メールタスク管理とは？誰でもできるGmail・Outlookの活用法

複数のプロジェクトやタスクを同時に管理することが日常的になっています。こうした状況の中で、以下のような悩みを抱えていませんか?

・メールの見逃しが多い
・タスクの優先順位がつけられない
・締め切りに毎日追われている

メールを確認し、タスク管理と連携してプロジェクトを進めるのは大変な作業です。しかし、適切な方法を知っているだけで、煩雑なメール対応やタスク管理を効率化し、日々の生産性を高めることができます。

そこで、この記事ではGmailやOutlookなどのメーラーを使ったタスク管理の方法や、知っておくべき注意点、さらには専用ツールの活用法まで幅広く解説します。

メールのタスク管理とは

メールのタスク管理とは、日々受信する大量のメールを効率的に処理し、発生するタスクを適切に管理する手法のことです。GmailやOutlookのようなメールクライアントの機能を活用して、やり取りとタスク管理を統合し、業務効率を高めることが主な目的です。

受信したメールを単なる情報のやり取りとして扱うのではなく、発生するタスクや重要な情報を適切に分類・管理します。そうすることで、情報の見落としを防ぎ、抜け漏れなくメール対応を行えるので、スムーズにプロジェクトを進行できます。

GmailやOutlookなどの主要なメールサービスには、このようなタスクを管理する機能が組み込まれています。この機能を活用することで、複雑な業務環境においても、効率的な情報管理やタスク処理が可能です。

【Gmail/Outlook】メールでタスク管理をする方法

GmailやOutlookなどのメールツールでタスク管理を効率的に行うには、以下の3つの方法が効果的です。

・振り分けの最適化
・タグを利用する
・ToDoリストを使う

紹介する3つの方法を組み合わせることで大量のメールを確認しつつ、効率的にタスクを管理できます。

振り分けの最適化

メールの振り分けを最適化することは、効率的なタスク管理の基礎です。GmailやOutlookでは、以下の方法で振り分けを最適化できます。

上記のように振り分けを最適化すれば、メールボックスは常に整理できた状態となり、タスクの優先順位も分かりやすくなるでしょう。

タグを利用する

タグ（Gmailではラベル）を使ってメールを複数の視点から分類し、タスク管理を行うことも効率的です。以下の表は、主要なタグを活用したタスク管理の方法です。

また、それぞれタグを組み合わせることで、複数の観点からメールを分類し、効率的にタスクを管理できます。例えば、「プロジェクトA・高優先度・今日中」というように複数のタグを付けることで、タスクの重要性と緊急性を一目で把握できるでしょう。

ToDoリストを使う

GmailとOutlookに搭載されているToDoリスト機能を活用することで、メールから直接タスクを作成できます。

まず、重要なメールを受信したら、すぐにToDoリストにタスクとして追加します。あとは、各タスクに締切日や優先度を設定して、重要度や緊急性に応じて管理が可能です。

ToDoリストでは、メールから直接タスクを作成し、期限管理や進捗確認を一元化できます。また、メール以外のタスクも同じリストで管理できるため、業務全体の効率化にもつながるでしょう。

メーラーのToDoリストでタスク管理を行う方法

メーラーのToDoリストを活用したタスク管理方法は、主要なメールサービスごとに特徴があります。ここでは、以下2つのメーラーについて、それぞれToDoリスト機能を活用したタスク管理方法を紹介します。

・Gmail
・Outlook

Gmail

Gmailには「Google Todoリスト」という機能があります。この機能を活用することで、効率的なタスク管理が可能になります。以下に、Gmailでタスク管理を行う具体的な方法を紹介します。

1. 対象のメールを右クリックし、「Todoリストに追加」を選択する
   
2. または画面右側の「Todoリスト」パネルから直接タスクを入力する
   
3. 作成したタスクをクリックし、期限、メモ、サブタスクなどの詳細を追加する
   

なお、期限を設定したタスクは自動的にGoogleカレンダーにも反映されます。スマホのGmailアプリでもタスクの確認や編集ができ、外出先でも管理できるので、非常に便利と言えるでしょう。

