2020年9月1日
この記事は、テレワークを始めた人の中で
という人に向けた記事です。
こちらの記事では、
をご紹介しています。
テレワークとは「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語です。
テレワークは主に、
の3つに分類されます。
※「リモートワーク」という言葉もありますが、テレワークとリモートワークはほぼ同義と捉えて問題ないでしょう。
しかし、テレワークでは下記の調査にあるように企業規模を問わず、8割近い企業がコミュニケーションに課題を感じています。
参照：「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告｜HRプロ
では、実際にどんな課題が生じているのでしょうか？
テレワークでは、下記のような課題が発生します。
テレワークでは、社員が自由な場所で働ける一方で、通常よりも企業情報の扱いに注意しなければなりません。
そのため問い合わせ担当者が社外からメールシステムに接続ができないセキュリティ構成となっている場合、メールの受信・新規作成・返信が行えず、取引先や顧客対応ができない課題が発生します。
これまで口頭で対応履歴を確認していた場合、都度メールや電話を介して確認しなければならず、以前よりもコミュニケーションにコストがかかる課題があります。
メールのテンプレートがない、すぐに不明点を聞ける社内メンバーが近くにいないといったテレワークの環境では、メール作成・返信作業ひとつとっても通常よりも時間を要してしまう場合があります。
実際に、一般社団法人日本ビジネスメール協会による「ビジネスメール実態調査 2020（2020年6月）」では、メールの返信が遅れてしまう理由として「すぐに結論が出せない」（52.07%）が最も多いことがわかっています。
つまり、単純にメールを処理しきれていないのではなく、メールの対応方法や文面を考えるための工数で無駄が発生している可能性が伺えます。
社内のPCや共有フォルダ内の文面に社外からアクセスできなかったり、今までメール確認などのコミュニケーションを対面で行なっていたりした企業では、テレワークの状況下でかえって問い合わせ対応が非効率化してしまうことも考えられるでしょう。
以上のテレワークにおけるメール対応の課題に対する解決方法は、
が挙げられます。具体的にどのような方法なのかを見ていきましょう。
前章では、テレワークのメール対応における
といった課題を説明しました。
本章では、実際にどのような方法で上記の課題を解決するかについて解説します。
メール共有システムには、「ステータス管理機能」というメール1通ごとにステータスを管理できる機能があります。
これにより、「このメールは未対応」「このメールは対応済み」といった、分類ができるため、対応漏れ・二重対応がなくなります。
また、他の人が返信している間は別の人が返信できないようにする「ロック機能」があるため、同時に返信してしまって結果的に二重対応が起きるということも減ります。
メール共有システムには、「チャット機能」が搭載されているサービスがあります。これにより、
「この方、以前クレームを頂いているので丁寧に対応してください！」や
「このメールってどう返せばいいですか？」など、報告・連絡・相談をシームレスに行うことが可能です。
このチャット機能により、テレワークでも電話やメールで一々確認を取らなくても大丈夫になります。
メール共有システムには「テンプレート」という機能があり、これらを使用することで文面を素早く作成できます。
また、テンプレートを他のメンバーと共有することができるため、内容に差が出ずに返信ができるメリットもあります。
メール共有システムには、「メール対応集計機能」というものがあります。
この機能により、メンバーがどのくらい返信しているかやメンバーが返信にどのくらい時間がかかっているか、を数値として見ることができます。
例えば、「テレワークになったけど、他のメンバーはちゃんと対応しているかな…」という疑問もこの機能で解決することが可能です。
チャットシステムは、テレワークに役立つ非常に強力なシステムです。
導入によって、チーム全体でシームレスにチャットやファイルをやりとりできるため、
メール対応でわからないことがあった場合、その文面をコピペして協力を仰ぐなどの対応が可能です。
ただし、メール対応に特化しているわけではないため、メール対応がメインの場合はメール共有システムを選ぶほうがよいでしょう。
Onebox株式会社が提供する**「yaritori（ヤリトリ）」は、はじめて問い合わせ管理システムを導入してみたい企業におすすめ**です。
複数人でのメール対応を効率化するための機能や、メンバーとリアルタイムでコミュニケーションや情報共有を行うことができるのが特徴です。
テレワークに役立つ特徴
1. リアルタイムでさくさく動く
2. チームでテンプレートを共有
3. 困ったことがあればすぐ、チャットでyaritoriのサポートに連絡ができる
機能
価格
14日間の無料お試しもできるため、実際に使ってみたうえで判断できるのが嬉しいポイントです。
推奨ブラウザは、Google Chrome（最新版）になりますが、その他ブラウザでも別途サポート（Chromeのインストールなど）を受け付けています。
いかがだったでしょうか？
今回は、「テレワークでも大丈夫！社外でもメンバーと効率的に連携してメールを返す方法」をご紹介させていただきました。
今回紹介させてもらったメール共有システムを通じて、テレワークでの業務にお困りの方への解決方法になれば幸いです。
また、yaritoriは、多くのお客さまに「使いやすさ」で選ばれている問い合わせ管理システムです。14日間無料でお試しできますので、是非、この機会にお試しいただけると幸いです。
