共有メールアドレスとは？Gmail・Outlookでのつくり方やデメリットも解説！

「共有メールアドレス」とは、複数人で同じメールアドレスを使用（共有）する場合のメールアドレスです。カスタマーサポートで使う場合は「support@」とするなど、部署や用途ごとに適したメールアドレス名をつけます。

「共有メールアドレス」を作るには、新規でメールアドレスを作成する方法や、グループメール（メーリングリスト）を作る方法など、さまざまな方法があります。

一方で、「共有メールアドレス」を問い合わせ対応で使いたい場合には、メールソフトの共有管理機能では不十分など、用途と作り方によっては注意点もあります。

この記事では、「共有メールアドレス」について、GmailやOutlookなどのメール環境ごとでの作り方を紹介します。メールアドレスの名称例や運用方法など具体的な活用例まで解説するのでぜひ参考にしてください！

共有メールアドレスとは

まずは、「共有メールアドレス」について概要から確認しましょう！

「共有メールアドレス」は複数人で管理・運営できるメールアドレスのこと

「共有メールアドレス」とは、複数人で共有できるメールアドレスのことです。「support@〜」「info＠～」などがよく使われます。

通常は一人ひとりに専用のメールアドレスが割り当てられ、各人は専用のアドレスを使ってメールのやり取りをおこないます。しかし、「共有メールアドレス」を活用すれば、届いたメールを、特定の個人だけでなく登録している複数のメンバーが確認でき、返信も可能です。

「共有メールアドレス」は社内外の問い合わせ対応で有効｜営業やCSなど

「共有メールアドレス」を活用することで、問い合わせ対応を複数人で行うことが可能です。

営業やカスタマーサポートなど顧客対応が頻繁に発生する部署や、情報システム部や人事部などの社内から問い合わせ対応でも使えます。

共有メールアドレスをつくるメリット

「共有メールアドレス」を活用するメリットは大きく3つです。内容を一つひとつ見ていきましょう。

メール対応の属人化を防げる

個人で問い合わせメールの対応・管理をしていた場合、優先度の高さや進捗状況は本人にしかわかりません。担当者が不在の場合は対応が進められず、業務の効率性や顧客対応の品質が著しく低下します。

共有メールアドレスを活用すると、進捗状況を担当者同士で共有できるため、特定の従業員への過度な依存を避けられます。

業務効率化・対応スピードの向上

個別のメール対応では他業務をしている場合、返信が滞ることが多々あります。担当者の業務内容によっては、対応が翌日になってしまうケースも少なくありません。 

共有メールアドレスを使うことで、複数メールを一元管理でき情報共有がスムーズになり、手が空いているメンバーが迅速に対応を取ることができます。結果としてメール返信の速度が上がります。

対応品質の均一化

個人アドレスで管理していた場合、担当者の実務経験やスキルの違いによって、顧客対応の品質にバラつきが生じます。

共有メールアドレスを活用すると、同じメールを共有しているので担当者同士が相談しながら返信内容を決められ、顧客対応の品質を一定水準以上に保てます。

加えて、過去の対応事例や注意点などを共有しておくと、顧客トラブルの発生リスクを最小限に抑えられます。

Outlook｜共有メールアドレスのつくり方

「共有メールアドレス」を作る方法はいくつかありますが、ここではOutlookの機能を使った作成方法を紹介します。

「共有メールボックス」を利用する【無料】

Outlookを使用している場合、「共有メールボックス」機能を使うことで、support@などの共有メールアドレスを作成できます。作成したアドレスからのメール送信も可能です。各担当者は自分のメール画面から、共有メールボックスに届くメールの確認・返信ができます。

設定方法

• 管理者アカウントで、管理センターにアクセスし、「チームとグループ」から共有メールボックスページに移動します。
• 共有メールボックスページで、「＋共有メールボックスを追加」を選択し、 共有メールボックスとと共有メールアドレスを入力し、「変更を保存」を選択します。
• 「このメールボックスにメンバーを追加する」から、メールアドレスを管理するメンバーを追加します。

代理人アクセスを有効にする【無料】

代理人アクセスを有効にすると、自身が利用しているメールアドレスに、別のユーザーがアクセスできます。

アクセス権を委任設定されたユーザーは、該当のメールアドレスに届いたメールの確認や送信、振り分けなどができます。ただし、アクセス権の委任設定には、メールごとの対応状況を表示する機能は搭載されていません。また、アクセス権を過剰に付与すると、情報漏えいのリスクが高まるので注意が必要です。

