【例文付】情報共有のビジネスメール作成マニュアル｜ポイントや役立つツールを紹介。

情報共有メールの作成には、単に情報を伝えるだけでなく、ビジネスマナーや効果的な書き方など、考慮すべき点が数多く存在します。

例えば、件名の書き方一つを取っても、受信者がメールの内容を瞬時に理解し、優先順位を判断できるような明確で具体的な表現が求められます。また、以下の点に対して細部にまで配慮することで、情報共有の質を高め、誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。

• 宛先/CC/BCCの使い分け
• 本文の構成
• 送信タイミングなど

この記事では、情報共有メールを作成する際のポイントや注意点、具体的な例文などを詳しく解説します。情報共有メールの書き方に自信がない方、より効果的な情報共有メールを作成したい方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

情報共有メールが必要な理由

情報共有メールは、チームや組織全体の効率的な業務遂行に欠かせない手法です。

そもそも、情報共有メールは以下のような理由から導入する企業が多くあります。

各理由について詳細に解説していきます。

1. 業務の属人化を防ぐ

情報共有メールは、特定の担当者に業務が集中することを防ぎ、チーム全体の業務効率向上に貢献します。例えば、以下のようなメリットが想定されます。

・担当者が急な病気や休暇で不在になった場合でも、情報共有メールがあれば他のメンバーが業務を引き継ぐことができます。

・新しいメンバーがチームに加わった際にも、過去の情報共有メールを参照することで、スムーズに業務をキャッチアップできます。

このように、情報共有メールは業務の属人化を防ぎ、チーム全体の生産性を向上させる上で重要な役割を果たします。

2. 最新情報を共有する

情報共有メールは、チームメンバー全員が常に最新の情報を入手できるようにします。例えば、以下のようなメリットが想定されます。

・プロジェクトの進捗状況や課題を共有することで、チームメンバー全員が状況を把握し、適切な対応を取ることができる

・競合他社の動向や市場の変化などの情報を共有することで、チーム全体で戦略を練り直すことができる

このように、情報共有メールはチーム全体の意思決定を迅速化し、変化への対応力を高める上で重要な役割を果たします。

3. 組織全体の知識・ノウハウを蓄積する

情報共有メールは、個人の知識やノウハウを組織全体の財産として蓄積することができます。例えば、以下のようなメリットが想定されます。

・成功事例や失敗事例を共有することで、チームメンバー全員がそこから学び、成長することができる

・各自が持つ専門知識やスキルを共有することで、組織全体の能力向上に繋がる

このように、情報共有メールは組織全体の知識・ノウハウを共有し、継続的な成長を促す上で重要な役割を果たします。

情報共有メールを書く際のマナー

情報共有メールを作成する際、ビジネスメールとしてのマナーを守ることは、相手に良い印象を与え、円滑なコミュニケーションを図る上で非常に重要です。

1. 件名を分かりやすく、具体的に

件名は、メールの内容を端的に表す重要な要素です。

まず、「ご連絡」や「お知らせ」など、具体性のない件名は避けましょう。受信者はメールを開封する前に内容を把握することが難しく、重要な情報を見逃してしまう可能性があります。

「【9/10締切】〇〇プロジェクト進捗報告」のように、具体的な内容と期限を記載することで、受信者はメールの重要性を理解し、優先順位を付けることができます。

2. 宛先、CC、BCCを適切に使う

宛先（To）、CC（カーボンコピー）、BCC（ブラインドカーボンコピー）は、それぞれ適切に使い分ける必要があります。

3. 挨拶、署名を忘れずに

ビジネスメールでは、挨拶と署名は必須です。特に挨拶は、メールの最初の印象を決める部分になるので、なるべく丁寧な印象を与える文章にしましょう。

4. 返信が必要な場合は明記

受信者に返信を求める場合は、メール本文に明記しましょう。

具体的には、返信が必要かどうかが曖昧な表現は避けましょう。受信者は対応に迷い、返信が遅れる可能性があります。

「〇月〇日までに返信をお願いいたします」のように、具体的な期限を記載することで、受信者は迅速に対応することができます。

5. 本文は簡潔かつ分かりやすく

本文は、要点を絞り、簡潔かつ分かりやすく書きましょう。

その際に、長文や回りくどい表現は避けましょう。受信者は内容を理解するのに時間がかかり、重要な情報を見逃してしまう可能性があります。

以下のように箇条書きを活用し、情報を整理して伝えることで、受信者は内容を素早く把握することができます。

6. 送信タイミングに配慮

送信タイミングは、受信者の状況を考慮して選びましょう。

深夜や早朝など、受信者が対応できない時間帯に送信することは避けましょう。緊急性が高い場合は、電話などで事前に連絡するなどの配慮が必要です。

業務時間内や、受信者が対応しやすい時間帯に送信することで、スムーズな情報共有に繋がります。

情報共有メールの例文

具体的な場面を想定した情報共有メールの例文を紹介します。必要に応じてコピペして活用してみてください。

1. プロジェクト進捗報告

2. 会議議事録共有

メールでの情報共有にこんな『不便さ』はありませんか？

ここまで情報共有メールのお作法について解説していきました。メールで情報を共有する際には、以下のような方法をしている方も多いのではないでしょうか？

・お客さまへの返信内容を共有するために送信済みメールを転送する
・社内メンバーをCCやBCCにいれてお客さまへメールを送る
・メールではなく口頭やチャットツールで対応状況を確認する

