リモートワークにおけるコミュニケーションの問題点！解決方法も紹介

リモートワークでは社員同士が自宅やサテライトオフィスなど離れた場所で働いているため、対面のとき以上に社内のコミュニケーションをいかに活発にするかを考えることは大切です。

HR総研が企業の人事責任者、人事育成担当者210名を対象に行った「テレワーク支援と社内コミュニケーションの変化に関するアンケート」（2020年10月）の結果によると、新型コロナウイルス感染拡大防止のために6割近くの企業がテレワークになり、コミュニケーションが悪化したと感じていると回答しました。

このことからも、対面のときよりも社内のコミュニケーションをいかに悪化させないか工夫を凝らす必要があると言えるでしょう。

本記事では、リモートワークにおけるコミュニケーションの問題点や、すぐに取り組める工夫や役に立つツールも紹介します。

リモートワークにおけるコミュニケーションの3つの問題点

まずはリモートワークにおけるコミュニケーションの具体的な問題点を確認していきましょう。

1. 気軽なコミュニケーションが不足する

リモートワークになると、対面のときよりも社員同士の気軽なコミュニケーションが不足しやすくなります。

HR総研が2020年に企業の人事責任者、人事育成担当者210名を対象に行った「テレワーク支援と社内コミュニケーションの変化に関するアンケート」によると、「対面に比べて問題が発生している/機会が不足しているコミュニケーション」に関するもので「ちょっとした困りごと、問題の相談」及び、「業務外のコミュニケーション・雑談」がともに57%、次いで「ちょっとした思い付き・アイディアの共有」、「OJT、後輩部下の業務上の指導」がともに51%と多い結果となりました。

リモートワークでは社員が離れた場所にいるため、気軽なコミュニケーションをとるのにも、メールを作成する、通話するなどハードルが高くなりがちです。　

その結果気軽なコミュニケーションをとるのが億劫になり、個人で色々と溜め込んでしまうため、メンタル不調を起こす社員もでてくると考えられます。

2. 相手の状況や反応が見えづらい

リモートワークになると、社員の姿を直接見る機会が減ります。そのため、相手がいまコミュニケーションをとって良い状態なのか、無駄なやりとりをすると作業の邪魔になるのではないかといった憶測で相手の状況を判断するしかなく、コミュニケーションが取りづらくなるでしょう。

またリモートワークのコミュニケーションは、リアルタイムで相手の反応を見ることができず、やりとりにタイムラグが生じてしまいます。緊急性が高い問題が起こった際に、タイムラグがあるとストレスに感じることもあるでしょう。

社員同士のやりとりで反応が遅い、もしくは反応がないことが続くと「一人で解決しよう」と考え、コミュニケーションを余計取らなくなる可能性もあります。

3. 認識齟齬が生まれやすくなる

リモートワークの社員同士のコミュニケーションは、メールやチャットなどのテキスト上のやりとりが主流です。そのため言葉以外の情報が伝わりづらく、コミュニケーション上での認識齟齬が生まれやすくなります。

社員間のやりとりのなかで、伝えたつもりでいても相手には伝わっていない場合や、意図したこととは違う伝わり方で受け取られてしまう場合も出てくるでしょう。誤解が生じてしまうと、業務に支障をきたしたり、社員同士のトラブルに繋がったりもします。

その結果、さらにコミュニケーションを取らなくなるという悪循環に陥ってしまう可能性もあります。

リモートワークにおけるコミュニケーションの7つの工夫

では前述したリモートワークにおけるコミュニケーションの問題点を解決するために、どのような工夫ができるか見ていきましょう。

1. コミュニケーションが取りやすくなるツールやシステムを導入する

まず前提として、社内でコミュニケーションが取りやすくなる環境を整えることが大切です。

メールや電話は、社外との業務連絡で使うことも多く、気軽なやりとりをするのにためらいを感じる社員も多いでしょう。チャット機能やビデオ通話機能などがある新しいツールやシステムを導入して、気軽なコミュニケーションを取れる場を企業側が設計する必要があります。

メールコミュニケーションをより気軽に行いたいなら「yaritori」を検討してみてください。「yaritori」はシンプルなUIで使いやすく、様々な機能がありメールでのコミュニケーションをより活発にさせられるでしょう。

詳しくは後述しますので、そちらを参考にしてください。

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リモートワーク にオススメのツールは、別記事「リモートワークに最適なコミュニケーションツール7選！選び方も解説」で詳しく紹介しています。ぜひ、合わせてご覧ください。

