メールワイズ（Mailwise）とは？主要機能や使い方・導入のメリットなどをご紹介

「メールワイズ」とは、チームでのメール対応を一元管理して効率化できるメール共有システムです。「kintone」などでも有名で東証プライム市場上場のサイボウズ株式会社により提供されています。

「メールワイズ」は、複数人でのメール対応で直面する対応漏れや誤送信・二重送信を防止することができるサービスです。社内の情報共有を円滑にし、顧客対応の品質を向上することに活用できます。

1人あたり月額600円で利用でき、チームでの共有に必要な汎用的な機能を網羅しているのが特徴で、業界・業種問わず約15,000社以上に利用されています。

この記事では、「メールワイズ」の使い方（主要機能）やメリット・デメリットを紹介します。料金プランについても詳しく解説するので、メールワイズの導入にお悩みの方にオススメです！

メールワイズ（Mailwise）とは？

「メールワイズ」は、複数人によるメール対応で発生する対応漏れや二重送信の防止することができるメール共有・管理システムです。

1通ごとに担当者と処理状況を設定できる「ステータス機能」や、問い合わせメールに対する社内メンバー向けの「コメント機能」、対応履歴を管理できる「対応履歴機能」などが備わっています。

問い合わせメールへの対応のみでなく、任意の宛先にメールを一斉送信できる機能や、電話履歴/訪問履歴を管理できる機能もあるなど、メール対応・問い合わせ業務を簡略する汎用的な機能を網羅しています。

1ユーザー月額600円で、5ユーザーから利用することができます。自社の要件に合わせてコースや導入形態、契約期間を選択し、低予算で導入できるのが特徴です。

サイボウズ社内のメール業務効率化のために開発されたサービスで、1997年より提供されている老舗サービスです。

主に営業やカスタマーサポートの問い合わせメールの対応管理や受注メール管理などで活用されています。導入企業は業種・業界問わず15,000社を超えています。

サイボウズ株式会社により提供

メールワイズは「サイボウズ株式会社」により提供されています。

サイボウズは、情報共有とコミュニケーションでチームワークを支援することを目指し、「kintone」や「サイボウズOffice」などのグループウェアを提供している会社です。

東証プライム上場企業であることからも、安定性の高い信頼できる企業といえるでしょう。

メールワイズ（Mailwise）の使い方（主要機能）

ここからはメールワイズの主な使い方（主要機能）について解説していきます。

主な使い方は、「ステータス管理」「コメント（社内への共有）」「対応履歴の表示（メール・電話・訪問）」「レポート集計」「メールの一斉送信」の5つです。

ステータス管理

ステータス管理とは、届いたお問い合わせを「未処理」「処理中」「処理済み」の3つのステータスで分類できる機能です。多数のお問い合わせの中から未対応メールをメンバー間で共有・可視化できるため、対応漏れを防止することに役立ちます。

担当者を割り振る機能もあり、各担当者のリソース状況に合わせて迅速な対応を促すことも可能です。このような機能により、レスポンスの速度を向上させることができるため顧客満足度の向上に貢献できます。

コメント（社内への共有）

メール・電話履歴などにコメントの書き込みができ、他メンバーに内容を共有できる機能です。メールの内容に対して担当者が他のメンバーへスムーズに相談できたり、上司から返信の内容の細かな指示を受けたりすることが可能です。また、担当者の引き継ぎの際には、コメントで対応状況などを残すこともでき、引き継ぎ内容の漏れを防ぐことができます

対応履歴の表示（メール・電話・訪問）

メール・電話・訪問の履歴を合わせて管理できる機能です。メールアドレスと紐付けて、アドレス帳に登録することで、過去の電話履歴や訪問履歴などのやり取りを時系列に一覧化することができるのが特徴です。担当者の欠勤や異動により引き継ぎが発生する際にも、事前に履歴を管理できるため、共有漏れを防止することができます。

レポート集計

メール・電話・訪問の履歴などのデータを集計、グラフ表示することができる機能になります。担当者や日別、メールの種別などで集計でき、対応の傾向把握に役立てることが可能です。また対応状況などもレポートで可視化できるため、各担当者の工数を踏まえた上で担当者を割り振ることにも役立てることが可能です。

メールの一斉送信

アドレス帳に登録されている顧客やCSVファイルのリストへメールを一斉送信できる機能になります。予約語機能を使用することで顧客の会社名や名前を自動で挿入することもできます。メールを一括で大量送信する際に役立つ機能になっているのが特徴です。