設定方法

• Outlookトップ画面から、「ファイル」>「情報」>「アカウント設定」>「アクセスの委任」を選択する。
• 「追加」を選択し、「ユーザーの追加」ウィンドウで、ユーザーの名前を入力する。
• ユーザーの名前を選択し、「追加」を選択し、「OK」を選択する。

Gmail｜共有メールアドレスのつくり方

続いて、Gmailの機能を使った「共有メールアドレス」の作成方法を紹介します。

「Googleグループ」を利用する【無料】

Google Workspaceのサービス「Googleグループ」にて「共有メールアドレス」の作成が可能です。

1つのメールアドレス宛にメールを送るだけでグループのメンバー全員に一斉送信することができる「メーリングリスト」として使用したり、スプレッドシートなどの共有権限をグループ宛にまとめて付与することなどができます。

設定方法

• Googleグループのサイト（https://groups.google.com/ ）にアクセスし、「+グループを作成」をクリックする。
• グループ名、メールアドレス、グループの説明など必要情報を入力して「グループを作成」をクリックする。
• 次に、「メンバーを管理」から参加メンバーを招待してください。

アクセス権限を委任する【無料】

アクセス権の委任設定をおこなうと、自身が利用しているメールアドレスに、別のユーザーがアクセスできます。たとえば、社長のメールアドレスへのアクセスを秘書に許可するかたちです。

アクセス権を委任設定されたユーザーは、該当のメールアドレスに届いたメールの確認や送信、振り分けなどができます。ただし、アクセス権の委任設定には、メールごとの対応状況を表示する機能は搭載されていません。また、アクセス権を過剰に付与すると、情報漏えいのリスクが高まるので注意が必要です。

設定方法

• Gmailトップ画面右上の歯車マークをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックする。
• 「アカウントとインポート」タブをクリックし、「アカウントへのアクセスを許可」欄にある「別のアカウントを追加」をクリックする。
• 「アカウントへのアクセスを許可する」の画面でアクセス権を付与する相手のメールアドレスを入力し、「次のステップ」をクリックする。
• 「よろしいですか？」の確認画面で「メール送信してアクセスを許可」をクリックする。

共通｜共有メールアドレスのつくり方

Outlook、Gmail両ユーザーが使える「共有メールアドレス」の作成方法を紹介します。

メーリングリストを利用する（無料）

メーリングリストとは、同じ内容のメールを一度で複数人へ送信できる機能です。メーリングリスト用のアドレスに、メールを共有したいメンバーのアドレスを事前に登録しておきます。

宛先にメーリングリスト用のアドレスを入力すると、登録したメンバーに同じ内容のメールが届く仕組みです。メーリングリストを活用すれば、CCやBCCメールを使って情報共有をおこなう必要はありません。手間をかけずにスムーズな情報共有を実現できます。

メーリングリストは、メールソフトによって呼び名が異なります。Outlookはメールソフト、Gmailはグループです。以下の記事では、メーリングリストの作成手順に関して紹介しています。あわせてご活用ください。

メール共有システムを利用する（有料）

メール共有システムを利用することで、メールアドレスを複数人で共有することが可能です。GmailやOutlookでのメール共有と比べて、メール共有に特化したシステムであり、メール対応状況の見える化、対応内容の相談、複数の代表アドレスの一元管理など、業務をより効率化するための機能が揃っています。

カスタマーサポートの問い合わせ対応や、ECサイトでの注文受付など、さまざまなケースにおける複数人でのメール対応を効率化できます。

一日20件以上のメール対応が発生しているなど、メール対応の量が多いお客さまにはメール共有システムの導入がオススメです。

アカウント（ID・PW）の共有はNG

メールを複数人で共有するとなったときに、まず皆さんが想定するのは新しくメールアドレスを作成し、IDとPWを共有するやり方ではないでしょうか？

この方法は確かに最もかんたんではあるものの、セキュリティの観点から絶対にオススメできません。業務そのものに重大な支障をきたす可能性があるので、すぐに運用方法を変えることを検討した方がいいでしょう。

アカウント（ID・PW）を共有することのリスクは、①アカウント保護のためアカウントそのものが停止になるリスクと②不正アクセス（情報漏洩）のリスクです。

まず、別々の地点から複数人がアクセスしていることを検知すると、アカウント保護のため使用を停止するメールソフトがほとんどです。Gmailの管理者ヘ向けのヘルプページにも「複数ユーザーでのアカウントの共有」についてのポリシーが記載されています。

