共有メールアドレスとは？作り方やメリット・おすすめの活用方法をご紹介！

共有メールアドレスとは、複数人で同じメールアドレスを使用（共有）する場合のメールアドレスです。通常は、個人に専用のメールアドレスが割り当てられる一方で、共有メールアドレスは複数のユーザーが同じアドレスを共有して使用します。

共有メールアドレスは、「support@xxx.com」といった共有メールアドレスに複数のサポート担当者がアクセスし、お客様からの問い合わせに活用するなど、さまざまな使い方ができます。

一方で、大量のメール対応を複数人で効率化しようとすると「誰がどのメールに対応しているかわからない」などの問題が発生するため、注意が必要です。

この記事では、共有メールアドレスとは？について、作り方や業務での活用方法まで解説します。Gmail・Outlookでの作成方法まで具体的に解説するので、共有メールアドレスの活用でお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

共有メールアドレスとは？

共有メールアドレスとは、複数人で同じメールアドレスを使用（共有）する場合のメールアドレスのことをいいます。通常は、個人に専用のメールアドレスが割り当てられますが、共有メールアドレスは複数のユーザーが同じメールアドレスを共有して使用します。

共有メールアドレスは、特定のグループや組織の問い合わせ窓口など、さまざまな用途で活用することができます。例えば、「support@xxx.com」といった共有メールアドレスに複数のサポート担当者がアクセスし、お客様からの質問や問題に返信対応するなどです。

共有メールアドレスを使うことで、メールの対応状況などがわかるため、複数人での情報共有やコミュニケーションの効率化に繋がります。

共有メールアドレスを活用するメリット

共有メールアドレスを活用すると、以下3つのメリットが得られます。

1. メール対応の属人化を防止
2. 業務効率化・対応スピードの向上
3. 対応品質の均一化

内容を一つひとつみていきましょう。

1. メール対応の属人化を防止

個人で問い合わせメールの対応・管理をしていた場合、優先度の高さや進捗状況は本人にしかわかりません。担当者が不在の場合は対応が進められず、業務の効率性や顧客対応の品質が著しく低下します。

共有メールアドレスを活用すると、進捗状況を担当者同士で共有できるため、特定の従業員への過度な依存を避けられます。

2. 業務効率化・対応スピードの向上

個別のメール対応では他業務をしている場合、返信が滞ることが多々あります。担当者の業務内容によっては、対応が翌日になってしまうケースも少なくありません。 

共有メールアドレスを使うことで、複数メールを一元管理でき情報共有スムーズになり、手が空いているメンバーが迅速に対応を取ることができます。結果としてメール返信の速度が上がります。

3. 対応品質の均一化

個人アドレスで管理していた場合、担当者の実務経験やスキルの違いによって、顧客対応の品質にバラつきが生じます。

共有メールアドレスを活用すると、同じメールを共有しているので担当者同士が相談しながら返信内容を決められ、顧客対応の品質を一定水準以上に保てます。

加えて、過去の対応事例や注意点などを共有しておくと、顧客トラブルの発生リスクを最小限に抑えられます。

共有メールアドレスの作り方・管理方法

共有メールアドレスを作る方法は、以下4つの選択肢があげられます。

①.メーリングリスト・グループ
②.共有メールボックス・共同トレイ
③.代表メールアドレスの新規作成
④.アクセス権限の付与

個々の特徴を把握し、自社に合った方法を取り入れましょう。

①メーリングリスト・グループ

メーリングリストとは、同じ内容のメールを一度で複数人へ送信できる機能です。メーリングリスト用のアドレスに、メールを共有したいメンバーのアドレスを事前に登録しておきます。

宛先にメーリングリスト用のアドレスを入力すると、登録したメンバーに同じ内容のメールが届く仕組みです。メーリングリストを活用すれば、CCやBCCメールを使って情報共有をおこなう必要はありません。手間をかけずにスムーズな情報共有を実現できます。

