「yaritori」で解決！ 大量のメールは一括管理がおすすめ

営業事務やカスタマーセンターなどでは、膨大なメールの対応に追われて処理が煩雑化しているといったケースも少なくありません。

毎日大量に届くメールを漏れやミスなく処理するためには、ITシステムやフリーメール機能を使って一括管理するのがおすすめです。

そこで今回は、メールの一括管理とは何か、一括管理のメリットとデメリットや一括管理する方法についてご紹介します。

 メールの一括管理とは？

メールの一括管理とは、複数のメールアドレスを一箇所に集約して管理することです。

今やメールは、プライベート・ビジネスシーンともに欠かせない連絡ツールのひとつとなっています。その便利さから、プライベート用・仕事用・メルマガ用・各種SNSの登録用など、複数のメールアドレスを保有して使い分けている方も多いのではないでしょうか。

しかし、メールアドレスが増えると届くメールの数も多くなり、メールの管理が大変になります。特にビジネスシーンにおいては、取引先や顧客から重要なメールが届くため、大量のメールに埋もれて見落としてしまうと、トラブルにつながることもあります。

そのような事態を防ぐためには、有料のITシステムや無料のメールサービスを使って、メールを一括管理するのがおすすめです。

メールを一括管理するメリット

一括管理の大きなメリットは、メールの確認・返信の作業を効率化できる点です。

複数のメールアドレスをそれぞれで管理しようとすると、宛先によってメールアドレスを変更したり、アカウントを切り替えてログインしたりといった手間がかかります。

また、複数のメールアドレスに届いたメールを常にチェックすることは難しいため、メールの見落としが発生してしまうケースも少なくありません。

複数にメールを一括管理できるようになれば、アドレスを切り替えてメールを確認・返信する手間を省くことができ、見落としによるトラブルを防止できます。

メールを一括管理する3つの方法　

メールの一括管理は、どのような方法でできるのでしょうか。メールの一括管理の方法は複数ありますが、まずはクラウド型のメールサービスやアプリを用いた方法をご紹介します。

世界一のユーザー数を誇る「Gmail」の一括管理が人気

Gmailは、世界一のユーザー数を誇るメールサービスです。Googleアカウントをお持ちの方であれば、メールアドレスとパスワードを入力するだけで無料で利用できます。

このGmailには、メールの一括管理に役立つ3つの機能が搭載されています。

・複数のメールアドレスの登録

・受信メールの一覧表示

・スワイプ操作によるアカウント切り替え（スマートフォンのみ）

Gmailでは複数のメールアドレスを登録することができ、届いたメールを受信ボックスにまとめて表示させることが可能です。また、スマートフォンのGmailアプリを利用すれば、表示アイコンをスワイプするだけで、メールのアカウントを切り替えられます。

Gmailアプリにおける一括管理の設定方法は、下記の通りです。

Gmailの一括管理方法について詳しく知りたい方は「Gmailで複数アドレスを一括管理・設定する方法」もご参考ください。

日本最大級のクラウドメール「Yahoo!メール」も使いやすい

日本でもなじみのあるメールサービス「Yahoo!メール」でも、メールの一括管理ができます。Yahoo!メールは、Yahoo!アカウントをお持ちの方であれば無料で利用できます。

Yahoo!メールは、日本人のために開発されたUIで非常に使いやすく、Yahoo!に登録したアドレスブックの参照やインポートができるといった特徴があります。ただし、メールボックス容量に制限があるため、容量を超えるメールは管理できません。

Yahoo!メールアプリで一括管理を設定する方法は、下記の通りです。

スマートフォンで管理するならメールアプリ「K-9 Mail」がおすすめ

メールの一括管理をAndroidのスマートフォンで行いたい場合には、「K-9 Mail」がおすすめです。

「K-9 Mail」は、Androidスマートフォンの無料メールアプリとして人気が高く、一括管理のための便利な機能が多数備わっています。

キャリアメールやPCメールをはじめ、Gmail、Yahoo!メール、企業のメールアカウントなど複数のアドレスを登録して、まとめて管理することが可能です。

また、「プッシュ通知機能」が備わっているため、複数のメールアドレスで受信したメールを、スマートフォンから手軽かつスピーディに確認できるといった特徴があります。

「K-9 Mail」の一括管理設定の手順は下記の通りです。

無料メールサービスはビジネスには適さない？！一括管理のデメリット　

無料のメールサービスは、費用がかからず手軽に始めやすいというメリットがある一方で、「設定が面倒」「セキュリティ対策がサービスによって異なる」などのデメリットがあります。