また、同一アカウントを複数メンバーで共有する場合、誰がいつどこからログインしているかなどの管理が難しくなります。実務上、パスワードを頻繁に変更することは難しく、退職者が不正にメールサービスにアクセスするリスクも考えられます。

無料で使える「共有メールアドレス」のデメリット・注意点

「共有メールアドレス」は便利ですが、OutlookやGmailなどの無料サービスの場合、うまく活用しないとトラブルが発生するリスクがあります。デメリットや注意点について確認しておきましょう。

重複対応や対応漏れが起こりやすい

1通のメールに複数人が対応できるようになることで、誰かが既に回答した内容を後から別の担当者が対応する「重複対応」が発生する可能性があります。

同様に、誰かが対応しているだろうと全員が考えて、誰も対応しない「対応漏れ」が起こる可能性もあります。とくに複数人で問い合わせを管理する場合、個々の当事者意識が薄れてしまい必要な連携を怠ってしまうケースも多いです。

重複対応や対応漏れを防ぐには、進捗状況の可視化や担当業務の明確化を実現する仕組みが必要です。

メールの対応状況がわからなくなる

OutlookやGmailの「共有メールアドレス」を利用する場合、それぞれのメールの担当者や対応状況について画面上ですぐに確認することは難しいです。現状を正確に把握するためには、社内チャットや口頭での確認が必要です。

情報連携がうまくいかない場合、重複対応や対応漏れなどのミスが起こりやすくなります。

複数のグループメールをひとつの画面で管理できない

問い合わせ対応では、業務ごとに複数の代表アドレスを使い分けて対応したいシーンもあります。OutlookやGmailの場合、複数の代表アドレスを一つの画面で管理することはできず、各代表アドレスのメールボックスに入る必要があります。メールアドレスの数が多い場合、画面切り替えの手間が発生します。

個別メールアドレスの複数人での共有は絶対にNG

わざわざ共有メールアドレスをつくらなくても、個別のメールアドレスに複数人でログインして使えばいいと考える人もいるかと思います。しかし、その方法は絶対にやめるべきです。詳しく解説します。

アカウント（ID・PW）の共有はNG

メールを複数人で共有するとなったときに、まず皆さんが想定するのは新しくメールアドレスを作成し、IDとPWを共有するやり方ではないでしょうか？

この方法は確かに最もかんたんではあるものの、セキュリティの観点から絶対にオススメできません。業務そのものに重大な支障をきたす可能性があるので、すぐに運用方法を変えることを検討した方がいいでしょう。

アカウント停止や情報漏洩などの重大リスクがある

アカウント（ID・PW）を共有することのリスクは、①アカウント保護のためアカウントそのものが停止になるリスクと②不正アクセス（情報漏洩）のリスクです。

まず、別々の地点から複数人がアクセスしていることを検知すると、アカウント保護のため使用を停止するメールソフトがほとんどです。Gmailの管理者ヘ向けのヘルプページにも「複数ユーザーでのアカウントの共有」についてのポリシーが記載されています。

また、同一アカウントを複数メンバーで共有する場合、誰がいつどこからログインしているかなどの管理が難しくなります。実務上、パスワードを頻繁に変更することは難しく、退職者が不正にメールサービスにアクセスするリスクも考えられます。

共有メールアドレスの例

共有メールアドレスは、お客さまや取引先にとっての分かりやすさと、社内での管理のしやすさの両方を考慮して決める必要があります。以下、標準的な共有メールアドレス一覧です。参考にしてみてください。

共有メールアドレスは、お客さまや取引先にとっての分かりやすさと、社内での管理のしやすさの両方を考慮して決める必要があります。以下、標準的な共有メールアドレス一覧です。参考にしてみてください。

汎用的な問い合わせに使われる共有メールアドレス

• info@：一般的な問い合わせ窓口として普及
• contact@：お問い合わせ全般を意味し、国際的にも理解されやすい
• inquiry@：より正式な問い合わせ窓口として使用される

営業・販売関連窓口に使われる共有メールアドレス

• sales@：営業・販売に関する問い合わせ窓口として普及
• business@：法人営業や事業提携に関する連絡窓口として普及
• partnership@：パートナーシップや業務提携に関する窓口として普及

サポート関連窓口に使われる共有メールアドレス

• support@：技術サポートやカスタマーサポート窓口として普及
• help@：ヘルプデスク窓口として普及
• service@：サービスに関する問い合わせや不具合報告窓口として普及

