テレワークのメール対応を効率化!社外でもメンバーと連携する方法

この記事は、テレワークを始めた人の中で

  • メンバーとの連携がうまく取れなくて、メール対応に時間がかかっている…
  • 社外からメールシステムに接続できなくて受信・送信ができない…
  • 問い合わせ内容が似ているのだから、もっとサクッと返したい!

という人に向けた記事です。

こちらの記事では、

  • テレワークにおけるメール対応の課題と解決策
  • テレワーク中のメール対応におすすめのツール
  • 企業のメール対応におすすめの機能

をご紹介しています。

テレワークとは?

テレワークとは「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた造語です。

テレワークは主に、

  • 在宅勤務
  • モバイルワーク
  • サテライトオフィス勤務

の3つに分類されます。

※「リモートワーク」という言葉もありますが、テレワークとリモートワークはほぼ同義と捉えて問題ないでしょう。

しかし、テレワークでは下記の調査にあるように企業規模を問わず、8割近い企業がコミュニケーションに課題を感じています。

参照:「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告|HRプロ

では、実際にどんな課題が生じているのでしょうか?

テレワークにおけるメール対応の課題とは?

テレワークでは、下記のような課題が発生します。

1. セキュリティの観点から、社外からメールシステムに繋げず、メール対応ができない

テレワークでは、社員が自由な場所で働ける一方で、通常よりも企業情報の扱いに注意しなければなりません。

そのため問い合わせ担当者が社外からメールシステムに接続ができないセキュリティ構成となっている場合、メールの受信・新規作成・返信が行えず、取引先や顧客対応ができない課題が発生します。

2. これまでの対応履歴を口頭で確認できず、他社員とのコミュニケーションにコストがかかる

これまで口頭で対応履歴を確認していた場合、都度メールや電話を介して確認しなければならず、以前よりもコミュニケーションにコストがかかる課題があります。

3. テレワーク時のメール文面を考えるのに時間がかかる

メールのテンプレートがない、すぐに不明点を聞ける社内メンバーが近くにいないといったテレワークの環境では、メール作成・返信作業ひとつとっても通常よりも時間を要してしまう場合があります。

実際に、一般社団法人日本ビジネスメール協会による「ビジネスメール実態調査 2020(2020年6月)」では、メールの返信が遅れてしまう理由として「すぐに結論が出せない」(52.07%)が最も多いことがわかっています。

つまり、単純にメールを処理しきれていないのではなく、メールの対応方法や文面を考えるための工数で無駄が発生している可能性が伺えます。

社内のPCや共有フォルダ内の文面に社外からアクセスできなかったり、今までメール確認などのコミュニケーションを対面で行なっていたりした企業では、テレワークの状況下でかえって問い合わせ対応が非効率化してしまうことも考えられるでしょう。

以上のテレワークにおけるメール対応の課題に対する解決方法は、

  1. メール共有システムの導入
  2. チャットシステムの導入

が挙げられます。具体的にどのような方法なのかを見ていきましょう。

テレワークにおけるメール対応の解決方法とおすすめ機能!

前章では、テレワークのメール対応における

  • セキュリティ上、社外からメール対応ができない
  • 他社員とのコミュニケーションにコストがかかる
  • テレワーク時のメール文面を考えるのに時間がかかる

といった課題を説明しました。

本章では、実際にどのような方法で上記の課題を解決するかについて解説します。

1. メール共有システムの導入

 ポイント①:「ステータス管理機能」で対応漏れと二重対応をゼロに

メール共有システムには、「ステータス管理機能」というメール1通ごとにステータスを管理できる機能があります。

これにより、「このメールは未対応」「このメールは対応済み」といった、分類ができるため、対応漏れ・二重対応がなくなります。

また、他の人が返信している間は別の人が返信できないようにする「ロック機能」があるため、同時に返信してしまって結果的に二重対応が起きるということも減ります。

ポイント②:「チャット機能」でメンバーとスムーズに連携

 メール共有システムには、「チャット機能」が搭載されているサービスがあります。これにより、

「この方、以前クレームを頂いているので丁寧に対応してください!」や

「このメールってどう返せばいいですか?」など、報告・連絡・相談をシームレスに行うことが可能です。

このチャット機能により、テレワークでも電話やメールで一々確認を取らなくても大丈夫になります。


ポイント③:「テンプレート」の活用でメールを素早く作成 

メール共有システムには「テンプレート」という機能があり、これらを使用することで文面を素早く作成できます。

また、テンプレートを他のメンバーと共有することができるため、内容に差が出ずに返信ができるメリットもあります。

ポイント④:「メール対応集計機能」で社内メンバーの対応進捗確認

メール共有システムには、「メール対応集計機能」というものがあります。

この機能により、メンバーがどのくらい返信しているかやメンバーが返信にどのくらい時間がかかっているか、を数値として見ることができます。

例えば、「テレワークになったけど、他のメンバーはちゃんと対応しているかな…」という疑問もこの機能で解決することが可能です。

2. チャットシステムの導入

チャットシステムは、テレワークに役立つ非常に強力なシステムです。

導入によって、チーム全体でシームレスにチャットやファイルをやりとりできるため、

メール対応でわからないことがあった場合、その文面をコピペして協力を仰ぐなどの対応が可能です。

ただし、メール対応に特化しているわけではないため、メール対応がメインの場合はメール共有システムを選ぶほうがよいでしょう。

テレワークにおすすめのメール共有システム

yaritori

Onebox株式会社が提供する**「yaritori(ヤリトリ)」は、はじめて問い合わせ管理システムを導入してみたい企業におすすめ**です。

複数人でのメール対応を効率化するための機能や、メンバーとリアルタイムでコミュニケーションや情報共有を行うことができるのが特徴です。

テレワークに役立つ特徴

1. リアルタイムでさくさく動く

2. チームでテンプレートを共有

3. 困ったことがあればすぐ、チャットでyaritoriのサポートに連絡ができる

機能

  • メール・電話メモに対応
  • モバイル対応
  • メールのステータス管理・テンプレート機能など標準的な機能はもちろん、チャット機能など特徴的な機能多数
  • Slackとの連携(新着メールが届いた場合にSlackへ通知・Slackからyaritori上のステータスを変更・Slackから返信) など

価格

  • 初期費用:0円
  • 月額利用料:1ユーザー980円〜・最低契約期間:なし
  • お試し期間:14日間無料

14日間の無料お試しもできるため、実際に使ってみたうえで判断できるのが嬉しいポイントです。

推奨ブラウザは、Google Chrome(最新版)になりますが、その他ブラウザでも別途サポート(Chromeのインストールなど)を受け付けています。

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回は、「テレワークでも大丈夫!社外でもメンバーと効率的に連携してメールを返す方法」をご紹介させていただきました。

今回紹介させてもらったメール共有システムを通じて、テレワークでの業務にお困りの方への解決方法になれば幸いです。

また、yaritoriは、多くのお客さまに「使いやすさ」で選ばれている問い合わせ管理システムです。14日間無料でお試しできますので、是非、この機会にお試しいただけると幸いです。


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