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複数人で一つのメールアドレスを共有することは当たり前!?共有システムの必要性とは

仕事において、一つのメールアドレスを複数人で共有したことはありますか?会社のお問い合わせ用のメールアドレスや、ひとつの部・課で共有するメールアドレスなど、複数人で共有するメールアドレスをもっている会社も多いのではないでしょうか。メールアドレスを共有することによって、日常的にチーム内で情報を共有することが出来るため、運用ルールをしっかりと決めれば、グループ内の誰がその内容に対して対応するかやし、また、誰が他の部・課に必要な情報をスピーディに伝えるかといったことが可能になりような問題がすみやかに解決できるばかりでなく、顧客への対応スピードが速くなります。

メールアドレスの共有は、日常的に情報を共有することが出来るため、顧客対応を効率化するとても効果的効率的な方法なのです。

今では、メールアドレスを複数人で共有することを取り入れている企業もとても多くなっています。では、メールアドレスの共有にはどのようなメリット必要性があるのでしょうか。詳しく読みとき、理解を深めていきましょう。

複数人でのメールアドレスの共有とは?

一つのメールアドレスを複数人で共有することはビジネスにおいてとても効率的なことです。時間も短縮化され、効率的に仕事を進めることが出来る重要な方法です。

例えば、会社でお客さま顧客からの問い合わせ用メールアドレスを複数人で共有し、問い合わせメールに対応する、という使い方があります。メーリングリストやグループメールを活用し、全員の個人アドレスに連絡がくるようにするという運用をすることも可能ですが、自社のメンバーの誰が返信しても、問い合わせた顧客には問い合わせ用メールアドレスで返信される仕様になっていると、お客さま対応が属人化することがないので便利ですよね。なぜなら、
お客さまにとっては、問い合わせをした理由を解決したいだけなので、大切なのは回答の質とスピードだからです。

ビジネスメールの対応では、迅速かつ丁寧な対応が求められます。特に、お客さま顧客対応のメールは細かなところにも気を配る必要があり、対応のレベルに個人差があってはならないのです。そのため、メールアドレスを共有し、テンプレートなどを用いて、対応レベルをの均一化することもがとても重要ですよね視されています。

このように、一つのメールアドレスを複数人で共有することは、業務を円滑に進めるためにとても重要なことなのです。

複数人で管理する!?一つのメールアドレスを共有するための注意点

複数人で一つのメールアドレスを共有する上で、いくつかの注意すべき点があります。注意点をしっかりと把握していなければ、メールアドレスの共有を上手く活用することはできないのです。

まず、メールアカウントでなく、メーリングリストやグループメールをCcやBccなどの方法でメールアドレスを共有しようとするときは要注意です。確かにこれでも必要なメンバーに対する情報共有は可能になりますが、これでは、をする時、関係のないメールも含めて、どんどんメールが溜まってしまうことになるのでの件数が多い場合は、メールを見落としてしまうリスクが高くなります。また、先ほどお伝えした属人化を防ぎ、業務効率を高めるという方法が全くいきません。

次にまた、顧客とのメール対応をするパソコンを制限する方法の場合です。そもそも複数人でメールを扱うことによって、効率性を高めようとしているのにも関わらず、複数人が同時にメール対応することが難しい状況は、避けた方がよいでしょう。、避けた方が迅速な対応が出来ないというデメリットがあります。複数人が同時に使うことが難しい状況のため、この場合には、まずはクラウドで利用できるメールソフトを契約し、パソコン環境に依存しない業務ができるようにすることが必要です。よっては、とても煩わしく感じてしまうこともあるのではないでしょうか。

そして、Gmailなどのフリーメールソフトを複数人で共有する場合、メールの対応状況やどのメールにを誰が対応すべきかや対応したかまでを可視化することは難しいです。は、もちろん、ラベル機能などを活用し、運用面でそうした問題を解決することはできるのですが、そもそも分けることが出来ないのです。仕様変更などが生じると、通常のメールソフトは一つのメールアドレスを一つのアカウントが管理するのが前提なので、混乱を招いてしまいますよね。複数人で管理する場合は、ルールや決まりごとを徹底すること注意が必要です。

複数人で一つのメールアドレスを共有する方法

それでは、具体的にどのようにして、複数人で一つのメールアドレスを共有するのかをみていきましょう。方法はいくつかあります。その中でも、
まずは、Gmail
などのフリーメールソフトでを共有する方法ですがあります。この方法には、まだまだ課題がありますが、Gmailなどのフリーメール自体使用しているユーザー数もとても多いため、すぐに導入することができるのです。

Gmailでメールアドレスを共有する場合、いくつか方法があります。まずは、アクセス権限を与えることです。そうすることで、メールアドレスを共有することができ、Googleの他のアプリケーションを使用することもできるのです。

また、メール転送設定を活用する方法もあります。自動設定をして、転送先のメールも共有することができます。しかし、この方法には問題点があります。メール共有出来るのは1人のみとなってしまうことです。

