テレワークでは必須！？メール共有システムとは

皆さまは「メール共有システム」をご存知でしょうか。メール共有システムは、テレワーク時代の到来によって需要が高まっている大変便利なシステムです。

メール共有システムを活用することで、メールの対応状況が部署内で可視化されたり、チーム内でチャットができたりするので、離れた場所にいても情報共有が容易になるのです。

とても夢のようなシステムですよね。今後、テレワークがどんどん進んでいくことが予想されるので、社会の変化に合わせて自社の働き方も変化させていかなければいけません。メール共有システムはそうした新しい時代に必須なツールになるといえるでしょう。

それでは、具体的にメール共有システムとはどのようなものなのか、詳しくみていきましょう。

メール共有システムとは？

メール共有システムとは、メールを複数人で共有し、システム内で一括管理することで、メール対応の漏れや二重対応を防ぐことが出来るツールです。

複数人でメーリングリストやグループメールを使いお客さま対応をしている場合や、共有メールアカウントを使ったメール管理をしている場合には、「誰がメール対応をしているのかわからない」といった問題が発生し、対応漏れや二重対応などが生じてしまいがちですよね。メール共有システムは、こうした社内でのメール共有で生じるミスの軽減を実現し、業務を効率化するために重要なツールなのです。

少人数の職場であったり、対応するメールの量が少ない場合は、通常のメーラーでの管理でも問題ないかもしれませんが、メールの量が多くなってしまうと対応状況を管理するのはなかなか難しいですよね。メール共有死システムを使えば、複数人で大量のメールを管理する時に生じる手間や時間を省くことも出来るため、煩わしさが軽減されるのです。また、お客さまからの問い合わせメールに対して、毎日同じスタッフが対応するというのは難しいですよね。そのような職場でも、メール共有システムを活用することで、お客さま対応をスムーズに引き継ぐことが出来るようになります。

今年に入り、コロナの影響で働き方も大きく変化しており、感染防止によるテレワークの推進が進められています。

今までならば、同じ場所で仕事をしていたため、お互いがすぐにコミュニケーションが取れる環境でした。メールでの共有のみならず、直接言葉を交わしたコミュニケーションを取ることで、メール共有の不足部分を補っていたのです。そのため、複数人でメーラーを共有する方法でも、声を掛け合うことで乗り越えることができたかもれしれません。

しかし、テレワークを実施している場合、社員がそれぞれ自宅で仕事をするため、コミュニケーションが取りづらくなるという問題があります。お互いがどのような仕事をしているかや、どのようなお客さま対応をしたかを、把握しづらい環境になってしまいます。毎回、メールやチャットで連絡を取り合うこともできますが、とても非効率ですよね。

これからのテレワーク時代に、業務を効率化できるシステムこそ、メール共有システムです。メール共有システムは、誰がどのメールに対応しているかや、「未対応」「対応済み」などのステータス管理をすることが出来るため、離れた環境でもお互いの対応状況を把握でき、都度メールやチャットで連絡するといったことは不要になります。

また、複数人でメール共有をする場合、引き継ぎミスや対応漏れなどが生じてしまう可能性が高くなります。メール共有システムは、顧客対応だけではなく、注文受付、営業メールの共有、発注の管理など、様々なシーンや幅広い分野で活用することができるシステムなのです。

メール共有システムの特徴

メール共有システムには、様々な特徴があります。メール共有システムのそれぞれの特徴を詳しく読み解いていきましょう。

まず、メール共有システムは、対応状況をステータス化し、一覧で確認することができます。日頃から大量のメールのやり取りをしているような業務ならば、一目見て、メールの対応状況を把握することが出来るため、とても便利な機能と言えるでしょう。

また、メール共有システムには、テンプレート機能が備わっています。問い合わせ内容は、頻度の高いよくある質問であるケースも多いですよね。頻度の問い合わせに対する回答をテンプレート化し、対応を共通のものとすることで、時間短縮となるだけではなく、対応する人による属人化も防ぐことができるのです。

また、過去の対応履歴をワンクリックで確認することも可能です。過去の履歴をすぐに確認することができるのは、とても大きなメリットなのです。迅速且つ正確な対応や回答をすることができるようになるため、間違った対応をしてしまうという可能性は低くなりますよね。

このように、メール共有システムには、従来のメーラーにはない様々な特徴があります。その特徴をしっかりと理解し、活用することで、メール対応の効率を高められるだけでなく、お客さま満足度の向上などにつなげることができるのです。

