メールワイズ（Mailwise）とは？主要機能や使い方・導入のメリットなどをご紹介

『メールワイズ（Mailwise）』に興味があるものの、「本当に自社に合うツールなのか？」と悩む人も多いでしょう。

メールワイズは、kintoneでも有名なサイボウズ株式会社が提供するメール共有システムです。業界や業種を問わず、多くの企業で導入されているサービスです。

当記事では、メールワイズの具体的な機能・メリット・特徴などを解説いたします。メールワイズが自社に合うかを知りたい方や、メール対応の効率化を目指したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

メールワイズ（Mailwise）とは？

「メールワイズ」は、複数人でのメール対応で発生しがちな、対応漏れや二重送信を防止できるメール共有システムです。

サイボウズ株式会社が提供するサービスで、業界や業種を問わず、15,000社を超える企業に導入されています。多数の顧客対応や複雑なコミュニケーションが発生する営業部やカスタマーサポートの部署を中心に利用されています。

メールワイズの主な機能として、メールに担当者や処理状況を設定する「ステータス機能」や、社内での情報共有に活用できる「コメント機能」、対応状況を把握できる「対応履歴」などが搭載されています。

1ユーザー月額600円から利用できるコストパフォーマンスの良さで多くの企業に導入されているサービスになります。

サイボウズ株式会社により提供

メールワイズは「サイボウズ株式会社」により提供されています。

サイボウズは、情報共有とコミュニケーションでチームワークを支援することを目指し、「kintone」や「サイボウズOffice」などのグループウェアを提供している会社です。

東証プライム上場企業であることからも、安定性の高い信頼できる企業といえるでしょう。

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メールワイズ（Mailwise）の使い方（主要機能）

ここからは、メールワイズの主な使い方（主要機能）について解説していきます。メールワイズの主要機能は、以下の5つです。

ステータス管理

ステータス管理では、問い合わせを「未処理・処理中・処理済み」に分類できます。分類すれば各メールの状況が一目瞭然になり、対応漏れを防止できます。

また、担当者を割り振る機能もあり、各担当者のリソース状況に合わせて迅速な対応を促すことも可能です。このような機能により、レスポンスの速度を向上させることができるため顧客満足度の向上に貢献できます。

コメント（社内への共有）

コメント機能では、メール・電話履歴などに書き込みができ、他メンバーに内容を共有できます。メール内容に対し、「担当者が他メンバーに相談する」「上司から返信内容の指示を受ける」などが可能です。

また、担当者の引き継ぎでは、コメントで対応状況などを記録できるため、引き継ぎ時の共有漏れを防ぐことができます。

対応履歴の表示（メール・電話・訪問）

メール・電話・訪問における顧客とのコミュニケーションを一元管理できる機能です。メールアドレスと連携することで、特定の顧客との過去の連絡のやり取りを「時系列で表示」でき、コミュニケーションの流れをスムーズに把握できるでしょう。

対応履歴機能は、担当者の欠勤や引き継ぎにも効果的で、顧客対応に関する情報の共有漏れを防止します。

レポート集計

レポート集計は、メール・電話・訪問の履歴データを集計し、グラフ表示できる機能です。担当者別やメールの種別など、多様な切り口で集計が可能であり、顧客対応の傾向を把握できるでしょう。

各担当者の対応状況を可視化することで、業務負荷を把握し、最適なリソース配分と業務最適化を支援します。業務の平準化と生産性向上により、効率的な顧客対応を実現します。

メールの一斉送信

メールの一斉送信は、アドレス帳に登録された顧客やCSVファイルのリストに対して、効率的に大量メールを配信できる機能です。予約語機能により、会社名や氏名を自動で挿入できます。

1回の配信につき最大10,000件までのメール送信に対応しており、事前に内容が確定している情報発信において、送付作業の効率化を可能にします。

メールワイズ（Mailwise）の主な特徴

ここからはメールワイズの特徴を紹介いたします。主な特徴3点は以下の通りです。

15,000社以上の導入実績

メールワイズは、国内1,000万人以上の利用者を持ち、国内グループウェア市場で高い評価を受け続けるサービスです。15,000社を超える企業に導入された実績は、信頼性と有用性を裏付けています。業界トップクラスの導入実績は、製品の質と信頼性を示す証といえるでしょう。

サイボウズ製品（kintone）との連携

サイボウズ社製品との連携は、メールワイズの大きな特徴です。

同社が展開する「kintone」の顧客管理アプリと連携することで、メールワイズでの対応履歴（メール・電話・訪問など）をkintone上に表示できます。kintoneからのメール送信や、顧客アプリで送信先を絞り込んだ一斉送信も可能です。

