リモートワークの管理ツール９選！失敗しない選び方も徹底解説

リモートワークになると一人ひとりが異なる場所で働いているため、マネージャーや上司にとっては、業務の管理や勤怠管理などさまざまな不安や懸念がありますよね。

管理者が社員の状況を把握できないと、仕事の生産性が落ちたり、ミスにつながったりすることも出てくるでしょう。

そこで本記事では、リモートワークでも使えるオススメの管理ツールを、業務上の課題別に紹介していきます。うまくツールを導入して、管理業務を効率化していきましょう。

リモートワークにおける代表的な3つの問題点

まずは、リモートワークにおける代表的な3つの問題点を確認していきましょう。

2020年にHR総研が企業の人事責任者、人事担当者294名に行った「テレワークの実態に関するアンケート」では、リモートワークを導入・実施して直面した課題として、「労働実態を把握しにくい（46%）」「社内コミュニケーションが取りづらい（43%）」「リモートワークで対応しづらい業務が発生する（42％）」が多く挙げられていました。

上位3つについて詳しく解説していきます。

1. 労働実態を把握しにくい

オフィス勤務の場合は、社員の姿を直接確認することができるので、どれくらい働いているかやどのように働いているのかを把握しやすいです。

一方で、リモートワークの場合には、各々が異なる場所で仕事をしているため、管理者が逐一監視をすることはできません。勤務状況や担当業務などの労働実態が把握できないと、適切な人事評価ができなかったり、人材の育成ができなかったりといった課題も生まれてしまう可能性があります。

そこで、リモートワーク実施時には、オフィスで直接会わなくても労働実態を把握する方法を考える必要があります。

2. 社内コミュニケーションが取りづらい

リモートワークでは、自宅やサテライトオフィスなど社員各々が離れた環境で仕事をしているため、社内コミュニケーションが取りづらいことも課題のひとつです。

顔を合わせていればすぐに終わるやりとりや、自然と生まれる雑談などの気軽なコミュニケーションなど、相手の姿が見えないリモートワークでは起こりづらいです。特に入社・異動後すぐであったり、他メンバーとのコミュニケーションが仕事へのモチベーションに繋がっていたりする場合は、自発的な行動をとれなくなることで生産性が落ちてしまう社員も出てくるでしょう。

オンライン上でも社員同士がコミュニケーションを取れるような工夫をしていく必要があります。

社員同士のコミュニケーション活性化については、別記事「リモートワークに最適なコミュニケーションツール7選！選び方も解説」をぜひ合わせてご参照ください。

3. リモートワークで対応しづらい業務が発生する

そもそも業種によっては、リモートワークで対応しづらい業務が発生することも課題になります。例えば生産業で、特別な機械を使わないといけない場合は、リモートワークで仕事をすることができません。

このような会社の場合は、バックオフィス部門だけをリモートワークに切り替えるなどの対応が必要になるでしょう。

リモートワークにおける管理ツールの導入で目指すべき姿

「労働実態を把握しにくい」

「社内コミュニケーションが取りづらい」

「リモートワークで対応しづらい業務が発生する」

前章で挙げたこれらリモートワーク における課題は、本質的な課題と適切なツールの選び方を知っておかなければ、本当の意味で解決させることは難しいでしょう。

例えば、「労働実態を把握しにくい」からといって毎日リモートで勤務時間やPCログイン履歴の管理を報告する仕組みを構築しても、結果的に報告工数ばかりが増えてしまい業務が滞ってしまうリスクがあります。

同様に、「リモートワークで対応しづらい業務が発生する」からと、出社頻度を増やすことも、生産性低下など別の問題を生んで本末転倒になってしまいます。

そこで、まずは管理ツールを導入し企業課題を解決することで、どのような状態になるのが望ましいのか2つのポイントを確認しましょう。

必要な情報の共有状況が可視化されている

まずは、社員同士がチーム内で情報を共有する機会を増やし、業務状況や勤怠状況を見える化することが重要です。通常のオフィスワークでも必要なことですが、リモートワークになると社員同士のコミュニケーションが減るため、意図的に情報共有の機会を増やす必要があります。

とはいえ、闇雲に情報の共有や勤務状況・勤怠状況の見える化をしようとすると、うまく機能しない場合も出てくるため、導入や運用が簡単なツールを導入すると良いでしょう。

社内コミュニケーションが十分に取れている

社員のほとんどがオフィス出社しているときは、働く場所を共有することで自然とコミュニケーションが生まれていました。しかしリモートワークでは、直接顔を合わせない社員同士のコミュニケーションが起こりにくいため、企業側が積極的にコミュニケーションを促す仕組みや機会を作る必要があります。