ここからは、無料のメールサービスをビジネスシーンで利用するデメリットをご紹介します。

対応状況が分かりにくい

一つ目のデメリットは、対応状況が分かりにくい点です。

ビジネスシーンでは、複数のメールアドレスを複数人で共有していることも少なくありません。この場合、無料のメールサービスの機能では、確認・返信といった対応状況を一目で判別することは難しく、二重で対応してしまう可能性があります。

また、「他の人が対応しているだろう」と放置して、結果的に誰も対応していなかったというケースもあり、返信漏れが発生するおそれもあります。

ほかにも、取引先・顧客とのやり取りを確認するために、過去のメールを確認したい場合もあるでしょう。大量にある過去のメールから該当するメールを探すとなれば、作業に時間がかかり、対応スピードが遅くなることも懸念されます。

これらのことから、複数人でメールを共有する場合には、対応状況が分かりにくい無料のメールサービスは不向きといえるでしょう。

容量が小さい

無料メールサービスは、容量が小さいというデメリットもあります。プライベートでの利用であれば、容量制限内に抑えられることもあるでしょう。

しかし、通販会社のカスタマーセンターや営業事務などのビジネスシーンでは、多くのメールに対応しなければならないため、容量制限をオーバーしてしまう可能性が高くなります。

メールでのやり取りが中心の企業や、お客様問い合わせ窓口などでは、無料のメールサービスは向いていません。

管理に手間がかかる

ビジネスシーンでは、複数の取引先・顧客とメールのやり取りが必要になるほか、案件や締切日などを適切に管理することが求められます。

ところが、無料のメールサービスで複数のメールを登録して管理する場合、結果的にメールの情報が膨大になってしまい、宛先や案件ごとに整理しにくくなるおそれがあります。

このように、管理するメールアドレスや、やり取りする相手が多くなるほど、管理が煩雑化するといったデメリットがあります。

一括管理のデメリットは「yaritori」で簡単解決！おすすめポイントを紹介

無料のメールサービスでメールを一括管理する方法は、プライベートシーンでは便利ですが、ビジネスシーンにはあまり適していません。

ビジネスでのメールを一括管理するには、メール共有システムの「yaritori」がおすすめです。ここからは、「yaritori」の便利な機能をご紹介します。

メールの対応状況が一目瞭然

yaritoriでは、メールごとに「未対応」「対応済み」「担当者」などの対応状況を可視化できます。社内で対応状況を共有することで、二重対応や対応漏れを防止できます。

また、件名や宛先などの条件を設定しておくと、メールを受信した際にステータスや担当者、タグなどを自動で付与することも可能です。

複数のメールを条件に合わせて振り分けできるほか、対応状況のステータスを手動で切り替える手間を省けるため、メール管理業務の効率化につながります。

チャット機能で対応の相談も簡単・便利に

メールごとにチャット機能がある点も、yaritoriの魅力です。

チャット機能を活用すれば、そのメールの対応方針を相談できます。上司に口頭で確認したり、他のチャットツールで連絡したりする手間を削減できます。

また、チャットで相談することで、返信内容をリアルタイムで相談できるようになり、返信までのスピードを早められます。メール作成業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上も期待できます。

さらに、チャット機能にはメンション・既読機能がついています。既読機能では、誰がそのメールを確認したかを確認できます。特定の人にメッセージを気づかせたい時にメンション機能を活用すると、コミュニケーションや情報共有がスムーズになります。

簡単テンプレ返信で業務を効率化

yaritoriは、対応内容や顧客に合わせたテンプレート（予約語）を利用できます。日々多くの問い合わせが来るなかで、一つひとつ返信メールを作成していては時間がかかるほか、対応にばらつきが生じやすくなります。

yaritoriのテンプレートを活用すると、会社名やお客様名などを自動挿入することが可能です。定型文を一から作成する必要がないため、すばやく返信できるようになります。

また、テンプレートを利用することで、社内の応対品質を統一できるといったメリットもあります。よりよい顧客対応ができれば、満足度の向上にもつながるでしょう。

大量のメール対応は「yaritori」の一括管理でスリムに解決

大量のメール管理を手動で行うとなると、毎日多くの時間を割かなければなりません。複数のメールを一括管理できる「yaritori」を活用すれば、メール業務を大幅に効率化できます。

yaritoriは、月額1980円で利用できるクラウド型メールサービスです。初期費用や最低契約期間もなく国内最安値水準でありながら、メール対応に特化した豊富な機能を利用できます。

操作はシンプルなため、初めてメール管理ソフトを導入する場合も安心してご利用いただけます。まずは資料請求や14日間の無料お試しで、yaritoriをご体験ください。

メール共有システムについて詳しく知りたい方は「【最新版】メール共有システム10選比較！選定ポイントや活用事例も紹介」もご参考ください。