Outlookのメール削除を徹底解説｜やり方・復元方法・完全削除について

Outlookでは、複数のメールを一括で削除したり、メールを特定の条件に基づいて自動で削除することができます。

受信ボックスに大量のメールが溜まると、「容量不足」や「必要なメールが見つからない」など、メール管理で困ることもあるでしょう。そのため、適宜必要のないメールを削除することで、メール対応を効率化することができます。

そこで当記事では、Outlookユーザーに限定し、メール削除のやり方や復元・完全削除の方法などを解説します。

Outlookについて

Outlookとは、Microsoft社が提供するメールサービスであり、メールの送受信や連絡先の管理などができます。ビジネスでの活用はもちろんのこと、個人で利用するケースも見受けられます。最大100GBのデータを保存できるため、多くのメールをやり取りできるでしょう。

Outlookでメールを削除する方法

Outlookでメールを削除する方法は、「指定したメールを削除」と「すべてのメールをまとめて削除」の2通りです。

指定したメールを削除する方法

受信したメールを削除する手順は、以下の通りです。

1、受信トレイから、削除したいメールを選ぶ（複数の選択も可能）
2、閲覧ウィンドウで「削除」をクリックする

※モバイルユーザーは、メッセージを左にスワイプすると削除できます。

すべてのメールを一括削除する方法

すべてのメールをまとめて削除する方法は、以下の通りです。

1、削除したいフォルダに移動する
2、メッセージ一覧上の「チェックボックス」にチェックを入れる

3、閲覧ウィンドウ上で、「フォルダを空にする」をクリックする

その後、フォルダ内に存在するすべてのメールが「削除済みアイテム」に移ります。※モバイルユーザーは、以下の手順で削除できます。

①メッセージを長押し
②画面上部の「すべてを選択」をタップ
③ゴミ箱のアイコンを選びすべてのメッセージを削除

削除したメールを復元する方法

削除したメールを復元する方法は、削除済みアイテムフォルダ内に「メールがある場合」と「メールがない場合」とで異なります。それぞれの復元方法は、以下の通りです。

削除済みアイテムフォルダ内にメールが存在するケース

「削除済みアイテムフォルダ内」にメールが存在する場合には、以下の手順でメールを復元します。

1、メールフォルダから「削除済みアイテム」をクリックする
2、復元したいメッセージを右クリックし「復元」を選ぶ

完了すると、元の受信トレイにメールが戻ります。

削除済みアイテムフォルダ内にメールが存在しないケース

「削除済みアイテムフォルダ内」にメールが存在しない場合には、以下の手順でメールを復元します。

1、左側のウィンドウで「削除済みアイテム」フォルダを選ぶ
2、ウィンドウの下で「削除済みアイテムの回復」を選択する

3、復元したいメールを選択する
4、【アイテムの回復】からOKをクリックする

画像引用元：Outlook で削除された電子メール メッセージを回復する

メールの完全な削除方法

メールを完全に削除するには、回復できるアイテムまで消す必要があります。Outlook内のメールを完全に削除する方法は、以下の通りです。

1、フォルダから「削除済みアイテム」を選ぶ
2、メッセージ一覧の上にある「このフォルダから削除されたアイテムを復元」をクリックする
3、「フォルダを空にする」を選ぶ

完了すると、二度とメールを復元できない状態になります。

Outlookのメール削除における注意点

Outlookのメールを削除する際に、注意すべき内容は以下の通りです。

完全に削除すると見られなくなる

回復できるアイテムまで削除すれば、そのメールは二度と内容を確認できなくなります。あとで確認が必要になりそうな場合には、アーカイブフォルダに移動させるなど、必要な時に見返せる状態にするとよいでしょう。

Outlookのアーカイブの使い方については以下の記事ご参考下さい。
Outlookのアーカイブとは？整理方法や使い方、削除との違いを解説

万が一に備えてバックアップを取る

誤って操作をし、重要なメールを完全に消去してしまうケースも見受けられます。不測の事態を想定すべく、定期的にバックアップを取っておくと安心です。

万が一重要なメールを削除してしまっても、バックアップデータがあれば、削除前にさかのぼってメール内容を確認できます。

複数名で管理の場合、削除には他メンバーへの確認も必要

Outlookメールを複数名で管理する場合、「共有メールアドレス（例：info@××）」を複数人で利用することになります。

この場合、誰かが受信フォルダのメールを削除すれば、当然ながら他のメンバーはメールを確認できなくなります。そのため、削除には「他メンバーへの確認」が必要です。

適切なメール管理には、メール共有システムもおすすめ

Outlookで削除機能を活用すれば、受信フォルダからメールがなくなるため、データの整理につながります。指定したメールはもちろんのこと、全メールの削除も可能なため、削除方法も使い分けるとよいでしょう。

また複数名で対応を行なう場合には、削除前に他メンバーへの確認が必要です。削除する機会が多くなれば、他メンバーへの都度の確認は手間になるでしょう。メール共有システムを活用すれば、各自が自分のアカウントを保持するため、自由にメールを削除できます。

メール共有システムなら、「yaritori」がおすすめです。複数名でのメール管理はもちろんのこと、権限設定の付与や、対応モレも防げます。

まとめ：Outlookの削除機能で適切なメール管理を

適切なメール管理を実現したいOutlookユーザーは、削除機能を適切に活用することが大切です。削除をすることで、受信フォルダの容量を軽くしたり、スムーズな検索につながります。

また複数名で対応を行なう場合には、削除前に他メンバーへの確認が不要な「メール共有システム」が便利だといえます。メール共有システムなら、複数名での管理に優れた「yaritori」がおすすめです。ステータス機能によって、各自の対応状況がわかり、対応モレや二重対応も防止できます。（もちろん、個人用のアドレスも使用できます。）

適切なメール管理をしたいOutlookユーザーは、この機会にメール共有システム「yaritori」も検討してみてはいかがでしょうか。1つのアカウント共有やチャットでの情報交換もできるため、転送不要であり、スムーズなメール管理が実現します。7日間無料のトライアル機能も用意しているため、気になる人はぜひお試しください。