メールの見落とし対策!チームでメール管理・対応を効率化する方法を紹介

  • メールの返信を忘れる
  • お問い合わせを見落としてしまった
  • チームで誰がどのメールに対応しているかわからない

こんな悩みをお持ちではないでしょうか?

本記事では普段多くのメールを管理されている方向けに、メールを見落とす原因と対策を紹介していきます。結論からいうとチームのメール管理を効率化するならメール共有システムがオススメです。

本記事を読めばメールの見落とし原因から対策、メール共有システムのメリットが理解できます。また、記事の最後にオススメのメール共有システムも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。


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メールを見落としてしまう原因

そもそも、なぜメールの見落としや対応漏れが起きてしまうのでしょうか。まずは見落としや対応漏れの原因を考えましょう。

メールを見落としてしまう原因は3つほど考えられます。

メールが溜まり対応が追いつかない

まずは、単純にメールやお問い合わせの数が多すぎて対応が追いついていないパターンです。メール対応に追われるあまり、ついつい重要なメールを見落としてしまいます。中にはメルマガやスパムメールが大量に混ざっていて、ごっちゃになるケースもあります。

また、メール確認以外の業務にも追われていたり、上司に確認が必要な案件などがあると、ついつい後回しにしてしまいがちです。そのままメールの対応を忘れてしまい、後々気づいたという方もいるのではないでしょうか。メール管理の効率化を図るなど対策が必要です。

フォルダ分けが出来ていない

メールが適切にフォルダ分け出来ていない場合も、メールの見落としに繋がります。1日数十件以上のメールが来る場合、確認する量が増え、見落としや対応漏れの原因になるからです。また、フォルダ分けできていないと、膨大なメールの中から必要なメールを探すという無駄な作業が発生してしまいます。

受信内容や送信相手によってフォルダ分けしておくことで優先順位付けもできますし、スパムメールやメルマガに目を通す必要がなくなります。

対応済みなのか分からず後回しにしてしまう

メールを複数同時にやりとりしている場合や、チームでメール管理を行っている場合、メールが対応済みなのかどうか分からず後回しにしてしまうことがあります。そのままメールを放置し続けるうちにメールはどんどん溜まっていくため、対応状況がわからなくなってしまいます。

その結果、未対応のメールが溜まっていき、結果としてメールの見落としや対応漏れに繋がるのです。また、対応済みの相手に再度返信してしまう二重対応に繋がる恐れもあります。対応したメールはその都度対応済みフォルダに移動させるなどして、対策しましょう。

メールの見落とし対策を紹介

上記で紹介した原因を元に、メールの見落とし対策をまとめてみました。

  • フォルダ分けして対応の優先順位を付ける
  • 対応済みメールはフォルダに移す
  • メール返信用のテンプレートを作っておく
  • メール共有システムを導入する

フォルダを駆使した管理効率化の他に、メール返信用のテンプレートを作っておくことをオススメします。メールの返信を1つ1つ丁寧に考えていては時間がかかりますよね。テンプレートを用意しておくことでメール返信の手間と時間を削減でき、その分他のメールに対応する時間が生まれます。また、テンプレートは1つあるだけでチーム全体で使い回せるため、生産性向上にも繋がります。

しかし、メール管理を効率化するならメール共有システムを導入するのが最も確実な方法です。以下でメール共有システムについて詳しく解説していきます。

メール管理を効率化するならメール共有システムがオススメ!

メール共有システムとは複数人でのメール対応を効率化するサービスです。カスタマーサポートやECサイトを筆頭に、多くの業界で導入されています。メールやお問い合わせの量が増加するにつれて発生しやすくなる「見落とし」「対応遅れ」「二重対応」の防止や、メール業務の効率化を図ることができます。メール共有の主なメリットは以下の通りです。

対応状況を可視化・共有できる

メール共有システムを利用することでメール対応状況の可視化・共有が可能です。未対応・確認中・対応済みでメールが分類されるため、見落としや二重対応防止になります。また、メール毎に担当者の設定も可能です。お問い合わせの内容によってその分野に得意な人を割り当てることができます。チーム内でメール対応状況が可視化・共有することで、チームの業務効率が抜群にUPします。

対応品質の向上・統一ができる

メール共有システムのチャット機能を利用すれば、上司や他部署への確認という手間がかかる工程を効率化することができます。チャット機能はメール毎に備わっており、近場にいない上司や同僚に気軽に相談可能です。対応スピードや品質の向上に繋がります。

また、メール共有システムにはテンプレート機能が備わっています。担当者ごとに対応内容が異なる、対応品質が異なるという属人化を防止可能です。対応品質の向上・統一により、お客さまの満足度UPに繋がります。

yaritori」ステータス管理機能イメージ

テレワークにも最適

メール共有システムは現代推進されているテレワークにも対応可能です。顔を合わせる職場なら、気軽に声を掛け合うことで問題なかったことも、テレワークとなるとコミュニケーションをとるのが難しくなりますよね。

しかし、メール共有システムならお互いどれだけ離れていようと、ステータス画面をみるだけでメールの対応状況が把握できます。テレワークの導入を考えている、または既に導入している企業にとってもメール共有システムは便利なツールです。


▼メール共有システムについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
【徹底解説】メール共有システムとは?メリットと活用事例を紹介


「yaritori」はシンプルで使いやすいメール共有システム

「yaritori」はOnebox株式会社が提供しているメール共有システムです。使いやすさ・低コスト・導入しやすさの三拍子が揃った優良サービスです。最低契約期間がないため、一時的なテレワークにも最適となっています。

yaritoriの特徴・機能を解説

yaritoriは対応状況が一目瞭然なシンプルなデザイン設計になっており、直感的な操作が可能です。メール共有システムを扱ったことがない方でも安心して利用できます。

yaritoriの主な機能は以下の通りです。

  • メール対応の効率化機能
  • コラボレーション機能
  • 顧客管理機能

※その他機能一覧はこちら

また、yaritoriはメール毎に対応状況を「未対応」「対応済み」などのステータスで確認できます。チーム内のメール対応状況を一目で把握できるため、メールの見落としを防止できます。

yaritori」ステータス管理機能イメージ

yaritoriは月額980円から

yaritoriの料金は初期費用なしで、1ユーザー月額980円となっています。また、yaritoriは14日間の無料トライアル期間が設けられています。yaritoriの使用感を知りたい方は、気軽にサービスサイトよりお申し込みください。

まとめ|メールの見落とし対策には共有システムを検討しよう

今回はメールを見落とす原因と対策について紹介していきました。

結論、メールの見落とし対策には「メール共有システム」が最適です。メール共有システムはメールの見落とし防止以外にも、対応状況の可視化、対応品質の向上にも繋がります。

メール共有システムを導入してみたい方はシンプルで使いやすいUIに定評のある「yaritori」を導入してみてはいかがでしょうか? Onebox株式会社では、メール共有システムの導入サポートを無料でお手伝いしています。ぜひお気軽にご相談ください。