配信先の上限は1配信につき10,000件となっており、配信内容が決まっている投稿に関しては送付の手間を大幅に削減することができます。

メールワイズ（Mailwise）の主な特徴

ここからはメールワイズの特徴を紹介いたします。主な特徴3点は以下の通りです。

信頼の実績

メールワイズは、国内1,000万人以上のご利用者を持ち、国内グループウェア市場で10年以上高い評価を受け続けるサイボウズのサービスの一つです。15,000社を超える企業に導入されており、業界の中でもトップクラスの実績がある点は魅力と言えるでしょう。

サイボウズ製品（kintone）との連携

サイボウズ社製品との連携が出来るのはメールワイズならではの特徴です。メールワイズは「kintone」の顧客管理アプリと連携し、kintone上に、メールワイズでの対応履歴（メール・電話・訪問など）を表示できたり、kintoneから直接メールを送信できるようになります。また、kintoneの顧客アプリで送信先を絞り込んでメールを一斉送信することも可能です。

安価なメール共有システム

メールワイズは比較的低コストで利用できるメール共有システムです。初期費用0円で、ユーザー1人あたり月額600円（最低契約人数5ユーザーから）で利用できるのが特徴です。最低契約期間1か月となっており、解約の際も柔軟に対応できるため、低リスクで導入できる点はメリットとして挙げられます。

メールワイズ（Mailwise）がおすすめの企業

ここまでメールワイズの主要機能と特徴についてご紹介しました。メールワイズの特徴を踏まえるとおすすめの企業様は以下の通りです。

・大量のメールを管理するのに時間がかかっている企業様
・メール共有システムに興味はあるが費用の部分で安く抑えたい企業様
・最低限の機能でメール共有システムを利用したい企業様

1人あたり月額600円という業界最安値、30日間の無料トライアルという手頃さを備えるメールワイズは、「とにかくメール共有システムを導入してみたい。でも、こだわりの機能は特にない」という方には特にオススメのサービスと言えるでしょう。

メールワイズ（Mailwise）を使うメリット

メール共有システムはメールワイズ以外にも数多く存在します。その他のサービスに比べ、どんなメリットがあるのかをご紹介いたします。

メリット①メール作業の効率化を実現できる

メールワイズでは複数ユーザーでメール対応状況やステータス管理ができるのが魅力です。リアルタイムで対応状況が判断できるため二重対応や対応漏れなどを防ぐことができ、メール作業の効率化が見込めます。

メリット②kintone連携

kintoneは業務アプリの開発・管理が可能な業務改善プラットフォームです。kintoneで作成した顧客管理とメールワイズを連携することで顧客リストから直接メールの送信が可能です。これらに加え、一斉送信やデータの一括管理ができる点はkintone連携のメリットといえるでしょう。

メールワイズ（Mailwise）を使うデメリット｜アプリ版が終了する！？

メールワイズは低コストで利用できる一方で、利用する上でいくつかのデメリットや注意点があります。

デメリット①直感的に使用できるUI設計ではない

UIがサイボウズ社特有の古いUI設計のため、他のメール共有システムと比較するとサービスに慣れるまで若干時間が掛かるという声が見られます。サービス導入後にスムーズにサービスを利用できない点はデメリットとして挙げられます。

デメリット②アプリ版など各種サービスのサポート終了が多い

メールワイズに関しては直近のスマートフォンアプリのサポート終了の発表に加え、パッケージ版のサポート終了などが公表されています。スマートフォンアプリでは利用数・利用率の低さが撤退の要因と明言されています。このように徐々にサービス領域を狭めている点に関してはデメリットと捉えられるでしょう。

※スマートフォンアプリ「メールワイズ」は2024年3月29日（金）でサポート終了
※Linux版は2023年9月30日（土）でサポートを終了
※パッケージ版販売・サポート終了のお知らせ

デメリット③有料オプションの利用が必要になる可能性がある

メールワイズは、低コストで利用できる反面、ディスクの容量が少ないなどもあるため、有料オプションの利用が必要となる可能性があります。ストレージが5GBと他のメール共有システムと比較すると少ない部分は懸念点の一つと考えられるでしょう。メールの利用頻度が高い方やファイルや画像の添付する機会が多い方などは確認することを推奨いたします。

メールワイズ（Mailwise）の評判・口コミ

メールワイズを導入している企業で見られる主な口コミや評判は以下の通りです。

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・メールの確認漏れがなくなった
・メールの共有がスムーズになった
・テンプレートの登録によってスムーズにメール業務を行うことができる
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総じて、メール管理の業務効率改善や見落としの防止などで効果を発揮している点がポイントといえるでしょう。メール配信で発生するリスクのあるミスを未然に防げる点への評価が高い傾向が見られます。

