メールアドレスを複数人で共有するオススメの方法 | メリットと注意点

メールアドレスの共有方法でお悩みですか?
お問い合わせ対応用のメールアドレスの運用や、会社の代表アドレスの管理など、メールアドレスを複数人で共有したい理由はさまざまだと思います。

メールアドレスを複数人で共有することによって、業務効率化や情報共有をかんたんにすることが可能です。但し、通常のメールサービスでメールアドレスを共有しようとすると、二重対応などの事故が発生してしまったり、セキュリティの問題などさまざまなリスクがあるので注意が必要です。

この記事では、メールアドレスを複数人で共有する具体的な方法を紹介したうえで、一番オススメの方法としてメール共有システムをご紹介します。お客さまとの窓口対応をしている受付担当者さま、機能要望やご質問などヘルプデスク対応をしているサポート担当者さまは、ぜひ最後までご覧ください。


メールアドレスを複数人で共有するにはメール共有システムがオススメです。
二重対応・対応漏れなどの事故を防止し、メール対応を効率化することができます。

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メールアドレスを複数人で共有することのメリット

まずは、メールアドレスを複数人で共有することのメリットからご紹介します。

メール対応の属人化の防止

企業にきた問い合わせを、個人のメールアドレスでメール対応をしている場合、メールの対応履歴や対応状況が担当者にしかわからなくなってしまいます。そのため、担当者が病気などで不在になると、メール対応ができないといった問題や、引き継ぎが大変といった問題が発生してしまいます。

そこであらかじめメールアドレスを共有しておくことで、こうしたメール対応の属人化を防ぐことができます。会社のメンバー全員でメールを管理することができるようになるので、担当者が休みのときでも他のメンバーでメール対応をすることが可能になり、現状だけでなく過去の対応状況もわかるようになります。

業務の効率化・対応スピードの向上

また、個人のメールアドレスでメール対応をしている場合、業務の分散がうまくできないため、メールの返信が遅くなってしまうことがあります。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2020」では、メールの返信を4時間よりも長い時間待てない人は16.68%という調査結果があります。

出典:日本ビジネスメール協会|ビジネスメール実態調査 2020

つまりメールの返信が遅いほど、企業として「対応が遅い」というマイナスイメージがついてしまう可能性があるということです。特に、お客さまからの問い合わせ対応においては、クレームに繋がるため、回答時間には注意が必要です。

メールアドレスを共有することで、手の空いた人やメールに気づいた人がメール対応をする運用が可能になるので、対応スピードの向上が期待できます。あるメール共有システムを導入したところ、問い合わせに対するレスポンスタイムが56分向上された事例もあります。


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メールアドレスを複数人で共有するためにやってしまいがちなNG方法 

メールアドレスを共有することにはメリットがありますが、通常のメールサービスを利用している場合には、二重対応などの事故が発生してしまったり、セキュリティ問題などさまざまなリスクがあるので注意が必要です。 

メールアカウントとPWを共有

メールを複数人で共有するとなったときに、まず皆さんが想定するのは、メールアカウントとPWを共有するやり方ではないでしょうか?
確かに最もかんたんな方法ではあるものの、メール対応の効率性・セキュリティの観点からこの方法はオススメできません。

1. インストール型のメールソフトを使っている場合

Thunderbirdなどのインストール型のメールソフトを使っている場合は、送受信の履歴がパソコンに残ります。そのため、メールアカウント・PWを複数人で共有するさいには、必然的にメール対応用のパソコンを1台にする必要があります。

この運用では、複数人が同時に作業できないことに加えて、対応状況を確認するのも都度作業パソコンを確認する必要があります。これでは、効率的なメール対応を実現することは難しいでしょう。

2. webメールを使っている場合

Gsuiteなどのwebメールソフトを使っている場合は、それぞれのPCからweb経由で一つのメールアドレスにアクセスすることが可能です。

一方で、複数人が同じアカウントで同時にアクセス可能であるがゆえに、メールの対応状況がわからなくなってしまう問題が発生します。すでに対応済みのメールや、ペンドにしているメールに誤って返信してしまうミスや、対応漏れなどの事故が発生してしまいます。