社員同士がコミュニケーションを取れる機会を増やせば、リモートワークでも活気のある雰囲気になり、チームで一丸となって業務にあたれるようになるはずです。

なおコミュニケーションをすることがストレスになっては意味がないので、手間にならず、使いやすいツールを導することは大切です。

リモートワークにおける管理ツールの選び方

本章では、企業や目的にかかわらずリモートワークにおける管理ツールを選ぶ際に意識したい具体的なポイントについて解説してきます。

企業によって「何を管理したいのか」はさまざまですが、リモートワークにおいては例えば以下が考えられます。

• メール管理
• 従業員の勤怠管理
• プロジェクト管理
• ナレッジ管理
• タスク管理
• 営業管理
• 会議管理

ここに挙げたのはあくまで一例であり、他にも多種多様な課題があるはずです。とはいえ、管理の目的は異なれど、リモートワークにおいて意識しておくべき共通のポイントがあります。

リモート環境でも導入・運用が簡単か

リモート環境でも導入・運用が簡単かどうかは確認しましょう。ツールの導入に手間がかかってしまうとかえって管理者の業務負担になりますし、運用が難しいと社員にとっても業務負担になります。

プログラミングなどの専門的な知識がないと導入・運用できないツールではなく、誰でも直感的に操作ができるようなツールを検討すると良いでしょう。

企業の事業改善に繋がるか

企業の事業改善に繋がるかどうかも確認しておきたい点です。とにかくツールを導入すればなんとかなると明確な目的を持たずにいると、うまく機能しない場合があります。

そのため、ツールの導入前に本当に事業改善に繋がるかどうかは熟考するようにしましょう。

無料で使えるお試し期間があるか

ツールの導入前に熟考したとしても、事業改善に繋がるかどうかを判断するのは難しいケースもあるはずです。したがって、ツールを無料で使えるお試し期間があるかどうかも導入前に確認しておきましょう。

お試し期間のあるツールであれば、一度導入してみてから、効果があるかないか判断することができます。

ただし無料だからといって闇雲に試すのではなく、本格的に導入するのはどういった基準をクリアしたらかという指標を持つようにしておきましょう。

セキュリティに問題がないか

ツールのセキュリティに問題ないかどうかも確認しておきましょう。リモートワークにおける業務には情報漏洩のリスクがつきものです。

ツール自体のセキュリティに問題がないものを選ぶことはもちろん、使う社員に対してもルール化をし、セキュリティ意識を高めてもらう必要があるでしょう。

リモートワーク向け管理ツールを目的別に紹介

それでは、リモートワーク向けの管理ツールを目的別に紹介していきます。

メールの管理をするツールなら「yaritori」

「yaritori」は、メールの対応状況を可視化し、社内コミュニケーションを効率化することのできるメール管理システムです。誰がどのメールに対応しているかなどのメールでの業務管理がしやすくなります。主な機能は以下の通りです。

メールごとのチャット

メールの返信方法の相談や共有ができないといった課題は、チャット機能で解決できます。

近くに上長や同僚がいなくても、「@メンション」をつけることで気軽に対応方針の相談ができます。これにより、リモートワークでも効率よく業務を進行することができ、社内コミュニケーションの活性化にも繋がります。

ステータス表示・担当者の表示機能

メールごとに、対応が完了できていないメールを「未対応」、対応が完了しているメールを「対応済み」などのステータスで管理ができます。さらに、メールごとに担当者をアサインすることも可能です。

これにより、メールに誰が対応しているのかわからない・対応状況が不明といった、労働実態を把握できない問題を解決できます。

「労働実態を把握しにくい」「社内コミュニケーションが取りづらい」といった課題の解決策にもなります。

メールの管理を効率化させたい場合は、ぜひお試しください。

メール共有システムの基本やおすすめツールについては、別記事「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

登録人数無制限で利用できる勤怠管理システムなら「Dr.オフィスLookJOB2」

「Dr.オフィスLookJOB2」は、一般的な勤怠管理システムのような従量課金制のサービスではなく、登録人数無制限の定額制という特徴のある勤怠管理システムです。

スマホでの打刻はもちろんのこと、GPSにも対応しており、不正打刻の検出もでき、リモートワークにおすすめのサービスと言えます。専任の担当によるサポートも充実しており、ツールを初めて導入する企業様に関しても安心してご利用いただけます。

• スマートフォン・ICカードなどの打刻管理
• 有休・休暇管理
• GPSによる打刻場所の管理
• シフト管理
• 給与ソフト連携

Dr.オフィスLookJOB2は、時間外労働が超過しそうな社員にアラートメッセージを送ったり、遅刻や早退が多い社員の統計を取ったりと、勤怠管理を行うだけでなく、問題の本質的な解消になりそうな機能も備わっているのが特徴です。

