がシンプルなタイプ：Thunderbird、Apple Mailなど。手軽なので個人や小規模なビジネスで使いやすい。
• カレンダーやタスク管理など多彩な機能の統合が可能なタイプ：Microsoft Outlook、Gmailなど。さまざまな用途で広く利用できる。
• 代表アドレスの管理や、メール対応の効率化に適したタイプ：yaritoriなど。「support@」など複数の代表アドレスをチーム内で一元管理することができる。

自社に最適なメールソフトを使うことの重要性

メール1通の送受信にかかる時間は多くの場合数分程度ですが、「ビジネスメール実態調査2023」によると、平均して1日に50通のメールを受信し、メールの確認および対応には平均2時間半以上もの時間が費やされています。

逆に言えば、メール1通にかかる対応時間を少し短縮するだけでも、総合的には大幅に業務効率を上げることができます。また、顧客からのお問合せメールの場合は、少しでも素早く対応することがお客様満足度向上につながります。
そこで、素早く効率的なメール対応を実現するためには、社内のシステムとの適合性、代表アドレスの使用頻度や暗号化の必要の有無等を考慮し、まず自社に合ったメールソフトを選ぶことが重要となります。

メールソフトの主要機能

メールソフトには、基本的に以下の機能が備わっています。

• 送受信機能：メールの送信、受信ができます。
• メールの管理：「受信トレイ」「送信済み」「下書き」など、メールの整理や管理が容易になります。検索機能やフィルタリングも備えられており、大量のメールを効率的に処理できます。
• セキュリティ機能：スパムフィルタリングや暗号化により、悪意あるメールからユーザーを保護します。
• 連絡先管理：アドレスと紐付けてメール相手の名前や企業名、役職等を管理できます。

メールソフトの選び方

GmailやOutlookなどさまざまなメールソフトが提供されています。そのため、使い方や操作性など自分にあったメールソフトを選ぶことが大切です。

ここでは、メールソフトの選び方のポイントを7つに分けてご紹介いたします。

①機能性

まず、選定する際に最も重要なのはメールソフト自体の機能性です。自社に必要な機能が揃っているかどうかを選定する際には確認するようにしましょう。

例えば、並行してスケジュール管理やタスク管理機能が必要な場合は、それらの機能が搭載されているかを確認することが大切です。また、他にも以下のようなポイントを意識して選ぶと、機能性の高いメールソフトを選択できます。

主な機能

• チャット機能
• ファイル共有機能
• メールの自動返信機能
• フォルダ・タグ・ラベリングなどの分類機能
• メールの検索機能
• フィルター機能
• メールの保存できる容量

メールの保存容量については特に注意が必要です。画像や動画の送受信が多い場合には、保存容量がすぐになくなってしまう懸念があります。容量不足の場合には、新しいメールを受信できなくなる可能性があるため、あらかじめ保存容量の制限がないメールソフトを利用するようにしましょう。

②独自ドメインの利用

個人や法人で事業を展開している場合には、独自ドメインを利用することもあるでしょう。メールソフトによっては独自ドメインに対応しているものもありますので、活用可能か事前に確認しておきましょう。

※独自ドメインとは、「mail@onebox.tokyo」というメールアドレスにおける＠以降の「onebox.tokyo」が該当する部分です。

個人や法人で事業を展開している場合、フリーアドレスでは問い合わせできないこともあるため、信頼性の担保の観点で独自のドメインを持つことを推奨いたします。

事業用の独自ドメインを使ったメールアドレスの作り方は、「法人メールアドレスの取得方法・作り方をかんたんに解説」をご参照ください。

③セキュリティ

セキュリティに強いメールソフトを使用することも重要です。セキュリティ性を確保する機能として、次のようなものがあります。

• 通信の暗号化
• 不正アクセス対策
• 2段階認証

特に、ビジネスでメールソフトを使用する場合には、不正アクセスやフィッシングなどが甚大な被害を引き起こしてしまうケースも考えられます。これらのリスクを減らすために、セキュリティ性能の高いメールソフトを使用することがおすすめです。

④操作性

操作性についても入念に検討して選びましょう。次のようなポイントを意識して選択することで、用途にあったメールソフトを選ぶことができます。

• UIが使いやすい
• 読み込み時間が短い
• 直感的にスムーズに操作できる

これらの機能を搭載しているものを選ぶことで、スムーズにメールの対応ができ、業務の負担を軽減することができます。また、誰もが活用しやすいUI設計であることも重要です。

⑤他システムとの連携

他システムとの連携も重要なポイントです。例えば、スケジュール管理を行うためには、Googleカレンダーとの連携が必要になるかもしれません。

また、プロジェクト管理ツールやチャットツールとの連携が必要な場合もあります。そのため、メールソフトの選択肢を絞る際にはこれらのツールとの連携がスムーズに行えるかも確認するようにしましょう。

一方、他ツールで既に管理できている場合には、メールソフトにその機能を求めなくても良いでしょう。例えば、スケジュール管理をnotionで行っているにもかかわらず、無理にGoogleカレンダーを使用しなければならないというわけではありません。ツール同士の兼ね合いも考慮してメールソフトを選ぶことが大切です。

⑥利用頻度

メールを頻繁に利用する場合は、使いやすさやスピードなども考慮して選びましょう。

利用頻度の高い方は、以下のような機能を意識して選択してみてください。

【利用頻度が高い方向けのおすすめ機能】

• 自動返信機能
• フォルダ・タグ・ラベリングなどの分類機能
• スケジューリング機能
• メールの保存できる容量

これらの機能が充実していると、利用頻度が高い場合にもストレスなく利用できます。

⑦利用料金

メールソフトを選ぶ際には、料金も非常に重要なポイントです。無料で利用できる多くのメールソフトは、個人での利用用途がメインの機能となっているため、ビジネス用途では向かない傾向が見られます。ビジネスでメールソフトを使用する場合は、セキュリティ対策などの機能が搭載されている有料のメールソフトがおすすめです。

ご予算や必要な機能などを加味した上で選択することを推奨いたします。

有料・無料のメールソフトの具体的なツールについては、それぞれ以下の記事で詳しくご紹介しております。

有料メールソフト比較4選｜メリットや無料版との違いを解説
無料メールソフト比較7選｜有料版との違いやメリット・選び方を解説

ビジネスで利用するメールソフトは「yaritori」がおすすめ

「yaritori」は、Onebox株式会社が運営するビジネス用メールソフトです。

yaritoriでは個人メールに加えて、「sales@」や「support@」など複数の代表アドレスをチーム内で共有し、一元管理することができます。「未対応」「対応済み」等のステータス管理や担当者の可視化により、二重対応や対応漏れといった事故を防ぐことも可能です。

また、クラウドベースなのでWindows/Macなど環境問わずブラウザからメールの送受信が可能です。

そのほか、複数チャネル（メール・LINEなど）からの連絡を一元管理する機能やSlack・Chatworkなどのチャットツールとの連携機能も有しており、あらゆる場面に柔軟に対応できるのも魅力といえるでしょう。

初期費用や最低契約期間もなく、導入にあたってのサポートも充実しています。サービス概要がわかる資料をお送りするのでお気軽に資料請求してください。