メーリングリストは、メールソフトによって呼び名が異なります。Outlookはメールソフト、Gmailはグループです。以下の記事では、メーリングリストの作成手順に関して紹介しています。あわせてご活用ください。

②共有メールボックス・共同トレイ

次に、共有メールボックス・共同トレイなど、メールを共有管理するための専用機能で管理する方法です。  

共有メールボックスは、Outlookから提供されている共有メールアドレスの管理に特化したサービスで、共同トレイはGoogle Workspaceから提供されている同様のサービスになります。

それぞれのメールサービスを有料で契約している場合は、追加料金なしで使用することができます。 

共有メールボックス・共同トレイを使うと、①の方法で作成したメールアドレスの返信担当者や対応ステータスを管理できるようになります。カスタマーサポートの問い合わせ対応など、大量のメールを管理するさいには①よりこちらの方法がオススメです。 

一方で、メール共有・管理システムなど専用の有料サービスと比べると、機能が限定されているため、まずはこの方法で試したうえで、メール共有・管理システム・問い合わせ管理システムなどのサービスの検討もオススメです。

③代表メールアドレスの新規作成

customer@やsales@など、代表メールアドレスを新しく作成する方法です。代表メールアドレスを活用するメリットは、顧客からの問い合わせ窓口を1つに集約できる点です。窓口の集約によって、管理の手間や対応漏れのリスクを減らせます。

ただし、代表メールアドレスを新たに作成する際は、有料メールソフトの利用が条件です。無料のメールソフトは有料版よりセキュリティ機能が少なく、情報漏えいのリスクが高まります。

また、有料メールソフトを利用しない限り、独自ドメインを取得できないケースも多いです。独自ドメインを取得すると、信頼性の獲得や企業認知度の向上など、多くのメリットが得られます。

④委任設定をする

アクセス権の委任設定をおこなうと、自身が利用しているメールアドレスに、別のユーザーがアクセスできます。たとえば、社長のメールアドレスへのアクセスを秘書に許可するかたちです。

アクセス権を委任設定されたユーザーは、該当のメールアドレスに届いたメールの確認や送信、振り分けなどができます。代理ユーザーが送信したメールには、ログインアカウントのメールアドレスが表示されるため、本人と代理ユーザーとの区別が可能です。

ただし、アクセス権の委任設定には、メールごとの対応状況を表示する機能は搭載されていません。また、アクセス権を過剰に付与すると、情報漏えいのリスクが高まるので注意が必要です。

共有メールアドレスの活用例3選

以下3つのケースが、共有メールアドレスの活用に適しています。

・顧客からの問い合わせ対応
・プロジェクトメンバーとの情報共有
・採用関連の連絡

顧客からの問い合わせ対応

顧客からの問い合わせ窓口に共有メールアドレスを活用するケースです。

複数人で内容の確認や返信メールの作成等迅速に対応できるので、良質な顧客対応につなげられます。問い合わせ窓口の集約によって、対応の取りこぼしを防げる点もメリットです。

コールセンターや不動産会社など、メールでの問い合わせが多い企業におすすめです。

プロジェクトメンバーの情報共有

プロジェクトメンバーへの連絡事項や重要事項を発信する手段に活用するケースです。共有メールアドレスを使えば、メールの転送やCCメールの作成をおこなう必要がありません。手間をかけずにプロジェクトメンバーと情報を共有できます。

情報共有ができているので、クライアントからの返信にも各メンバーが対応することができ、プロジェクトを円滑に進めることにも繋がります。

採用関連の連絡

面接の日程提示や合否連絡など、求職者との連絡手段に使うケースです。求職者への連絡や選考状況の管理を複数人で分担しながら進められるため、人事担当者の負担を軽減できます。