メールは1対1でのコミュニケーションを前提にしているツールのため、このように複数人間での情報共有について、不便さ・非効率さを感じている方もいると思います。

とりあえず関係する人全員をCCにいれて情報共有し、返信しなくてはいけないメールが埋もれてしまうといった方はよくあるケースです。

一方で一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2024」によれば、メールの返信が遅れてしまう理由として、「すぐに結論が出せない」と答えた人が5割超いました。

（出典：日本ビジネスメール協会｜ビジネスメール実態調査 2024）

メールが1対1でのコミュニケーションがメインのツールでありながら、実際にメール対応業務を効率化させるためには、社内での情報共有や教育が重要であることが伺えるでしょう。メールでの情報共有を効率化することは、お客さまへのメール対応を迅速化することにも繋がります。

それでは、こうしたメールでの情報共有の不便さ・非効率さが原因で発生する、代表的な二つの問題をみてみましょう。

1. メールの対応状況を把握しにくい

メールでの情報共有が上手くいっていないため、「お客さまからのメールに返信しているのかわからない」「他のメンバーがどのような対応をしているのかわからない」といった問題は起こってないでしょうか？

メールの対応状況をきちんと把握するためには、上述したような口頭での確認が必要になったり、メールを転送してもらわないといけなくなります。

お客さまからの企業に対する印象は、メール対応の印象で決まります。返信漏れが起きたり、メール対応の質が悪い場合は、お客さまからのクレームにつながってしまう可能性があるので注意が必要です。

また、リモートワークの導入で「メンバーの動きをリアルタイムで把握できなくなってしまった」という方も多いと思います。顧客からの信頼を損なわないためにも、メンバーの対応状況を常に把握し、スピーディーな顧客対応ができるような体制を構築しておきたいですよね。

2. メンバーの過去のやりとりの履歴が見れない

退職者から業務を引き継ぐ場合や、担当者が急にお休みした時など、担当者以外がメール対応せざるを得ない場合もあると思います。こうしたときに「過去にどういったお客さま対応をしていたかわからない」といった問題はないでしょうか？

担当者とお客さまのやりとりを把握するために、過去のメールを探して転送してもらうのは手間がかかります。いつどのような対応まで済んでいるかを把握するのにも時間がかかるうえに、状況を正しく理解できないと、メール対応内容を誤ってしまう可能性すらあります。

こうした事態を避けるためにも、情報共有を効率化する仕組みや体制を整えておくことが重要です。

メールの『不便さ』をメール共有システムでスマートに解決

ここまで、メールでの情報共有の不便さ・非効率さについてみてきました。このような問題は、メールの量が多かったり、複数人で対応しているようなケースではさらに深刻です。

そこで、ご紹介したいのがメール共有システムの活用です。

メール共有システムは、部署やチーム単位で複数のメールアドレスに届く受信メールや対応状況を、複数人でかんたんに共有することできるツールです。

例えば、受信したメールごとにメンバー間でチャットができたり、メールの担当者を設定できるなどメールでの情報共有を効率化するために便利な機能がついています。これにより、「メールの対応状況を把握しにくい」「メンバーの過去のやりとりを把握できない」といった問題を解決することができるのです。

メール共有システムを活用することで、メールを使うことによって発生していたさまざまな不便さ・非効率さから解放され、本来のコア業務に集中することができるようになります。

複数人でのメール対応を効率化することができるので、ECサイトやカスタマーサポートをはじめさまざまな業界・業種で利用されている大変便利なツールです。

メール共有システム「yaritori」で情報共有をスムーズに

それでは、それぞれの機能でメールでの情報共有がどのように解決されるのか、弊社サービス「yaritori」の画面を参照しながら、具体的にみていきましょう。

メール共有システムにはメール対応を効率化するためのさまざまな便利機能がありますが、主な機能として以下の3つをご紹介します。

メールごとのチャット機能

まずは、メールごとのチャット機能です。

「yaritori」では、メールごとに他のメンバーとチャットができます。これにより、今まで口頭やチャットツールなどで行なっていた対応方針の相談などが、ひとつの画面で完結することができます。

また、特定のメンバー宛てに@メンションをつけて連絡をすることもできるので「〇〇さん、先ほどの件、こちらのメールをご確認ください」といった連絡をメール転送などをせずに共有することができるのです。

対応ステータスの管理 

次に対応ステータスの管理機能です。

メールごとに、対応が完了できていないメールを「未対応」、対応が完了しているメールを「対応済み」などのステータスで管理ができます。さらに、メールごとに担当者をアサインすることも可能です。

これにより、「メールに誰が対応しているのかわからない」「対応状況が不明」といった問題を解決できます。

過去の対応履歴の把握

最後に、タイムライン表示機能です。

お客さまごとの対応履歴をワンクリックで表示できます。過去のメール担当者もすぐに分かるので、「過去誰がどのようにお客さま対応したのかわからない」といった問題を解決することができます。

まとめ

情報共有メールには、業務効率化、最新情報の共有、組織全体の知識・ノウハウの蓄積など、多くのメリットがあります。しかし、メールであるが故の非効率性や情報共有の難しさもあるのが事実です。

メール共有システムは、これらの課題を解決し、チーム全体の生産性向上に貢献する強力なツールです。対応状況の可視化、過去の履歴の把握、メンバー間のスムーズな情報共有など、メール共有システムが提供する機能を活用することで、より質の高い情報共有と効率的な業務遂行を実現できます。

「yaritori」では、煩雑な情報共有メールを以下の機能により効率化してくれます。

・メールごとのチャット機能
・対応ステータスの管理（未対応・対応済み・返信担当者など）
・過去の対応履歴の表示
・複数の代表アドレスの一元管理

今回ご紹介した内容を参考に、ぜひ自社に最適な情報共有メールの作成と、メール共有システムの導入を検討してみてください。