メールアドレスを複数人で共有する方法 | Gmail・Outlookで無料で実現するやり方は？

日々の業務の中でメールアドレスを複数人で共有する方法で悩むことはないでしょうか。

問い合わせ対応の「support@xxx.com」や、代表連絡先として「info@」の管理をしたいなど、理由はさまざまだと思います。

メールアドレスを共有する方法はさまざまですが、よくやりがちな「ID・PWを共有する方法」はセキュリティの観点からオススメしないのでご注意ください！

この記事では、GmailやOutlookの無料機能を使った方法から、メール共有システムを使った方法まで『メールアドレスを複数人で共有する方法』についてご紹介します。

営業やカスタマーサポートなどメール対応を複数人でしている方にオススメの記事となっていますので、ぜひご覧ください。

メールアドレスを複数人で共有するメリット

まずは、メールアドレスを複数人で共有・管理することのメリットを3つ紹介します。

部署やチーム単位でメールアドレスを作成し、共有・管理することで「メール対応の属人化の防止」「業務の効率化・対応スピードの向上」「お客さま満足度の向上」が実現できます。詳しくみていきましょう。

（1）メール対応の属人化の防止

個人のメールアドレスで問い合わせメールの対応をしている場合、メールの対応履歴や対応状況が担当者にしかわからなくなってしまいます。そのため、担当者が不在になると、メール対応ができないといった問題や、引き継ぎが大変といった問題が発生します。

メールアドレスを共有することで、メール対応の属人化を防ぐことができます。共有しているメンバー全員でメールを管理することができるようになるので、担当者が休みのときでも、他のメンバーがメール対応をすることが可能になります。

（2）業務の効率化・対応スピードの向上

また、個人のメールアドレスでメール対応をしている場合、一人での対応となるため、他の業務をしている場合などにメールの返信が遅くなってしまうことがあります。

メールアドレスを共有することで、手の空いた人や気づいた人がメール対応をする運用が可能になるので、メール対応スピードの向上ができます。

（3）お客さま満足度の向上

一般社団法人日本ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2023」では、メールの返信が4時間以内にないと遅く感じる人は13.47%という調査結果がでました。メールの返信が遅いと、クレームや失注などのリスクが高くなるといえます。

メールアドレスを複数人で共有する形にし、メールの対応時間を早くすることで、お客さま満足度の向上が期待できます。

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メールアドレスを複数人で共有する際にやってしまいがちなNG方法と問題点

メールアドレスを共有することのメリットを確認しましたが、メールアドレスを複数人で共有するさいにやってしまいがちなNG方法として「ID・PWを共有する方法」「IMAPを使ったメール共有」を紹介します。

ID・PWの共有は絶対NG

メールを複数人で共有するとなったときに、まず皆さんが想定するのは新しくメールアドレスを作成し、IDとPWを共有するやり方ではないでしょうか？

確かに最もかんたんな方法ではあるものの、これはセキュリティの観点から絶対にオススメできません。退職者が不正にメールサービスにアクセスするといったリスクも考えられます。ID・PWを共有してメール対応をしている場合は、業務そのものに重大な支障をきたす可能性があるので、すぐに運用方法を変えることを検討した方がいいでしょう。

Google Workspace 管理者ヘルプ「複数ユーザーでのアカウントの共有」にも、複数ユーザーでアカウントを共有した場合に、発生する事態が記載されているのでご参考ください。

さらに、メール対応の効率性の観点からもさまざまな問題があります。

複数人が同じアカウントで同時にアクセスすると、メールの対応状況がわからなくなってしまう問題が発生します。すでに対応済みのメールや、保留にしているメールに誤って返信してしまうなど、二重対応や対応漏れなどの事故が発生してしまいます。

IMAPを使ったメール共有は管理が煩雑に

IMAP方式でメールを受信することで、1つのメールアドレスを複数人（複数デバイス）で共有するというやり方もあります。

メールサーバーからメールを受信する方法には、POPとIMAPという2つの方式がありますが、IMAPは（端末にダウンロードをせずに）サーバー上でメールを管理することが可能な仕組みです。そのため、IMAP方式でメールを受信することで、複数のデバイスからメールを管理することが可能になります。

しかし、この方法は、担当者が増えるたびに都度メールサービスの設定をしなくてはいけないため管理が煩雑になります。また、webメールでメールアカウントとパスワードを共有した場合と同様に、メールの対応状況がわからないといった問題は解消されないため、二重対応・対応漏れなどの事故が発生してしまいます。

メールアドレスを複数人で共有する3つの方法（①Gmail, ②Outlook, ③メール共有システム）

それでは、メールアドレスを複数人で共有するにはどうすればよいか？オススメの方法についてご紹介します。

結論、GmailやOutlookのwebメールで無料で使用できる機能を活用するか、メール共有システムを利用するのがオススメです。

（1）Gmail：Googleグループの共同トレイを活用する（無料）

Google Workspaceのサービスである「Googleグループ」を作成し、「Googleグループ」の機能である共同トレイを使う方法です。Gsuiteを既に利用している方は無料で使えるので、まずはこちらの方法を検討することがオススメです。