メールワイズ（Mailwise）の利用料金

メールワイズの利用料金は「スタンダードコース」「プレミアムコース」の2つの料金プランが用意されています。各プランの料金は以下の通りです。

メールワイズは月額ユーザー課金で料金プランが2つ用意されています。1ユーザー月額６00円で利用できるスタンダードコースと、1,800円のプレミアムコースです。どちらのコースも最低利用人数は5ユーザーからになります。

※表示価格は税抜です
※詳細はメールワイズ公式サイトをご確認ください

スタンダードコースとプレミアムコースの違い

スタンダードコースとプレミアムコースの違いは、主に以下の通りです。

・利用可能なメールアプリケーションの数
メールアプリケーションは、メールを送受信できるアプリケーションのことを指します。「メールアドレスごとにメールBOXを分けたい」「メールアドレスごとにアクセス権を利用したい」という場合には、メールアプリケーションが複数必要になるためプレミアムコースが適用になるため、注意が必要です。

・登録できるメールアドレス数
登録できるメールアドレス数においては10個を境にコースが分かれているのが特徴です。
複数の部署で利用される方、アドレス帳などを別に分けて運用したい方など管理するメールアドレスの数が10個以上になる方は、プレミアムコースになります。

有料オプション

有料オプションとして「セキュアアクセス」と「ディスク増設」を追加できます。

メールのストレージに関しては「スタンダードコース」「プレミアムコース」問わず、5GBとなっているため、容量を増やしたい場合には追加でディスク増設をする必要があります。他メール共有システムと比較すると容量は少ない傾向があるため、利用頻度などに合わせて選択することを推奨いたします。

メールワイズ（Mailwise）の導入までの流れ

最後に、メールワイズの導入の流れとサポート体制についてご紹介いたします。
メールワイズの導入方法は大きく2パターン存在しています。
「サイボウズ社から導入するパターン」と「パートナー企業から導入するパターン」に分けられます。

サイボウズ社から導入するパターン

導入までの流れは、サイボウズドットストアより発注、納品メール確認後「メールワイズ」を利用するというステップになります。
直接サイボウズ社から導入するパターンでは、30日間「メールワイズ」を無料でお試しすることもでき、本格的に導入する前にミスマッチを事前に防ぐことが可能です。
※メールワイズではお試し期間に全ての機能を使用できる点も特徴です。

サイボウズ社のパートナー企業から導入するパターン

次にサイボウズオフィシャルパートナー経由でメールワイズを利用するパターンです。導入形態、メニューをパートナー企業経由で選択し、案内メール受信後利用するというステップになります。

メールワイズ（Mailwise）のサポート体制

メールワイズは、サービス導入の検討時やトラブルが生じた際に専門スタッフに相談できるサポート体制が整っているのが特徴です。お悩みに合わせて活用できるサポートは以下の通りです。

セミナー

導入を検討されている方や契約中のユーザー向けには、定期的にセミナーが開催されています。実際の操作画面や導入メリット、事例などを交えながら解説してくれる内容となっているため、総合的なメールワイズの理解を深めることができるサポートとなっています。

相談窓口

相談窓口では、「メールワイズ」に関する疑問や相談を専門スタッフに1対1で行うことができます。専門スタッフと実際の画面を一緒に見ながら、使い方など説明を受けることができ、本格的に導入したいと考えている方におすすめなサポートとなっています。
導入したばかりの管理者向けにも1対1のお悩み相談窓口があり、導入後に関しても安心してご利用することが可能です。

テクニカルサポート　※管理者のみ

テクニカルサポートは利用中のサービスの機能を電話・メールで確認いただけるサポートです。共通管理者として登録されているユーザーのみ利用できるサポートとなっているのが特徴です。

まとめ | メールワイズ（Mailwise）で業務の効率化を図ろう！

メールワイズは国内1,000万人以上の利用者を持ち、国内グループウェア市場で10年以上高い評価を受け続けるサイボウズのサービスです。

導入の際には初期費用もなく、1ユーザー月額500円と手頃さが最大の強みのメール共有システムです。kintoneとも連携できるため、既にサイボウズ製品を利用されている方は利用しやすいサービスになっています。

基本的なメール共有システムの機能が搭載されており、まずは低リスクでメール共有システムを利用してみたいという企業様にはオススメのサービスと言えるでしょう。

メールワイズでは30日間無料トライアルも設けられていますので、まずは気軽に資料請求や無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。