また、imapを活用する方法もあります。imapは、メールをサーバー上に保管し、そのコピーを共有するものです。この方法ならば、複数人でもメール共有が可能となります。しかし、使用する上で、いくつかの利用制限がついてしまうため、ビジネスで使用する場合は、注意が必要です。

一つのメールアドレスを複数人で共有する活用法

一つのメールアドレスを複数人で共有することは、仕事を効率的かつ迅速に対応するためには、今後とても重要です。メールアドレスの共有は、社内での行き違いやトラブルを解決してくれるとても重要な方法なのです。

メールアドレスの共有は、仕事の効率も上がり、便利な仕組みです。メールアドレスの共有をしていなければ、二重対応などのトラブルが生じてしまう可能性があります。

そのような社内のトラブルを解決する方法こそ、メールアドレスの共有なのです。特に、顧客対応の仕事にはとても必要な仕組みと言えるでしょう。顧客対応の質の向上にも繋がり、対応を迅速化し、最終的には顧客満足へと繋がるのです。

仕事を効率的に行うことはとても重要なことですよね。メールアドレスの共有は、社内での業務の効率化と無駄な作業を省くことができるため、長期的にも取り入れるべき方法なのです。

複数人で一つのメールアドレスを共有するメリットとは?

一つのメールアドレスを複数人で共有することには、様々なメリットがあります。まずは、顧客とのメール対応時についてです。個々のメールアドレスを使って、顧客のメール対応を行ってはいませんか?
この場合、個人間でのやり取りとなり、社内で内容を共有しづらいというデメリットがあります。関係者に情報を共有するためには、メール対応のCcやBccなどを用いる場合が多いのではないでしょうか。この作業を徹底することで、いつ誰がどんな内容のやり取りをしているのかを把握する事ができます。

対応した本人以外の関係者が内容を確認することもできるため、対応の引き継ぎもスムーズとなります。メール対応において、この方法はとても基本的なことではありますよね。この方法を取り入れることは難しい作業ではないためお勧めです。

メールアドレスを共有することは、人を管理する上でもとても重要なことです。メールアドレスの共有により、管理者や上司が全体を把握できます。管理者にとっては、個人個人の能力や業務効率化を可視化することもできるのです。人を管理し評価する上では、とても大きな判断材料となるのではないでしょうか。「今の対応量は一人一人に適切であるのか」「誰にどのような内容の仕事を任せるべきなのか」など、管理者が下す判断はたくさんありますよね。その時に、日頃の業務について把握していることはとても重要なことなのです。

仕事をしていると、部署間の異動等で業務や仕事を引き継ぐことはよくあることですよね。特に、顧客対応を行っていた人が退職や異動でメール対応を引き継ぐことになった場合は、今までの経緯や詳細な説明が必要となってきます。しかし、メール対応が日常化していた場合、全ての対応の細かな部分までを引き継ぐことはとても困難なことなのです。

日頃からメール対応の共有が出来ていれば、説明や引き継ぎの負担がとても軽くなるのです。このようにメール対応を共有することで、リスクの軽減に繋がります。

また、メールアドレスの共有には、教育的なメリットもあります。メールアドレスを共有をせずに、個人のみで把握し対応している場合、周囲の人は内容を理解することはできず、どのようなやり取りをしているのか分からないのです。

特に、新人など慣れていない人にとっては、他の人と比べて自分の違いや欠点を理解することも難しい状況となります。また、教育する立場にある上司や先輩も新人の対応をチェックすることができず、現状把握がとても難しくなってしまうのです。常に、把握することで、適切な指導をすることができ、何か足りない点があれば、それはフォローし補うこともできるのです。

また、新人にとってもプラスとなります。自分自身と他のスタッフにどのような違いがあるのか、メール共有をすることで、把握することができるのです。

そして、メールアドレスの共有は、対応履歴を後々確認することも出来ます。自分が必要となった時に、過去の対応方法を活用し、ノウハウを蓄積することが出来るのです。対応方法を共有することにも繋がり、個人個人の対応の差が出づらい状況を作ることにも繋がります。

まとめ

さて、複数人で一つのメールアドレスを共有することについて詳しく見ていきましたが、いかがでしたでしょうか。今は、メールアドレスの共有をする企業はとても多くなっています。日常的に共有をしていなければ、業務の効率化や迅速化へと繋がりません。

日頃の対応内容を全体で共有しておくことはとても重要なことなのです。

メールアドレスの共有方法にはいくつかあります。自分たちの環境や仕事に合った方法を選択することも可能なのです。

仕事の内容や状況により、自分たちにとって使いやすく必要なサービスは企業により違うものですよね。合うものもあれば合わないものもあります。何かを人と共有し、認識を合わせることは決して簡単なことではありません。しかし、対応を統一するためには、とても大切であり、考えなければいけないことなのです。

複数人でメールアドレスを共有することは、今後業務を拡大し、成長させていく上では必要不可欠なことなのです。積極的に取り入れていきましょう。