GmailとHubSpotを連携させる方法とメリットの解説！

メール共有システムについて詳しく知りたい方は、「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。

GmailとHubSpotの連携でできること

まずは、GmailとHubspotを連携することで実現できることから確認しましょう。

・顧客情報をGmail画面から確認できる
・メール送受信の履歴をHubspotに記録できる
・HubSpotからメール機能が利用できる
・日時を指定してメールの送信ができる
・開封履歴がわかるなど拡張機能を利用できる

顧客情報をGmail画面から確認できる

メール受信時に、顧客が所属している「会社情報」や、サービスサイトの閲覧情報などの「タイムライン」、また「取引」ステータスの確認をすることができます。また、顧客のCRMページにワンクリックで遷移し、詳細情報を確認することも可能です。

メール送受信の履歴を記録できる

メール送信時に「ログ」にチェックを入れることで、HubSpotに送受信の履歴を記録することができます。「Gmailでメールを受信してからCRMに記録する」といった手間がなくなり、個人メールで対応している内容もスムーズに情報共有できるようになります。

HubSpotからメールの機能が利用できる

Gmailの画面だけでなく、HubSpotの画面からもメールを送信できるようになります。自身が使いやすい方法でメールを作成・送信できるため、生産性の向上につながります。

日時を指定して送信できる

GmailとHubSpotを連携すると、HubSpotのCRMからメールを送信する際に、日時を指定するスケジューリング機能を利用できます。相手のタイムゾーンに合わせた送信日時を指定することで、適切なタイミングでフォローアップを実施することが可能です。

開封履歴がわかるなど拡張機能も利用可能

HubSpotには、「HubSpot Sales」というGoogle ChromeやOffice 365用の拡張機能があります。

HubSpot Salesを利用すると、送信したメールを相手が開封したときなどに、リアルタイムで通知が届きます。顧客の動向をキャッチしながら、最適なタイミングでコミュニケーションを取れるようになります。

また、送信数や開封数といったトラッキングデータを活用することで、見込み度の高い有望な顧客を洗い出し、ターゲティングを実施することも可能です。

GmailアカウントをHubSpotに接続する方法

それでは、GmailとHubspotを連携する手順について解説します。

GmailとHubSpotを連携するメリットは？

GmailとHubSpotを連携することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここからは、GmailとHubSpotを連携するメリットについて詳しく解説します。

顧客情報とメールを紐づけできる

GmailとHubSpotを連携してログをオンにすれば、Gmailで送受信したメール、CRMで送信したメールの双方が自動的に記録されます。

送受信したメールとCRMの顧客情報が紐づけられるため、手作業でメールの内容を転記する必要はありません。受信トレイにある膨大なメールが紛れてしまうのを防ぎ、漏れなくスムーズに確認・返信できるようになります。

効果的なメール対応ができる

GmailとHubSpotを連携することで、送信先の顧客が開封してくれそうなタイミングを狙ってアプローチをかけられます。

また、日々多くのメールが届くため、決まった時間にまとめてメールを確認するという方も多いでしょう。メールの送信日時を設定できれば、メールを確認しながらその場で送信設定ができるため、後日手動で送信するといった手間を省けます。

ほかにも、メールを送信するタイミングは顧客の印象にかかわる要素のひとつです。あまりにも遅い時間や休日にメールを送信すると、相手に悪い印象を与えかねません。

Gmailと連携して送信日時を指定しておくことで、受け手の印象が良いタイミングにメールを送信できます。これにより、開封率や返信率の向上が期待できます。

過去の履歴を踏まえて改善策を講じられる

HubSpotまたはGmailで送受信したメールの内容は、HubSpot内のCRMに集約されるため、顧客との重要なやり取りを会社の資産として蓄積・共有することが可能です。

顧客とのメール対応を把握することで、文面や送信タイミングを見直すなど、営業活動の改善に向けた施策を講じられます。これにより、メールの返信件数の増加や見込み顧客の育成につなげられるといったメリットがあります。

HubSpotのEメールトラッキングとは？

ここまでご紹介した通り、HubSpotにはさまざまな機能がありますが、その一つにEメールのトラッキング機能があります。

ここからは、Eメールのトラッキング機能でできることについて解説します。

メールの開封通知を受け取る

Eメールのトラッキング機能を利用すると、相手がメールを開封すると担当者へ通知が届くように設定できます。この機能によって、反応がなかった相手には自動送信のメールで継続してアプローチするなど、アクションの効率化を図れます。

メールの開封後にフォローアップを実施する

HubSpotに備わったEメールのトラッキング機能をうまく活用することで、最適なタイミングでフォローアップができる体制を整えられます。

成約率を上げるためには、メールが開封されてすぐにアプローチをすることが大切です。

メールを開封した際に通知が届くように設定しておくことで、見込み客がアクションを起こした直後にフォローアップを開始できます。

タイムリーに働きかければ、メールの開封率や電話の応答率を高めることができ、成約率の向上が期待できます。

送信相手の動向を確認する

Eメールのトラッキング機能には、見込み客のアクションに対する通知機能だけではなく、相手の行動が記録される「アクティビティストリーム機能」も備わっています。

アクティビティストリーム機能では、メール・リンク・ドキュメントなどそれぞれのコンテンツが開封されたタイミングを記録することが可能です。

見込み客ごとに効果的なコンテンツを最適なタイミングで届けられるため、開封率や返信件数の増加が期待できます。

メール対応を効率化に特化したメール共有システム「yaritori」

GmailとHubSpotを連携させてメール管理を効率化する方法のほかに、メール共有システムを利用する方法もあります。

『yaritori』は、メール対応に特化したクラウド型のメール共有システムです。

送信日時を指定できる「送信予約」をはじめ、メールごとに返信対応をする担当者を設定できる「返信担当者設定」、顧客ごとの対応履歴をワンクリックで確認できる「タイムライン表示」など、メール対応の効率化を後押しするさまざまな機能が備わっています。

ほかにも、「未対応」「対応済み」などのステータスを管理したり、他の担当者が返信できなくなる「二重対応防止ロック」を設定したりする機能があり、二重返信や対応漏れなどを防ぐことが可能です。

なお、初期費用は無料で、月額980円〜利用できる4つの料金プランがあります。7日間の無料トライアルも実施しておりますので、ぜひお試しください。yaritoriを活用して、煩雑なメール対応の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

メール共有システムについて詳しく知りたい方は、「【徹底解説】メール共有システムとは？メリットと活用事例を紹介」をご覧ください。