求職者からの質問に対する返信メールも、他の担当者と相談しながら作成できます。毎年多くの求職者を採用する企業に適した方法といえるでしょう。

共有メールアドレスのデメリット・注意点

共有メールアドレスを利用する前に、以下3つのデメリットに関して把握しておきましょう。

1.重複対応や対応漏れが生じる
2.対応状況がわからなくなる
3.情報共有や進捗確認等の付帯業務が増える

対応状況に関する情報共有が不十分だと、重複対応や対応漏れが生じる可能性が高まります。

1.重複対応や対応漏れが生じる

共有メールアドレスを利用する際、管理のルールや個々の役割を明確化することが重要です。担当業務の範囲が曖昧だと、自身が既に回答した内容を後から別の担当者が対応する可能性が生じます。  

また、 担当者によって回答内容にバラつきがあった場合、顧客に不信感を抱かせる可能性があります。重複対応を避けるには進捗状況を可視化し、社員同士が定期的に情報共有する仕組みが重要です。  

加えて、複数人で問い合わせを管理すると、個々の当事者意識が薄れる可能性が高まります。情報共有を怠ると、誰も問い合わせに対応していない事態に発展するため、注意しましょう。

2.対応状況がわからなくなる

複数人でメールアドレスを管理する場合、どのメールがすでに処理されたかという情報を直接画面上ですぐに確認することは難しく、直接担当者とのコミュニケーションが必要です。

自動転送を利用しても、複数人にメールが転送される場合、誰かが既に対応したのか、また自分がそのメールを取り扱うべきなのかを判断するのに余計な時間がかかります。    

多数のメンバーが多くのメールに対応する状況では、メールの見逃しや、同じメールへの重複した対応などのエラーが発生するリスクがあります。

3.情報共有や進捗確認等の付帯業務が増える

担当案件の範囲や対応状況がわからない場合、個別で連絡を取る必要があります。現状を正確に把握するため、別途メールの作成や口頭での相談をしなければなりません。

その結果、追加の情報共有や進捗確認が必須となり、ひいては迅速なメール対応が難しくなることがあります。

共有メールアドレスの管理なら「yaritori」がおすすめ

共有メールアドレスは対応状況がわからなくなり、重複対応や対応漏れが生じるリスクを抱えています。対応漏れを防ぎつつ問い合わせ対応を効率化するには、「yaritori」を導入するのがおすすめです。

yaritoriは提供開始から約4年で、導入実績社数が200社を突破したメール共有システムです。個人アドレスも含め、複数メールアドレスでの受信メールを1つの画面で管理できます。

メールごとに「未対応」や「対応済み」など、対応状況が自動で表示される仕組みです。優先度の高いメールをすぐに把握でき、素早い対応につなげられます。また、メールの未読/既読表示やチャット機能を搭載しており、対応漏れの発生を最小限に抑えられます。

また、最新AIを搭載しており、入力欄に簡単な指示を入力するだけで、文章を自動生成してくれます。すでに独自のプロンプトが仕込まれているため、簡易的な指示でも豊かな表現の文章に仕上がります。

初期費用や最低利用期間もなく、月額1,980円で利用できるため、導入コストも削減できます。まずは7日間の無料トライアルを使ってyaritoriの使いやすさを体験してください。

まとめ ｜共有メールアドレスを有効に活用しよう！

共有メールアドレスは、業務の効率化と顧客対応の品質を高められる点がメリットです。複数人で対応状況の監視と返信メールの作成を進められるため、素早く正確な対応につなげられます。

反面、担当者同士のコミュニケーションが不足すると、重複対応や対応漏れが生じる恐れが高まります。対応状況が確認しづらい点もデメリットです。yaritoriを導入すると、メールごとに対応状況が表示されるため、優先度や緊急度の高い案件を正確に把握できます。

メールの未読/既読数も表示され、未確認の担当者にはグループチャットやDMで、内容の確認を催促できます。メールの見落としによる対応漏れの発生を過度に心配する必要はないでしょう。また、返信メールを作成中、別の担当者は同じメールにアクセスできません。

メール対応の工数や顧客トラブルのリスクを削減したい方は、yaritoriの導入をご検討ください。