Outlook

Outlookには「ToDoバー」という機能があります。この機能を使用することで、メールとタスクを連携させられるため、生産性を高められます。実際にOutlookでタスク管理を行う具体的な方法は、以下のとおりです。

1. メールに「フラグ」を付けることで自動的にToDoリストに追加
   
2. またはToDoバーで直接タスクを入力する
   
3. タスクに期限を設定し、指定した時間にリマインダーを受け取るなどの設定を行う
   

期限によって重要なタスクの見落としを防ぐことができ、Outlookカレンダーと連携すれば、スケジュールと同時に一目で確認できます。タスク管理機能を活用して、優先度別にタスクを分類すれば、あなたが取り組むべきタスクにスムーズに取り組めるでしょう。

メールでタスク管理する際の注意点

メールでタスク管理を行う際には、主に以下の注意点があります。

・大量にメールがあって管理ができない
・対応進捗がわかりずらい

メールでタスク管理を行いたい人や、すでに行なっている人は確認しておきましょう。

大量にメールがあって管理ができない

大量のメールを抱えている状況でのタスク管理は、かなり大変です。ある程度フィルタ機能やタグの設定を行なって効率化していたとしても、大量にメールが来てしまうと、どうしても捌き切れないということもあるでしょう。

少しでも楽にするために、以下の4つの方法を組み合わせてみましょう。

1、定期的にメールを整理
明らかに不要なメールは迷わず削除し、重要なメールはアーカイブするなど、受信ボックスを常に綺麗な状態に保つ習慣をつけましょう。
2、フィルター機能の利用
送信者や件名、キーワードなどに基づいて自動的にメールを分類することで、重要なタスクを見逃すリスクを減らせます。
3、「2分ルール」の活用
2分ルールとは、対応するのに2分以上かかるタスクは、ToDoリストに追加し、2分以内で完了できるものはその場で対応するというものです。2分ルールを活用することで、小さなタスクが溜まってしまうことを防げるでしょう。
4、定期的にメールをチェックする時間を設ける
常にメールをチェックするのではなく、決まった時間に集中して処理することで、他のタスクへの影響を最小限に抑えられるでしょう。

対応進捗がわかりずらい

アカウントを共有して、チームでタスク管理できるようにしても、誰がどのメールの対応をしているのかがわからず、対応漏れや二重対応が発生してしまうこともあるでしょう。

効率的なタスク管理のために複数人で共有しているのに、かえって時間がかかってしまって本末転倒ということにもなりかねません。

メールのタスク管理をするならyaritori

「毎日大量のメールに追われ、タスク管理に苦心している」
「チーム内での情報共有がスムーズにいかず、重要なメールの対応漏れが起きている」

上記のような悩みを持っている方は、「yaritori」でのメールのタスク管理がおすすめです。

ステータス管理、誰がどのメールに対応しているのかなどの業務状況がわかりやすくなるので、メールの対応漏れを防ぎ、業務状況がわかります。

また、メールごとにリアルタイムでメンバーとチャットできるので、スムーズにメール対応が進められます。口頭での確認や別のチャットツールの使用が不要となり、業務効率が向上します。

1,980円〜利用可能で、企業規模やニーズに合わせて選択できます。初期費用・最低契約期間なしの月額ユーザー課金制なので、柔軟に導入していただけます。7日間の無料トライアルもあるので、まずは気軽にyaritoriを使って効率化してみてください。

まとめ

効率的なメールタスク管理は、業務を効率化する上で不可欠です。GmailやOutlookの機能である、振り分けの最適化やタグの利用、ToDoリストを活用することで、メールとタスク管理を統合が可能です。

また、メールタスク管理にお悩みの方は、yaritoriを試してみてください。

メールの対応進捗を可視化し、対応漏れや二重対応などメール対応でありがちなリスクを軽減できます。さらに、各メールに紐づいたリアルタイムチャット機能で、メンバー間の情報共有が可能です。メール対応がスムーズに進行し、口頭確認や別途のチャットツール使用が不要となるため、全体的な業務効率が向上します。

7日間の無料トライアルもあるので、ぜひ一度ご利用ください。