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2. 雑談を意識したコミュニケーションを増やす

対面であれば自然と生まれる雑談も、リモートワークであれば意識的に行ってもらう必要があるでしょう。例えば、チャットツールなど簡単にメッセージを送れるツールを導入していても「こんな些細なことで連絡をしてもいいのだろうか」と対面では言いやすいことも躊躇してしまう社員がいるかもしれません。

そのため経営陣から自発的に話を切り出してもらうことが大切です。上司が話し始めてくれれば、部下たちも雑談することに躊躇しなくなるでしょう。上司と部下との心理的な距離も縮まり、業務の相談もよりしやすくなるはずです。

またチャットツールを導入している場合は、雑談ができる専用のスレッドやチャンネルを設けたり、Web会議でオンライン飲み会やランチ会などを開いたりするなど、専用の場を作ってあげるとより雑談がしやすくなります。

3. 文章には柔らかさやフランクさを意識する

先述しましたが、リモートワークはテキストコミュニケーションが主体です。そのため社員に文章を書く際は柔らかさやフランクさを意識させると、コミュニケーションを取りやすい雰囲気を作れるでしょう。

メールでのコミュニケーションは、ビジネスマナーの定形文から始まることが多く、文章が硬くなりがちです。また作成するのに時間がかかってしまい気軽に送り合うのは難しく感じる社員もいるでしょう。

チャットツールを用いれば、定形文を不要とした気軽なコミュニケーションが取りやすくなります。全てのやりとりをチャットでさせる必要はありませんが、ちょっとした相談やアイデアの共有はチャットでするなどのルールを決めて、時と場合に応じて使い分けるようにしましょう。

4. 素早いレスポンスを意識する

リモートワークではリアルタイムでのやりとりが難しく、相手の反応がわからないため、連絡をした側が不安を抱いたり、ストレスを感じやすくなります。そのため、連絡を受け取った側は、なるべく早いレスポンスができるように社内で意識づけをしましょう。

返信しなくても見たことが伝わるようなリアクションやスタンプ機能が使えるツールを活用すると連絡をした側に安心感を与えることができます。

例えば、後述する「Slack」というツールで自社に合わせたオリジナルスタンプを作ると、連絡をした側にもより細かいニュアンスを伝えられます。

連絡をする側にも、重要な事柄や返信の要不要がはっきりとわかるような工夫をさせると、受手のストレスを減らせるでしょう。

Slackのオリジナルスタンプの作成方法は、Slack公式サイト「ワークスペースにカスタム絵文字を追加する」をご覧ください。

5. 稼働状況を見える化する

雑談や素早いレスポンスを意識していても、業務が立て込んでいてどうしても対応できない社員もいるはずです。そのため社員の稼働状況を見える化して、対応がすぐできる状況なのかどうかを社員同士で確認できるようにしておくのも大切です。

リモートワークになると、誰が働いていて誰が休みなのか、誰が忙しくて誰の手が空いているのかなども社員同士わかりづらくなります。

対応可能なのか離席しているのかなどステータスが表示できる機能があるツールやシステムを利用すると稼働状況を見える化しやすいでしょう。

例えば、後述する「remotty」というツールを導入すればリモートワークであっても、いま在籍中なのか離席中なのかを見える化できます。

remottyの在籍状況の共有方法は、remotty公式サイト「写真共有はせずに在席状況を共有をしたい」をご覧ください。

6. 作業の進捗はこまめに連絡する

業務がどれほど進んでいるのか、進捗状況はどういった具合なのかなどを社員同士でこまめに連絡し合うようしてもらうと、ちょっとした相談やアイデアの共有もしやすくなります。

メールだけで連絡を行っていると、どういったやりとりが行われたのか流れがわかりづらいです。リアルタイムでオンライン共有できるツールややりとりがタイムラインで表示されるツールなどを使うと、作業の進捗も社員同士で共有しやすいでしょう。 

7. 定期的にオンライン定例を開く

テキストコミュニケーションだけではどうしても伝えづらいとことがあると感じる社員も出てくるでしょう。そのためオンライン会議を定期的に開催すると、リモートワークでも社員同士での誤解が生まれにくくなります。

定例時間を予め定めておくと、リモートワークでもスケジュールを調整して参加しやすい社員が多いはずです。とはいえ、緊急性の高いやりとりでオンライン会議が必要になる場合もありますので、社員にとって使いやすいツールやシステムを用意しておくことが前提として大切です。