国際展開をおこなう企業が使う共有メールアドレス

• support-en@、sales-en@：英語圏向けのサポート窓口として普及
• support-ja@、support-zh@：日本語、中国語など特定言語話者向けのサポート窓口として普及
• support-apac@、support-emea@：アジア太平洋、欧州・中東・アフリカなど特定地域在住者に向けたサポート窓口として普及

その他、業界特有の共有メールアドレス

• orders@：EC・小売業界で使われる、注文に関する問い合わせ窓口
• shipping@：EC・小売業界で使われる、配送に関する問い合わせ窓口
• billing@： Saaの提供会社で使われる、課金・請求に関する問い合わせ窓口
• parts@：製造業界で使われる、部品・メンテナンスに関する問い合わせ窓口

避けるべき共有メールアドレス

• noreply@：一方的な送信専用で、顧客からの返信を受け付けない印象を与える
• test@、temp@：一時的な印象を与え、信頼性に欠ける
• 個人名@：特定個人へ依存している印象を与え、組織としての対応力に疑問を感じさせる

共有メールアドレスの活用例

以下3つのケースが、共有メールアドレスの活用に適しています。

・顧客からの問い合わせ対応
・プロジェクトメンバーとの情報共有
・採用関連の連絡

顧客からの問い合わせ対応

顧客からの問い合わせ窓口に共有メールアドレスを活用するケースです。

複数人で内容の確認や返信メールの作成等迅速に対応できるので、良質な顧客対応につなげられます。問い合わせ窓口の集約によって、対応の取りこぼしを防げる点もメリットです。

コールセンターや不動産会社など、メールでの問い合わせが多い企業におすすめです。

プロジェクトメンバーの情報共有

プロジェクトメンバーへの連絡事項や重要事項を発信する手段に活用するケースです。共有メールアドレスを使えば、メールの転送やCCメールの作成をおこなう必要がありません。手間をかけずにプロジェクトメンバーと情報を共有できます。

情報共有ができているので、クライアントからの返信にも各メンバーが対応することができ、プロジェクトを円滑に進めることにも繋がります。

採用関連の連絡

面接の日程提示や合否連絡など、求職者との連絡手段に使うケースです。求職者への連絡や選考状況の管理を複数人で分担しながら進められるため、人事担当者の負担を軽減できます。

求職者からの質問に対する返信メールも、他の担当者と相談しながら作成できます。毎年多くの求職者を採用する企業に適した方法といえるでしょう。

共有メールアドレスの管理なら「yaritori」がおすすめ

共有メールアドレスは対応状況がわからなくなり、重複対応や対応漏れが生じるリスクを抱えています。対応漏れを防ぎつつ問い合わせ対応を効率化するには、「yaritori」を導入するのがおすすめです。

yaritoriは提供開始から約4年で、導入実績社数が200社を突破したメール共有システムです。個人アドレスも含め、複数メールアドレスでの受信メールを1つの画面で管理できます。

メールごとに「未対応」や「対応済み」など、対応状況が自動で表示される仕組みです。優先度の高いメールをすぐに把握でき、素早い対応につなげられます。また、メールの未読/既読表示やチャット機能を搭載しており、対応漏れの発生を最小限に抑えられます。

また、最新AIを搭載しており、入力欄に簡単な指示を入力するだけで、文章を自動生成してくれます。すでに独自のプロンプトが仕込まれているため、簡易的な指示でも豊かな表現の文章に仕上がります。

初期費用や最低利用期間もなく、月額1,980円で利用できるため、導入コストも削減できます。まずは7日間の無料トライアルを使ってyaritoriの使いやすさを体験してください。

まとめ ｜共有メールアドレスを有効に活用しよう！

共有メールアドレスは、業務の効率化と顧客対応の品質を高められる点がメリットです。

反面、担当者同士のコミュニケーションが不足すると、重複対応や対応漏れが生じる恐れが高まります。対応状況が確認しづらい点もデメリットです。yaritoriを導入すると、メールごとに対応状況が表示されるため、優先度や緊急度の高い案件を正確に把握できます。

メールの未読/既読数も表示され、未確認の担当者にはグループチャットやDMで、内容の確認を催促できます。メールの見落としによる対応漏れの発生を過度に心配する必要はないでしょう。また、返信メールを作成中、別の担当者は同じメールにアクセスできません。

メール対応の工数や顧客トラブルのリスクを削減したい方は、yaritoriの導入をご検討ください。