メール共有システムがテレワーク時代に求められる理由

メール共有システムは、今後の社会においてとても重要なツールとなります。コロナの影響もあり、テレワーク時代へと変化していくことは不可逆となったためです。しかし、テレワークを導入するためには、今までの働き方やルールを変えなくてはいけないため、さまざまな課題がありますよね。特に、社員がそれぞれが違う場所で働くことで、コミュニケーションが取りづらくなるということが大きな問題ではないでしょうか。

今までの働き方の場合、同じ場所・空間で仕事をしているため、お互いの状況を把握することが容易でした。同じ場所で働いていると、直接声をかけ合い会話をして、時には相手の表情や仕草、様子などから仕事の繁忙状況や社員や一緒に働く仲間がどのような不安を抱えているかを把握することもできました。しかし、テレワークではそれぞれが違う場所で仕事をしているため、お互いの状況を把握しづらくなり、意思疎通が図りづらくなります。

そうしたなかで、メール共有システムは、テレワーク時代の重要なコミュニケーションツールとなるといえます。メール共有システムの特徴として、様々な連絡手段を統合し、社員みんなでコミュニケ−ションをひとつにまとめることができるからです。社外のお客さまからの問い合わせメールに対して、社内のメンバーでチャットやコメントをつけることができたり、誰がどのようなお客さま対応をしたかということを一元管理することが可能です。このような機能を活用し、案件ごとの共有事項や些細な会話など細かなコミュニケーションもできるので、働くスタッフ全員が円滑にコミュニケーションを取りながら、業務を効率的に進めることができます。テレワークにおいて、メール共有システムの様々な機能を活用し、情報共有をはじめとしたさまざまなコミュニケーションの課題を解決することができるのです。

今後、コロナの影響で、テレワークを前提とした働き方が、増えていくことでしょう。テレワーク時代には、メール共有システムは大きな役割を果たし心強い味方となるのです。コミュニケーションの取り方がテレワーク導入のネックとなっている企業は、メール共有システムの導入を検討してみましょう。

メール共有システムを比較

メール共有システムにも様々な種類があります。サービスによって特徴や料金なども違うため、自社のニーズに合ったシステムを探し出すことがとても重要なことなのです。では、サービス別にどのような特徴があるのかを詳しく見ていきましょう。

まずは、「yaritori」は、スムーズなコミュニケーションや情報共有を迅速にするための新しいEメールサービスです。全てのメールサーバーに対応しているため、すぐに導入できる点が大きな特徴です。リアルタイムにメール共有ができる機能が備わっており、全てのアカウントを一元で管理出来るため、業務を効率的に行うことができます。

次に、「Re:lation（リレーション）」です。「Re:lation（リレーション）」は、コメントを共有することができるため、引き継ぎがスムーズにできるというメリットがあります。時系列表示が可能なため、対応漏れなどを回避することもできるのです。チームでリアルタイムで情報を共有することができるため、多くの対応をしている業務には適しているシステムなのではないでしょうか。

「メールディーラー」は、圧倒的なシェア数を誇っているため、とても知名度が高く、安心できるシステムです。徹底したサポート体制があるため、運用する上では安心して導入することができるのです。メールディーラーには、使用出来る機能の数や種類も豊富なため、様々な幅広い分野の業種で活用できます。

このようにメール共有システムには、様々なシステムがあります。それほど需要が高まってきているのです。それぞれのシステムの特徴を分析し、自社に合ったシステムの導入を積極的に検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

さて、メール共有システムについて詳しく見ていきましたが、いかがでしたでしょうか。メール共有システムは、今後の社会において、とても重要なシステムであり、テレワーク社会にはなくてはならないものとなっているのです。

テレワークでは、それぞれが離れた場所から仕事をすることが当たり前となります。そのため、情報を共有したり、直接声を掛け合いコミュニケーションを取ったりすることが容易にはできなくなってしまいますよね。そんな時、メール共有システムはとても役に立つシステムなのです。

メール共有システムを上手に活用することで、テレワークに対応することもでき、システム上で、対応状況を把握することができます。

今後、メール共有システムを有効に活用することができるように、しっかりと理解を深めていきましょう。メール共有システムを味方にすることができれば、とても仕事が快適にできる環境づくりが実現することでしょう。