月額600円/名で利用できる料金プラン

メールワイズは、低コストで導入できるメール共有システムです。初期費用は0円であり、ユーザー1人あたり月額600円（最低契約人数5ユーザーから）で利用できます。最低契約期間は1か月であり、解約時の柔軟な対応も魅力です。

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メールワイズ（Mailwise）がおすすめの企業

メールワイズは、多様な企業の「メール管理における課題」を解決します。その中でも、とくにメールワイズがおすすめな企業は以下の通りです。

複数人でのメール管理を効率化したい企業

営業部門やカスタマーサポート部門のように、複数人でメール管理をする場合、「対応漏れ」「二重対応」「担当者間の情報共有不足」といった課題が発生しがちです。

メールワイズには、ステータス管理・コメント共有・対応履歴管理といった機能があり、複数名での対応で発生しがちな課題解決に役立ちます。

低コストでメール共有システムを導入したい企業

予算が限られており、高額な投資ができない場合、メールワイズは理想の選択肢となり得るでしょう。

メールワイズは、初期費用が無料であり、1ユーザー月額600円（※最低契約5ユーザー）という業界最安値の料金設定です。30日間の無料トライアル期間も提供することから、リスクを押さえつつ低コストで導入できます。

サイボウズ製品を既に利用している企業

メールワイズの運営元であるサイボウズは、「kintone」「サイボウズOffice」「Garoon」などの業務支援ツールを展開しています。サイボウズ製品を既に利用している場合、メールワイズを導入すれば、既存システムとのスムーズな連携が可能です。

既存システムとの高い親和性により、追加導入の手間も最小限に抑えられます。

メールワイズ（Mailwise）を使うメリット

メール共有システムの選択肢は多様ですが、メールワイズには独自の強みがあります。メールワイズを使う主なメリットは、以下の通りです。

メリット①業務効率を徹底的にサポート

メールワイズは、ビジネスの生産性を高める多彩な機能を備えています。
例えば、届いたメールを顧客別やメール担当者ごとに、自動で振り分ける機能が搭載されています。

他にも全文検索機能では、メールだけでなく、添付ファイルの内容も検索可能です。膨大なメールから、必要な情報を瞬時に抽出できるため、情報収集にかかる時間を削減できるでしょう。

区切り線表示による進捗管理機能は、チーム内の対応状況を一目で把握できるため、タスクの重複や対応漏れを防ぐことにも繋がるでしょう。

メリット②複数名での活用を想定した機能が満載

メールワイズは、複数人での利用を想定して作られています。たとえば、担当者や確認者へ自動通知する仕組みにより、メール対応の漏れや遅延を防ぐことが可能です。

ほかにも、「社内情報共有に役立つお知らせ欄」や「フォルダ自動振り分け機能」は、組織の情報管理を効率化させるでしょう。ユーザー名簿機能を活用すれば、各メンバーの業務状況をタイムリーに確認できるため、効率的な情報共有とチームワークを促進します。

メリット③サイボウズ製品との親和性が高い

メールワイズはサイボウズ社の製品であるため、ほかの「サイボウズ製品群」との連携がスムーズです。また、メールワイズとほかのサイボウズ製品と連携することで、業務効率化が期待できます。

たとえば「kintone」と連携すれば、顧客管理から直接メールを送信できるなど、業務プロセスを簡略化できるでしょう。ガルーンやサイボウズ Officeとは、一定の条件下において、ユーザー情報の一元管理や通知の統合などの連携機能を実現できます。

メールワイズ（Mailwise）を使うデメリット｜アプリ版が終了する！？

メールワイズは低コストで利用できる一方で、利用する上でいくつかのデメリットや注意点があります。

デメリット①直感的に使用できるUI設計ではない

UIがサイボウズ社特有の古いUI設計のため、他のメール共有システムと比較するとサービスに慣れるまで若干時間が掛かるという声が見られます。サービス導入後にスムーズにサービスを利用できない点はデメリットとして挙げられます。

デメリット②アプリ版など各種サービスのサポート終了が多い

メールワイズに関しては直近のスマートフォンアプリのサポート終了の発表に加え、パッケージ版のサポート終了などが公表されています。スマートフォンアプリでは利用数・利用率の低さが撤退の要因と明言されています。このように徐々にサービス領域を狭めている点に関してはデメリットと捉えられるでしょう。