3. セキュリティの問題

メールソフトの種類に関わらず、メールアカウントとPWを共有する運用方法は、セキュリティの観点からもオススメできません。

パスワードをたくさんの人数で共有するため、パスワードをあまり変えずに運用するケースがほとんどではないでしょうか?パスワード管理ができないため、退職者が不正にメールサービスにアクセスするといったリスクも考えられます。

システム側の制限がかかる可能性がある点も注意が必要です。
Gmailのアカウントを複数人で共有してお客さま対応をするといったケースをよく聞きますが、Gmailでは複数ユーザーが同時にアクセスすると強制的にロックがかかってしまいます。これでは業務そのものに支障をきたす可能性があるので、すぐに運用方法を変えることを検討した方がいいでしょう。

Gsuite利用規約「複数ユーザーでのアカウントの共有」に複数ユーザーでアカウント共有した場合に発生する事態が記載されているのでご参考ください。

IMAPを使ったメール共有

IMAP方式でメールを受信することで、1つのメールアドレスを複数人(複数デバイス)で共有するというやり方もあります。

メールサーバーからメールを受信する方法には、POPとIMAPという2つの方式があります。POPはサーバーにあるメールをパソコン等の端末にダウンロードして管理する仕組みですが、IMAPは(端末にダウンロードをせずに)サーバー上でメールを管理することが可能な仕組みです。そのため、IMAP方式でメールを受信することで、複数のデバイスからメールを管理することが可能になります。

ただし、この方法では、担当者が増えるたびに都度メールサービスの設定をしなくてはいけないため管理が煩雑になります。また、webメールでメールアカウントとパスワードを共有した場合と同様に、メールの対応状況がわからないといった問題は解消されないため、二重対応・対応漏れなどの事故が発生してしまいます。

メールアドレスを複数人で共有するにはメール共有システムがオススメ


さまざまな共有方法をみてきましたが、結論、メールアドレスを複数人で共有するにはメール共有システムがオススメです。

メール共有システムは複数人でのメール対応をかんたんにする機能が豊富に備わっているため、メール対応の効率化を実現することが可能です。またセキュリティの問題も解決することができます。

理由①二重対応・対応漏れなどのトラブルを防止

メールアドレスを複数人で共有していると、「誰が対応しているかわからない」「対応が終わっているのかわからない」といった問題が発生します。

メール共有システムを利用すると、メールを未対応・確認中・対応済みなどメールの対応状況を分類・可視化することができます。さらにメールの担当者も設定できるので、こうした課題をスマートに解決できます。

理由②業務の効率化

メールアドレスを複数人で共有することのメリットの一つに、対応スピードの向上があります。

メール共有システムを利用すると、口頭やエクセル管理で行なっていた社内メンバーへの相談や共有も一つの画面で行うことが可能です。メールごとにチャットができるため、メール対応をサクサク効率よく行うことができます。

理由③セキュリティ対策ができる

メール共有システムは、利用者それぞれが自分のID・PWでログインし、サービスを利用することになります。そのため、退職者がでた場合のパスワード漏洩や管理の手間を防ぐことができます。また利用者ごとのログイン履歴なども確認できるため、アクセス情報についてもしっかりと管理することができるようになります。

他にも、メール共有システムを利用することで、テレワークにおけるコミュニケーションの課題解決や、対応履歴の蓄積による対応レベルの向上など、などさまざまな効果が期待できます。

メール共有システムについて、もっと詳しく知りたい方はこちらの記事をご参考ください。
【徹底解説】メール共有システムとは?メリットや機能、活用事例を紹介

まとめ

一つのメールアドレスを複数人で共有することについて詳しく見ていきましたが、いかがだったでしょうか。

メールアドレスを共有することで、メール対応における属人化の排除や、業務効率化などさまざまなメリットがあります。しかし、通常のメールサービスを使って共有しようとすると、効率性・セキュリティの観点からオススメできないことを理解いただけたかと思います。

メール共有システムを導入することで、こうした問題を解決し、メールアドレスを共有することのメリットを得ることが可能です。「yaritori」は月額980円〜利用でき、使いやすさで選ばれています。14日間無料トライアルが可能なので、この機会にぜひお試しください。