メールでの情報共有を効率化するためのオススメツールとは

メールを使った社内での情報共有の方法についてお悩みですか？

メールはビジネスにおいてなくてはならないツールですが、情報共有においては、メンバーへ口頭で確認した方が早かったり、対応したメールを転送して共有するなど、メール特有の不便さを感じる方も多いのではないでしょうか。

こうしたメールでの情報共有の非効率さは、「メールの対応状況を把握しにくい」「他メンバーの過去のやりとりがみえない」などの問題にも繋がります。

この記事では、メールでの情報共有の課題と、メールでの情報共有を効率化するオススメのツールとして「メール共有システム」をご紹介します。

メール共有システムを活用することで、①メール対応状況の可視化 ②過去の対応履歴の把握 ③メンバーとのスムーズな情報共有が可能になります。

メールでの情報共有にこんな『不便さ』ありませんか？

メールはビジネスを行ううえで欠かせない情報共有ツールですが、メールで情報を共有する際には、以下のような方法をしている方も多いのではないでしょうか？

• お客さまへの返信内容を共有するために送信済みメールを転送する
• 社内メンバーをCCやBCCにいれてお客さまへメールを送る
• メールではなく口頭やチャットツールで対応状況を確認する

メールは1対1でのコミュニケーションを前提にしているツールのため、このように複数人間での情報共有について、不便さ・非効率さを感じている方もいると思います。

とりあえず関係する人全員をCCにいれて情報共有し、返信しなくてはいけないメールが埋もれてしまうといった方はよくあるケースです。

一方で一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2020」によれば、メールの返信が遅れてしまう理由として、「第三者の確認や回答、判断が必要」と答えた人が3割超いました。メールが1対1でのコミュニケーションがメインのツールでありながら、実際にメール対応業務を効率化させるためには、社内での情報共有や教育が重要であることが伺えるでしょう。

（出典：日本ビジネスメール協会｜ビジネスメール実態調査 2020）

メールでの情報共有を効率化することは、お客さまへのメール対応を迅速化することにも繋がります。

それでは、こうしたメールでの情報共有の不便さ・非効率さが原因で発生する、代表的な二つの問題をみてみましょう。

1. メールの対応状況を把握しにくい

メールでの情報共有が上手くいっていないため、「お客さまからのメールに返信しているのかわからない」「他のメンバーがどのような対応をしているのかわからない」といった問題は起こってないでしょうか？

メールの対応状況をきちんと把握するためには、上述したような口頭での確認が必要になったり、メールを転送してもらわないといけなくなります。

お客さまからの企業に対する印象は、メール対応の印象で決まります。返信漏れが起きていたりメール対応の質が悪い場合には、お客さまからのクレームに繋がってしまう可能性があるので注意が必要です。

また、リモートワークの導入で「メンバーの動きをリアルタイムで把握できなくなってしまった」という方も多いと思います。顧客からの信頼を損なわないためにも、メンバーの対応状況を常に把握し、スピーディーな顧客対応ができるような体制を構築しておきたいですよね。

2. メンバーの過去のやりとりの履歴が見れない

退職者から業務を引き継ぐ場合や、担当者が急にお休みした時など、担当者以外がメール対応せざるを得ない場合もあると思います。こうしたときに「過去にどういったお客さま対応をしていたかわからない」といった問題はないでしょうか？

担当者とお客さまのやりとりを把握するために、過去のメールを探して転送してもらうのは手間がかかります。いつどのような対応まで済んでいるかを把握するのにも時間がかかるうえに、状況を正しく理解できないと、メール対応内容を誤ってしまう可能性すらあります。

こうした事態を避けるためにも、情報共有を効率化する仕組みや体制を整えて置くことが重要です。

メールの『不便さ』をメール共有システムでスマートに解決

ここまで、メールでの情報共有の不便さ・非効率さについてみてきました。このような問題は、メールの量が多かったり、複数人で対応しているようなケースではさらに深刻です。

そこで、ご紹介したいのがメール共有システムの活用です。
メール共有システムは、部署やチーム単位で複数のメールアドレスに届く受信メールや対応状況を、複数人でかんたんに共有することできるツールです。

例えば、受信したメールごとにメンバー間でチャットができたり、メールの担当者を設定できるなどメールでの情報共有を効率化するために便利な機能がついています。これにより、「メールの対応状況を把握しにくい」「メンバーの過去のやりとりを把握できない」といった問題を解決することができるのです。

メール共有システムを活用することで、メールを使うことによって発生していたさまざまな不便さ・非効率さから解放され、本来のコア業務に集中することができるようになります。複数人でのメール対応を効率化することができるので、ECサイトやカスタマーサポートをはじめさまざまな業界・業種で利用されている大変便利なツールです。

メール共有システム「yaritori」で情報共有をスムーズに

それでは、それぞれの機能でメールでの情報共有がどのように解決されるのか、弊社サービス「yaritori」の画面を参照しながら、具体的にみていきましょう。

メール共有システムにはメール対応を効率化するためのさまざまな便利機能がついていますが、主な機能として以下の3つをご紹介します。

主な便利機能：

• メールごとのチャット機能
• 対応ステータスの管理（未対応・対応済み・返信担当者など）
• 過去の対応履歴の表示　

メールごとのチャット機能

まずは、メールごとのチャット機能です。
「yaritori」では、メールごとに他のメンバーとチャットができます。これにより、今まで口頭やチャットツールなどで行なっていた対応方針の相談などが、ひとつの画面で完結することができます。

また、特定のメンバー宛てに@メンションをつけて連絡をすることもできるので「〇〇さん、先ほどの件、こちらのメールをご確認ください」といった連絡をメール転送などをせずに共有することができるのです。

対応ステータスの管理 

次に対応ステータスの管理機能です。

メールごとに、対応が完了できていないメールを「未対応」、対応が完了しているメールを「対応済み」などのステータスで管理ができます。さらに、メールごとに担当者をアサインすることも可能です。

これにより、メールに誰が対応しているのかわからない・対応状況が不明といった問題を解決できます。

過去の対応履歴が把握可能に

最後に、タイムライン表示機能です。

お客さまごとの対応履歴をワンクリックで表示できます。過去のメール担当者が誰だったかもすぐに分かるので、これにより、過去誰がどのようにお客さま対応したのかわからないといった問題を解決することができます。

まとめ

いかがだったでしょうか？

本記事では、メールでの情報共有の課題と、メールでの情報共有を効率化するオススメのツールとして「メール共有システム」をご紹介しました。

メール共有システムを活用することで、①メール対応状況の可視化 ②過去の対応履歴の把握 ③メンバーとのスムーズな情報共有が可能になります。

▼メール共有システムについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介