人数制限がないため、ユーザー数が多いほど割安で利用できるサービスと言えるでしょう。

使いやすさと導入のしやすさを追求したクラウド勤怠管理システムなら「レコル」

「レコル」は、打刻管理や出勤管理、休暇・勤務分析などクラウド上でできる勤怠管理システムです。初期費用0円・ユーザー単価100円で追加費用がなくすべての機能を利用できる点が特徴です。

• 出勤管理
• 有休・休暇管理
• 勤務集計
• 申請承認機能

出勤管理を使えば、打刻情報がリアルタイムに反映され勤怠状況を確認できます。Slack連携で、打刻や通知などできる柔軟性も魅力です。「SmartHR」「MFクラウド給与」など人事労務で用いられれる外部サービスとも連携でき、労務管理業務をさらに効率化できるでしょう。

無料体験期間も30日あるため、勤怠管理を実際にしてみて、自社に合うかどうか判断しましょう。

勤怠状況の管理をするツールなら「ジョブカン」

「ジョブカン」は、出勤管理やシフト管理、休暇・申請管理がクラウド上でできる勤怠管理サービスです。以下の4つの機能から必要なものだけを選んで利用できるので、費用も安く済ませることができます。

• 出勤管理
• シフト管理
• 休暇・申請管理
• 工数管理

出勤管理を使えば、打刻情報がリアルタイムに反映されるので、すぐに社員の勤怠状況を知ることができます。またシフト管理を使うと、直感的な操作で簡単にシフトが作れ、運用するのに苦労しません。

お試し期間で勤怠管理を実際にしてみて、自社に合うかどうか判断しましょう。

プロジェクトの管理をするツールなら「Backlog」

「Backlog」は、シンプルなUIでわかりやすくプロジェクト管理が行えるツールです。

以下のような機能がついていて、プロジェクトの進捗や達成率を一目で確認することができます。

• カンバンボード
• ガントチャート
• バーンダウンチャート
• Gitネットワーク

ファイルの共有も添付して共有するだけでなく、共有ストレージを利用して行えます。必要最低限の機能に絞られているため、導入・運用も楽に行えるでしょう。

ナレッジの管理をするツールなら「Qast」

「Qast」は、Q&Aとメモで社内のナレッジを蓄積、共有できるツールです。

よくあるチャットツールだと情報が流れてしまうことが多いですが、フォルダを作ったり、タグをつけたりすることによって情報をしっかりと貯めておくことができます。

投稿数や反応数に応じてスコアが各人に付与されるので、情報共有にどれだけ貢献しているかも見える化できるでしょう。

以下のような課題を抱えている企業にピッタリのツールです。

• 何度も同じ質問をされているので回答を省きたい
• ただ単に情報を共有するだけでなくコミュニケーションを生み出したい
• 情報共有も評価対象にしたい

機能は制限されてしまいますがフリープランがあるので、本格的に導入する前にお試しで利用してみるといいでしょう。

タスクの管理をするツールなら「Trello」

「Trello」は、カンバンボードのシンプルな操作でタスク管理できるツールです。

まるでホワイトボードに付箋を貼り付けてるような直感的な操作で利用できます。案件や部署ごとに分けてボードを作成することができ、一覧で見れるので、タスク管理をするのに非常に便利です。

フリープランでも十分な機能を利用できますが、より本格的に利用したい場合は上位プランも検討してみてください。

営業の管理をするツールしたいなら「Salesforce」

「Salesforce」は、クラウド型の営業管理・顧客管理ツールです。

営業状況や顧客情報などはもちろん、商談の内容や顧客とのメール、提案資料など営業活動における全てのプロセスを共有できます。

営業のナレッジ貯めておくこともでき、営業スタッフ全員のレベルの底上げが期待できるでしょう。

登録が必要になりますが、気になる場合はまずはデモ版を利用してみるのをおすすめします。

会議の管理をするなら「Zoom」

「zoom」は、パソコンからでもスマホからでもビデオ会議を行えるツールです。

1対1だけではなく、複数人での会議にも対応しており、有料版なら会議の内容も保存できます。チャットでのやりとりも保存できるため、テキストでのやりとりをし、議事録として活用してもいいでしょう。

無料版でも会議はできますが、複数人での利用の場合は40分までと制限がかかります。無制限で利用したい場合は、有料プランを検討しましょう。

まとめ｜自社の課題を解決できるツールを導入しよう

いかがだったでしょうか？

本記事では、リモートワークにおける管理ツールを導入するさいに、意識すべきポイント、選び方、オススメのツールまで紹介しました。管理ツールはどういった目的で選ぶかで、成果につながるかどうか変わってきます。

自社の管理課題にあったツールを選ぶ上で、この記事が少しでも力になれていれば嬉しいです。