リモートワークにおすすめのコミュニケーションツール

ここからは、リモートワークにおすすめのコミュニケーションツールを紹介していきます。

メール共有システム「yaritori」

Onebox株式会社が提供する「yaritori（ヤリトリ）」は、リモートワークにおけるコミュニケーションをより取りやすくすることができるメール共有システムです。「気軽なコミュニケーションが不足している」、「相手の状況や反応が見えづらい」といったリモートワークにおけるコミュニケーションの問題を、メールを中心に解決できます。

後述するSlackとも連携ができるため、合わせて活用すると非常に便利です。

それでは、yaritoriを使うメリットを具体的にみていきましょう。

気軽なコミュニケーションが取れるチャット機能

yaritoriには個人ごと、メールごとにチャットを開始し、気軽に社内で相談や雑談ができる機能があります。

対応履歴を見て、どんなやりとりがされているかも一目でわかるため、途中から見たメンバーも相談や雑談に参加しやすいでしょう。

メールの対応状況を可視化する機能

メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理できるのも特徴のひとつです。

また、未対応のメールは誰が返すのか「担当者」を設定したり、誰がメールを見たのかが分かる既読機能、特定のメンバーに確認を促す「@メンション」などの機能も使えます。

二重対応を防止する機能

誰かがメールの返信をし始めると、他の人が返信できないようにメールにロックがかかる機能があります。

これにより、リモートワークにおいてチームでうまく連携が取れず起きてしまう二重対応を防止できます。

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メール共有システムの基本やおすすめツールについては、別記事「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

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ビジネスチャットツール「Slack」

Slackは複数のチャンネルを作って気軽なコミュニケーションが取れるビシネスチャットツールです。

Slackには主に以下のようなメリットがあります。

• 過去のやりとりの履歴が見れ、検索も簡単
• ステータス機能やスタンプ機能で対応状況の見える化できる
• 目的別にチャンネルを分けて利用できる

業務のやりとりだけではなく、「雑談部屋」や「相談部屋」などをチャンネルとして作ることで、コミュニケーションを取りやすくすることができます。

コラボレーション改善クラウド「Unipos」

Uniposは社員同士で感謝や称賛を送りあえるビジネスチャットツールです。

投稿欄に感謝の言葉だけではなく、ポイントも一緒に送れます。ポイントは少額の金銭に変えたり、書籍支給などのオリジナルな褒賞に変えたりと交換先を自由に設定できます。

感謝や称賛を伝える機会はリモートワークだと特に少なくなりますが、Uniposを導入することでその機会を設けることができるでしょう。

仮想オフィス「Remotty」

Remottyは、リモートワークでもオフィスで働いていたときのようなリアルタイムのコミュニケーションを実現するためのバーチャルオフィスツールです。

主な機能は以下の通りです。

• PCのカメラで自動撮影された写真が2分間隔で仲間に共有される
• オフィスと同じように自分の席が用意されている
• SNSのように周りの声や呟きが見れる
• カレンダー連携で予定が見える化される
• 入退室のログが見れ稼働状況が一目でわかる

2分間隔の写真撮影に抵抗がある場合は、バーチャル背景や在籍状況だけを表示する機能もあります。離れた場所にいてもまるで同じ空間で働いているかのように思え、円滑なコミュニケーションが行えるでしょう。

ビデオ会議ツール「zoom」

zoomは、パソコンからでもスマホからでもビデオ会議を行えるツールです。

テキスト上のコミュニケーションが上手くいかないときでも、ミーティングを開催するというボタンを押すだけで、すぐにビデオ通話ができます。

無料版でも会議はできますが、複数人での利用の場合は40分までと制限がかかります。無制限で利用したい場合は、有料プランを検討しましょう。

日程調整ツール「スケコン」

スケコンは、1対1や複数⼈での日程調整を効率的にかつスマートにできるサービスです。カレンダーツールと連携することで自動で候補日を割り出すだけでなく、別の予定が入った場合には候補日を自動更新するためダブルブッキングを防ぎます。

面接/商談/会議/接待など、大切な日程調整のシーンで活躍します。
また、オンライン名刺交換機能により、日程調整した相手の名前や連絡先を自動取得でき、データ管理も簡単にできます。

まとめ｜リモートワークのコミュニケーションは環境づくりが必要

いかがだったでしょうか？

リモートワークのコミュニケーションは意識だけで変えられる部分もありますが、まずコミュニケーションが取りやすい環境を作ることが何よりも大切です。

ツールやシステムを活用して、リモートワークでも社員同士のコミュニケーションが活発に行えるようにしていきましょう。