デメリット③有料オプションの利用が必要になる可能性がある

メールワイズは、低コストで利用できる反面、ディスクの容量が少ないなどもあるため、有料オプションの利用が必要となる可能性があります。

ストレージが5GBと他のメール共有システムと比較すると少ない部分は懸念点の一つと考えられるでしょう。メールの利用頻度が高い方やファイルや画像の添付する機会が多い方などは確認することを推奨いたします。

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メールワイズ（Mailwise）の評判・口コミ

メールワイズを導入している企業で見られる主な口コミや評判は以下の通りです。

—
・メールの確認漏れがなくなった
・メールの共有がスムーズになった
・テンプレートの登録によってスムーズにメール業務を行うことができる
—

総じて、メール管理の業務効率改善や見落としの防止などで効果を発揮している点がポイントといえるでしょう。メール配信で発生するリスクのあるミスを未然に防げる点への評価が高い傾向が見られます。

メールワイズ（Mailwise）の利用料金

メールワイズの利用料金は「スタンダードコース」「プレミアムコース」の2つの料金プランが用意されています。各プランの料金は以下の通りです。

メールワイズは月額ユーザー課金で料金プランが2つ用意されています。1ユーザー月額６00円で利用できるスタンダードコースと、1,800円のプレミアムコースです。どちらのコースも最低利用人数は5ユーザーからになります。

※表示価格は税抜です
※詳細はメールワイズ公式サイトをご確認ください

スタンダードコースとプレミアムコースの違い

・利用可能なメールアプリケーションの数
メールアプリケーションは、メールを送受信できるアプリケーションのことを指します。「メールアドレスごとにメールBOXを分けたい」「メールアドレスごとにアクセス権を利用したい」という場合には、メールアプリケーションが複数必要になるためプレミアムコースが適用になるため、注意が必要です。

・登録できるメールアドレス数
登録できるメールアドレス数においては10個を境にコースが分かれているのが特徴です。
複数の部署で利用される方、アドレス帳などを別に分けて運用したい方など管理するメールアドレスの数が10個以上になる方は、プレミアムコースになります。

有料オプション

有料オプションとして「セキュアアクセス」と「ディスク増設」を追加できます。

メールのストレージに関しては「スタンダードコース」「プレミアムコース」問わず、5GBとなっているため、容量を増やしたい場合には追加でディスク増設をする必要があります。他メール共有システムと比較すると容量は少ない傾向があるため、利用頻度などに合わせて選択することを推奨いたします。

メールワイズ（Mailwise）の導入までの流れ

最後に、メールワイズの導入の流れとサポート体制についてご紹介いたします。
メールワイズの導入方法は大きく2パターン存在しています。

「サイボウズ社から導入するパターン」と「パートナー企業から導入するパターン」に分けられます。

サイボウズ社から導入するパターン

導入までの流れは、サイボウズドットストアより発注、納品メール確認後「メールワイズ」を利用するというステップになります。

直接サイボウズ社から導入するパターンでは、30日間「メールワイズ」を無料でお試しすることもでき、本格的に導入する前にミスマッチを事前に防ぐことが可能です。
※メールワイズではお試し期間に全ての機能を使用できる点も特徴です。

サイボウズ社のパートナー企業から導入するパターン

次にサイボウズオフィシャルパートナー経由でメールワイズを利用するパターンです。導入形態、メニューをパートナー企業経由で選択し、案内メール受信後利用するというステップになります。

メールワイズ（Mailwise）のサポート体制

メールワイズでは、サービス導入の検討時やトラブルが発生した際に、専門スタッフによる支援サービスを利用できます。相談窓口では、専門スタッフに具体的な相談ができるだけでなく、実際の画面を共有しながら説明を受けることが可能です。

また、導入を検討する人や契約中のユーザーに向けて、操作画面・導入メリット・事例を交えたセミナーを定期的に実施しています。セミナーを受講することで、サービスへの理解を深められるでしょう。

導入後の企業向けにも「個別の相談窓口」を用意しているため、安心してサービスを利用できるでしょう。

まとめ | メールワイズ（Mailwise）で業務の効率化を図ろう！

メールワイズは国内1,000万人以上の利用者を持ち、国内グループウェア市場で10年以上高い評価を受け続けるサイボウズのサービスです。

導入の際には初期費用もなく、1ユーザー月額600円と手頃さが最大の強みのメール共有システムです。kintoneとも連携できるため、既にサイボウズ製品を利用されている方は利用しやすいサービスになっています。

基本的なメール共有システムの機能が搭載されており、まずは低リスクでメール共有システムを利用してみたいという企業様にはオススメのサービスと言えるでしょう。

メールワイズでは30日間無料トライアルも設けられていますので、まずは気軽に資料請求や無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。