Googleグループの共同トレイを設定することで、グループアドレスで受信したメールを複数のメンバーに割り当てられることができます。これにより、全員が代表アドレスに届くメールを確認でき、誰がどのメールを担当するかがわかるようになります。

設定方法

1. Googleグループのサイト（https://groups.google.com/ ）にアクセスし、グループを作成します。
2. 画面右側の歯車マーク「グループ設定」を選択し、全般＞追加のGoogleグループ機能を有効にするから「共同トレイ」にチェックしてください
3. 次に、「メンバーを管理」から参加メンバーを招待してください

（2）Outlook：共有メールボックスを活用する（無料）

Outlookの機能である「共有メールボックス」を使う方法です。Office365などを既に利用している方は無料で使うことができるので、まずはこちらの方法を検討することがオススメです。

support@などの会社代表アドレスに届くメールを、複数人で管理・共有し、そのアドレスからメールの送信をすることできる機能です。個人で利用する通常のメール画面から、共有メールボックスに届くメールを確認することができます。

設定方法

1. 管理者アカウントで、管理センターにアクセスし、「チームとグループ」から共有メールボックスページに移動します。
2. 共有メールボックスページで、「＋ 共有メールボックスを追加」を選択し、 共有メールボックスの名前を入力し、「変更を保存」を選択します。
3. 「このメールボックスにメンバーを追加する」から、メールアドレスを管理するメンバーを追加します。

（3）メール共有システムを利用する（有料）

メールアドレスを複数人で共有することに特化したサービスを利用する方法です。メール共有システムは、カスタマーサポートの問い合わせ対応や、ECサイトでの注文受付など、さまざまなケースにおける複数人でのメール対応を効率化することができます。

GmailやOutlookでメールを共有するだけでは、「誰がメール対応をしているかわからない」といった問題が発生しがちです。メール共有システムは、未対応・対応中などの細かな対応ステータスが管理でき、メール担当者の設定や、社内向けのコミュニケーション機能なども充実しています。

一日20件以上のメール対応が発生しているなど、メール対応の量が多いお客さまにはメール共有システムを導入することがオススメです。

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メール共有システムは「yaritori」がオススメ

「yaritori」は、複数人でのメール対応を効率化するクラウド型のメール共有システムです。メール対応状況のステータス管理、メールごとのチャット機能、複数アドレスの一元管理などスムーズなメール対応を実現する機能が備わっています。

設定は1分で完了するほどかんたんで、サポート満足度も99%となっていることが特徴です。1ユーザー1,980円から利用でき、最低契約期間もないのでお気軽にお試しいただけます。

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それでは、実際のサービス画面をみながらオススメの理由をみていきましょう。

理由①メールの対応状況を可視化

メールアドレスを複数人で共有していると、「誰が対応しているかわからない」「対応が終わっているのかわからない」といった問題が発生します。これにより、二重対応や対応漏れなどのクレームや失注に繋がる事故が起きてしまいます。

yaritoriでは、メールを未対応・確認中・対応済みなど対応状況に応じて分類・可視化することができます。さらにメールの担当者も設定できるので、こうした課題をスマートに解決できます。

理由②社内コミュニケーションがスムーズに

社内メンバー向けの相談もメールごとのチャットでかんたんにすることができます。メールの転送や口頭で行なっていた社内メンバーへの相談が気軽にできるので、メール対応を効率化することが可能です。

理由③定型業務を効率化するための機能が充実

本来の目的である業務効率化を達成するためには、定型業務の効率化も欠かせません。例えば、1日20件以上発生するような問い合わせへの対応は、よくある質問など定型化できる業務が多く発生します。そのため、メール分類のルール設定や回答のテンプレート化による対応の効率化が重要です。

yaritoriでは、件名や宛先などの詳細条件を指定し、自動でステータス・担当者・タグなどを付与することできます。 また、カテゴリーごとに大量のテンプレートを分類して用意でき、お客さま名などを自動で入力できる予約語も使うこともできます。これらの機能により、手動で行う作業が自動化されるので、業務効率を大幅に高めることが可能です。

まとめ | 大量のメール対応はメール共有システムがオススメ

メールアドレスを複数人で共有する方法について詳しく見ていきましたが、いかがだったでしょうか。

メールアドレスを共有することで、メール対応における属人化の排除や、業務効率化などさまざまなメリットがあります。しかし、通常のメールサービスを使って共有しようとすると、効率性・セキュリティの観点からオススメできないことをご理解いただけたかと思います。

メール共有システムを導入することで、こうした問題を解決し、メールアドレスを共有することの成果を得ることが可能です。この機会にサービスの導入をぜひご検討してみてください。